Bagikan melalui

Manajemen dokumen dengan Microsoft Teams integrasi

  • Artikel

Manajemen dokumen dengan SharePoint memungkinkan Anda mengelola tipe dokumen umum, seperti Word, Excel, PowerPoint, dan OneNote. Anda juga dapat membuat folder untuk menyimpan dan mengelola dokumen tersebut di aplikasi keterlibatan pelanggan (seperti Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing, dan Dynamics 365 Project Service Automation), yang disimpan di SharePoint.

Dengan integrasi Microsoft Teams dengan Dynamics 365, Anda dapat menggunakan manajemen dokumen dengan Microsoft Teams. Ini memungkinkan pengguna untuk menulis bersama dokumen dan secara otomatis menyinkronkan dokumen ke aplikasi keterlibatan pelanggan menggunakan SharePoint. Untuk setiap penyewa, ada satu instans SharePoint. Dokumen di Dynamics 365 dan file di Microsoft Teams tersedia di situs SharePoint yang sama. Subsitus mungkin berbeda tetapi situs akarnya sama.

Tidak ada hubungan otomatis antara izin SharePoint dan izin ke aplikasi keterlibatan pelanggan. Untuk mengakses dokumen antara Microsoft Teams dan aplikasi keterlibatan pelanggan, Anda memerlukan izin eksplisit untuk menggunakan manajemen dokumen untuk aplikasi keterlibatan pelanggan dan SharePoint. Untuk informasi: Izin yang diperlukan untuk tugas manajemen dokumen

Gunakan tab file atau Microsoft Teams tab dokumen di aplikasi keterlibatan pelanggan Anda, untuk menyimpan dan mengelola dokumen dalam konteks rekaman di SharePoint server. Dokumen disimpan di SharePoint Server yang memungkinkan pengguna Microsoft Teams mengakses dokumen di SharePoint Server - selama pengguna memiliki izin yang sesuai.

Akses pengguna ke file di Microsoft Teams atau aplikasi keterlibatan pelanggan tergantung pada akses mereka ke situs SharePoint tempat file disimpan.

Catatan

  • Pengguna tamu di Microsoft Teams akan mendapatkan pesan kesalahan ketika mereka mencoba mengakses rekaman aplikasi keterlibatan pelanggan yang disematkan.
  • Pengguna yang merupakan bagian dari saluran Microsoft Teams atau tim yang memiliki akses ke aplikasi keterlibatan pelanggan tidak akan memiliki akses ke rekaman di Microsoft Teams.

Tanya Jawab Umum

1. Apakah pengguna pengguna di Microsoft Teams dapat mengakses rekaman aplikasi Dynamics 365?

Tidak, mereka akan melihat pesan kesalahan saat mencoba mengakses rekaman yang disematkan.

2. Apakah peserta saluran dan obrolan Microsoft Teams dapat melihat rekaman aplikasi Dynamics 365 yang disematkan jika mereka tidak memiliki lisensi Dynamics 365?

Tidak, mereka akan melihat pesan kesalahan saat mencoba mengakses rekaman yang disematkan.

3. Dapatkah saya menambahkan dokumen ke rekaman jika tidak disematkan ke saluran Microsoft Teams?

Tergantung pada apakah penyewa Dynamics 365 Anda telah mengkonfigurasi integrasi SharePoint. Jika integrasi SharePoint diaktifkan, maka Anda dapat menambahkan dokumen.

Jika integrasi SharePoint tidak diaktifkan, Anda harus menyematkan rekaman ke saluran Microsoft Teams, jika tidak, Anda tidak akan dapat menambahkan dokumen ke rekaman.

4. Apa yang terjadi saat saya menambahkan dokumen ke saluran Microsoft Teams yang tersambung ke rekaman aplikasi Dynamics 365 dan kemudian menghapus anggota dari saluran?

Tergantung pada apakah pengguna memiliki izin untuk mengakses rekaman aplikasi Dynamics 365.

Jika mereka memiliki izin untuk mengakses rekaman aplikasi, pengguna dapat mengedit rekaman di Dynamics 365, namun tidak dapat mengakses file dari Dynamics 365 SharePoint, atau Microsoft Teams.

Jika mereka tidak memiliki izin untuk mengakses rekaman aplikasi Dynamics 365, pengguna akan mendapatkan kesalahan dan mereka tidak akan memiliki akses ke file dari Dynamics 365 SharePoint, atau Microsoft Teams.

5. Izin apa yang diperoleh pengguna saat saya menambahkannya ke saluran Microsoft Teams yang telah menyematkan rekaman dan dokumen yang ditambahkan ke tab file?

Tergantung pada apakah pengguna memiliki izin untuk mengakses rekaman aplikasi Dynamics 365.

Jika mereka memiliki izin untuk mengakses rekaman aplikasi Dynamics 365, maka pengguna akan dapat mengedit rekaman di Dynamics 365 dan Microsoft Teams. Mereka juga akan membaca, menulis. menghapus file dari Dynamics 365, SharePoint, dan Microsoft Teams.

Jika mereka tidak memiliki izin untuk mengakses rekaman aplikasi Dynamics 365 Anda, mereka akan mendapatkan kesalahan, tetapi mereka akan memiliki izin baca, tulis, hapus ketika mereka mengakses file dari Dynamics 365 SharePoint, dan Microsoft Teams.

6. Apa itu lokasi SharePoint tab file Microsoft Teams versus tab dokumen rekaman Dynamics 365 yang terkait?

Informasi di bawah ini berlaku bila integrasi SharePoint belum diaktifkan untuk entitas di Dynamics 365.

Saat menambahkan file dari rekaman aplikasi Dynamics 365 yang ditautkan ke saluran Microsoft Teams, dokumen akan disimpan dalam folder SharePoint dengan jalur file [Nama Tim] > Dokumen > [Nama Saluran] > [Nama File]. File tersebut terlihat di tab file saluran Microsoft Teams dan kisi terkait dokumen rekaman aplikasi Dynamics 365.

Menambahkan file dari rekaman aplikasi Dynamics 365 yang tidak ditautkan ke saluran Teams tidak dapat dilakukan karena integrasi SharePoint tidak diaktifkan.

Saat menambahkan file dari saluran Microsoft Teams yang ditautkan ke rekaman aplikasi Dynamics 365, dokumen akan disimpan dalam folder SharePoint dengan jalur file [Nama Tim] > Dokumen >[Nama Saluran] > [Nama File]. File tersebut terlihat baik di tab file saluran Microsoft Teams maupun kisi terkait dokumen rekaman Dynamics.

Saat menambahkan file dari saluran Teams yang tidak ditautkan ke rekaman aplikasi Dynamics 365, dokumen akan disimpan dalam folder SharePoint dengan jalur file [Nama Tim] > Dokumen > [Nama Saluran] > [Nama File]. File akan terlihat di tab File saluran Microsoft Teams.

Saat saluran Microsoft Teams memiliki beberapa rekaman aplikasi Dynamics 365 yang terkait dengannya, dokumen akan disimpan dalam folder SharePoint dengan jalur file [Nama Tim] > Dokumen >[Nama Saluran] > [Nama File]. File tersebut dapat dilihat di saluran Microsoft Teams dari tab file dan kisi terkait dokumen untuk semua rekaman aplikasi Dynamics 365 yang terkait dengan saluran.

Bila rekaman aplikasi Dynamics 365 ditautkan ke saluran Microsoft Teams, file yang telah ditambahkan ke saluran Microsoft Teams tersebut ditampilkan di kisi terkait dokumen untuk rekaman aplikasi Dynamics 365 tersebut.

Jika rekaman aplikasi Dynamics 365 sebelumnya dikaitkan dengan saluran Microsoft Teams dan pengguna mengaitkannya dengan saluran Microsoft Teams baru, lokasi dokumen lain ditambahkan di Dynamics 365 untuk saluran Microsoft Teams baru yang terkait dengan rekaman. Pengguna dapat maju-mundur di antara lokasi dokumen.

7. Apa itu lokasi SharePoint tab file Microsoft Teams versus tab dokumen rekaman aplikasi Dynamics 365 yang terkait?

Informasi di bawah ini berlaku bila integrasi SharePoint telah diaktifkan untuk entitas Dynamics 365.

Saat menambahkan file ke rekaman aplikasi Dynamics 365 yang ditautkan ke saluran Microsoft Teams dari lokasi dokumen untuk saluran Microsoft Teams, dokumen akan disimpan dalam folder SharePoint dengan jalur file [Nama Tim] > Dokumen > [Nama Saluran] > [Nama File]. File tersebut dapat dilihat baik di tab file saluran Microsoft Teams maupun kisi terkait dokumen rekaman aplikasi Dynamics 365 di lokasi dokumen untuk saluran Microsoft Teams.

Saat menambahkan file ke rekaman aplikasi Dynamics 365 yang ditautkan ke saluran Microsoft Teams melalui lokasi dokumen untuk lokasi default, dokumen tersebut disimpan di situs SharePoint default yang telah disiapkan dengan lingkungan Dynamics 365. Dokumen tidak ditampilkan di tab file Microsoft Teams untuk saluran yang terkait dengan rekaman.

Saat menambahkan file dari rekaman aplikasi Dynamics 365 yang tidak ditautkan ke saluran Microsoft Teams, dokumen disimpan di situs SharePoint default yang telah disiapkan dengan lingkungan Dynamics 365.

Saat menambahkan file dari saluran Microsoft Teams yang ditautkan ke rekaman aplikasi Dynamics 365, dokumen akan disimpan dalam folder SharePoint dengan jalur file [Nama Tim] > Dokumen >[Nama Saluran] > [Nama File]. File tersebut dapat dilihat baik di tab file saluran Microsoft Teams maupun kisi terkait dokumen rekaman aplikasi Dynamics 365 di lokasi dokumen untuk saluran Microsoft Teams.

Bila saluran memiliki beberapa rekaman Dynamics yang Microsoft Teams terkait dengannya, dokumen disimpan dalam SharePoint folder dengan jalur file [Nama Tim] > Dokumen > [Nama Saluran] > [Nama File]. File tersebut dapat dilihat di tab file saluran Microsoft Teams dan kisi terkait dokumen di lokasi dokumen untuk saluran Microsoft Teams untuk semua rekaman aplikasi Dynamics 365 yang terkait dengan saluran.

Bila rekaman aplikasi Dynamics ditautkan ke saluran Microsoft Teams, file yang telah ditambahkan ke saluran Microsoft Teams tersebut ditampilkan di kisi terkait dokumen untuk rekaman aplikasi Dynamics 365 di lokasi dokumen untuk saluran Microsoft Teams.

Bila rekaman Dynamics ditautkan ke saluran Microsoft Teams, file yang telah ditambahkan ke rekaman aplikasi Dynamics 365 tersebut (di situs SharePoint default yang disiapkan dengan lingkungan Dynamics 365), file tidak akan terlihat di tab file saluran Microsoft Teams dan tetap berada di situs SharePoint default yang telah diatur dengan lingkungan Dynamics 365.

Jika rekaman aplikasi Dynamics 365 sebelumnya dikaitkan dengan saluran Microsoft Teams dan pengguna mengaitkannya dengan saluran Microsoft Teams baru, lokasi dokumen lain ditambahkan di aplikasi Dynamics 365 untuk saluran Microsoft Teams baru yang terkait dengan rekaman. Pengguna dapat maju-mundur di antara lokasi dokumen.

8. Siapa yang dapat melihat lokasi?

Izin untuk melihat lokasi tergantung pada izin pengguna ke folder di SharePoint. Jika folder SharePoint dibuat di saluran Microsoft Teams, maka pengguna akan memiliki izin membaca dan menulis.

9. Saya telah menghapus pengguna dari saluran Microsoft Teams, namun mereka tetap memiliki akses ke rekaman terkait dari Dynamics 365. Bagaimana cara membatasi kemampuan mereka untuk membuka, mengedit, dan menghapus dokumen dari Dynamics 365?

Akses ke file tergantung pada izin pengguna di SharePoint. Untuk membatasi pengguna mengakses file ini, hapus pengguna dari lokasi SharePoint.

10. Apa yang terjadi saat saya menghapus akun Microsoft Teams?

File tersebut akan dihilangkan dari Dynamics 365 dan SharePoint.