Pola: manajemen proyek
Organisasi memerlukan tempat pusat untuk mengelola beberapa proyek saat mereka memastikan berbagai tim mencapai tujuan mereka dan memenuhi kriteria keberhasilan sebagaimana yang direncanakan.
Beberapa kasus penggunaan yang umum untuk manajemen proyek mencakup mengelola ide produk baru, membuat rencana proyek, melacak prestasi, dan manajemen kinerja tim.
Microsoft Power Platform menyediakan solusi tanpa kode dan kode rendah bagi organisasi untuk membuat solusi yang mudah digunakan untuk mengelola proyek selama siklus hidup mereka. Artikel ini memberikan beberapa contoh dunia nyata tentang bagaimana pelanggan telah menggunakan untuk Microsoft Power Platform untuk membuat aplikasi dan alur kerja manajemen proyek yang efisien.
Cara mengenali pola manajemen proyek
Grup bisnis dalam organisasi melihat perlunya alat bantu untuk mengelola proyek, melacak kemajuan, dan memantau hasil.
Dalam skenario manajemen proyek biasa, Anda:
Merencanakan pekerjaan Anda untuk mengelola ide, rencana, tugas, dan prestasi.
Melacak kemajuan rencana, memberi tahu pemangku kepentingan tentang status proyek, dan melaporkan penghambat jika diperlukan.
Memeriksa kemajuan, memantau hasil, dan memvisualisasikan aspek utama kemajuan proyek.
Cara pelanggan menggunakan pola manajemen proyek
Aplikasi Custom Air Products dan Services Traveler
Custom Air Products &; Services, Inc. (CAPS) adalah penyedia solusi pemanas, ventilasi, dan pendingin udara (HVAC) yang berbasis di Houston yang berspesialisasi dalam desain, konstruksi, pemasangan, modifikasi, dan servis peralatan pendingin udara di segmen industri dan komersial industri HVAC.
Tim Manajemen Proyek CAPS memerlukan solusi kustom untuk melacak seluruh siklus hidup unit HVAC saat mereka melewati proses produksi, dengan fokus pada kualitas pembangunan. Solusi tersebut harus disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen, serta melacak pemeriksaan kualitas dan memungkinkan pemilik menyetujui setiap tahapan dalam proses. Selain itu, tim ini ingin memberdayakan siapa pun di organisasi untuk melaporkan masalah melalui perangkat bergerak mereka. Salah satu masalah utama yang mereka dihadapi adalah bahwa dokumen kertas "penjelajah"—yang digunakan untuk melacak pemeriksaan kualitas—hilang.
Rebecca Sackett, asisten analis data, menemukan Power Apps langganan Office 365 dan mulai bereksperimen dengan membuat aplikasi terhadap SharePoint daftar untuk menggantikan proses manual. Rebecca Power Apps membangun solusi untuk mendigitalisasi dokumen traveler, bernama CAPS Traveler. Manajer proyek dan pemangku kepentingan menggunakan aplikasi manajemen Traveler utama untuk mendapatkan ikhtisar semua proyek aktif, melihat statistik utama, serta mengelola kalender pengujian dan pengiriman.
Manajer proyek memulai proyek dan menambahkan rincian untuk setiap langkah yang diperlukan, seperti Fab, Cat, Listrik, dan Pengujian. Personel dari masing-masing departemen kemudian menggunakan aplikasi perangkat bergerak pengiring yang telah dibuat khusus dengan pertanyaan khusus untuk departemen mereka. Nantinya, tim pusat akan menyusun data dan menggunakan laporan untuk mengidentifikasi alasan umum mengapa langkah tertentu tidak dilakukan.
Ada sepuluh aplikasi persetujuan tersebut selain aplikasi manajemen utama, dan mereka semua membaca dan menulis data ke rangkaian daftar SharePoint yang sama. Setelah semua langkah selesai, seseorang dalam tim Kontrol Kualitas melakukan persetujuan final. Alur kemudian secara otomatis dipicu untuk membuat laporan PDF.
Aplikasi Environment Canterbury InZone
Environment Canterbury (ECan) bekerja dalam kerja sama dengan komunitas Disery, Selandia Baru, pada program hasil lingkungan jangka panjang yang terdiri dari beberapa tahapan dan proyek terkait. Mereka memerlukan solusi dengan harga terjangkau yang akan memberikan konsistensi yang lebih besar di seluruh proyek, tingkat visibilitas yang lebih tinggi, dan akses data yang lebih cepat.
Menggunakan aplikasi, manajer zona air tawar dan peserta proyek dapat melihat status proyek mereka. Semua proyek ditandai dengan zona dan tonggak Pencapaian tertentu, dan semua tahapan ditandai dengan hasil jangka panjang. Aplikasi ini menyediakan skema warna yang disesuaikan, yang memudahkan untuk membedakan dan menavigasi antara proyek, tonggak, dan hasil. Semua layar untuk proyek berwarna hijau, tonggak Pencapaian biru, dan hasilnya adalah oranye.
Pemberitahuan dikirim untuk meminta pembaruan data dan memberikan eskalasi jika proyek tidak diperbarui pada waktu yang diperlukan. Alur juga digunakan untuk memanggil tampilan tertentu dan menghasilkan email ringkasan berbasis–tabel HTML yang mencantumkan semua item terkait dengan orang tertentu dalam satu email.
Aplikasi Tinjauan Hadiah Partners In Health
Partners In Health (PIH) mengandalkan donatur individual selama sekitar setengah dari dananya setiap tahun, sedangkan setengah lainnya berasal dari hibah pemerintah, korporasi, dan yayasan. Organisasi nirlaba ini memiliki sekitar 10 petugas hadiah yang bertanggung jawab untuk mengelola lebih dari 1.000 donor individu mereka yang paling dermawan. PIH ingin meningkatkan kemampuan petugas hadiah untuk mengelola portofolio mereka dengan menunjukkan kepada mereka hadiah saat mereka tiba dan dengan memberi petugas pandangan 360 derajat tentang portofolio donor mereka.
Bella Chih-Ning, manajer Analitik dan Aplikasi di PIH, membangun aplikasi dan dasbor Tinjauan Hadiah untuk para personel hadiah dalam mengelola dan memvisualisasikan banyak aspek donasi. Dengan aplikasi Tinjauan Hadiah, petugas hadiah dapat melihat donasi segera setelah masuk, menambahkan catatan yang relevan, dan memastikan bahwa donasi ditetapkan ke dana yang sesuai. Ini membuat daftar centang Daftar Tugas di mana petugas hadiah memeriksa donasi untuk memastikan donasi ditetapkan ke kampanye yang sesuai, dikodekan ke jenis hadiah yang benar, dan ditetapkan ke dana yang sesuai. Petugas hadiah dapat mengirim pertanyaan melalui email ke tim PIH DevOps secara langsung dalam aplikasi. Setelah semuanya jelas, petugas hadiah menandai daftar periksa sebagai "selesai", yang akan terlihat oleh manajer mereka.
"Pelatihan Aplikasi dalam sehari benar-benar membuka mata saya betapa mudahnya membangun alat yang memudahkan proses dan membantu rekan kerja kami untuk lebih baik dalam pekerjaannya," kata Bella Chih-Ning.
Aplikasi Portofolio Proyek R3 Retail
Perusahaan R3 Retail Development memberikan keahlian yang mendalam dalam konsultasi manajemen proyek untuk memaksimalkan keuntungan bagi pelanggan supermarket, kelontong, pemrosesan makan, komersial, ritel, dan industri kecil di seluruh Amerika Serikat. R3 memerlukan pendekatan yang sangat disesuaikan untuk kebutuhan manajemen proyek secara komprehensif.
Aplikasi Portofolio Proyek dibangun hanya dalam waktu 120 jam dan sekarang mengelola lebih dari 200 proyek. Manajer proyek R3 dan manajer penyimpanan regional yang mereka sajikan sekarang menggunakan aplikasi Portofolio Proyek baru. Aplikasi ini memiliki seperangkat kemampuan kaya yang mencakup:
Dasbor yang menampilkan statistik ringkasan berdasarkan pengguna yang masuk.
Informasi pelacakan proyek termasuk tanggal, tugas, masalah, pesanan pembelian, dan orang.
Pelacakan alamat IP untuk semua perangkat terinstal, seperti lemari es.
Kemampuan pengunggahan file untuk dokumen seperti file arsitektural untuk sistem HVAC.
Logika bisnis kustom yang luas, misalnya secara otomatis mengatur nilai tanggal berdasarkan entri status.
Administrator dapat menetapkan izin keamanan ke pengguna aplikasi tertentu berdasarkan peran mereka. Administrator juga dapat mengkonfigurasi daftar jenis tugas dan waktu yang diharapkan untuk setiap tugas, yang pada gilirannya digunakan untuk menghasilkan tanggal jatuh tempo secara otomatis.
R3 digunakan Power Automate untuk mengirim pemberitahuan dan pengingat otomatis. Semua data disimpan dalam Microsoft Dataverse.
Alat penjadwalan Capitol Music Group
Grup Musik Capitol (CMG) melihat peluang untuk modernisasi alur kerja pemasaran dan alat penjadwalannya, yang sebelumnya dibangun menggunakan InfoPath. Aplikasi penting bisnis mengelola jadwal untuk rilis baru, dan—seiring waktu—berkembang untuk mengambil data berbagai jenis rilis dan media. CMG ingin mengotomatisasi proses rutin, memperluas visibilitas dan kolaborasi antara label mitra, dan lebih cepat menyesuaikan dengan saluran pemasaran online. Namun aplikasi Penjadwalan Capitol telah menjadi sangat terintegrasi ke alur proses dan seluruhnya terdiri dari data XML yang memerlukan banyak informasi eksklusif untuk dikelola. Menginginkan pendekatan kode rendah yang sederhana untuk pengembangan dan manajemen aplikasi, CMG pada akhirnya memutuskan untuk memigrasi aplikasinya dari InfoPath ke Microsoft Power Platform, termasuk Power Apps dan Power Automate.
Capitol ingin agar tim mereka menggunakan antarmuka penjadwalan baru untuk berkomunikasi dengan mudah, mendapatkan persetujuan, dan berkolaborasi pada pemasaran untuk berbagai jenis rilis, baik sisi fisik, digital, maupun video.
"Dengan Microsoft Power Platform, Capitol memiliki cara mudah untuk berbagi informasi pemasaran di seluruh siklus hidup produk," kata Karen Reali, Manajer Senior di Universal Music Group. "Ini bahkan membantu mereka memudahkan dan merampingkan proyek berlabel silang."
Catatan
Apa bahasa dokumentasi yang Anda inginkan? Lakukan survei singkat. (perlu diketahui bahwa survei ini dalam bahasa Inggris)
Survei akan berlangsung kurang lebih selama tujuh menit. Tidak ada data pribadi yang dikumpulkan (pernyataan privasi).