Mengimpor data dan mengontrol cara mengidentifikasi data ganda
Pindahkan data penjualan dan pelanggan secara cepat ke aplikasi Anda dengan mengimpornya. Anda dapat mengimpor data ke sebagian besar jenis data.
Dynamics 365 memproses impor di latar belakang. Setelah impor selesai, Anda dapat meninjau data apa yang berhasil diimpor, gagal diimpor, atau hanya diimpor sebagian. Untuk memperbaiki data yang gagal diimpor, ekspor ke file berbeda, perbaiki, lalu coba impor lagi (jika perlu, Anda dapat memulai dari awal dengan menghapus semua data yang terkait dengan impor sebelumnya).
Jenis file yang didukung
Anda dapat mengimpor data dari jenis file berikut:
- File nilai yang dipisahkan koma (.csv)
- Template Excel yang disediakan oleh Dynamics 365
Informasi selengkapnya: Mengekspor data ke berkas Word atau Excel
Menyiapkan file Anda untuk diimpor
Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu memastikan file Anda berhasil diimpor:
Masukkan data untuk setiap jenis data dalam file terpisah.
Pastikan file memiliki salah satu format berikut:
- file .csv: File data dengan ekstensi file .csv. Umumnya, file .csv berisi bidang dan data, disimpan sebagai teks, di mana setiap bidang dipisahkan satu sama lain oleh koma.
- Template Excel
Jika Anda mengimpor file .csv, pastikan bahwa file telah dibatasi dengan benar. Anda dapat menggunakan tanda petik ('') atau tanda petik tunggal (') sebagai pembatas data.
Pastikan baris pertama file tersebut adalah baris judul kolom. Tambahkan judul kolom (teks yang digunakan di baris pertama sebuah buku kerja atau file yang melabeli data di setiap kolom) jika belum ada.
Catatan
Pastikan file .csv tidak mengandung:
- Lebih dari satu baris dalam baris pertama (baris judul).
- Tanda petik di baris pertama. Dynamics 365 menggunakan tanda petik sebagai pembatas data.
- Data dipisahkan dengan titik koma (;) atau koma (,). Dynamics 365 menggunakan titik koma dan koma sebagai pembatas bidang.
Penting
Data dapat diimpor dengan lebih cepat jika dapat dipetakan secara otomatis selama proses impor. Sangat membantu jika Anda memiliki judul kolom yang sesuai dengan nama tampilan bidang dalam Dynamics 365. Nama tampilan adalah label yang digunakan secara default saat sebuah atribut ditampilkan pada formulir, daftar, atau laporan. The nama tampilan for setiap atribut dapat diubah di area Kustomisasi oleh pengguna yang memiliki peran keamanan yang sesuai.
Pastikan data diisi untuk semua bidang yang diperlukan.
Data hanya akan diimpor jika semua bidang yang diperlukan telah dipetakan, dan jika data terdapat dalam masing-masing kolom sumber yang dipetakan ke bidang yang diperlukan. Bidang yang diperlukan adalah atribut yang diperlukan sebelum sebuah data dapat disimpan. Anda dapat menentukan bidang yang diperlukan di awal, atau mengidentifikasi pemetaan yang diperlukan yang hilang saat mengimpor. Dalam kasus apa pun, pastikan Anda telah melengkapi masing-masing data. Untuk menentukan bidang mana yang diperlukan, buka formulir untuk jenis rekaman seolah-olah Anda sedang membuat catatan baru, dan identifikasi bidang yang ditandai dengan tanda bintang merah (*).
Daftar berikut menampilkan bidang default yang diperlukan untuk jenis data yang umumnya diimpor.
- Akun: Nama Akun
- Kontak: nama belakang
- Pimpinan: topik, nama belakang, Nama Perusahaan
- Produk: Unit Default, Grup Unit, Desimal yang Didukung
Sebagai contoh, baris berikut menampilkan seperti apa data mungkin terlihat untuk format file .csv yang mengandung prospek. Baris pertama berisi nama bidang, dan baris sisanya merupakan data yang diimpor.
Company,Last Name,First Name,Topic,Email,Mobile Phone
"Designer Bikes""Groth""Brian""Mountain bikes""someone@example.com""555-555-0112"
"Major Sporting Goods""Bedecs""Anna""Components""555-555-0171"
Catatan
Secara default, ukuran maksimum file yang dapat Anda impor adalah 8 megabyte (MB).
Mengimpor data dari template Excel
Mulai mengimpor dengan melakukan salah satu langkah berikut:
- Buka tampilan daftar untuk entitas yang ingin Anda impor (seperti daftar prospek), dan pilih Impor dari Excel di bilah perintah.
- Jika Anda administrator, buka Pengaturan>Lanjutan Pengaturan>Manajemen Data>Impor. Pada halaman Impor Saya, pilih tombol IMPOR DATA di bar alat.
Pilih Pilih File untuk mengunggah file.
Pilih Selanjutnya. Semua bidang dalam file sumber Anda akan dipetakan secara otomatis.
Pilih Selesaikan Impor.
Mengimpor data dari file .csv
Siapkan file impor Anda seperti yang dijelaskan dalam Menyiapkan file Anda untuk diimpor.
Mulai mengimpor dengan melakukan salah satu langkah berikut:
- Buka tampilan daftar untuk entitas yang ingin Anda impor (seperti daftar prospek), dan pilih Impor dari CSV di bilah perintah.
- Jika Anda administrator, buka Pengaturan>Lanjutan Pengaturan>Manajemen Data>Impor. Pada halaman Impor Saya, pilih tombol IMPOR DATA di bar alat.
Pilih file untuk diunggah.
Pilih Selanjutnya.
Jika Anda memiliki kunci alternatif yang ditentukan, pilih dari daftar drop-down kunci alternatif .
Kunci alternatif digunakan untuk secara unik mengidentifikasi dan memperbarui data selama mengimpor, tidak menggunakan kunci utama. Beberapa sistem data eksternal tidak menyimpan kunci utama Anda. Dalam kasus tersebut, kunci alternatif dapat digunakan untuk secara unik mengidentifikasi data. Informasi selengkapnya: Cara kerja kunci alternatif dan deteksi duplikat selama impor
Di daftar drop-down Pembatas Data, pilih pembatas data yang telah Anda gunakan di file .csv.
Pilih Tinjau Pemetaan.
Pada halaman Tinjau Pemetaan , tinjau bagaimana judul kolom Anda dipetakan ke bidang di Dynamics 365.
- Di sisi kiri, secara default , bagian Bidang Utama dari halaman Tinjau Pemetaan menampilkan semua bidang yang diperlukan untuk entitas yang harus dipetakan agar data berhasil diimpor.
- Jika Anda memilih kunci alternatif, semua bidang dari kunci alternatif juga menjadi bidang yang diperlukan dan harus dipetakan.
- Jika judul kolom file sumber Anda cocok dengan nama tampilan bidang, bidang ini akan secara otomatis dipetakan. Semua bidang yang dipetakan akan ditampilkan dengan tanda centang hijau.
- Jika judul kolom tidak sesuai, bidang yang tidak terpetakan akan ditampilkan dengan tanda seru merah. Pilih bidang Dynamics 365 untuk memetakan judul kolom yang tidak terpetakan di file Anda.
- Untuk memfilter dengan cepat hanya pada bidang yang belum dipetakan, pilih Belum Dipetakan dari daftar drop-down Atribut Peta .
Di bagian Bidang Opsional pada halaman Tinjau Pemetaan , sisi kiri menampilkan judul kolom di file sumber Anda. Jika judul kolom sesuai dengan bidang nama tampilan, bidang akan secara otomatis dipilih dalam daftar drop-down yang sesuai.
- Jika judul kolom tidak sesuai, bidang yang tidak terpetakan akan ditampilkan dengan tanda seru merah.
- Pilih bidang Dynamics 365 untuk memetakan judul kolom yang tidak terpetakan di file Anda.
- Anda juga dapat memilih Abaikan dari daftar drop-down untuk satu atau beberapa bidang opsional. Data dari kolom yang diabaikan tidak akan diimpor ke Dynamics 365 Customer Insights - Journeys.
Jika ada kolom dalam file sumber Anda yang menyertakan sekumpulan nilai tetap, Anda harus memetakan kolom ke bidang type rangkaian pilihan type. Kolom jenis ini memiliki nilai seperti "Ya" atau "Tidak," atau "Panas," "Hangat," atau "Dingin." Untuk melakukan ini, klik tombol di
sebelah bidang rangkaian pilihan. Bagian pemetaan rangkaian pilihan terbuka:
Untuk setiap item Nilai Opsi Sumber, klik item dari daftar Nilai Opsi Dynamics 365 untuk memetakannya, lalu klik OK.
Daftar drop-down Nilai Opsi Dynamics 365 menggabungkan nilai yang tersedia di file masuk dengan yang sudah ada di database Dynamics 365. Sebagai contoh:
- Nilai dalam file impor: Rendah, Tinggi
- Nilai yang sudah ada di Dynamics 365: Dingin, Hangat, Panas
- Nilai target yang dihasilkan: Dingin, Hangat, Panas, Rendah, Tinggi
Setelah mengimpor, wizard impor akan menambahkan semua nilai yang dipetakan ke Dynamics 365, namun tidak akan menyertakan nilai yang tidak dipetakan dari file yang diimpor yang belum ada di Dynamics 365. Sebagai contoh, Anda dapat memetakan nilai sumber "Rendah" ke nilai target "Dingin", namun memetakan nilai sumber "Tinggi" ke nilai target "Tinggi". Berdasarkan pemetaan ini, wizard impor membuat "Tinggi" sebagai nilai target Dynamics 365. Wizard tidak membuat "Rendah" sebagai nilai target Dynamics 365 karena Anda tidak memetakan sumber apa pun ke nilai target ini.
Catatan
Anda juga dapat memetakan kolom dalam file sumber Anda ke bidang jenis "Dua Pilihan" dan "Rangkaian Pilihan Ganda" (di mana sebuah bidang dapat memiliki beberapa nilai). Anda harus memetakan setiap Nilai Pilihan Sumber ke item dalam daftar Nilai Opsi Dynamics 365. Saat memetakan ke bidang jenis "Multiselect rangkaian pilihan", jika file sumber Anda menyertakan nilai yang tidak tersedia Customer Insights - Journeys, nilai baru tidak akan dibuat Customer Insights - Journeys.
Jika beberapa data dalam file sumber Anda mereferensikan rekaman lain yang Customer Insights - Journeys sudah ada, Anda harus memetakan kolom dalam file sumber ke bidang Customer Insights - Journeys pencarian.
Sebagai contoh, Anda mungkin ingin mengimpor file bernama Lead.csv, yang berisi data pelanggan. Kolom Pelanggan di Leads.csv berisi data kontak atau akun terkait. Untuk memetakan ini, pilih tombol di
sebelah bidang pencarian. Bagian Referensi Pencarian membuka dan mencantumkan entitas yang terkait dengan entitas saat ini.
Untuk setiap entitas, pilih bidang yang akan dicari selama impor untuk mempertahankan Relasi di antara rekaman, lalu pilih OK.
Untuk menyimpan pengaturan pemetaan Anda di lain waktu, masukkan nama di kotak Beri nama peta data Anda. Dengan cara ini, kali berikutnya Anda perlu mengimpor rangkaian data serupa, Anda akan dapat menggunakannya lagi untuk melakukan pemetaan.
Saat Anda siap untuk melanjutkan, pilih Selesaikan Impor untuk mengimpor data tersebut dengan menggunakan pemetaan Anda.
Cara kerja kunci alternatif dan deteksi duplikat selama impor
Perhatikan hal berikut tentang cara kerja kunci alternatif dan deteksi duplikat saat mengimpor rekaman di Customer Insights - Journeys:
-
Ketika deteksi duplikat dinonaktifkan dan kunci alternatif tidak didefinisikan dalam Customer Insights - Journeys
proses impor membuat data baru. Jika terdapat GUID yang cocok, proses impor akan memperbarui data. -
Saat deteksi duplikat dinonaktifkan dan kunci alternatif dipilih
Catatan dengan data kunci alternatif yang sama diperbarui, dan catatan lain dibuat di Customer Insights - Journeys. -
Ketika deteksi duplikat dinonaktifkan dan kunci alternatif tidak dipilih
Dalam skenario ini, kunci alternatif dianggap sebagai kunci utama karena tersedia di Customer Insights - Journeys. Data yang memiliki kunci alternatif yang sama akan gagal dengan pesan kesalahan saat mengimpor. -
Ketika deteksi duplikat diaktifkan dan kunci alternatif tidak ditentukan
Aturan deteksi duplikat akan diikuti. proses impor membuat data baru. Jika terdapat GUID yang cocok, proses impor akan memperbarui data. Jika terdapat data yang cocok dengan aturan deteksi duplikat, sebuah pesan kesalahan akan ditampilkan. - Ketika deteksi duplikat diaktifkan dan kunci alternatif tidak dipilih Dalam skenario ini, kunci alternatif dianggap sebagai kunci utama karena tersedia di Customer Insights - Journeys. Data dengan kunci alternatif yang sama akan gagal dengan pesan kesalahan saat mengimpor. Aturan deteksi duplikat juga akan diterapkan. Jika terdapat data yang cocok dengan aturan deteksi duplikat, sebuah pesan kesalahan akan ditampilkan. Catatan yang tidak cocok dengan aturan deteksi duplikat akan dibuat Customer Insights - Journeys.
-
Saat deteksi duplikat diaktifkan dan kunci alternatif dipilih
Proses impor akan memperbarui data berdasarkan kunci alternatif, kemudian menerapkan deteksi duplikat. Data akan diperbarui jika kunci alternatif cocok; jika tidak, mereka akan dibuat dalam sistem.
Melihat hasil impor dan memperbaiki kesalahan
Anda harus menunggu impor pekerjaan diselesaikan sebelum Anda dapat memperbaiki kegagalan.
- Buka Pengaturan Pengaturan Lanjutan Impor Manajemen>Data Sistem>>.> Impor pekerjaan untuk semua impor terkini yang terdaftar di sini.
- Temukan pekerjaan Anda di daftar dan periksa kemajuannya. Kolom alasan status memperlihatkan status impor dengan menggunakan nilai berikut:
- Dikirim
- Diurai
- Diubah
- Diimpor
- Selesai
- Setelah impor selesai, kolom Berhasil, Gagal, dan Gagal Sebagian akan memperlihatkan jumlah rekaman yang berhasil diimpor, gagal diimpor, atau diimpor sebagian.
- Buka file impor untuk melihat data yang tidak berhasil diimpor atau hanya berhasil diimpor sebagian. Klik dua kali data file yang diimpor.
- Gunakan tab untuk melihat informasi tentang kegagalan, keberhasilan, atau kegagalan sebagian data saat mengimpor.
- Pada tab Kegagalan , pilih Ekspor Baris Kesalahan untuk mengekspor baris yang gagal diimpor ke file .csv baru. Anda dapat memperbaiki kesalahan di file ini, kemudian mengimpornya.
Menghapus data yang terimpor
- Buka Pengaturan Pengaturan Lanjutan Impor Manajemen>Data Sistem>>.> Impor pekerjaan untuk semua impor terkini yang terdaftar di sini.
- Pilih file impor yang ingin Anda hapus, diikuti dengan salah satu tindakan berikut:
- Hapus file sumber impor: Menghapus file log impor dan detailnya.
- Semua rekaman yang diimpor ke entitas ini selama impor ini: Menghapus semua rekaman yang diimpor dari file yang dipilih.
- Semua rekaman yang diimpor dari file .zip: Menghapus file impor bersama dengan rekaman yang diimpor dari file impor.