Integrasi Field Service dengan aplikasi keuangan dan operasi
Integrasi Field Service dengan aplikasi keuangan dan operasi memungkinkan organisasi untuk mengaktifkan penyelarasan out-of-the-box. Transaksi perintah kerja Field Service mendarat dengan benar di jurnal dalam aplikasi keuangan dan operasi. Untuk organisasi yang menggunakan Field Service dan aplikasi keuangan dan operasi, pengiriman layanan secara otomatis memperbarui sistem keuangan dan inventaris. Anda dapat membuat dan mengelola perintah kerja di Field Service dan membuatnya secara otomatis disinkronkan dengan aplikasi keuangan dan operasi.
Integrasi ini menawarkan pengalaman terpadu antara Field Service dan aplikasi keuangan dan operasi.
Sinkronkan informasi harga dan biaya real-time dari perintah kerja ke dalam aplikasi keuangan dan operasi.
Perbarui aplikasi keuangan dan operasi secara otomatis saat perintah kerja dijalankan untuk integrasi keuangan dan inventaris waktu nyata.
Manfaatkan semua yang aplikasi keuangan dan operasi tawarkan untuk faktur, akuntansi, dan manajemen inventaris.
Penyelarasan transaksional
Transaksi Field Service (produk perintah kerja dan catatan layanan perintah kerja) membuat transaksi paralel pada proyek keuangan dan operasi masing-masing dalam bentuk jurnal.
Produk perintah kerja dengan inventaris membuat jurnal item dan baris jurnal item.
Produk perintah kerja tanpa inventaris dan kategori proyek terkait dengan jenis transaksi pengeluaran membuat jurnal pengeluaran dan baris jurnal pengeluaran.
Layanan perintah kerja di mana produk memiliki kategori proyek terkait dengan jenis transaksi jam membuat jurnal jam dan baris jurnal jam.
Jurnal biaya saat ini tidak selaras dengan transaksi Field Service.
Transaksi berbasis item
Di Field Service, semua transaksi memiliki produk terkait. Terkadang produk tersebut memiliki inventaris dan terkadang merujuk pada produk atau layanan noninventaris yang dikenakan biaya berdasarkan durasi.
Di banyak jenis jurnal pada suatu proyek, hanya baris jurnal item yang memiliki produk terkait (item).
Transaksi berbasis kategori
Di Field Service, konsep kategori transaksi tidak ada. Bahkan produk layanan dan noninventaris berhubungan dengan suatu item.
Dalam aplikasi keuangan dan operasi, semua jenis jurnal yang bukan jurnal item adalah transaksi berbasis kategori. Misalnya, jalur jurnal pengeluaran, jalur jurnal jam, dan jalur jurnal biaya. Baris jurnal ini tidak berhubungan dengan item dan memerlukan kategori.
Untuk menjembatani kesenjangan konseptual ini, tangkap nilai Kategori Proyek yang digunakan Field Service untuk transaksi perintah kerja. Bidang ini adalah pencarian ke tabel Kategori Proyek di database keuangan dan operasi. Penulisan ganda tidak secara otomatis mengisi nilai ini. Sebagai praktik terbaik, organisasi harus memperbarui nilai ini pada produk yang disinkronkan menggunakan penulisan ganda. Atau, buat produk tertentu untuk digunakan sebagai proksi untuk bertransaksi terhadap kategori dalam skenario noninventaris dan layanan.
Penyelarasan perusahaan
Field Service dan aplikasi keuangan dan operasi tidak secara otomatis berbagi konsep perusahaan yang sama. Solusi penulisan ganda menambahkan data terkait perusahaan ke tabel yang relevan seperti akun, produk, atau gudang. Field Service memperkenalkan pagar pembatas untuk membantu pengguna memilih rekaman yang tepat di seluruh perintah kerja dan transaksi perintah kerja mereka.
Perintah kerja di Field Service memerlukan Akun Layanan. Dual-write memperkenalkan bidang Perusahaan pada tabel akun. Akun layanan berhubungan dengan perusahaan dan mendefinisikan nilai itu untuk perintah kerja dan transaksi perintah kerjanya.
Jika akun layanan dan perusahaan tidak cocok pada catatan transaksi perintah kerja dan perintah kerja, transaksi tidak disinkronkan hingga perbedaan diselesaikan.
Field Service menyoroti ketidakselarasan perusahaan di beberapa tempat:
- Pada perintah kerja
- Pada produk perintah kerja atau layanan perintah kerja
- Pada transaksi keuangan dan operasi
Sebagai praktik terbaik, organisasi yang menerapkan integrasi ini harus mempertimbangkan untuk membuat catatan jenis insiden dengan produk dan layanan dengan mempertimbangkan keselarasan perusahaan. Dan gunakan jenis insiden yang tepat berdasarkan perusahaan akun layanan pada perintah kerja.
Sinkronisasi transaksi
Solusi ini memperkenalkan item navigasi situs baru untuk transaksi keuangan dan operasi di area pengaturan aplikasi Field Service. Area ini menyimpan data transaksional dan statusnya.
Integrasi menggunakan kerangka transaksi asinkron yang andal untuk memastikan bahwa pembaruan Field Service akurat dan andal.
Integrasi bergantung pada kerangka kerja penulisan ganda yang diaktifkan dan pemetaan untuk memastikan bahwa transaksi menggunakan pemahaman umum tentang konsep inti kritis.
Setiap transaksi pada perintah kerja dilakukan di Field Service sebelum membuat pembaruan dalam aplikasi keuangan dan operasi.
Bila transaksi diselesaikan di Field Service, hal ini membuat rekaman dalam tabel log transaksi yang menunjukkan status setiap transaksi.
Integrasi memantau status transaksi perintah kerja dan proyek. Status transaksi menunjukkan status sinkronisasi data, seperti tidak disinkronkan, diproses, disinkronkan, dan gagal. Integrasi ini juga menyediakan penanganan kesalahan dan mekanisme coba lagi untuk menyelesaikan masalah sinkronisasi apa pun.
Jika transaksi gagal diselesaikan, status di Field Service menunjukkan alasan kegagalan dan kegagalan. Sistem mencoba kembali transaksi beberapa kali.
Jika transaksi masih gagal disinkronkan, kesalahan dan detail transaksi disimpan dalam catatan transaksi keuangan dan operasi. Pengguna dapat memecahkan masalah dan menyinkronkan ulang transaksi untuk memastikan tidak ada kehilangan data transaksional keuangan dan inventaris.
Dengan konfigurasi sistem yang benar, kegagalan transaksi adalah pengecualian. Menyelesaikan jenis masalah ini sangat penting untuk memastikan bahwa konsistensi transaksional dipertahankan antara kedua sistem.
Hierarki proyek keuangan dan operasi
Integrasi menciptakan hierarki proyek, yang terdiri dari proyek utama dan satu atau lebih subproyek. Proyek utama bertindak sebagai kontainer untuk subproyek, yang mewakili perintah kerja individu di Field Service.
Dimensi penyimpanan, gudang, dan pemilihan lokasi
Integrasi mendukung dimensi penyimpanan bila dikonfigurasi dengan benar. Dimensi penyimpanan menentukan tingkat detail yang digunakan untuk penyimpanan item dalam inventaris. Situs, gudang, dan lokasi melacak beberapa item, sementara item lainnya dilacak hanya di tingkat situs atau situs dan gudang.
Tergantung pada produk inventaris yang dipilih saat membuat produk perintah kerja, dimensi penyimpanan yang ditentukan menentukan apakah lokasi diperlukan dalam produk perintah kerja.
Bila pengguna menambahkan produk perintah kerja di mana produk yang dipilih memiliki inventaris untuk jenis produk Field Service di Field Service, mereka dapat memilih gudang dan lokasi dari bidang pencarian pada formulir transaksi. Bidang gudang dan lokasi difilter untuk menunjukkan nilai dari aplikasi keuangan dan operasi, berdasarkan badan hukum tempat akun layanan perintah kerja berada. Konfigurasi produk keuangan dan operasi serta dimensi penyimpanannya menentukan apakah bidang lokasi produk perintah kerja diperlukan saat menandai produk sebagai digunakan.
Bila pengguna memodifikasi atau menghapus rekaman produk perintah kerja terkait di Field Service, integrasi memperbarui baris jurnal yang relevan.
Bidang gudang dan lokasi di Field Service terkait dengan konsep gudang dan lokasi dalam aplikasi keuangan dan operasi, yang digunakan untuk melacak lokasi fisik item inventaris.
Catatan
Integrasi tidak memerlukan populasi nilai Situs dan sebagai gantinya, mengisi situs berdasarkan gudang yang dipilih, yang memiliki hubungan hierarki dengan situs. Sebaiknya konfigurasikan pengaturan pesanan default untuk meminimalkan kesalahan saat produk perintah kerja dengan produk inventaris dibuat.
Inventaris
Bila integrasi keuangan dan operasi diaktifkan dari Pengaturan Field Service, sistem rekaman untuk inventaris adalah Dynamics 365 Supply Chain Management, dan fungsi inventaris default Field Service ditekan.
Field Service menyembunyikan item navigasi berikut ini:
- Inventaris Produk
- Transfer
- Penyesuaian
- Otorisasi pengembalian barang dagangan (RMA)
- Tanda Terima RMA
- Kembali ke vendor (RTV)
Field Service menunjukkan item berikut:
- Inventaris Berdasarkan Lokasi
- Inventaris Berdasarkan Gudang
Item inventaris baru ini menggunakan tabel virtual untuk mengekspos data inventaris langsung dari Manajemen rantai pasokan di dalam Field Service. Tingkat inventaris sebenarnya dari sistem catatan tersedia untuk pengguna.
Fungsi validasi inventaris terhadap inventaris default Field Service dinonaktifkan bila integrasi diaktifkan. Pengaturan Field Service untuk Penggunaan Produk Kehabisan Stok disembunyikan untuk memastikan pengguna tidak menerima validasi inventaris yang tidak relevan atau perilaku pemblokiran.
Integrasi tidak secara otomatis memvalidasi transaksi inventaris perintah kerja berdasarkan tingkat inventaris Manajemen rantai pasokan.
Tampilan inventaris dengan dan tanpa detail variasi
Saat integrasi diaktifkan, tampilan inventaris memiliki versi untuk organisasi yang tidak menggunakan varian produk. Tampilan inventaris ini menghapus beberapa kolom dan menyederhanakan visibilitas inventaris.
Untuk organisasi yang menggunakan varian produk, ada tampilan relevan yang menunjukkan semua detail tingkat inventaris termasuk kolom untuk ukuran, warna, gaya, dan konfigurasi. Jika perlu, organisasi dapat mengubah tampilan default seperti yang mereka bisa dengan tabel apa pun.
Catatan
Berbeda dari tabel normal, saat ini baris individual dalam tabel inventaris ini (mserp_inventorysiteonhandv2entity dan mserp_inventwarehouseonhandv2entity) tidak mendukung dibuka dalam formulir. Kontrol tampilan yang digunakan dalam tampilan ini menekan kemampuan rekaman ini untuk dibuka dalam formulir.
Penyelarasan pekerja
Integrasi Field Service dengan aplikasi keuangan dan operasi memperluas Dynamics 365 Human Resources integrasi ke sumber daya yang dapat dipesan yang memperkenalkan konsep pekerja ke sumber daya yang dapat dipesan. Selain itu, integrasi Field Service meluas ke:
Izinkan seorang pekerja untuk ditangkap pada produk perintah kerja atau layanan perintah kerja.
Isi otomatis nilai pekerja pada produk atau layanan perintah kerja berdasarkan pekerja sumber daya yang dapat dipesan dalam pemesanan terkait transaksi. Nilai ini dapat diisi atau diganti secara manual.
Mewajibkan pekerja pada produk perintah kerja yang tidak terkait dengan inventaris atau layanan perintah kerja. Persyaratan ini didasarkan pada apakah manajemen proyek terkait perusahaan dan parameter akuntansi dikonfigurasi untuk memerlukan nilai pekerja dalam garis jurnal jam atau garis jurnal pengeluaran.
Jika persyaratan pekerja dikonfigurasi di aplikasi keuangan dan operasi, Field Service hanya memerlukan nilai bila produk atau layanan perintah kerja diatur untuk digunakan. Sehingga tidak memblokir pembuatan catatan perkiraan tanpa mengetahui pekerja akhirnya. Transaksi gagal disinkronkan kecuali pekerja dicatat.
Bidang pekerja tidak difilter berdasarkan kelayakan pekerja untuk melakukan pekerjaan pada proyek terkait. Kelayakan tidak dianggap sebagai parameter penjadwalan saat menentukan sumber daya yang dapat dipesan untuk dijadwalkan pada perintah kerja. Sebagai praktik terbaik, organisasi mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan peran keamanan dan unit bisnis atau memperkenalkan karakteristik sumber daya untuk memastikan pekerja hanya dijadwalkan untuk perintah kerja yang relevan. Pertimbangkan opsi ini jika merupakan pertimbangan penting untuk implementasi aplikasi keuangan dan operasi organisasi.
Perubahan bidang Field Service
Integrasi memperkenalkan bidang baru dan menyembunyikan bidang lain.
Perubahan bidang perintah kerja
Integrasi menambahkan bidang pencarian tabel virtual yang disebut Proyek F&O yang memfilter berdasarkan perusahaan/badan hukum yang relevan dan apakah proyek berada dalam keadaan di mana transaksi dapat terjadi. Integrasi menyembunyikan bidang Akun Penagihan karena tidak relevan saat integrasi keuangan dan operasi dipilih.
Saat pengguna memilih proyek, filter pencarian proyek menampilkan proyek dengan parameter berikut:
- Proyek harus untuk pelanggan yang sama dengan akun layanan perintah kerja.
- Proyek harus untuk badan hukum yang sama dengan akun layanan perintah kerja.
- Proyek harus dalam tahap yang memungkinkan pembuatan jurnal.
Perubahan bidang produk perintah kerja
Integrasi memperkenalkan beberapa bidang ke tabel Produk perintah kerja. Bidang ini terlihat jika integrasi diinstal dan diaktifkan.
Deskripsi Jurnal
- Hanya terlihat untuk transaksi pengeluaran (produk noninventory). Tersembunyi untuk produk inventaris (yang menghasilkan jurnal item).
- Mengisi otomatis dengan nama produk dari produk yang diterapkan, meskipun pengguna didorong untuk mengganti nilai dengan deskripsi yang lebih bermakna.
- Terbatas hingga 60 karakter. Ini mengalir dari catatan di Field Service ke baris jurnal ke faktur yang dihasilkan di Keuangan.
Properti Garis
- Pencarian tabel virtual yang difilter berdasarkan perusahaan/badan hukum yang relevan.
- Integrasi menyembunyikan bidang Kuantitas ke Tagihan karena tidak ada konsep yang setara pada baris jurnal. Sebaliknya, properti baris menentukan apakah suatu transaksi dapat ditagih atau tidak.
Location
- Tersembunyi untuk produk noninventaris.
- Hanya terlihat jika dimensi inventaris yang dikonfigurasi dalam aplikasi keuangan dan operasi pada produk menunjukkan lokasi diperlukan.
- Hanya diperlukan saat rekaman diatur untuk digunakan.
- Pencarian tabel virtual yang difilter berdasarkan perusahaan/badan hukum yang relevan dan gudang yang dipilih.
Tanggal Transaksi
Pekerja
- Hanya diperlukan berdasarkan manajemen proyek dan parameter akuntansi yang dikonfigurasi pada perusahaan terkait.
- Diisi otomatis jika nilai pemesanan produk perintah kerja diisi berdasarkan pekerja sumber daya yang dapat dipesan yang ditetapkan pada pemesanan.
Perubahan bidang layanan perintah kerja
Integrasi memperkenalkan beberapa bidang ke tabel Service order kerja. Bidang ini terlihat jika integrasi diinstal dan diaktifkan.
Deskripsi Jurnal
- Mengisi otomatis dengan nama produk dari produk yang diterapkan, meskipun pengguna didorong untuk mengganti nilai dengan deskripsi yang lebih bermakna.
- Terbatas hingga 60 karakter. Ini mengalir dari catatan di Field Service ke baris jurnal ke faktur yang dihasilkan di Keuangan.
Properti Garis
- Pencarian tabel virtual yang difilter berdasarkan perusahaan/badan hukum yang relevan.
- Integrasi menyembunyikan bidang Durasi ke Tagihan karena tidak ada konsep yang setara pada baris jurnal. Sebaliknya, properti baris menentukan apakah suatu transaksi dapat ditagih atau tidak.
Tanggal Transaksi
Pekerja
- Hanya diperlukan berdasarkan manajemen proyek dan parameter akuntansi yang dikonfigurasi pada perusahaan terkait.
- Diisi otomatis jika nilai pemesanan layanan perintah kerja diisi berdasarkan pekerja sumber daya yang dapat dipesan yang ditetapkan pada pemesanan.
Penambahan bidang produk
Integrasi ini memperkenalkan bidang pencarian tabel virtual yang disebut Kategori Proyek yang difilter berdasarkan perusahaan/badan hukum yang relevan dan apakah itu produk inventaris (untuk kategori item), noninventaris (untuk kategori pengeluaran), atau layanan (untuk kategori jam).
Penanganan transaksi perintah kerja
Berdasarkan peristiwa dengan catatan produk dan layanan perintah kerja Field Service, transaksi terkait dipicu dalam catatan jurnal dan baris jurnal masing-masing.
Buat
Produk: Ketika catatan produk pesanan kerja dibuat, integrasi membuat jurnal item dan baris jurnal atau jurnal pengeluaran dan baris jurnal. Jenis produk Field Service produk menentukan apakah pemicu transaksi dan transaksi item atau pengeluaran.
- Item pemicu produk inventaris
- Produk noninventaris memicu pengeluaran
Layanan: Saat rekaman layanan perintah kerja dibuat, integrasi membuat transaksi berjam-jam.
Update
Ketika produk atau layanan perintah kerja diperbarui dan jurnal dan jurnal terkait tidak diposting, integrasi memperbarui transaksi dengan tepat.
Ketika produk atau layanan perintah kerja diperbarui dan jurnal dan baris jurnal terkait diposting, integrasi:
- Membuat transaksi terbalik terhadap jurnal asli dan baris jurnal.
- Membuat jurnal baru dan baris jurnal yang mencerminkan transaksi pembaruan.
Delete
Ketika produk atau layanan perintah kerja dihapus dan jurnal dan baris jurnal terkait tidak diposting, integrasi menghapus jurnal dan baris jurnal.
Ketika produk atau layanan perintah kerja dihapus dan jurnal dan baris jurnal terkait diposting, integrasi menciptakan transaksi terbalik terhadap jurnal asli dan baris jurnal.
Dampak status sistem perintah kerja
Berdasarkan nilai Status Sistem perintah kerja, integrasi menambah atau menghapus baris jurnal yang terkait dengan produk perintah kerja atau catatan layanan perintah kerja yang masih dalam status perkiraan.
Ketika perintah kerja diperbarui ke Dibatalkan atau Diposting, semua jurnal dan baris jurnal yang tidak diposting akan dihapus.
Ketika perintah kerja diperbarui dari Dibatalkan atau Diposting ke status sistem lainnya, perkiraan baris yang dihapus secara otomatis mendapatkan baris baru yang dibuat ulang.
Pembatasan
Integrasi ini mendukung penggunaan lingkungan yang dikelola Microsoft. Lingkungan yang dikelola pelanggan tidak didukung dengan integrasi ini.
Sumber daya Operasi Proyek/integrasi non-stok tidak memungkinkan integrasi Field Service untuk bekerja dengan badan hukum yang sama yang telah diaktifkan untuk skenario terpadu sumber daya/non-stok. Namun, ini dapat bekerja di lingkungan yang sama untuk badan hukum lainnya.
Tabel virtual offline saat ini tidak didukung, itulah sebabnya mengapa sangat penting untuk menyiapkan logika default untuk lokasi sehingga transaksi tidak diblokir.
Proses atau fitur berikut yang tersedia di aplikasi keuangan dan operasi tidak didukung atau tidak tercermin dalam Field Service out-of-the-box untuk integrasi ini:
Fitur pemesanan persediaan untuk memesan jumlah persediaan untuk pesanan tertentu.
Dimensi pelacakan untuk menentukan perincian pelacakan item dalam transaksi berikutnya. Fitur ini berguna untuk melacak item berdasarkan batch atau nomor seri.
Pengaturan Perlu Aktivitas Pada Jurnal dalam Proyek yang diatur ke "Ya" tidak didukung. Jika aktivitas untuk Jam, Pengeluaran, atau Item dikonfigurasi sesuai kebutuhan, transaksi dari Field Service tidak berhasil.
Integrasi saat ini mendukung penyelarasan terbatas pembaruan data dari jurnal proyek kembali ke transaksi perintah kerja masing-masing. Bila pengguna Field Service membuat atau memperbarui produk atau layanan perintah kerja, pembaruan tersebut disinkronkan dengan jurnal masing-masing. Namun, baris jurnal pengeluaran, baris jurnal jam, atau baris jurnal item hanya menyinkronkan properti baris default dan referensi ke baris jurnal aktif untuk catatan. Perubahan lain pada rekaman transaksi Field Service masing-masing tidak disinkronkan dari jurnal baris masing-masing.