Bagikan melalui

Rekomendasi untuk memformalkan tugas rutin dan non-rutin

  • Artikel

Berlaku untuk rekomendasi daftar periksa Azure Well-Architected Framework Operational Excellence ini:

OE:02 Formalisasi cara Anda menjalankan tugas operasional rutin, sesuai kebutuhan, dan darurat dengan menggunakan dokumentasi, daftar periksa, atau otomatisasi. Berusahalah untuk konsistensi dan prediksi untuk proses dan hasil kerja tim dengan mengadopsi praktik dan pendekatan terkemuka di industri, seperti pendekatan shift left.

Panduan ini menjelaskan rekomendasi untuk memformalkan tugas rutin dan non-rutin. Tim beban kerja yang efisien dan sukses memiliki praktik manajemen beban kerja yang konsisten dan dapat diprediksi. Optimalkan efisiensi dan konsistensi dengan mengadopsi alat dan praktik yang terbukti di industri dan dengan mengotomatiskan proses ketika praktis. Dengan konsistensi tentang bagaimana tugas rutin, improvisasi, dan darurat ditangani, Anda meminimalkan risiko tidak siap ketika masalah muncul. Dengan mengambil pendekatan peningkatan berkelanjutan untuk manajemen beban kerja, Anda meningkatkan konsistensi dan efisiensi tim Anda sepanjang siklus hidup beban kerja.

Strategi desain utama

Proses yang konsisten membuat kualitas kerja Anda dapat diprediksi, dan kualitas kerja yang dapat diprediksi membuat dukungan beban kerja lebih lancar. Untuk mencapai konsistensi dalam proses Anda, Anda harus disengaja dan eksplisit tentang bagaimana Anda menjalankan proses dalam pola standar. Gunakan strategi seperti otomatisasi dan pendekatan shift-left untuk meminimalkan area potensial yang tidak dapat diprediksi.

Standardisasi proses mengambil banyak bentuk. Menjelaskan setiap cara bahwa Anda mungkin mendekati standardisasi berada di luar cakupan untuk panduan ini, tetapi beberapa rekomendasi umum meliputi:

  • Proses yang Anda standarkan harus mencakup semua aspek manajemen beban kerja: keandalan, keamanan, pengoptimalan biaya, performa, dan proses operasional. Tim beban kerja harus memiliki kepemilikan sebanyak proses yang mereka butuhkan untuk mempertahankan dan terus meningkatkan beban kerja di bawah tata kelola organisasi secara keseluruhan.

  • Dokumentasi yang Anda hasilkan menangkap prosedur operasi standar Anda dan menentukan bagaimana hal-hal dilakukan, tetapi dokumentasinya tidak pernah final. Prosedur harus berkembang seiring dengan berkembangnya beban kerja dan tim Anda. Tinjau dan tantang standar secara teratur untuk memastikan bahwa standar tersebut adalah standar yang tepat untuk tim Anda saat ini. Dokumentasi Anda harus di-templat dan versi dikontrol untuk memastikan konsistensi dalam format dokumentasi dan bahwa ada catatan ulasan dan pembaruan. Penerapan versi juga membantu memperkuat persyaratan bahwa tim melakukan tinjauan dokumentasi secara berkala.

  • Memecah tugas rutin, improvisasi, dan darurat menjadi item daftar periksa yang mudah dipahami. Contoh tugas rutin adalah proses penerapan pembaruan ke dependensi sumber terbuka. Beban kerja mungkin perlu menggunakan pustaka sumber terbuka seperti SDK untuk menggunakan layanan pesan pihak ketiga. SDK ini harus diperbarui secara teratur untuk patch keamanan, perbaikan bug, dan peningkatan fungsionalitas.

    Saat Anda menentukan bahwa Anda memerlukan pembaruan, tim beban kerja mungkin memiliki daftar periksa yang menyertakan item seperti menguji pembaruan di lingkungan yang lebih rendah, membuat permintaan manajemen perubahan untuk menyebarkan pembaruan dalam produksi, dan memperbarui dokumentasi, seperti wiki atau Pangkalan Pengetahuan, untuk memastikan bahwa mereka mencerminkan versi yang benar. Fokuskan setiap item daftar periksa pada tugas diskrit yang ditentukan dengan jelas.

  • Tugas improvisasi dan darurat bersifat khusus skenario, tetapi operator masih harus memahami peran dan tanggung jawab mereka dengan jelas. Mereka perlu tahu cara berinteraksi dengan tim beban kerja dan dengan tim lain dalam organisasi untuk bekerja secara efisien melalui jenis tugas tersebut.

    Misalnya, tugas improvisasi mungkin menyebarkan jenis sumber daya baru, seperti layanan pembelajaran mesin, yang telah disetujui untuk meningkatkan fungsionalitas beban kerja. Mungkin tidak ada daftar periksa yang sepenuhnya diwujudkan untuk penyebaran dan pengujian jenis sumber daya ini. Namun, harus ada daftar periksa umum untuk menambahkan sumber daya baru ke infrastruktur Anda sebagai templat kode dan standar yang mencakup pengujian infrastruktur untuk performa, keamanan, dan keandalan di setiap tahap rantai promosi Anda.

    Demikian juga, rencana respons darurat Anda harus dengan jelas mendefinisikan peran dan tanggung jawab serta proses dan prosedur umum. Anda harus mematuhi rencana ini dalam situasi darurat untuk memastikan bahwa Anda menanganinya secara efisien.

    Operasi improvisasi dan darurat juga merupakan peluang yang baik untuk mempelajari cara meningkatkan prosedur operasi standar Anda. Minta tim beban kerja untuk merefleksikan cara operasi bisa berjalan lebih lancar, dan menentukan apakah pembaruan untuk proses yang ada dapat bermanfaat ke depannya.

  • Mengadopsi praktik yang terbukti di industri untuk meminimalkan waktu yang dihabiskan tim Anda untuk menciptakan proses dan standar. Mengikuti praktik Agile dengan Scrum, mengatur pekerjaan Anda melalui papan Kanban, dan mengadopsi etos shift-left adalah semua contoh praktik yang telah dikembangkan selama bertahun-tahun dan telah terbukti efektif untuk organisasi dalam berbagai ukuran. Banyak organisasi dewasa menggunakan prosedur operasi standar, wiki, manual karyawan baru, dan manual operasi yang dikontrol versi untuk menegakkan konsistensi.

    Bergantung pada pengalaman tim Anda untuk memutuskan praktik mana yang sesuai dengan manajemen siklus hidup beban kerja Anda. Pelajari dari tim lain tentang standar yang telah berhasil mereka terapkan untuk memahami bagaimana praktik khusus sesuai dengan struktur organisasi Anda.

    Dalam konteks ini, etos shift-left berarti bahwa tim beban kerja harus diberdayakan untuk mencari langkah-langkah yang dapat meningkatkan keamanan, keandalan, dan efisiensi biaya beban kerja. Kemudian, mereka menambahkan langkah-langkah perbaikan tersebut ke backlog mereka sendiri, daripada mengalihkan tanggung jawab ke tim luar.

    Misalnya, pengujian eksplorasi mungkin mengungkap area untuk peningkatan keamanan yang mungkin belum ditemukan sampai terekspos oleh pemindaian keamanan, yang terjadi setiap bulan atau bahkan lebih jarang. Dorong tim beban kerja untuk mengambil kepemilikan beban kerja di semua aspek siklus hidupnya dan berkontribusi pada peningkatan berkelanjutan secara proaktif, daripada mengandalkan tim lain.

  • Gabungkan persyaratan organisasi dan fungsi lintas pemotongan ke dalam prosedur operasi standar Anda. Organisasi Anda mungkin memiliki standar untuk beberapa proses yang harus Anda adopsi. Namun, Anda mungkin juga diberdayakan untuk mengembangkan standar Anda sendiri untuk proses lain, jadi cari cara untuk memasukkan standar yang diperlukan ke dalam proses Anda. Proses yang Anda miliki kemungkinan akan bersinggungan dengan proses tim lain, jadi berusahalah untuk menyelaraskan standar dengan tingkat yang dapat dipraktikkan.

    Dokumen di mana proses tim beban kerja dan tim lain berbeda untuk memastikan bahwa tim beban kerja dapat bekerja lebih baik dengan tim lain ketika ada titik persimpangan. Tim keamanan pusat mungkin menggunakan alat dan prosedur yang berbeda dari tim beban kerja, dan tim dapat berkolaborasi dengan lebih mudah jika mereka mengetahui perbedaan tersebut.

  • Gabungkan persyaratan kepatuhan ke dalam prosedur operasi standar Anda. Bergantung pada industri dan wilayah tempat Anda beroperasi, mungkin ada persyaratan ketat tentang cara melakukan dan mendokumentasikan tugas. Pastikan Anda memahami dan menggabungkan persyaratan tersebut saat Anda membangun standar Anda. Latih tim beban kerja secara teratur pada persyaratan tersebut.

  • Gunakan otomatisasi untuk membantu mencapai konsistensi. Mengotomatiskan tugas yang berulang dan rentan terhadap kesalahan manusia untuk meringankan beban manajemen dari tim Anda. Cari peluang untuk mengotomatiskan proses, seperti membuat tiket ITSM, misalnya. Untuk informasi selengkapnya, lihat Rekomendasi untuk menerapkan otomatisasi.

  • Jadilah disengaja tentang pendekatan Anda untuk adopsi sumber terbuka. Standarkan aturan tentang kapan penggunaan alat sumber terbuka diizinkan, dan pastikan Anda selaras dengan persyaratan organisasi dan kepatuhan. Anda mungkin ingin membuat standar tentang kontribusi anggota tim beban kerja untuk proyek sumber terbuka dan memutuskan apakah akan membuka kode internal Anda ke tim pengembangan lain di organisasi.

Tradeoff: Prosedur operasi standar kodifikasi dapat membawa risiko menyebabkan stagnasi atau kepuasan. Standar harus diikuti, tetapi tidak boleh kaku atau statis. Berusahalah untuk menemukan keseimbangan antara kepatuhan yang ketat dan tunjangan untuk inovasi sehingga proses Anda dapat berkembang dengan aman dari waktu ke waktu.

Fasilitasi Azure

Meskipun tidak ada produk Azure yang secara langsung memfasilitasi formalisasi proses dan prosedur, Microsoft menerbitkan banyak panduan tentang topik ini. Gunakan panduan ini untuk memahami praktik yang terbukti dan direkomendasikan industri dan mempertimbangkan cara menerapkannya ke beban kerja Anda.

Well-Architected Framework juga memberikan panduan terperinci tentang proses dan prosedur yang harus dikodifikasi untuk memastikan bahwa beban kerja dan tim beban kerja Anda berjalan sesuai dengan standar industri.

Daftar periksa Keunggulan Operasional

Lihat serangkaian rekomendasi lengkap.

Daftar periksa Keunggulan Operasional