Pengiriman email di Reporting Services
Berlaku untuk: Mode SharePoint Reporting Services | Mode Asli Reporting Services
SQL Server Reporting Services menyertakan ekstensi pengiriman email yang menyediakan cara untuk mengirim laporan melalui email kepada pengguna atau grup individual. Untuk mendistribusikan laporan melalui email, pertama, Anda mengonfigurasi server laporan untuk pengiriman email. Kemudian, tentukan langganan standar atau langganan berbasis data. Satu langganan tidak dapat mengirimkan beberapa laporan dalam satu pesan email. Namun Anda dapat membuat beberapa langganan.
Server laporan terhubung dengan server email melalui koneksi standar. Ini tidak menggunakan komunikasi yang dienkripsi dengan menggunakan Keamanan Lapisan Transportasi (TLS), yang sebelumnya dikenal sebagai Secure Sockets Layer (SSL). Server email harus merupakan server Simple Mail Transport Protocol (SMTP) jarak jauh atau lokal pada jaringan yang sama dengan server laporan.
Untuk langkah-langkah terperinci yang memandu Anda membuat langganan, lihat artikel berikut ini:
Membuat dan mengelola langganan untuk server laporan mode asli
Membuat dan mengelola langganan untuk server laporan mode SharePoint
Opsi pengiriman email
Pengiriman email server laporan dapat mengirimkan laporan dengan cara berikut
Kirim pemberitahuan dan hyperlink ke laporan yang dihasilkan.
Kirim pemberitahuan di subjek: baris pesan email. Secara default, baris Subjek: dalam definisi langganan menyertakan variabel berikut. Informasi khusus laporan menggantikan variabel saat langganan diproses:
@ReportName menentukan nama laporan.
@ExecutionTime menentukan kapan laporan dijalankan.
Anda dapat menggabungkan variabel ini dengan teks statis atau memodifikasi teks di baris Subjek: untuk setiap langganan.
Kirim laporan yang disematkan atau dilampirkan. Format penyajian dan browser menentukan apakah laporan disematkan atau dilampirkan.
Jika browser Anda mendukung HTML 4.0 dan MHTML, dan Anda memilih format penyajian arsip Web, laporan disematkan sebagai bagian dari pesan. Semua format penyajian lainnya (CSV, PDF, dan sebagainya) memberikan laporan sebagai lampiran. Untuk server laporan mode asli, Anda dapat menonaktifkan fungsionalitas ini di file konfigurasi RSReportServer.config.
Reporting Services tidak memeriksa ukuran lampiran atau pesan sebelum mengirim laporan. Jika lampiran atau pesan melebihi batas maksimum yang diizinkan oleh server email Anda, laporan tidak dikirimkan. Pilih salah satu opsi pengiriman lainnya (seperti URL atau pemberitahuan) jika untuk laporan besar.
Anda mengatur opsi pengiriman yang menentukan bagaimana laporan dikirimkan saat Anda membuat langganan. Misalnya, jika Anda memilih Sertakan Tautan dalam langganan, pesan email menyertakan hyperlink ke laporan.
Pengaturan email berbasis peran mode asli
Dalam lingkungan server laporan mode asli, pengaturan pengiriman email yang Anda gunakan berbeda-beda. Pengaturan bervariasi tergantung pada apakah peran Anda menyertakan tugas "Kelola langganan individual" atau tugas "Kelola semua langganan".
| Tugas | Setelan yang tersedia |
|---|---|
| Mengelola langganan individual | Memperlihatkan bidang yang memungkinkan pengguna mengotomatiskan dan mengirimkan laporan ke diri mereka sendiri. Dalam mode ini, bidang yang menerima alias email tidak tersedia. |
| Mengelola semua langganan | Memperlihatkan bidang yang mendukung distribusi yang lebih luas, termasuk bidang To:, Cc:, Bcc:, dan Reply-To: , menyediakan lebih banyak cara untuk merutekan laporan ke lebih banyak pelanggan. Ketersediaan bidang alias email ditentukan melalui pengaturan file konfigurasi RSReportServer. |
Catatan
Dalam versi sebelum Reporting Services 2019, bidang Komentar hanya tersedia untuk peran yang menyertakan tugas 'Kelola semua langganan'.
Menentukan alamat email dalam langganan
Jika Anda mendistribusikan laporan dalam intranet dan menggunakan gateway SMTP ke server Microsoft Exchange, masukkan alias email. Misalnya, masukkan alias seolah-olah Anda mengirim email ke rekan kerja. Jika pengiriman ke akun email eksternal, masukkan alamat email lengkap. Jika Anda menentukan lebih banyak alamat email untuk menambahkan orang lain ke langganan Anda, pelanggan mendapatkan salinan laporan yang tepat yang dihasilkan dari langganan ini.
Server laporan tidak memvalidasi alamat email atau mendapatkan alamat email dari server email. Anda harus mengetahui terlebih dahulu alamat email mana yang ingin Anda gunakan. Secara default, Anda dapat mengirim laporan melalui email ke akun email yang valid di dalam atau di luar organisasi Anda. Namun, pengaturan konfigurasi dapat digunakan untuk membatasi pengiriman email ke host server email yang Anda identifikasi berdasarkan nama. Anda dapat menentukan host lain jika Anda ingin mendukung pengiriman email kepada orang-orang yang bukan anggota organisasi Anda.
Pesan email yang digunakan untuk mengirimkan laporan harus dikirim dari akun email yang ditentukan di server email. Pengaturan konfigurasi menentukan akun email. Akun email digunakan untuk semua laporan yang dikirimkan oleh ekstensi pengiriman email; Anda tidak dapat menentukan beberapa akun atau memvariasi akun untuk laporan individual.
Mengontrol pengiriman email
Anda dapat mengonfigurasi server laporan untuk membatasi distribusi email ke domain host tertentu. Misalnya, Anda dapat mencegah server laporan Asli mengirimkan laporan ke semua domain kecuali domain yang tercantum dalam file konfigurasi RSReportServer.config .
Anda juga dapat mengatur pengaturan konfigurasi untuk menyembunyikan bidang Kepada dalam langganan. Dalam hal ini, laporan hanya dikirimkan kepada pengguna yang menentukan langganan. Namun, setelah laporan dikirim ke pengguna, Anda tidak dapat secara eksplisit mencegahnya diteruskan.
Cara paling efektif untuk mengontrol distribusi laporan adalah dengan mengonfigurasi server laporan untuk hanya mengirim URL server laporan. Server laporan menggunakan Autentikasi Windows dan model otorisasi berbasis peran untuk mengontrol akses ke laporan. Jika pengguna tidak sengaja menerima melalui email laporan bahwa mereka tidak berwenang untuk melihat, server laporan tidak menampilkan laporan. Untuk informasi selengkapnya tentang langganan, lihat bagian berikut ini.
Konfigurasi server email
Untuk server laporan Mode asli, ekstensi pengiriman email dikonfigurasi melalui Mode asli Reporting Services Configuration Manager dan dengan mengedit file konfigurasi Reporting Services. Untuk server laporan mode SharePoint, ekstensi pengiriman email dikonfigurasi di halaman manajemen SharePoint dan skrip PowerShell.
Untuk informasi tentang cara mengonfigurasi server laporan mode asli, lihat Pengaturan email - Mode asli Reporting Services (Configuration Manager).
Untuk informasi tentang cara mengonfigurasi server laporan mode SharePoint, lihat Membuat dan mengelola langganan untuk server laporan mode SharePoint.