Rekomendasi untuk mengidentifikasi dan memberi peringkat alur

Berlaku untuk rekomendasi daftar periksa Keandalan Azure Well-Architected Framework ini:

RE:02	Mengidentifikasi dan menilai alur pengguna dan sistem. Gunakan skala kekritisan berdasarkan persyaratan bisnis Anda untuk memprioritaskan alur.

Panduan ini menjelaskan rekomendasi untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan alur beban kerja. Mengidentifikasi dan memprioritaskan alur beban kerja melibatkan pemetaan alur pengguna dan alur sistem untuk menentukan kekritisannya terhadap organisasi. Praktik ini memastikan Anda mengidentifikasi dan memprioritaskan fungsionalitas beban kerja yang paling penting untuk mengurangi risiko kegagalan yang merusak. Kegagalan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan alur beban kerja dapat menyebabkan perincian sistem dan keandalan beban kerja yang disusupi.

Definisi

Istilah	Definisi
Alur pengguna	Jalur atau urutan tindakan yang diambil pengguna dalam aplikasi atau sistem.
Alur sistem	Alur informasi dan proses dalam sistem. Sistem secara otomatis mengikuti alur ini untuk mengaktifkan alur pengguna atau fungsionalitas beban kerja.

Strategi desain utama

Saat Anda merancang beban kerja, penting untuk menentukan alur pengguna dan alur sistem. Alur pengguna membuat bagan pergerakan pengguna melalui aplikasi Anda. Mereka fokus pada antarmuka pengguna, interaksi, keputusan, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Alur pengguna memberikan perspektif yang berpusat pada pengguna pada pengalaman pengguna dan desain antarmuka. Alur sistem membuat bagan pekerjaan internal beban kerja Anda. Mereka berfokus pada pergerakan data, pemrosesan input, pemrosesan output, dan interaksi di antara komponen beban kerja, layanan backend, dan API eksternal. Alur sistem menunjukkan detail rumit tentang bagaimana beban kerja beroperasi secara internal.

Anda harus mengidentifikasi dan menentukan alur di awal fase desain beban kerja Anda. Ini memberi Anda pemahaman yang lebih jelas tentang apa yang memengaruhi keandalan beban kerja Anda. Ini menyelaraskan keputusan arsitektur Anda erat dengan tujuan keandalan beban kerja Anda.

Mengidentifikasi semua alur pengguna dan sistem

Output mengidentifikasi semua alur pengguna dan sistem adalah katalog semua alur dalam beban kerja Anda. Proses identifikasi ini mengharuskan Anda untuk memetakan setiap interaksi dan proses pengguna dalam sistem dari awal hingga akhir. Pemetaan ini adalah prasyarat untuk mengidentifikasi alur penting. Berikut adalah rekomendasi untuk mengidentifikasi semua alur pengguna dan sistem dalam beban kerja:

• Wawancara pemangku kepentingan. Pemangku kepentingan dapat memberikan informasi berharga untuk mengidentifikasi alur, dan mereka bahkan dapat membantu Anda memetakan dan memprioritaskan alur. Anda juga dapat mewawancarai pengguna, analis bisnis, dan tim teknis untuk mengumpulkan wawasan tentang interaksi dan dependensi pengguna dalam beban kerja.

• Tinjau dokumentasi. Dalam fase desain, Anda mungkin tidak memiliki dokumentasi untuk ditinjau. Namun, jika dokumentasi ada, Anda harus menggunakannya. Minta diagram arsitektur sistem, manual pengguna, dan deskripsi proses. Dokumen-dokumen ini dapat membantu Anda memahami fungsionalitas beban kerja yang dimaksudkan dan alur individualnya.

• Amati beban kerja. Pantau beban kerja yang beroperasi, mencatat bagaimana pengguna berinteraksi dengannya dan bagaimana komponen yang berbeda berbicara satu sama lain. Anda harus menganalisis log sistem, metrik performa, dan log aktivitas pengguna untuk mengidentifikasi pola, tugas yang sering, dan respons sistem.

• Mencantumkan alur yang diidentifikasi. Wawancara, dokumentasi, dan pengamatan akan memungkinkan Anda mengidentifikasi semua alur dalam beban kerja. Kompilasi daftar semua alur yang Anda identifikasi dan kategorikan ke dalam alur pengguna (berfokus pada interaksi pengguna) dan alur sistem (berfokus pada proses backend dan pergerakan data).

• Tentukan titik awal dan akhir alur. Untuk setiap alur yang diidentifikasi, tentukan dengan jelas di mana alur dimulai dan di mana alur berakhir. Untuk alur pengguna, dokumentasikan setiap interaksi pengguna dan hasil yang diharapkan. Fokus pada pengalaman pengguna dan desain antarmuka. Untuk alur sistem, Anda perlu mengidentifikasi pemicu yang mendasar dan hasil yang diharapkan.

• Memecah setiap alur. Memecah setiap alur menjadi langkah-langkah individual, yang menjelaskan tindakan, keputusan, atau proses yang terjadi di setiap titik. Perhatikan bagaimana setiap langkah berinteraksi dengan bagian lain dari sistem, termasuk dependensi pada alur lain atau sistem eksternal. Anda harus dapat menentukan bagaimana alur terintegrasi dengan dan memengaruhi beban kerja dan pengalaman pengguna. Pendekatan ganda ini memberikan tampilan holistik dari seluruh beban kerja Anda.

• Dokumentasikan output unik. Identifikasi jalur atau pengecualian alternatif dalam setiap alur, seperti penanganan kesalahan atau percabangan bersyarkat. Jika alur memiliki beberapa kemungkinan hasil, Anda harus menambahkannya ke katalog sebagai entri yang berbeda. Untuk alur pengguna, Anda harus mengidentifikasi perilaku interaksi yang dimaksudkan. Untuk alur sistem, Anda harus mengidentifikasi perilaku proses yang dimaksudkan.

• Memvisualisasikan dengan diagram. Buat diagram atau diagram alur untuk mewakili alur dan langkah-langkahnya secara visual. Anda dapat menggunakan alat seperti Microsoft Visio, diagram urutan UML, diagram kasus penggunaan, alat gambar sederhana, atau daftar deskriptif dalam format teks (lihat Contoh katalog alur).

• Perbarui pemetaan alur secara berulang. Pemetaan alur adalah proses berulang. Alur dapat mengubah, membagi, atau menggabungkan, terutama dalam fase desain. Saat alur beban kerja menjadi lebih jelas, Anda harus memperbarui katalog alur agar sesuai. Validasi dan persempit diagram alur Anda dengan umpan balik dari pemangku kepentingan untuk memastikan akurasi dan kelengkapan.

Mengidentifikasi proses bisnis untuk setiap alur

Proses bisnis adalah serangkaian tugas untuk mencapai output, seperti pemenuhan pesanan, manajemen layanan pelanggan, atau kontrol inventori. Identifikasi proses bisnis untuk setiap alur melibatkan alur pemetaan ke satu atau beberapa proses bisnis. Pemetaan ini membantu Anda memahami pentingnya setiap alur ke bisnis.

Anda mungkin memiliki dokumentasi atau rencana bisnis yang ada yang menyediakan pemetaan alur ke proses bisnis. Terkadang manual pengguna, materi pelatihan, atau spesifikasi sistem dapat memberikan wawasan tentang penggunaan dan tujuan beban kerja yang dimaksudkan dan alurnya. Jika tidak, Anda perlu memetakan alur ke proses bisnis yang didukungnya. Berikut adalah rekomendasi untuk mengidentifikasi proses bisnis untuk setiap alur:

• Gunakan output beban kerja. Anda dapat menggunakan output beban kerja dan perincian alur untuk menghubungkan alur dengan proses bisnis yang didukungnya. Pertama, tinjau output yang dihasilkan beban kerja. Outputnya bisa berupa laporan penjualan, file data, atau tugas yang diselesaikan.

• Lakukan wawancara. Bicaralah dengan anggota tim dan pemangku kepentingan yang berinteraksi dengan beban kerja. Anda harus mengajukan pertanyaan spesifik tentang tugas harian mereka, bagaimana mereka menggunakan beban kerja, dan tujuan apa yang mereka capai dengannya. Tim teknis sering memiliki pemahaman yang lebih mendalam tentang struktur beban kerja dan dapat memberikan wawasan tentang proses bisnis yang didukungnya.

• Memantau penggunaan beban kerja. Untuk beban kerja yang ada, pantau beban kerja dan cari pola penggunaan yang menunjukkan proses bisnis yang mendasar, seperti entri data, pemrosesan pesanan, atau interaksi pelanggan.

• Hubungkan output ke proses bisnis. Hubungkan titik-titik dari output alur ke proses bisnis keseluruhan yang mereka dukung. Misalnya, jika langkah alur melibatkan pemrosesan pesanan pelanggan, maka secara langsung mendukung proses bisnis pemenuhan pesanan. Pemenuhan pesanan berkontribusi pada tujuan bisnis untuk menjaga kepuasan pelanggan dan menghasilkan pendapatan. Terakhir, gunakan perincian alur untuk membantu menentukan alur mana yang membuat laporan penjualan.

Mengidentifikasi pemilik proses dan pemangku kepentingan untuk setiap alur

Pemilik proses untuk alur adalah individu yang bertanggung jawab atas keberhasilan eksekusi proses tertentu. Mereka bertanggung jawab atas proses itu dan alur yang mendukungnya. Anda harus mengidentifikasi pemilik proses untuk setiap alur beban kerja. Anda juga harus mengidentifikasi pemangku kepentingan untuk setiap alur. Pemangku kepentingan dapat terlibat dalam beban kerja, memiliki dependensi pada alur, atau mengelola dependensi yang dimiliki alur.

Anda mungkin memiliki matriks penugasan tanggung jawab (RAM) atau matriks RACI yang sudah mengidentifikasi pemilik proses dan pemangku kepentingan. Biasanya, pemilik proses bertanggung jawab atau bertanggung jawab atas suatu proses, dan Anda berkonsultasi atau menginformasikan pemangku kepentingan.

Mengidentifikasi jalur eskalasi untuk setiap alur

Identifikasi jalur eskalasi adalah tentang menentukan saluran untuk meningkatkan masalah yang terkait dengan alur. Masalah yang membutuhkan eskalasi dapat berupa pembaruan mendesak, masalah keamanan, degradasi, atau insiden teknis. Tujuan mengidentifikasi jalur eskalasi adalah untuk memastikan penyelesaian masalah yang tepat waktu dan efektif.

Jalur eskalasi yang Anda petakan harus dimulai dengan orang atau grup yang kemungkinan besar akan menyelesaikan masalah tertentu. Jika orang atau grup ini tidak dapat menyelesaikan masalah, jalur eskalasi harus mengidentifikasi titik kontak berikutnya. Titik kontak berikutnya memiliki tanggung jawab yang lebih luas dan mampu mengoordinasikan strategi mitigasi dengan lebih banyak bagian organisasi. Jumlah orang di jalur eskalasi bervariasi menurut alur dan organisasi. Terlalu banyak orang di jalur eskalasi dapat memperlambat upaya resolusi.

Mengidentifikasi dampak bisnis dari setiap alur

Identifikasi dampak bisnis dari setiap alur sangat penting untuk memahami bagaimana setiap alur berkontribusi pada tujuan bisnis utama. Dampak bisnis dapat mencakup pembuatan pendapatan, kepuasan pelanggan, atau efisiensi operasional. Dengan memahami dampak positif dan negatif dari setiap alur, Anda dapat memprioritaskan upaya untuk memastikan keandalan alur yang paling penting bagi bisnis Anda. Penting untuk mempertimbangkan dampak langsung kegagalan aliran dan efek tidak langsungnya pada proses lain yang saling terhubung. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengidentifikasi dampak bisnis dari setiap alur:

• Identifikasi dampak positif. Tentukan manfaat yang diharapkan saat alur berjalan seperti yang dimaksudkan. Manfaat yang diharapkan dapat mencakup peningkatan efisiensi, peningkatan pendapatan, peningkatan kepuasan pelanggan, atau efek positif lainnya pada bisnis.

• Identifikasi dampak negatif. Menilai potensi dampak negatif jika proses gagal atau tidak berfungsi seperti yang diharapkan. Pertimbangkan untuk mengukur kerugian tertentu, seperti penurunan pendapatan. Sertakan efek subjektif seperti kerusakan pada reputasi, erosi kepercayaan pelanggan, atau efek buruk pada proses bisnis terkait lainnya.

• Tentukan asumsi kapasitas dan ketersediaan. Menetapkan asumsi tentang kapasitas dan ketersediaan yang diharapkan dari setiap proses. Pertimbangkan faktor-faktor seperti throughput per unit waktu, jam kerja yang diharapkan, dan waktu aktif persentase target. Jika ada harapan untuk tujuan waktu pemulihan (RTO) atau tujuan titik pemulihan (RPO), Anda harus menyertakan harapan ini. Asumsi ini membantu dalam memahami persyaratan keandalan setiap alur.

Dengan mengevaluasi aspek-aspek ini secara sistematis, Anda dapat memperoleh pandangan komprehensif tentang bagaimana setiap alur berdampak pada bisnis dan membuat keputusan strategis tentang pengoptimalan keandalan.

Menetapkan peringkat kekritisan untuk setiap alur

Evaluasi terperinci tentang kepentingan alur relatif terhadap dampak bisnis keseluruhan memungkinkan Anda menetapkan peringkat kekritisan untuk setiap alur. Anda dapat menggunakan peringkat kekritisan kuantitatif atau kualitatif. Tujuannya adalah untuk mengurutkan alur berdasarkan prioritas dan menetapkan label yang memungkinkan Anda mengidentifikasi alur kritis. Proses ini adalah kelanjutan logis dari mengidentifikasi, memetakan, dan menyelaraskan dengan proses dan dampak bisnis. Gunakan deskripsi kekritisan berikut untuk menetapkan peringkat penting Anda:

• Kekritisan tinggi: Alur kekritisan tinggi adalah integral untuk fungsi bisnis inti. Mereka secara langsung memengaruhi aspek penting dari bisnis seperti pengalaman pelanggan, transaksi keuangan, protokol keamanan, kesehatan manusia, dan keselamatan. Kegagalan atau gangguan aliran ini dapat menyebabkan efek negatif langsung atau jangka panjang yang signifikan. Contoh efek negatif termasuk hilangnya pendapatan, pelanggaran kepercayaan, dan masalah hukum. Memprioritaskan alur ini memastikan bahwa aspek paling penting dari beban kerja kuat dan tangguh.

• Kekritisan sedang: Alur kekritisan sedang penting untuk fungsionalitas lengkap sistem tetapi tidak langsung berinteraksi dengan pelanggan atau operasi bisnis penting. Misalnya, jika masalah mengganggu alur pemrosesan data internal, Anda dapat mencoba kembali pemrosesan data tanpa efek eksternal langsung. Alur ini sangat penting untuk operasi yang lancar tetapi menawarkan buffer dalam hal efek langsung pelanggan atau keuangan, memungkinkan respons terkelola terhadap masalah.

• Kekritisan rendah: Alur kekritisan rendah tidak memiliki efek langsung atau signifikan pada fungsi bisnis inti atau pengalaman pelanggan. Contohnya termasuk proses tambahan seperti transfer log malam hari atau fitur pengguna opsional seperti survei umpan balik. Meskipun alur ini berkontribusi pada sistem keseluruhan, gangguan mereka tidak mungkin menyebabkan masalah bisnis atau operasional langsung yang signifikan.

Dengan mengikuti pendekatan terstruktur ini untuk menetapkan kekritisan, Anda dapat secara efektif memprioritaskan sumber daya dan fokus pada mempertahankan dan meningkatkan keandalan dan efektivitas alur Anda yang paling penting.

Tradeoff: Ekspektasi yang lebih tinggi untuk keandalan terkadang bertepatan dengan biaya pengaturan yang lebih tinggi, biaya operasional, dan beban manajemen untuk operator. Pastikan pemangku kepentingan memahami potensi peningkatan biaya untuk meningkatkan keandalan alur kritis.

Perataan organisasi

Cloud Adoption Framework menyediakan panduan untuk beban kerja yang memerlukan klasifikasi kekritisan bisnis.

Untuk informasi selengkapnya, lihat kekritisan bisnis dalam manajemen cloud.