Catatan
Akses ke halaman ini memerlukan otorisasi. Anda dapat mencoba masuk atau mengubah direktori.
Akses ke halaman ini memerlukan otorisasi. Anda dapat mencoba mengubah direktori.
Artikel ini menjelaskan praktik terbaik untuk pengiriman email dalam komunikasi bisnis ke konsumen (B2C) dan cara menggunakan log email Azure Communication Services untuk membantu reputasi email Anda. Panduan komprehensif ini menawarkan wawasan tentang mengoptimalkan manajemen keluhan email, menumbuhkan praktik email yang lebih sehat, dan memaksimalkan keberhasilan pengiriman email Anda.
Mengelola reputasi pengirim dan keluhan email untuk meningkatkan pengiriman email
Azure Communication Services menawarkan kemampuan email yang dapat memperkaya komunikasi pelanggan Anda. Namun, tidak ada jaminan bahwa email yang Anda kirim melalui platform mendarat di kotak masuk pelanggan. Untuk mengidentifikasi dan menghindari masalah pengiriman secara proaktif, Anda harus melakukan pemeriksaan reputasi seperti:
- Memastikan persentase yang konsisten dan sehat dari email yang berhasil dikirimkan dari waktu ke waktu.
- Menganalisis detail spesifik tentang kegagalan pengiriman email dan pantulan.
- Memantau laporan spam dan penyalahgunaan.
- Mempertahankan daftar kontak yang sehat.
- Memahami keterlibatan pengguna dan penempatan kotak masuk.
- Memahami keluhan pelanggan dan memberikan proses yang mudah untuk memilih keluar atau berhenti berlangganan.
Untuk mengaktifkan log email dan memantau pengiriman email Anda, ikuti langkah-langkah dalam log email Azure Communication Services.
Pantulan email: Status dan jenis pengiriman
Pantulan email menunjukkan masalah dengan keberhasilan pengiriman email. Selama proses pengiriman email, respons Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) memberikan hasil berikut:
Success (2xx): Penyedia layanan email menerima email. Namun, hasil ini tidak menjamin bahwa email masuk ke kotak masuk pelanggan. Status Terkirim menunjukkan pengiriman email.
Kegagalan sementara (4xx): Penyedia layanan email tidak dapat menerima email saat ini. Tetapi alamat penerima masih valid, memungkinkan upaya pengiriman di masa mendatang. Hasil ini sering disebut pantulan lembut. Penyebabnya bisa berbagai faktor seperti pembatasan tarif atau masalah infrastruktur.
Kegagalan permanen (5xx): Penyedia layanan email menolak email. Hasil ini biasa disebut hard bounce. Jenis pantulan ini terjadi ketika alamat email tidak ada. Status pengiriman email bounced menunjukkan hasil ini.
Menurut definisi RFC:
- Pantulan keras (kegagalan permanen) secara khusus mengacu pada kasus di mana alamat email tidak ada.
- Pantulan lunak mencakup berbagai jenis kegagalan.
- Pantulan spam biasanya terjadi karena keputusan kebijakan tertentu.
Praktik ini tidak selalu seragam dan distandarkan di seluruh penyedia layanan email.
Pantulan keras
Kode SMTP berikut dapat menjelaskan pantulan keras:
| Kode kesalahan | Deskripsi | Penjelasan |
|---|---|---|
| 521 | Server Tidak Menerima Email | Server SMTP mengalami masalah yang mencegahnya menerima email masuk. |
| 525 | Akun Pengguna Dinonaktifkan | Akun email pengguna dinonaktifkan dan tidak dapat menerima email. |
| 550 | Kotak Surat Tidak Tersedia | Kotak surat penerima tidak tersedia untuk menerima email. Kotak surat mungkin penuh atau mungkin bermasalah sementara. |
| 553 | Nama Kotak Surat Tidak Diizinkan | Alamat email atau nama kotak surat penerima tidak valid, atau kebijakan sistem email tidak mendukungnya. |
| 5.1.1 | Alamat Kotak Surat Tujuan Buruk | Alamat kotak surat tujuan tidak valid atau tidak ada. Periksa alamat kesalahan ketik atau kesalahan pemformatan. |
| 5.1.2 | Alamat Sistem Tujuan Buruk | Alamat sistem tujuan tidak valid atau tidak ada. Periksa domain atau sistem email penerima untuk kesalahan ketik atau kesalahan. Pastikan domain atau sistem dikonfigurasi dengan benar. |
| 5.1.3 | Sintaks Alamat Kotak Surat Tujuan Buruk | Sintaks alamat kotak surat tujuan salah. Periksa alamat email penerima untuk kesalahan pemformatan atau karakter yang tidak valid. Verifikasi bahwa alamat mengikuti sintaks yang benar. |
| 5.1.4 | Alamat Kotak Surat Tujuan Ambigu | Alamat email penerima tidak unik dan cocok dengan beberapa penerima. Periksa alamat email untuk akurasi dan berikan alamat unik. |
| 5.1.6 | Kotak Surat Tujuan Dipindahkan | Kotak surat penerima dipindahkan ke lokasi atau server lain. Periksa alamat kotak surat baru penerima untuk pengiriman pesan. |
| 5.1.9 | Sistem Tujuan yang Tidak Sesuai | Sistem email penerima tidak dikonfigurasi sesuai dengan protokol standar. Hubungi administrator sistem untuk mengatasi masalah tersebut. |
| 5.1.10 | Alamat Tujuan Null MX | Domain email penerima tidak memiliki catatan Mail Exchange (MX) yang valid. Hubungi administrator domain untuk memperbaiki konfigurasi Sistem Nama Domain (DNS). |
| 5.2.1 | Kotak Surat Tujuan Dinonaktifkan | Kotak surat penerima dinonaktifkan, yang mencegah pengiriman pesan. Hubungi penerima untuk mengaktifkan kotak surat. |
| 5.2.1 | Masalah Perluasan Daftar Surat | Kotak surat tujuan adalah daftar email, dan ekspansi gagal. Hubungi administrator milis untuk mengatasi masalah tersebut. |
| 5.3.2 | Sistem Tujuan Tidak Menerima Pesan | Server email penerima saat ini tidak menerima pesan. Coba kirim ulang email di lain waktu. |
| 5.4.1 | Alamat Penerima Ditolak | Server email penerima menolak pesan. Periksa alamat email penerima untuk akurasi dan pemformatan yang tepat. |
| 5.4.4 | Tidak Dapat Mengarahkan | Pesan tidak dapat dirutekan ke server penerima. Verifikasi domain email penerima dan pengaturan server. |
| 5.4.6 | Loop Perutean Terdeteksi | Server email mengalami perulangan perutean saat mencoba mengirimkan pesan. Hubungi administrator sistem untuk menyelesaikan perulangan. |
| 5.7.13 | Akun Pengguna Dinonaktifkan | Akun email penerima dinonaktifkan, dan server email tidak menerima pesan untuk akun tersebut. Penyedia layanan email menonaktifkan atau menangguhkan alamat email penerima, merender alamat tidak dapat diakses untuk menerima email. Atau, pengguna atau organisasi memilih untuk menonaktifkan akun email. |
| 5.4.310 | Domain DNS Tidak Ada | Domain email penerima tidak ada atau memiliki konfigurasi DNS yang salah. Verifikasi pengaturan DNS domain. |
Mengirim email berulang kali ke alamat yang tidak ada dapat secara signifikan memengaruhi reputasi pengirim Anda. Sangat penting untuk mengambil tindakan dengan segera menghapus alamat tersebut dari daftar kontak Anda dan dengan rajin mengelola daftar kontak yang sehat.
Kode kesalahan untuk pantulan lunak
Pantau dengan cermat pantulan lunak (kegagalan sementara) saat Anda mengirim email. Volume pantulan lunak yang tinggi dapat menunjukkan potensi masalah reputasi. Penyedia layanan email mungkin memperlambat pengiriman email Anda.
Kode SMTP berikut dapat menjelaskan pantulan lunak:
| Kode kesalahan | Deskripsi | Penjelasan |
|---|---|---|
| 551 | Pengguna Tidak Lokal, Coba Jalur Alternatif | Domain email penerima tidak lokal ke sistem email. Sistem harus mencoba jalur alternatif untuk mengirimkan email. |
| 552 | Alokasi Penyimpanan Terlampaui | Akun email penerima mencapai batas penyimpanannya. Minta penerima untuk mengosongkan ruang untuk menerima email baru. |
| 554 | Transaksi Gagal | Transaksi email gagal karena alasan yang tidak ditentukan. Selidiki untuk menentukan penyebab kegagalan. |
| 5.2.2 | Kotak Surat Tujuan Penuh | Kotak surat penerima mencapai batas penyimpanannya. Penerima harus menghapus ruang untuk menerima email baru. |
| 5.2.3 | Panjang Pesan Melebihi Batas Administratif | Panjang pesan melebihi batas dalam sistem email penerima. Kurangi panjang pesan menjadi dalam batas. |
| 5.2.121 | Batas Penerimaan Per Jam Terlampaui | Sistem email penerima melebihi batas jumlah email yang dapat diterimanya per jam. Coba kirim email nanti. |
| 5.2.122 | Batas Penerimaan Per Jam Terlampaui | Sistem email penerima mencapai batas penerimaan per jam. Coba kirim email nanti. |
| 5.3.1 | Sistem Surat Tujuan Penuh | Sistem email penerima penuh dan tidak dapat menerima email baru. |
| 5.3.3 | Fitur Tidak Didukung pada Sistem Tujuan | Sistem email penerima tidak mendukung fitur tertentu yang diperlukan untuk keberhasilan pengiriman. |
| 5.3.4 | Pesan Terlalu Besar untuk Sistem Tujuan | Ukuran pesan melebihi batas dalam sistem email penerima. Periksa ukuran email dan pertimbangkan pemadatan atau pemisahan. |
| 5.5.3 | Terlalu Banyak Penerima | Email memiliki terlalu banyak penerima, dan sistem email penerima tidak dapat memprosesnya. Sistem email penerima mungkin memiliki batasan jumlah penerima per email. Coba kurangi jumlah penerima. |
| 5.6.1 | Media Tidak Didukung | Sistem email penerima tidak mendukung format media email. Mengonversi format media ke format yang kompatibel. |
| 5.6.2 | Konversi Diperlukan dan Dilarang | Format atau konten email memerlukan konversi, tetapi sistem email penerima tidak dapat melakukan konversi. |
| 5.6.3 | Konversi Diperlukan tetapi Tidak Didukung | Format atau konten email memerlukan konversi, tetapi sistem email penerima tidak mendukung konversi. |
| 5.6.5 | Konversi Gagal | Sistem email penerima gagal mengonversi format email atau konten. Periksa konten email dan coba kirim ulang. |
| 5.6.6 | Isi Pesan Tidak Tersedia | Sistem email penerima tidak dapat mengakses konten email. Periksa konten dan lampiran email untuk kerusakan atau kompatibilitas. |
| 5.6.11 | Karakter Tidak Valid | Email berisi karakter yang tidak valid yang tidak dapat diproses oleh sistem email penerima. Hapus karakter yang tidak valid dari konten atau baris subjek dan kirim ulang email. |
| 5.7.1 | Pengiriman Tidak Diotorisasi, Pesan Ditolak | Sistem email penerima menolak menerima pesan karena tidak berwenang untuk menerima pesan. Hubungi administrator sistem untuk mengatasi masalah tersebut. |
| 5.7.2 | Perluasan Milis Dilarang | Sistem email penerima tidak mendukung perluasan milis. Hubungi administrator sistem untuk bantuan. |
| 5.7.12 | Pengirim Tidak Diautentikasi oleh Organisasi | Organisasi penerima memerlukan autentikasi pengirim. Verifikasi pengaturan autentikasi. |
| 5.7.15 | Tingkat Prioritas Terlalu Rendah | Tingkat prioritas email terlalu rendah agar sistem email penerima menerimanya. Sistem email penerima mungkin memiliki batasan untuk menerima email berprioritas rendah. Pertimbangkan untuk meningkatkan tingkat prioritas email. |
| 5.7.16 | Pesan Terlalu Besar untuk Prioritas yang Ditentukan | Ukuran pesan melebihi batas yang ditentukan sistem email penerima untuk tingkat prioritas. Periksa ukuran email dan pengaturan prioritas. |
| 5.7.17 | Pemilik Kotak Surat telah berubah | Pemilik kotak surat penerima berubah, menyebabkan masalah pengiriman pesan. Verifikasi kepemilikan kotak surat dan hubungi pemilik kotak surat. |
| 5.7.18 | Pemilik Domain telah berubah | Pemilik domain email penerima berubah, menyebabkan masalah pengiriman pesan. Verifikasi kepemilikan domain dan hubungi pemilik domain. |
| 5.7.19 | Pengujian RRVS Tidak Dapat Diselesaikan | Pengujian Sistem Validitas Tarif Penerima (RRVS) tidak dapat diselesaikan pada sistem email penerima. Hubungi administrator sistem untuk bantuan. |
| 5.7.20 | Tidak Ditemukan Tanda Tangan DKIM yang Sah | Sistem email penerima tidak menemukan tanda tangan Domain Keys Identified Mail (DKIM) yang lolos untuk email tersebut. Verifikasi konfigurasi dan tanda tangan DKIM di sisi Anda. |
| 5.7.21 | Tidak Ditemukan Tanda Tangan DKIM yang Dapat Diterima | Sistem email penerima tidak menemukan tanda tangan DKIM yang dapat diterima untuk email tersebut. Verifikasi konfigurasi dan tanda tangan DKIM di sisi Anda. |
| 5.7.22 | Tidak Ditemukan Tanda Tangan DKIM yang Sah dari Pengirim yang Valid | Sistem email penerima tidak menemukan tanda tangan DKIM yang cocok dengan penulis yang valid untuk email tersebut. Verifikasi konfigurasi dan tanda tangan DKIM di sisi Anda. |
| 5.7.23 | Validasi SPF Gagal | Email gagal validasi Sender Policy Framework (SPF) pada sistem email penerima. Periksa catatan SPF dan konfigurasi server email Anda. |
| 5.7.24 | Kesalahan Validasi SPF | Sistem email penerima menemukan kesalahan validasi SPF. Verifikasi catatan SPF dan konfigurasi server email Anda. |
| 5.7.25 | Validasi DNS Terbalik Gagal | Email gagal membalikkan validasi DNS pada sistem email penerima. Verifikasi pengaturan DNS terbalik Anda. |
| 5.7.26 | Beberapa Pemeriksaan Autentikasi Gagal | Email gagal beberapa pemeriksaan autentikasi pada sistem email penerima. Tinjau pengaturan dan metode autentikasi Anda. |
| 5.7.27 | Alamat Pengirim memiliki Null MX | Domain email Anda tidak memiliki catatan MX yang valid. Hubungi administrator domain untuk memperbaiki konfigurasi DNS. |
| 5.7.28 | Banjir Surat Terdeteksi | Sistem email penerima mendeteksi banjir email. Periksa lalu lintas email dan identifikasi penyebab banjir. |
| 5.7.29 | Kegagalan Arc Validasi | Email gagal validasi Authenticated Received Chain (ARC) pada sistem email penerima. Verifikasi tanda tangan ARC di sisi Anda. |
| 5.7.30 | Memerlukan Dukungan TLS | Sistem email penerima memerlukan dukungan Transport Layer Security (TLS) untuk transmisi email yang aman. Pastikan sistem Anda mendukung TLS. |
| 5.7.51 | Atribusi Kedatangan Penyewa | Sistem email penerima mengaitkan email masuk ke penyewa tertentu. Periksa informasi pengirim email dan atribusi penyewa. |
Daftar penghapusan yang dikelola
Azure Communication Services menawarkan fitur yang disebut daftar supresi terkelola, yang dapat memainkan peran penting dalam melindungi dan mempertahankan reputasi pengirim Anda.
Cache daftar supresi melacak alamat email yang mengalami hard bounce untuk semua email yang dikirim melalui Azure Communication Services. Setiap kali pengiriman email gagal dengan salah satu kode kesalahan yang ditentukan, alamat email ditambahkan ke daftar supresi yang dikelola secara internal, yang mencakup platform Azure dan dikelola secara global.
Berikut siklus hidup alamat email yang diblokir:
Penekanan awal: Ketika Azure Communication Services mengalami hard bounce dengan alamat email untuk pertama kalinya, Azure Communication Services menambahkan alamat ke daftar penekanan terkelola selama 24 jam.
Penindasan progresif: Jika alamat email penerima yang sama tidak valid muncul kembali dalam email berikutnya yang dikirim ke platform dalam periode 24 jam awal, alamat email tersebut secara otomatis ditekan dari pengiriman. Waktu pencach-an diperpanjang hingga 48 jam. Untuk kejadian berikutnya, waktu cache meningkat secara progresif menjadi 96 jam, kemudian 7 hari, dan pada akhirnya mencapai durasi maksimum 14 hari.
Proses penghapusan otomatis: Alamat email secara otomatis dihapus dari daftar supresi terkelola ketika tidak ada permintaan pengiriman email yang dibuat ke penerima yang sama dalam jangka waktu sewa yang ditunjuk. Setelah periode sewa kedaluwarsa, alamat email dihapus dari daftar. Jika ada email baru yang dikirim ke penerima yang tidak valid yang sama, Azure Communication Services memulai siklus baru dengan melakukan upaya pengiriman lain.
Penurunan pengiriman: Jika alamat email berada di bawah masa sewa, email-email yang dikirim selanjutnya ke alamat penerima tersebut dihilangkan hingga masa sewa alamat kedaluwarsa atau dihapus dari daftar penindasan yang dikelola. Status pengiriman untuk permintaan email ini Ditekan dalam log email.
Alamat email dapat tetap berada di daftar supresi terkelola selama maksimal 14 hari. Langkah proaktif ini membantu melindungi reputasi pengirim dan melindungi Anda dari efek buruk pengiriman email berulang kali ke alamat yang tidak valid. Namun demikian, Anda harus mengambil tindakan pada status terpental dan secara teratur membersihkan daftar kontak Anda untuk mempertahankan performa pengiriman email yang optimal.
Kegagalan pengiriman email terkait reputasi dan asinkron
Beberapa penyedia layanan email menghasilkan pantulan email dari masalah reputasi. Bounce ini sering diklasifikasikan sebagai spam dan terkait penyalahgunaan, disebabkan oleh masalah reputasi atau konten tertentu. Pesan pantulan mungkin menyertakan URL ke halaman web yang memberikan penjelasan lebih lanjut untuk pantulan, untuk membantu Anda memahami alasan kegagalan pengiriman dan mengaktifkan tindakan yang sesuai.
Selain pantulan tingkat SMTP, pantulan mungkin terjadi setelah server penerima menerima pesan. Awalnya, respons dari penyedia layanan email mungkin menyarankan pengiriman email yang berhasil. Tetapi kemudian, penyedia mengirimkan respons pantulan.
Pantulan asinkron ini biasanya diarahkan ke alamat jalur pengembalian yang disebutkan dalam payload email. Waspadai pantulan asinkron ini dan tangani dengan sesuai untuk menjaga performa pengiriman email yang optimal.
Memilih keluar atau berhenti berlangganan manajemen
Memahami minat pelanggan Anda terhadap komunikasi email dan memantau permintaan menolak atau berhenti berlangganan adalah aspek penting untuk mempertahankan reputasi pengirim positif. Apakah Anda memiliki proses manual atau otomatis untuk menangani permintaan berhenti berlangganan, penting untuk memberikan tautan Berhenti berlangganan dalam payload email yang Anda kirim. Ketika penerima memutuskan untuk tidak menerima email lebih lanjut, mereka dapat memilih tautan Berhenti berlangganan dan menghapus alamat email mereka dari milis Anda.
Fungsionalitas tautan dan instruksi dalam email sangat penting. Mereka harus bekerja dengan benar dan segera memberi tahu daftar surat aplikasi untuk menghapus kontak dari daftar yang sesuai.
Mekanisme berhenti berlangganan harus eksplisit dan transparan dari perspektif pelanggan. Ini harus memastikan bahwa pengguna mengetahui dengan tepat pesan mana yang mereka batalkan langganannya.
Saat pengguna berlangganan beberapa daftar di organisasi Anda, sangat ideal untuk menawarkan kepada pengguna pusat preferensi yang memberi mereka opsi untuk berhenti berlangganan dari lebih dari satu daftar. Proses ini mencegah berhenti berlangganan yang tidak disengaja dan memungkinkan pengguna untuk mengelola preferensi keikutsertaan dan penolakan mereka secara efektif melalui proses manajemen berhenti berlangganan.
Langkah selanjutnya
- Praktik terbaik untuk menerapkan DMARC
- Mengatasi masalah implementasi DMARC Anda
- Domain email dan autentikasi pengirim untuk Azure Communication Services
- Membuat dan mengelola sumber daya komunikasi email di Azure Communication Services
- Menyambungkan domain email terverifikasi di Azure Communication Services
Artikel terkait
- Biasakan diri Anda dengan pustaka klien email.
- Pelajari cara mengirim email dengan domain terverifikasi kustom.
- Pelajari cara mengirim email dengan domain yang dikelola Azure.