Rekomendasi untuk meresmikan tugas rutin dan non-rutin
Berlaku untuk rekomendasi daftar periksa Azure Well-Architected Framework Operational Excellence ini:
| OE:02 | Formalisasi cara Anda menjalankan tugas operasional rutin, sesuai kebutuhan, dan darurat dengan menggunakan dokumentasi, daftar periksa, atau otomatisasi. Berusahalah untuk konsistensi dan prediksi untuk proses dan hasil tim dengan mengadopsi praktik dan pendekatan terdepan di industri, seperti pendekatan shift kiri. |
|---|
Panduan ini menjelaskan rekomendasi untuk meresmikan tugas rutin dan nonroutine. Tim beban kerja yang efisien dan sukses memiliki praktik manajemen beban kerja yang konsisten dan dapat diprediksi. Optimalkan efisiensi dan konsistensi dengan mengadopsi alat dan praktik yang terbukti di industri dan dengan mengotomatiskan proses ketika praktis. Dengan konsisten tentang bagaimana tugas rutin, improvisasi, dan darurat ditangani, Anda meminimalkan risiko tidak siap ketika masalah muncul. Dengan mengambil pendekatan peningkatan berkelanjutan untuk manajemen beban kerja, Anda meningkatkan konsistensi dan efisiensi tim Anda sepanjang siklus hidup beban kerja.
Strategi desain utama
Proses yang konsisten membuat kualitas kerja Anda dapat diprediksi, dan kualitas kerja yang dapat diprediksi membuat dukungan beban kerja lebih lancar. Untuk mencapai konsistensi dalam proses Anda, Anda harus disengaja dan eksplisit tentang bagaimana Anda menjalankan proses dalam pola standar. Gunakan strategi seperti otomatisasi dan pendekatan shift-left untuk meminimalkan area potensial yang tidak dapat diprediksi.
Menstandarkan proses
Standardisasi proses mengambil banyak bentuk. Menjelaskan setiap cara bahwa Anda mungkin mendekati standardisasi berada di luar cakupan untuk panduan ini, tetapi beberapa rekomendasi umum meliputi:
Proses yang Anda standarisasi harus mencakup semua aspek manajemen beban kerja: keandalan, keamanan, pengoptimalan biaya, performa, dan proses operasional. Tim beban kerja harus memiliki kepemilikan sebanyak mungkin atas proses yang mereka butuhkan untuk mempertahankan dan terus meningkatkan beban kerja di bawah tata kelola organisasi secara keseluruhan.
Dokumentasi yang Anda hasilkan menangkap prosedur operasi standar Anda dan menentukan bagaimana hal-hal dilakukan, tetapi dokumentasinya tidak pernah final. Prosedur harus berkembang seiring berkembangnya beban kerja Anda dan tim Anda. Tinjau dan tantang standar secara teratur untuk memastikan bahwa standar tersebut adalah standar yang tepat untuk tim Anda saat ini. Dokumentasi Anda harus di-templat dan versi dikontrol untuk memastikan konsistensi dalam format dokumentasi dan bahwa ada catatan ulasan dan pembaruan. Penerapan versi juga membantu memperkuat persyaratan bahwa tim melakukan tinjauan dokumentasi secara berkala pada interval yang dijadwalkan secara teratur.
Memecah tugas rutin, improvisasi, dan darurat menjadi item daftar periksa yang mudah dipahami. Contoh tugas rutin adalah proses penerapan pembaruan ke dependensi sumber terbuka. Beban kerja mungkin perlu menggunakan pustaka sumber terbuka seperti SDK untuk menggunakan layanan pesan pihak ketiga. SDK ini harus diperbarui secara teratur untuk patch keamanan, perbaikan bug, dan peningkatan fungsionalitas.
Saat Anda menentukan bahwa Anda memerlukan pembaruan, tim beban kerja mungkin memiliki daftar periksa yang menyertakan item seperti menguji pembaruan di lingkungan yang lebih rendah, membuat permintaan manajemen perubahan untuk menyebarkan pembaruan dalam produksi, dan memperbarui dokumentasi, seperti wiki atau basis pengetahuan, untuk memastikan bahwa mereka mencerminkan versi yang benar. Fokuskan setiap item daftar periksa pada tugas diskrit yang ditentukan dengan jelas.
Tugas improvisasi dan darurat bersifat khusus skenario, tetapi operator harus tetap memahami peran dan tanggung jawab mereka dengan jelas. Mereka perlu tahu cara berinteraksi dengan tim beban kerja dan dengan tim lain di organisasi untuk bekerja secara efisien melalui jenis tugas tersebut.
Misalnya, tugas improvisasi mungkin menyebarkan jenis sumber daya baru, seperti layanan pembelajaran mesin, yang telah disetujui untuk meningkatkan fungsionalitas beban kerja. Mungkin tidak ada daftar periksa yang sepenuhnya direalisasikan untuk penyebaran dan pengujian jenis sumber daya ini. Namun, harus ada daftar periksa umum untuk menambahkan sumber daya baru ke infrastruktur Anda sebagai templat kode dan standar yang mencakup pengujian infrastruktur untuk performa, keamanan, dan keandalan pada setiap tahap rantai promosi Anda.
Demikian juga, rencana respons darurat Anda harus dengan jelas menentukan peran dan tanggung jawab serta proses dan prosedur umum. Anda harus mematuhi rencana ini dalam situasi darurat untuk memastikan bahwa Anda menanganinya secara efisien.
Operasi improvisasi dan darurat juga merupakan peluang yang baik untuk mempelajari cara meningkatkan prosedur operasi standar Anda. Minta tim beban kerja untuk merefleksikan cara operasi dapat berjalan lebih lancar, dan menentukan apakah pembaruan pada proses yang ada dapat bermanfaat ke depannya.
Mengadopsi praktik yang terbukti di industri
Mengadopsi praktik yang terbukti di industri untuk meminimalkan waktu yang dihabiskan tim Anda untuk menciptakan proses dan standar. Mengikuti praktik Agile dengan Scrum, mengatur pekerjaan Anda melalui papan Kanban, dan mengadopsi etos shift-left adalah semua contoh praktik yang telah dikembangkan selama bertahun-tahun dan telah terbukti efektif untuk organisasi dalam berbagai ukuran. Banyak organisasi dewasa menggunakan prosedur operasi standar, wiki, manual karyawan baru, dan manual operasi yang dikontrol versi untuk menegakkan konsistensi.
Bergantung pada pengalaman tim Anda untuk memutuskan praktik mana yang sesuai dengan manajemen siklus hidup beban kerja Anda. Pelajari dari tim lain tentang standar yang telah berhasil mereka terapkan untuk memahami bagaimana praktik khusus sesuai dengan struktur organisasi Anda.
Dalam konteks ini, etos shift-left berarti bahwa tim beban kerja harus diberdayakan untuk mencari langkah-langkah yang dapat meningkatkan keamanan, keandalan, dan efisiensi biaya beban kerja. Kemudian, mereka menambahkan langkah-langkah perbaikan tersebut ke backlog mereka sendiri, daripada mengalihkan tanggung jawab ke tim luar.
Misalnya, pengujian eksplorasi mungkin mengungkap area untuk peningkatan keamanan yang mungkin tidak ditemukan sampai terekspos oleh pemindaian keamanan, yang terjadi setiap bulan atau bahkan kurang sering. Dorong tim beban kerja untuk mengambil kepemilikan beban kerja di semua aspek siklus hidupnya dan berkontribusi pada peningkatan berkelanjutan secara proaktif, daripada mengandalkan tim lain.
Manfaatkan standar dan sumber daya terpusat
Masukkan persyaratan organisasi dan fungsi lintas pemotongan ke dalam prosedur operasi standar Anda. Organisasi Anda mungkin memiliki standar untuk beberapa proses yang harus Anda adopsi. Namun, Anda mungkin juga diberdayakan untuk mengembangkan standar Anda sendiri untuk proses lain, jadi cari cara untuk memasukkan standar yang diperlukan ke dalam proses Anda. Proses yang Anda miliki kemungkinan bersinggungan dengan proses tim lain, jadi berusahalah untuk menyelaraskan standar dengan tingkat yang dapat dipraktekkan.
Dokumentasikan di mana proses tim beban kerja dan tim lain berbeda untuk memastikan bahwa tim beban kerja dapat bekerja lebih baik dengan tim lain ketika ada titik persimpangan. Tim keamanan pusat mungkin menggunakan alat dan prosedur yang berbeda dari tim beban kerja, dan tim dapat berkolaborasi dengan lebih mudah jika mereka mengetahui perbedaan tersebut.
Masukkan persyaratan kepatuhan ke dalam prosedur operasi standar Anda. Bergantung pada industri Anda dan wilayah tempat Anda beroperasi, mungkin ada persyaratan ketat tentang cara melakukan dan mendokumentasikan tugas. Pastikan Anda memahami dan menggabungkan persyaratan tersebut saat Anda membangun standar Anda. Latih tim beban kerja secara teratur pada persyaratan tersebut.
Menerapkan otomatisasi
Gunakan otomatisasi untuk membantu mencapai konsistensi. Mengotomatiskan tugas yang berulang dan rentan terhadap kesalahan manusia untuk meringankan beban manajemen dari tim Anda. Cari peluang untuk mengotomatiskan proses, seperti membuat tiket ITSM, misalnya. Untuk informasi selengkapnya, lihat Rekomendasi untuk menerapkan otomatisasi.
Mengatur penggunaan sumber terbuka
Jadilah disengaja tentang pendekatan Anda untuk adopsi sumber terbuka. Standarkan aturan tentang kapan penggunaan alat sumber terbuka diizinkan, dan pastikan Anda selaras dengan persyaratan organisasi dan kepatuhan. Anda mungkin ingin membuat standar tentang kontribusi anggota tim beban kerja ke proyek sumber terbuka dan memutuskan apakah akan membuka kode internal Anda ke tim pengembangan lain di organisasi.
Tradeoff: Prosedur operasi standar kodifikasi dapat membawa risiko menyebabkan stagnasi atau berpuas diri. Standar harus diikuti, tetapi tidak boleh kaku atau statis. Berusahalah untuk menemukan keseimbangan antara kepatuhan yang ketat dan tunjangan untuk inovasi sehingga proses Anda dapat berkembang dengan aman dari waktu ke waktu.
Fasilitasi Azure
Meskipun tidak ada produk Azure yang secara langsung memfasilitasi formalisasi proses dan prosedur, Microsoft menerbitkan banyak panduan tentang topik ini. Gunakan panduan ini untuk memahami praktik yang terbukti dan direkomendasikan industri dan mempertimbangkan cara menerapkannya ke beban kerja Anda.
Well-Architected Framework juga memberikan panduan terperinci tentang proses dan prosedur yang harus dikodifikasi untuk memastikan bahwa beban kerja dan tim beban kerja Anda berjalan sesuai dengan standar industri.
Tautan terkait
- Rekomendasi untuk menerapkan otomatisasi
- Rekomendasi untuk mengaktifkan otomatisasi dalam beban kerja Anda
- Rekomendasi untuk meresmikan praktik manajemen pengembangan perangkat lunak
Daftar periksa Keunggulan Operasional
Lihat kumpulan rekomendasi lengkap.