Pilih lokasi terbaik untuk mencapai hasil yang diinginkan
Di dunia startup saat ini, banyak pertemuan sekarang berlangsung di lingkungan virtual, tetapi ada juga peluang untuk bertemu tatap muka dengan mentor, terutama jika mereka adalah bagian dari komunitas langsung Anda atau program tempat Anda berpartisipasi. Terlepas dari apakah Anda bertemu langsung atau online, memilih lokasi untuk rapat tersebut dapat menjadi komponen penting untuk memastikan bahwa Anda dapat mencapai hasil yang Anda cari. Lingkungan rapat yang berbeda dapat menentukan komitmen waktu dan hasil potensial dari rapat mentor.
Memilih lingkungan rapat yang memberikan jumlah kerumitan paling sedikit dan jumlah kenyamanan terbanyak untuk mentor menunjukkan mentor bahwa Anda dapat mendengarkan, menilai umpan balik, dan menyesuaikannya. Ini mungkin tampak sederhana, tetapi memperhatikan detail semacam ini adalah cara yang bermakna untuk menampilkan kekuatan Anda sebagai mentee dan menjalin hubungan positif dengan mentor. Mungkin yang paling penting, menciptakan lingkungan rapat terbaik akan membantu memastikan bahwa Anda dapat menjangkau hasil yang anda harapkan untuk dicapai sebagai mentee.
Lokasi yang berbeda menghasilkan berbagai jenis rapat dan hasil rapat
Tidak yakin lokasi apa yang paling bermanfaat untuk rapat? Mari kita lihat beberapa opsi potensial untuk Anda, baik virtual maupun langsung.
Opsi rapat virtual
Opsi virtual cenderung terdiri dari suara atau suara dan video/screensharing. Rapat ini dapat menjadi produktif dalam waktu sesedikit 20 menit atau dapat berfungsi sebagai platform yang efektif untuk rapat yang lebih lama.
Terkadang, panggilan khusus suara dapat menjadi cara yang menarik untuk menghosting rapat mentor, karena menghapus banyak kompleksitas. Panggilan video yang mengulur atau membeku dapat menyebabkan stres tambahan bagi Anda dan frustrasi bagi mentor.
Bagi banyak orang, panggilan telepon adalah bentuk komunikasi yang lebih akrab, nyaman, dan mudah diakses. Terlebih lagi, memilih panggilan telepon melalui konferensi video dapat mengakibatkan percakapan yang lebih fokus, membuat lebih sedikit kemungkinan untuk rapat dijadwalkan ulang ("Rapat saya sebelumnya berjalan lama sehingga saya tidak berada di meja."), dan menyajikan lebih sedikit potensi kesulitan teknis.
Meskipun demikian, jika Anda ingin merekam interaksi atau berbagi visual—seperti presentasi atau spreadsheet—sebaiknya pilih platform yang memungkinkan suara dan video. Pastikan Anda memiliki koneksi internet yang solid untuk mendukung platform tersebut selama waktu panggilan.
Ketika ragu, pilih platform yang Anda yakini akan memberi Anda kemungkinan tertinggi percakapan yang sukses dengan mentor Anda.
Opsi rapat langsung
Untuk rapat langsung, Anda memiliki berbagai opsi, tetapi penting untuk memahami dinamika yang dibawa setiap ruang ke rapat mentor. Mari kita telusuri pro dan kontra dari sejumlah opsi.
Pengaturan ruang konferensi atau kantor
Ini adalah lokasi yang sempurna untuk pertemuan singkat. Ini akan memungkinkan Anda dan mentor Anda untuk berdiskusi produktif dalam waktu hanya 20 menit. Jika Anda memerlukan papan tulis atau layar untuk disajikan, ini bisa menjadi lokasi rapat yang paling optimal. Ruang kantor juga memberikan manfaat menjadi lebih diskrit, menjadikannya lokasi yang bagus untuk mendiskusikan masalah rahasia dari earshot orang lain. Satu-satunya kelemahan dari lingkungan kantor yang lebih formal adalah mungkin tidak merasa nyaman atau santai seperti yang mungkin disukai peserta.
Kedai kopi
Kedai kopi dapat berfungsi sebagai lingkungan santai untuk pertemuan mentor dengan manfaat tambahan yang juga memberikan kesempatan bagi Anda untuk membeli minuman atau makanan ringan untuk berterima kasih kepada mentor atas waktu mereka. Ini dapat menjadikannya lokasi yang sempurna untuk pertemuan pertama antara Anda dan mentor Anda. Pertemuan kedai kopi umumnya berjalan sekitar 30 menit, terutama jika mereka adalah lingkungan yang sibuk atau berisik. Jika Anda harus menyajikan slide, berbagi dokumentasi, atau mendiskusikan informasi rahasia, kedai kopi bisa menjadi lingkungan yang menantang. Tetapi jika Anda berencana untuk sekadar melakukan percakapan, kedai kopi bisa menjadi pilihan yang bagus untuk lingkungan yang rendah stres untuk rapat.
Lunch
Setelah menjalin hubungan dengan mentor, Anda mungkin merasa nyaman terlibat dalam percakapan yang lebih panjang dan lebih dalam tentang topik startup. Pertemuan makan siang dapat menjadi kesempatan sempurna untuk bertemu dengan mentor untuk waktu yang lebih lama dalam suasana santai. Perlu diingat bahwa sebagian besar pertemuan makan siang akan berlangsung satu jam, ditambah waktu perjalanan. Jadi rencanakan sesuai dan buat reservasi, jika memungkinkan. Seperti kedai kopi, pertemuan makan siang memberikan suasana santai untuk rapat, tetapi bisa menjadi tantangan dalam hal berbagi dokumentasi atau informasi rahasia. Tidak seperti kedai kopi, pertemuan makan siang terasa lebih formal, sehingga dapat menimbulkan tekanan dan stres tambahan bagi kedua belah pihak. Terlebih lagi, makan siang bisa menjadi cara pertemuan yang mahal, jadi mungkin yang terbaik adalah menghindari format ini jika Anda tidak berada dalam posisi keuangan untuk membayar outing.
Makan malam
Pertemuan makan malam dapat menjadi format rapat bentuk panjang yang sangat efektif bagi pihak-pihak yang sangat akrab satu sama lain. Mereka bisa canggung sebagai format rapat pertama. Ketahuilah bahwa pertemuan makan malam kemungkinan akan berlangsung 90 menit atau lebih, jadi penting bagi Anda untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang Anda harapkan untuk dicapai selama percakapan dengan agenda topik yang jelas yang ingin Anda bahas, bahkan jika Anda tidak secara resmi berbagi agenda dengan mentor. Anda juga dapat memilih lokasi yang memungkinkan reservasi untuk memastikan bahwa Anda dapat menemukan tempat duduk dengan cara yang bijaksana. Seperti makan siang, makan malam dapat menjadi investasi yang signifikan baik dari uang maupun waktu, jadilah peradilan dalam memilih makan malam sebagai format pertemuan.
Karena ini adalah pertemuan di mana Anda berpotensi meninjau informasi keuangan sensitif, masuk akal untuk menyelenggarakan rapat ini di ruang konferensi. Ini akan memberi Anda privasi yang memungkinkan Anda untuk setransparan mungkin dengan mentor Anda dan juga akan memberi Anda kemampuan untuk berbagi layar Anda atau menyajikan slide jika diperlukan. Sebagai cadangan, rencanakan untuk menyelenggarakan rapat di platform virtual, jika rapat secara langsung bukan pilihan.
Sekarang setelah Anda melakukan semua penelitian Anda, membangun agenda, dan memilih lingkungan pertemuan calon, saatnya untuk secara resmi menjadwalkan waktu dengan mentor Anda.