Menggunakan kategori Outlook untuk melacak janji temu dan email
Sinkronisasi sisi server memungkinkan pelacakan email, janji temu, dan tugas di Outlook dengan kategori khususDilacak ke Dynamics 365. Menetapkan kategori ini ke email, janji temu, atau tugas di Outlook akan mensinkronisasi item ke aplikasi keterlibatan pelanggan (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing, dan Dynamics 365 Project Service Automation). Dengan cara yang sama, menghapus kategori dari email terlacak, janji temu atau tugas menghilangkan pelacakannya dari aplikasi keterlibatan pelanggan.
Anda juga dapat memilih beberapa item dan menetapkan kategori Outlook dilacak ke Dynamics 365 kepada mereka dengan demikian melacak mereka semua ke aplikasi keterlibatan pelanggan. Dengan cepat mengidentifikasi item yang dilacak dengan memperhatikan kehadiran kategori ini dalam kotak masuk dan folder lain.
Mengkonfigurasi pelacakan berdasarkan Kategori melalui OrgDBOrgSetting
Pada versi 9.1.0.4039 atau lebih tinggi, pelacakan kategori aktif secara default.
Tip
Untuk menentukan versi Anda, masuk ke aplikasi keterlibatan pelanggan, dan di sisi kanan atas layar, pilih tombol Pengaturan 
>Tentang.
Gunakan kategori untuk melacak item Outlook
Setelah dilacak ke Dynamics 365 kategori tersedia di Outlook, Anda dapat menggunakannya untuk melacak item Outlook berikut.
Lacak email dengan menetapkan untuknya kategori dilacak ke Dynamics 365. Penetapan kategori dapat dilihat segera di Outlook. Saat ini, email yang ditandai untuk Pelacakan. Sinkronisasi sisi server akan mensinkronisasi email ke aplikasi keterlibatan pelanggan dalam 15 menit, berdasarkan pengaturan sinkronisasi email.
Jika email dilacak dan dikategorikan sebagai dilacak ke Dynamics, menghapus kategori akan membatalkan pelacakan email. Namun, rekaman aktivitas email yang terkait tidak akan dihapus.
Tip
Anda dapat mengkonfigurasi aturan di Outlook untuk menetapkan atau menghapus kategori. Lihat mengelola pesan email dengan menggunakan aturan.
Catatan
Sinkronisasi sisi server akan otomatis mengategorikan email di kotak pesan penerima Dynamics 365 jika email yang diproses telah dilacak ke dalam Dynamics oleh pengguna lain atau penerima antrean dari email yang sama.
Hanya email yang cocok dengan kode arahan Dynamics 365 yang akan otomatis dikategorikan bila pengaturan sistem Lacak email yang dikirim antarpengguna Dynamics 365 sebagai dua aktivitas diaktifkan.
Misalnya, email yang dilacak dan dikirim dari Outlook ke pengguna Dynamics 365 lain tidak akan ditampilkan sebagai dikategorikan di kotak pesan penerima Outlook karena email tersebut merepresentasikan salinan email "diterima". Hal ini untuk memungkinkan penerima Dynamics 365 melacak salinan email masuk sesuai pengaturan sistem yang disebutkan di atas.
Janji temu
Anda dapat melacak janji temu dengan menetapkan untuknya kategori dilacak ke Dynamics 365. Janji temu akan dilacak dan disinkronisasikan ke aplikasi keterlibatan pelanggan berdasarkan aturan sinkronisasi sisi server.
Jika janji temu dilacak dan dikategorikan sebagai dilacak ke Dynamics, menghapus kategori akan membatalkan janji temu. Namun, rekaman aktivitas janji temu aplikasi Dynamics 365 yang terkait tidak akan dihapus.
Tugas
Catatan
Penetapan tugas ke orang yang diambil di Outlook tidak dapat disinkronisasikan ke aplikasi keterlibatan pelanggan.
Menggunakan pelacakan berdasarkan Kategori dengan aplikasi untuk Outlook
Jika Anda memiliki Dynamics 365 App for Outlook, Anda dapat menggunakan pelacakan berdasarkan Kategori dengan App for Outlook.
Tabel berikut berisi skenario yang berbeda dari pelacakan.
| Tindakan | Hasil |
|---|---|
| tetapkan kategori dilacak ke Dynamics 365 untuk email/janji temu. | Sinkronisasi sisi server akan mensinkronisasikan email/janji temu dalam 15 menit. Memuat aplikasi untuk Outlook di item tersebut akan menampilkan status dilacak. |
| Melacak email/janji temu yang menggunakan aplikasi untuk Outlook | Email/Janji temu dilacak. Kategori Dilacak ke Dynamics 365 ditetapkan segera. |
| Menghilangkan kategori dilacak ke Dynamics 365 pada email/janji temu. | Sinkronisasi sisi server akan membatalkan pelacakan item dalam waktu sekitar 15 menit. Memuat aplikasi untuk Outlook di email tersebut akan menampilkan status dilacak. Rekaman aktivitas tidak dihapus dari aplikasi keterlibatan pelanggan. |
| Membatalkan pelacakan email/janji temu dengan menggunakan aplikasi untuk Outlook | Email/janji temu dibatalkan pelacakannya dan kategori dilacak ke Dynamics 365 dihapuskan. |
Delegasikan pengguna
Jika Anda mengizinkan orang lain untuk mengelola email dan kalender dengan menyediakan mereka akses delegasi, delegasi dapat mengakses kategori di Outlook, jika delegasi memiliki izin Editor.
Jika kotak pesan memiliki dilacak ke Dynamics 365 kategori, delegasi dapat melacak email dan janji temu dengan menetapkan dilacak ke Dynamics 365 kategori.
pelacakan berbasis kategori dengan Dynamics 365 for Outlook
Pelacakan berdasarkan Kategori tidak didukung dengan Dynamics 365 for Outlook. Sebaiknya Anda tidak mengaktifkan OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems di organisasi yang dikonfigurasi untuk menggunakan Dynamics 365 for Outlook.
Menonaktifkan pelacakan berdasarkan Kategori
Anda dapat menonaktifkan pelacakan berdasarkan Kategori untuk organisasi aplikasi Dynamics 365 dengan menonaktifkan OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
Catatan
Jika Anda menonaktifkan OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, dilacak ke Dynamics 365 kategori dihapus, dengan penetapan kategori yang disimpan di Outlook. Jika Anda menghapus kategori dari daftar master, maka akan dihapus permanen.
Tanya Jawab
Dapatkah saya melacak kontak Outlook saya dengan menetapkan kategori Dilacak ke Dynamics 365?
Tidak, Pelacakan berdasarkan Kategori tidak didukung untuk kontak Outlook.
Apa yang terjadi jika saya mengganti nama kategori Terlacak ke Dynamics 365?
Jika Anda mengubah nama kategori, sinkronisasi sisi server akan terus mengidentifikasi kategori dengan ID-nya dan akan digunakan untuk melacak dan membatalkan pelacakan item Outlook.
Catatan
Untuk skenario delegasi, perbedaan nama kategori antara delegasi dan pemilik kotak pesan utama tidak didukung dan dapat mengakibatkan perilaku tidak terduga. Sebaiknya lakukan pencocokan nama kategori pada delegasi dan pemilik kotak pesan utama.
Apa yang terjadi jika saya menghapus kategori Dilacak ke Dynamics 365?
Jika Anda menghapus kategori, sinkronisasi sisi server akan membuatnya kembali di Exchange server dalam waktu sekitar 15 menit.
Saat saya mengaktifkan OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems untuk pertama kalinya, apakah item yang dilacak sebelumnya akan ditetapkan kategori Terlacak ke Dynamics 365?
Tidak, sinkronisasi sisi server tidak akan kembali menetapkan kategori ke item yang sudah dilacak.
Jika saya menetapkan kategori Terlacak ke Dynamics 365 ke utas percakapan Outlook, apa yang terjadi?
Jika Anda mengkategorikan thread percakapan sebagai dilacak ke Dynamics 365, semua email thread tersebut ditetapkan dengan kategori dan oleh karena itu akan dilacak.
Dapatkah saya menetapkan kategori Dilacak ke Dynamics 365 ke janji temu berulang?
Jika Anda mengkategorikan janji temu berulang sebagai dilacak ke Dynamics 365, semua lingkungan individual janji temu tersebut ditetapkan dengan kategori dan akan dilacak.
Apa yang terjadi jika email Terlacak gagal?
Secara default, email terlacak otomatis yang gagal akan dicoba ulang dalam siklus sinkronisasi baru – sekitar setiap 15 menit. Pengulangan akan dilakukan hingga 5 kali. Jika pengulangan gagal setelah 5 upaya, email akan ditetapkan kategori dilacak ke Dynamics 365 (Tidak terkirim) dan pengulangan lebih lanjut tidak akan terjadi. Email terlacak otomatis yang gagal dengan kesalahan berikut akan dicoba ulang:
- Promosi email gagal karena plugin yang dikonfigurasi dalam lingkungan pelanggan.
- Promosi email gagal karena batas waktu dari aplikasi customer engagement atau Microsoft Exchange.
- Email ditolak dengan InvalidSender atau karena beberapa keputusan yang tidak dikenal.
- Email gagal dan tidak dapat dikirim jika pemilik antrean tidak ditetapkan peran keamanan yang benar kepada mereka. Tanpa peran keamanan yang benar, pemilik tidak akan dapat memiliki rekaman email yang dilacak oleh antrean.
Setelah 5 pengulangan, jika kegagalan untuk mempromosikan email karena kesalahan plugin, coba memperbaiki plugin. Selanjutnya, tetapkan kategori lacak ke Dynamics 365 untuk secara manual melacak email tidak terkirim agar mereka dilacak di aplikasi keterlibatan pelanggan.
Bagaimana cara menghapus pelacakan berbasis kategori melalui OrgDBOrgSetting?
Untuk menonaktifkan kategori Outlook khusus dilacak ke Dynamics 365, Anda harus mengaktifkan OrgDBOrgSetting di organisasi. Aplikasi keterlibatan pelanggan memberikan alat OrgDBOrgSettings yang memberikan administrator kemampuan untuk menerapkan pembaruan tertentu yang sebelumnya diperuntukkan bagi implementasi registri.
- Ikuti petunjuk di artikel ini untuk langkah-langkah untuk mengekstrak alat.
- Setelah mengekstrak alat, nonaktifkan OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
- Menonaktifkan OrgDBOrgSetting akan menghapus kategori dilacak ke Dynamics 365 di semua kotak pesan Exchange organisasi yang memiliki sinkronisasi sisi server diaktifkan di sekitar 15 menit.
Anda juga dapat menggunakan alat ini untuk mengedit OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.