Menentukan kebijakan pengeluaran

Berlaku untuk: Project Operations untuk skenario berbasis sumber daya/non-stok, penyebaran Lite - kesepakatan dengan faktur proforma.

Anda dapat menentukan kebijakan yang harus diikuti pekerja Anda saat memasukkan dan mengirimkan laporan pengeluaran dan permintaan perjalanan. Menerapkan kebijakan pengeluaran dapat membantu Anda mengelola pengeluaran secara efektif.

Misalnya, Anda dapat menetapkan kebijakan untuk pengeluaran hotel di New York City, yang menyatakan bahwa pengeluaran per malam tidak boleh melebihi USD 250. Jika seorang pekerja menyerahkan laporan pengeluaran atau permintaan perjalanan di mana tarif kamar melebihi jumlah ini, sistem memberi tahu pekerja bahwa jumlah polis untuk pengeluaran telah terlampaui. Anda dapat mengonfigurasi pesan yang diterima pekerja saat menentukan kebijakan.

Anda dapat menentukan tiga jenis kebijakan:

• Peringatan: Mengizinkan pekerja untuk mengirimkan laporan pengeluaran atau permintaan perjalanan, tetapi biaya ditandai untuk semua pemberi persetujuan dan untuk pelaporan nanti.

• Kesalahan: Mengharuskan pekerja untuk merevisi pengeluaran untuk mematuhi kebijakan sebelum mengirimkan laporan pengeluaran atau permintaan perjalanan.

• Pembenaran: Mengharuskan pekerja atau manajer untuk memasukkan pembenaran untuk melebihi jumlah polis sebelum mengirimkan laporan pengeluaran atau permintaan perjalanan.

Kiat kebijakan

Berikut adalah beberapa saran yang dapat membantu Anda saat membuat kebijakan baru untuk pengelolaan pengeluaran:

• Kebijakan adalah tanggal efektif yang berarti kebijakan tidak akan berlaku jika dibuat dengan tanggal setelah tanggal pengeluaran terjadi. Misalnya, Anda membuat kebijakan baru hari ini untuk memberlakukan biaya makan maksimum $50. Setiap pengeluaran yang ada yang dimasukkan hingga kemarin tidak akan diperiksa terhadap kebijakan ini.
• Saat membuat kebijakan untuk kategori pengeluaran yang dapat dirinci, pertimbangkan untuk menambahkan kondisi untuk jenis baris pengeluaran. Beberapa kebijakan, seperti mewajibkan tanda terima, mungkin tidak masuk akal untuk baris terperinci. Dalam situasi ini, kebijakan hanya diterapkan ke baris header atau baris yang tidak dirinci.
• Kebijakan manajemen pengeluaran dievaluasi terhadap entitas sumber secara default. Untuk skenario antarperusahaan, Anda dapat mengatur kebijakan yang akan dievaluasi terhadap entitas tujuan (entitas peminjam). Untuk menjalankan kebijakan terhadap entitas tujuan, aktifkan fitur Evaluasi Pengeluaran terhadap peminjaman badan hukum di ruang kerja Manajemen Fitur .

Kapan harus mengevaluasi kebijakan

Dalam parameter manajemen pengeluaran, Anda dapat memilih untuk mengevaluasi kebijakan manajemen pengeluaran saat baris disimpan atau saat laporan pengeluaran dikirimkan. Jika Anda memilih untuk mengevaluasi kapan baris disimpan, pengguna memiliki visibilitas lebih awal tentang apa yang perlu mereka lakukan untuk menyelesaikan laporan pengeluaran sekaligus. Jika tidak, Anda dapat menunda evaluasi kebijakan dan menghemat waktu dengan memvalidasi di akhir, selama pengiriman ke alur kerja.