Rilis aman dengan kode QR

Ada dua cara untuk melepaskan pekerjaan cetak dengan Universal Print: cetak langsung dan rilis aman. Dengan cetak langsung, pekerjaan cetak segera dilepaskan pada printer setelah pengguna mengirimkannya, kecuali ada rilis pekerjaan pihak ke-3 yang dikonfigurasi pada printer. Rilis aman membantu mencegah limbah dari pencetakan yang tidak perlu dan membantu menjaga privasi pengguna dengan memegang pekerjaan mereka sampai mereka muncul di printer.

Rilis aman dengan kode QR adalah salah satu bentuk rilis aman. Dengan menggunakan aplikasi seluler Microsoft 365, pengguna dapat memindai kode QR yang dilampirkan ke printer dan merilis pekerjaan cetak mereka. Ini didukung di perangkat Android untuk aplikasi versi 16.0.16501 atau yang lebih baru dan di perangkat iOS untuk aplikasi versi 2.76 atau yang lebih baru. Untuk menggunakan rilis aman dengan kode QR, admin perlu mengonfigurasi printer di portal Universal Print.

Prasyarat

• Aplikasi seluler Microsoft 365, versi 16.0.16501 atau yang lebih baru untuk Android dan versi 2.76 atau yang lebih baru untuk iOS
• Lisensi langganan terkait yang diperlukan untuk menggunakan aplikasi seluler Microsoft 365 untuk akun kerja
• Lisensi Universal Print yang ditetapkan ke akun pengguna

Bagaimana cara mengaktifkannya?

Pengguna dengan hak akses peran Administrator Printer dapat mengaktifkan rilis aman dengan kode QR per printer melalui portal manajemen Universal Print.

• Buka Universal Print di Portal Microsoft Azure aka.ms/UPPortal
• Buka halaman Printer
• Klik printer yang ingin Anda aktifkan rilis amannya
• Di halaman printer, buka bilah Properti
• Klik opsi Rilis pekerjaan
• Pilih kode QR sebagai jenis rilis, dan klik Simpan
• Simpan kode QR di layar
• Cetak kode QR
• Pita/lem hasil cetak kode QR ke printer

Pengalaman pengguna akhir

Printer dengan rilis aman kode QR yang dikonfigurasi ditemukan dan diinstal ke perangkat klien pengguna dengan cara yang sama seperti printer Universal Print lainnya. Pengalaman pencetakan juga sama untuk meminimalkan kurva pembelajaran pengguna akhir. Satu perbedaan dengan rilis kode QR adalah ketika pengguna ingin mengambil dokumen mereka di printer.

Melepaskan tugas cetak pada pencetak

• Berjalan ke printer
• Pastikan Anda masuk ke aplikasi Microsoft 365 dengan akun perusahaan Anda
• Pindai kode QR pada printer dengan 1 dari 2 cara:
  1. Melalui aplikasi kamera ponsel Anda (disarankan)
  2. Atau, di aplikasi Microsoft 365, buka Aplikasi > Pindai Kode > QR
• Akan ada dialog konfirmasi yang muncul di aplikasi. Nama berbagi printer harus cocok dengan nama berbagi printer yang ditampilkan pada cetak kode QR (yang ada dalam tanda kurung).
• Pergi melalui alur untuk memilih pekerjaan cetak dan melepaskannya pada printer

Tips dan Praktik Terbaik

• Jika Anda mengaktifkan rilis aman kode QR pada printer, maka pengguna hanya dapat merilis pekerjaan cetak melalui aplikasi Microsoft 365 di ponsel mereka setelah memindai kode QR di printer. Letakkan cara lain: tugas cetak tidak akan segera mencetak dari printer ketika pengguna mengirim pekerjaan.
• Properti lokasi Kota, Bangunan, Lantai, dan Ruangan untuk printer akan muncul di aplikasi Microsoft 365 saat pengguna berada di printer dan telah memindai kode QR. Kami menyarankan agar Anda memperbarui properti lokasi printer untuk memastikan pengalaman yang lancar bagi pengguna akhir.
• Saat memberi nama berbagi printer Anda, sertakan pengidentifikasi lokasi seperti bangunan dan lantai. Sertakan pengidentifikasi tentang mekanisme rilis. Contohnya adalah "BuildingName-RoomName-QRcode"
• Setelah Anda mengubah jenis rilis ke rilis aman kode QR, segera cetak kode QR dan lampirkan pada printer.

Tanya Jawab Umum

Bagaimana cara mengetahui bahwa saya memiliki versi aplikasi yang tepat?

Untuk Android: Di halaman Android Play Store untuk aplikasi Microsoft 365, Anda dapat memeriksa versi aplikasi dengan menggulir ke bawah ke "Tentang aplikasi ini", mengkliknya, menggulir ke bawah ke Versi info > Aplikasi. Versi apa pun yang lebih besar dari 16.0.16501 akan memiliki fitur tersebut.

Untuk iOS: Di Pengaturan, cari aplikasi Microsoft 365, dan Nomor versi harus berada di bagian "Tentang".

Bagaimana jika saya tidak masuk ke akun perusahaan saya?

Anda tidak akan dapat merilis pekerjaan cetak dari akun pribadi Anda karena Anda harus mengirim pekerjaan cetak dengan akun perusahaan Anda. Anda akan melihat pesan kesalahan yang meminta Anda untuk masuk ke akun perusahaan Anda.

Bagaimana jika saya memiliki beberapa akun perusahaan?

Pastikan akun perusahaan yang tepat masuk dan aktif di aplikasi Microsoft 365. Gunakan fitur Pindai Kode QR di aplikasi Microsoft 365, di akun perusahaan yang benar, untuk memindai kode QR printer.

Bagaimana jika saya masuk ke akun pribadi dan perusahaan saya di aplikasi Microsoft 365 yang sama?

Dalam hal ini, jika Anda memindai kode QR dari aplikasi kamera asli ponsel, aplikasi tersebut mungkin secara otomatis membuka aplikasi Microsoft 365 dengan akun pribadi Anda, pastikan untuk memeriksa kembali apakah akun perusahaan Anda adalah akun aktif di aplikasi. Anda dapat memverifikasi dengan mengetuk gambar profil Anda, biasanya di sudut kiri atas aplikasi, dan melihat bagian "Saya".

Bagaimana jika saya memiliki dua penginstalan aplikasi Microsoft 365 - satu untuk penggunaan pribadi dan satu untuk pekerjaan?

Ini hanya berlaku untuk perangkat Android. Dalam hal ini, jika Anda memindai kode QR dari aplikasi kamera asli ponsel, kode tersebut akan secara otomatis membuka aplikasi Microsoft 365 dengan akun pribadi Anda. Anda dapat menghindari hal ini dengan melakukan salah satu dari dua hal:

1. Gunakan fitur Pindai Kode QR di aplikasi Microsoft 365, di akun perusahaan Anda, untuk memindai kode QR printer
2. Nonaktifkan ponsel Anda agar tidak membuka versi Microsoft 365 secara otomatis dengan akun pribadi dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
   1. Buka Pengaturan di ponsel Anda. Buka Aplikasi, Aplikasi terinstal, atau Manajer Aplikasi, bergantung pada opsi yang tersedia.
   2. Di beberapa ponsel, Anda akan langsung menemukan aplikasi Default saat mengetuk Aplikasi. Untuk yang lain, Anda harus mengetuk aplikasi Default Tingkat Lanjut > . Di ponsel Samsung, ketuk ikon tiga titik di Pengaturan > Apps dan pilih Aplikasi default. Di ponsel Mi, buka Pengaturan > Aplikasi > Kelola aplikasi. Lalu ketuk ikon tiga titik di bagian atas dan pilih Aplikasi default.
   3. Ketuk "Membuka tautan" di layar Aplikasi default. Di sini Anda akan melihat Aplikasi instan. Matikan tombol di sampingnya.

Dapatkah saya menggunakan ponsel pribadi saya?

Ya, mengingat Anda dapat masuk ke akun perusahaan mengingat kebijakan Intune organisasi Anda.

Apakah ini berfungsi dengan ponsel iOS?

Ya. Aplikasi Microsoft 365, versi 2.76 atau yang lebih baru, tersedia untuk fitur ini. Ini dapat diunduh dari App Store.

Bisakah saya mematikan rilis aman pada pencetak tanpa membatalkan pendaftaran pencetak?

Ya, Anda dapat mengalihkan jenis rilis pekerjaan kembali ke cetak langsung. Pastikan untuk menghapus kode QR pada printer dan pengguna akhir mengetahui perubahan tersebut.

Apa yang terjadi jika saya membatalkan berbagi dan berbagi ulang printer?

Ketika Anda membatalkan berbagi pencetak (yaitu menghapus berbagi printer) pencetak tidak akan dapat ditemukan untuk pengguna akhir. Ketika Anda berbagi ulang printer, kode QR akan tetap tidak berubah. Namun, sebaiknya admin mencetak cetakan kode QR baru jika nama berbagi printer telah diubah untuk menghindari kebingungan bagi pengguna akhir.

Apa yang terjadi jika saya membatalkan pendaftaran dan mendaftarkan ulang printer?

Kode QR printer akan berubah, jadi agar pengguna akhir memindai kode QR untuk melepaskan pekerjaan mereka, admin harus mencetak kode QR baru dan melampirkannya ke printer.

Apakah rilis aman dengan kode QR berfungsi untuk printer yang terpasang konektor?

Ya.

Apakah rilis aman dengan kode QR berfungsi untuk printer siap Universal Print?

Ya.

Apakah printer saya perlu memiliki konfigurasi tertentu?

Namun, tidak, sebaiknya perbarui properti lokasi printer untuk memastikan pengalaman pengguna akhir yang lancar.

Bagaimana jika printer saya sudah mengaktifkan rilis lain, seperti rilis lencana?

Rilis aman dengan kode QR masih berfungsi dengan bentuk rilis aman lainnya. Namun, ini berarti bahwa pengguna akhir harus "merilis" pekerjaan cetak dua kali. Pertama, mereka harus merilis pekerjaan melalui aplikasi Microsoft 365 dengan memindai kode QR. Kemudian, mereka harus lencana ke printer untuk akhirnya melepaskan pekerjaan yang akan dicetak. Ini karena rilis aman dengan kode QR melepaskan pekerjaan cetak dari Universal Print ke printer, sementara bentuk rilis aman lainnya (seperti rilis lencana) melepaskan pekerjaan cetak dari printer itu sendiri. Tidak disarankan untuk mengaktifkan rilis aman dengan kode QR dengan printer yang sudah mengaktifkan mekanisme rilis aman lainnya.

Bagaimana jika pengguna saya mengirim PIN aman dengan pekerjaan cetak?

Seperti yang dijawab dalam pertanyaan sebelumnya, rilis aman dengan kode QR masih berfungsi dengan PIN aman, tetapi akan mengharuskan pengguna akhir untuk melalui dua alur sebelum mereka mendapatkan pekerjaan cetak mereka. Tidak disarankan untuk mengaktifkan rilis aman dengan kode QR dengan printer yang sudah mengaktifkan mekanisme rilis aman lainnya.

Jika kamera telepon pengguna tidak berfungsi, apakah ada alternatif?

Tidak, kita perlu kamera fisik di ponsel untuk memindai kode QR. Anda dapat menggunakan aplikasi kamera asli ponsel atau fitur Pindai Kode QR di aplikasi Microsoft 365.

Jika pekerjaan tidak dirilis dan kedaluwarsa, apakah itu dihitung terhadap volume pekerjaan cetak yang disertakan? (Yaitu saya membayar pekerjaan yang tidak dirilis?)

Tidak, pekerjaan apa pun yang tidak dirilis tidak akan dihitung terhadap jumlah pekerjaan cetak dan Anda tidak akan dikenakan biaya untuk pekerjaan cetak tersebut.