Tambahkan pemberitahuan untuk membuat aplikasi anda kolaboratif

Aplikasi di Microsoft Teams didesain untuk memungkinkan kolaborasi antar orang di organisasi Anda. Jika Anda memiliki aplikasi yang memiliki serah terima informasi, seperti grup A yang melakukan sesuatu yang perlu diproses oleh grup B, jika semuanya terjadi di aplikasi, pengguna mungkin melewatkan pembaruan penting, dan proses mungkin terhenti.

Menggunakan pemberitahuan untuk peristiwa penting di aplikasi Anda di Teams meningkatkan kolaborasi dengan secara proaktif memberi tahu pengguna bahwa sesuatu memerlukan perhatian mereka atau perlu dilakukan.

Teams dan Power Platform memberikan banyak pilihan cara untuk memberitahukan orang lain.

• Pemberitahuan email
• Pemberitahuan SMS/Teks
• Pesan Teams
• Kartu Adaptif
• Posting saluran

Tonton video ini untuk mempelajari cara menambahkan pemberitahuan agar aplikasi Anda kolaboratif:

Pilih jenis pemberitahuan yang tepat

Bagaimana Anda harus memutuskan jenis pemberitahuan yang akan digunakan? Banyak orang terbiasa dengan pemberitahuan email, tetapi banyak orang juga mengadukan bahwa mereka menerima terlalu banyak email. Email adalah jenis pemberitahuan yang dapat diterima, tetapi harus digunakan dengan hemat. Terutama untuk pemberitahuan mendesak, karena email yang sering hanya terlihat setelah jangka waktu tertentu.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang perlu diajukan saat menentukan jenis pemberitahuan yang sesuai:

1. Apakah pemberitahuan mendesak?

   Jika Anda membuat aplikasi untuk melacak masalah keamanan, dan ada masalah mendesak yang memerlukan perhatian segera, pemberitahuan seperti teks SMS, pemberitahuan dorong, atau pesan Teams prioritas tinggi harus digunakan agar pemberitahuan segera diketahui. Namun jangan gunakan jenis pemberitahuan ini secara berlebihan untuk pemberitahuan yang tidak mendesak, atau Anda akan berisiko mengganggu pengguna.

2. Apakah pemberitahuan tersebut bersifat informasi atau dapat ditindaklanjuti? Jika Anda membuat pemberitahuan, apa yang Anda ingin dilakukan penerima pemberitahuan dengan pemberitahuan tersebut?

   Pemberitahuan informasi untuk memberitahukan pengguna, namun hanya untuk tujuan informasi. Misalnya, dalam templat aplikasi sampel Ide Karyawan untuk Teams, saat ide baru dibuat, pesan diposting di saluran Teams yang memberi tahu orang bahwa ide baru telah dibuat.

   Pemberitahuan yang dapat ditindaklanjuti memungkinkan satu atau beberapa aktivitas tindak lanjut oleh penerima. Dalam artikel Ide Karyawan yang diperluas, kami menunjukkan cara mengubah pemberitahuan menjadi kartu adaptif sehingga pengguna dapat membuka ide yang diajukan dan memilihnya.

   Jika notifikasi mengharuskan pengguna dapat melakukan sesuatu dengan notifikasi, seperti membuka rekaman atau merespons, notifikasi yang dapat ditindaklanjuti harus digunakan—seperti kartu interaktif, atau menambahkan hyperlink ke deep link ke aplikasi.

   Selain itu, Teams membuat jenis pemberitahuan lain lebih dapat ditindaklanjuti dengan mengaktifkan percakapan seputar pemberitahuan—saat Anda memposting pesan ke saluran Teams, pengguna dapat meresponsnya di saluran, memfasilitasi kemampuan bagi banyak orang untuk mendiskusikan pemberitahuan.

3. Apakah pemberitahuan bersifat pribadi, atau untuk grup?

   Apakah ada orang tertentu yang harus diberitahukan? Atau, apakah ada sekelompok orang yang perlu mengetahui tentang pemberitahuan? Untuk pemberitahuan pribadi, pertimbangkan untuk mengirim pesan, email, atau pesan teks agar pengguna lain tidak kewalahan dengan pemberitahuan yang tidak berlaku. Jika pesan tersebut harus dilihat oleh beberapa orang dalam grup, postingan Dalam saluran Teams adalah pilihan yang lebih baik karena pengguna di grup semua dapat melihat pesan dan berkolaborasi.

4. Berapa frekuensi pemberitahuan?

   Dalam templat aplikasi sampel inspeksi untuk Teams, secara default, pesan diposting ke saluran Teams saat inspeksi selesai. Namun, jika Anda memiliki frekuensi pemeriksaan yang tinggi, banyak pesan akan diposting ke saluran. Bila banyak pemberitahuan yang diposting ke saluran, pemberitahuan individual dapat hilang. Pikirkan pusat pemberitahuan ponsel Anda—ketika Anda memiliki beberapa aplikasi yang memberi Anda pemberitahuan, mereka akan membantu, tetapi jika Anda memiliki banyak aplikasi yang memposting pembaruan, pemberitahuan menjadi kebisingan. Dalam kasus ini, Anda ingin mengevaluasi ulang pemberitahuan, dan mengubah pemberitahuan hanya untuk memberitahukan tentang pemeriksaan mendesak, atau masalah.

5. Apa dampaknya pada pengguna?

   Rekan kerja Anda mungkin sibuk, dan setiap interupsi dapat menambah stres dalam hidup mereka—terutama dalam jumlah besar. Pemberitahuan bagus jika pemberitahuan membuat informasi penting lebih tersedia. Namun juga dapat memiliki dampak negatif jika terlalu sering atau tidak perlu. Selain itu, pemberitahuan arbitrer dapat mengurangi rasa kendali pengguna—jika banyak pesan mulai berterima yang tidak dapat dikendalikan pengguna. Dan itu dapat menjadi pengalaman yang membuat kesal. Pertimbangkan untuk memberi pengguna opsi di aplikasi untuk mengontrol notifikasi mereka—ini bisa berupa tombol setelan untuk ikut serta dalam notifikasi, atau preferensi untuk memilih jenis notifikasi yang akan diterima. Lihat memperluas buletin untuk contoh.

Pemberitahuan: Power Apps atau Power Automate

Saat membuat pemberitahuan, Anda memiliki dua pilihan:

• Buat pemberitahuan secara langsung di aplikasi Anda.
• Atau, memicu alur Power Apps untuk memposting pemberitahuan.

Keputusan mengenai pendekatan yang harus Anda gunakan tergantung pada jenis pemberitahuan yang Anda gunakan, dan cara memicu pemberitahuan. Beberapa jenis notifikasi—seperti kartu adaptif, memerlukan Power Automate. Lainnya, seperti mengirim email, pesan teks, atau pesan saluran Teams dapat dikirim dari rumus Power Automate, atau alur Power Automate. Meskipun tidak ada jawaban "benar atau salah" terhadap pertanyaan ini, namun berikut adalah beberapa aturan yang dapat dipertimbangkan:

• Pemberitahuan yang dikirim langsung dari aplikasi tanpa alur akan dalam berada konteks pengguna membuat perubahan dalam aplikasi. Ini berarti pengguna memerlukan akses ke layanan yang mengirim pesan, dan beberapa jenis pesan seperti email dapat berasal dari akun pribadi mereka. Jika Anda ingin mengirim pesan dari akun layanan atau kotak pesan pemberitahuan umum, alur Power Automate dapat dimiliki oleh akun pengguna lain, dan mengirim pesan bila dipicu oleh kondisi data (seperti rekaman yang sedang dibuat).

• Jika alur mengirimkan pemberitahuan dan dipicu langsung oleh aplikasi, alur harus dibagikan atau ditetapkan dengan pengguna yang memicu alur. Jika alur mengirimkan pemberitahuan dan dipicu oleh kondisi data (seperti pembuatan rekaman atau pembaruan), alur tidak perlu dibagikan atau dimiliki oleh pengguna yang memicu.

• Dengan menggunakan Power Automate untuk mengirim pemberitahuan, Anda dapat memperbarui pemberitahuan tanpa harus menerbitkan ulang aplikasi. Jika rincian pemberitahuan Anda sering berubah, atau pengguna selain pembuat aplikasi harus memodifikasinya, pemberitahuan yang dikirim oleh Power Automate dapat menyegmentasi beban kerja Anda dan memungkinkan pengguna lain mengerjakan pemberitahuan saat Anda mengerjakan aplikasi.

• Power Apps yang mengirim pemberitahuan secara langsung menggunakan rumus untuk menentukan logika pemberitahuan, alur Power Automate menggunakan antarmuka grafis yang lebih banyak untuk mengatur properti pemberitahuan. Contohnya, dari aplikasi Power Apps, Anda dapat menggunakan rumus berikut untuk mengirim email dengan konektor Outlook:

Microsoft365Outlook.SendEmail("mailbox@contoso.com", Summary, Description)

Sebaliknya dalam Power Automate, tindakan kirim email disajikan dalam cara grafis, memungkinkan pengguna mengisi bidang dengan cara yang mirip dengan cara mereka mengirim email di Outlook.

Mengirim email dari Power Apps langsung lebih cepat bagi pembuat berpengalaman, tetapi lebih banyak detail diperlukan—seperti file lampiran dan teks yang diformat. Untuk pembuat yang kurang berpengalaman, mengirim email dengan alur Power Automate mungkin lebih mudah.