Membuat model kolaborasi

Model kolaborasi terstruktur dan didefinisikan dengan baik merupakan pusat operasi tim gabungan yang efisien. Bagian ini mempertimbangkan faktor yang dapat berkontribusi pada keberhasilan ini, seperti peran dan tanggung jawab yang ditentukan dengan baik, ritme bisnis terstruktur, saluran komunikasi yang dapat dipercaya, dan portal dokumentasi yang dapat diakses.

Tentukan Peran dan tanggung jawab

Untuk membuat tim gabungan yang efisien, Anda harus menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas terlebih dulu. Pendekatan utama adalah memulai dari kecil dan hanya memasukkan lebih banyak peran dan staf bila perlu. Gunakan target yang lebih kecil untuk menuju sukses dan tunjukkan nilai model tim gabungan sebelum mencoba proyek yang lebih berambisi.

Minimal, tim Anda harus mencakup personel dan peran berikut:

• Penanggung jawab produk – biasanya, orang ini ditugaskan untuk memastikan keberhasilan proyek. Ia juga akan mendefinisikan tujuan yang jelas dan menarik atau dapat bersama-sama mengembangkan visi tersebut dengan anggota tim lainnya.
• Pakar domain – anggota tim yang cerdas dalam bisnis ini yang memahami dan dapat mengartikulasi masalah dan solusi. Dengan kepraktisan pendekatan kode rendah Power Apps, ia harus dapat menggunakan sebagian besar cara membuat solusi tersebut.
• Pengembang profesional – 'Pro Dev' mengambil solusi dari pakar domain dan memberikan dukungan pengkodean yang memadai untuk memungkinkannya menyediakan fungsi yang dimaksudkan (dan tidak lebih) jika perlu.
• Administrator – anggota tim ini memudahkan integrasi dan skenario dukungan, sekaligus melakukan layanan administratif back-end. Dukungan lebih lanjut dari sisi waktu dan keahlian yang dibutuhkan tim inti dapat diberikan secara fleksibel, dan bukan sebagai anggota permanen grup. Pendekatan ini akan memastikan pengoperasian tim gabungan yang efisien sekaligus memberikan akses ke sumber daya yang diperlukan pemilik produk agar tim mencapai tujuannya.

Menetapkan ritme model bisnis

Mensinkronisasikan ritme operasional yang terkait dengan pengembangan aplikasi dalam tim gabungan dapat meningkatkan keefektifan tim dengan menyesuaikan dengan struktur berikut:

• Tentukan aktivitas kalender yang berulang untuk sinkronisasi tim. Untuk sebagian besar tim, pertemuan pembaruan status mingguan atau dua minggu tidak masalah. Namun, jangan jadwalkan pertemuan untuk menghindari pertemuan dan berusaha menghindari peningkatan frekuensi pertemuan yang mendekati tenggat waktu karena pendekatan tersebut dapat menjadi kontraproduktif.
• Tetap pada jam kerja yang telah disetujui. Idealnya, tim Anda akan terkolokasi, meskipun tim gabungan juga dapat bekerja secara efektif di seluruh geografi dan zona waktu. Apa pun pengaturan kerja, pastikan setiap orang memahami tujuan dan durasi jam kerja serta memperhatikan batas-batas tersebut.
• Membuat ritme mingguan. Ritme mingguan tim harus mencakup pekerjaan sendiri, interaksi kolaboratif, dan bila perlu, pertemuan yang efektif. Pertemuan ini harus memiliki tujuan tertentu, seperti:
  • Tinjauan cakupan – untuk mengumpulkan tim pada prakarsa baru.
  • Ulasan pengalaman pengguna – untuk mencoba desain aplikasi dan maket. Pertemuan untuk merencanakan pertemuan lain, rapat, bukan email atau pesan instan, atau pertemuan tanpa tujuan yang ditentukan dengan jelas adalah pembunuh produktivitas.
• Bekerja secara efisien. Tim harus selaras secara internal agar dapat membuat solusi yang paling sesuai. Keselarasan ini harus mencakup kemampuan untuk menggunakan kembali komponen yang telah dibangun orang lain.
• Pertahankan kemajuan yang konsisten menuju tujuan. Untuk memastikan tim mencapai tujuannya, semua orang harus bekerja sama untuk mencapai hasil tersebut. Untuk tim gabungan yang bekerja sama dengan Power Apps, mempertahankan kemajuan ini berarti mengambil dan memahami tanggapan pengguna, memprioritaskan backlog, serta menetapkan serta mempertahankan peta jalan bersifat menyeluruh dari seluruh proyek.
• Buat matriks dukungan. Matriks dukungan menyediakan pendekatan terstruktur untuk memperoleh dukungan yang diperlukan untuk kemajuan menuju tujuan tim secara keseluruhan. Sebuah tantangan yang tidak terelakkan dengan pakar teknologi bisnis yang secara langsung membangun aplikasi adalah ketika mereka mencapai batas pengetahuan dan kemampuan mereka. Pada titik ini, siapa yang mereka hubungi dan bagaimana cara melakukannya? Bagaimana cara menangani laporan bug pengguna? Matriks ini harus menetapkan bagaimana mereka dapat mengumpulkan tiket dukungan untuk melibatkan tim yang tepat dalam mengatasi masalah dan mengatasi masalah tersebut, berdasarkan keparahan masalah tersebut. Untuk setiap skenario dukungan, matriks ini menjelaskan tentang eskalasi dan jalur pemecahan masalah.

Menentukan cara tim berkomunikasi

Standardisasi komunikasi tim adalah komponen penting lainnya dalam mempertahankan pengoperasian yang efisien. Semua anggota tim harus mengetahui cara kerja tim, khususnya dalam mode asinkron di seluruh zona waktu. Strategi komunikasi Anda harus mempertimbangkan area berikut:

• Saluran. Saluran apa yang akan digunakan tim untuk komunikasi utama dan kedua? Apa saja keuntungan dan kekurangan masing-masing? Dalam dunia pilihan, penerapan email secara sederhana mungkin bukan solusi dan pilihan terbaik seperti Microsoft Teams dapat memberikan kejelasan yang lebih baik, peningkatan kemampuan pelacakan, dan tingkat respons yang lebih tinggi.
• Jenis Pemberitahuan. Bagaimana Anda akan memberi tahu tim tentang pembaruan atau aktivitas yang mereka perlukan tindak lanjuti?
• Frekuensi dan volume pesan. Seberapa sering Anda menginformasikan pada tim Anda? Komunikasi harian dapat memberikan ringkasan yang berguna tentang apa yang terjadi pada hari tersebut, namun beberapa pesan mungkin memerlukan tindakan sebelumnya. Sebagian besar pekerja pengetahuan kelebihan beban dengan email. Pastikan Anda mencapai keseimbangan antara frekuensi dan volume untuk menghindari anggota tim kewalahan pesan terkait proyek.
• Otomatisasi. Bagaimana Anda dapat mengotomatisasi proses komunikasi? Template email standar, bot, dan pemberitahuan aktivitas semuanya dapat membantu, namun harus digunakan secara bertanggung jawab jika tidak membebani kemampuan anggota tim untuk merespons.
• Keahlian komunikasi yang baik. Tidak semua orang dalam tim akan memiliki tingkat keahlian komunikasi yang sama, tetapi siapa pun dapat menjadi lebih baik. Pendekatan sederhana seperti memilih subjek yang baik untuk email akan membuat perbedaan dramatis dalam seberapa baik tim merespons pesan tersebut. Mendorong penulisan yang sederhana dan efektif dalam semua komunikasi; jika ada tindakan yang harus diambil anggota tim, perjelaslah dan sampaikan tindakan tersebut di baris subjek.

Contoh cara mempekerjakan keahlian komunikasi yang efektif mungkin adalah Anda harus mengubah definisi tabel di Dataverse, seperti menambahkan beberapa bidang. Saat Anda mengirimkan pemberitahuan perubahan yang dimaksudkan ini, tim harus memahami bahwa jika mereka tidak merespons dalam waktu yang wajar, maka kurangnya respons ini menunjukkan kesepakatan mereka. Proses komunikasi standar dan logis membantu meningkatkan efisiensi dan memberikan hasil yang diharapkan.

Mempublikasikan portal dokumentasi

Dokumentasi bukan hanya bagian opsional dari proyek apa pun, namun sangat penting untuk komunikasi, kolaborasi, dukungan, dan operasi yang sedang berlangsung. Kode yang dikomentari adalah kode yang baik dan membuat dokumentasi penjelasan dan pelatihan yang komprehensif merupakan bagian penting dari fase penyebaran dan pembelajaran dari setiap proyek gabungan.

• Katalog aplikasi. Katalog aplikasi adalah tabel atau matriks yang meringkas dan mengkoordinasikan semua aplikasi dalam tanggung jawab tim tertentu. Katalog mencakup semua penanggung jawab masing-masing dari bagian peran dan tanggung jawab. Fungsi utama adalah memastikan tim mengetahui persis siapa yang bertanggung jawab atas apa, sehingga memudahkan proses menghubungi anggota tim yang tepat untuk mendapatkan jawaban tertentu.
• Pertanyaan teknis. Tim Anda harus mengelola penyimpanan pertanyaan teknis yang sering diajukan (atau bahkan tidak terlalu sering diajukan) tentang pengoperasian aplikasi. Pertanyaan ini harus beralasan, dengan jawaban yang ditulis dengan baik dan dapat diakses.
• Panduan praktis. Panduan praktis adalah rangkaian prosedur yang cepat dipahami dan memberikan jawaban sederhana atas pertanyaan umum tentang konfigurasi dan pengoperasian. Biasanya, mereka akan menjawab pertanyaan khusus, seperti "Bagaimana cara mulai membuat aplikasi baru?
• Onboarding. Petunjuk onboarding adalah dokumen kalangan sendiri yang dirancang untuk membantu anggota tim baru. Dokumentasi ini akan mencakup informasi seperti permintaan akses, bergabung dalam daftar distribusi email, pengaturan dan berlangganan pemberitahuan, dan sebagainya.

Praktik terbaik

Praktik terbaik berikut seharusnya membantu menentukan batas dan pendekatan untuk pekerjaan yang efisien dalam tim gabungan.

Akuntabilitas

Meskipun tim pengembangan dan penggabungan yang dipimpin pembuat memungkinkan pengembangan dan penyebaran aplikasi yang cepat, namun sangat penting untuk memastikan bahwa upaya ini terbuka dan dilakukan bekerja sama dengan departemen IT. Pembuat harus bertanggung jawab ke IT untuk membantu mencegah masalah terkait dengan berkembangnya sistem IT bayangan.

Sebagai akibat dari hal tersebut, IT harus mendapatkan pemberitahuan kapan pun pembuat mulai membuat aplikasi. Pemberitahuan ini pada gilirannya akan memudahkan proses pengembangan, karena IT dapat memberikan dukungan yang sesuai kepada pembuat dan tim gabungan, membantu mereka membuat aplikasi berarsitektur baik yang aman dan terkelola dengan benar.

Automasi

Otomatisasi yang diimplementasikan dengan baik dapat memberikan peningkatan produktivitas yang sangat besar. Contoh cara meningkatkan keberhasilan penyebaran solusi adalah dengan mengotomatisasi pemeriksaan yang diperlukan dalam penyebaran multi-solusi. Pemeriksaan otomatis ini dapat mencakup:

• Verifikasi versi solusi, dengan setiap penyebaran menggunakan nomor versi yang diperbarui, sehingga menghindari masalah saat memecahkan masalah.
• Duplikasi referensi koneksi.
• Referensi koneksi yang hilang.
• Komponen duplikat.

Solusi Pemeriksa PR mencakup contoh cara menggunakan otomatisasi ini secara efektif.

Mengirimkan laporan

Tim gabungan dan aplikasi yang dikembangkan pembuat harus selaras dengan pendekatan mengutamakan data, yang berarti membangun aplikasi yang memungkinkan untuk memantau keberhasilan secara langsung. Mencapai hasil ini memerlukan alat ukur yang baik dan memberikan kemampuan untuk menemukan kinerja tim dengan baik, bersama analisis tanggapan ini untuk menghasilkan penilaian akurat mengenai keefektifan aplikasi tertentu. Untuk mencapai hasil ini, Anda harus:

• Memantau dan menilai aplikasi. Hanya karena satu orang berpikir sesuatu berguna atau ide yang baik, tidak secara otomatis berarti setiap orang akan menemukan nilai di dalamnya. Tim harus memantau kegunaan aplikasi dan menilai fungsi mereka untuk memastikan bahwa setiap pengembangan baru bermanfaat dan berfungsi dengan tepat.
• Mendorong penilaian yang baik. Dengan kata lain, jangan buat aplikasi hanya karena Anda sanggup, cukup buat untuk menangani kebutuhan bisnis tertentu.

Langkah berikutnya: Membuat tata kelola pengembangan bersama