Skipuleggja altæku aðsetursbókina og aðrar aðsetursbækur

Þessi grein lýsir umhugsunarefni og ákvarðanir sem þarf að taka í áætlunarferli, áður en hægt er setja upp og stilla altæka aðsetursbók og allar aðrar aðsetursbækur. Sumir af þeim ákvörðunum munu krefjast þess að þú staðfestir þær ákvarðanir sem hafa verið gerðar fyrir önnur svið vörunnar, svo sem stigveldi fyrirtækis.

Altæk aðsetursbók

Áður en byrjað er að vinna með í altækri aðsetursbók verður að ákvarða sjálfgefin gildi fyrir hana. Þessi sjálfgildi eru síðan notaðar fyrir allar aðrar aðsetursbækur sem eru stofnaðar.

Ákvarðanir

• Í hvaða röð ættu nöfn að birtast fyrir aðilaskrár af Persónu gerðinni? Til dæmis er ein röð eftirnafn, millinafn fornafn.
• Á eyða aðilafærslur úr aðsetursbókinni þegar hlutverk færslu er eytt? Til dæmis, ef færslu um viðskiptavin er eytt er á einnig að eyða færslu aðila?
• Þegar ný færsla er stofnuð á notendum að tilkynna ef tvítekin færsla fannst í altæku aðsetursbókinni?
• Á DUNS-númer (Data Universal Numbering System) að fylgja með í upplýsingum aðilafærslu?
• Ef duns-númer er innifalin í aðilafærslu þarf að athuga einkvæmni númersins?
• Þegar aðilafærsla er stofnuð í altæku aðsetursbókinni á aðilagerð, manneskju eða fyrirtæki að vera sjálfgefin, ?
• Hvaða notandahlutverk ætti að hafa aðgang að persónulegum aðsetrum og tengslaupplýsingum fyrir aðilafærslur?

Auka aðsetursbækur

Þegar Búið er að stofna altæka aðsetursbók, er hægt að stofna viðbótar aðsetursbækur sem þörf er á, svo sem aðskilda aðsetursbókar fyrir hvert fyrirtæki í þínu samsteypu eða fyrir hverja atvinnugrein. Til dæmis er Fabrikam alþjóðlegt fyrirtæki sem er með mörg fyrirtæki og margar atvinnugreinar. Fabrikam áformar að stofna aðsetursbók fyrir hverja atvinnugrein. Fyrir atvinnugreinar sem eru á fleiri en einum stað, eins og viðskipti með loftknúin verkfæri, áformar Fabrikam að stofna aðsetursbók fyrir hverja staðsetningu. Chris, tæknistjóri hjá Fabrikam, hefur stofnað eftirfarandi listi yfir aðsetursbækur sem krafist er. Þessi listi lýsir einnig aðilafærslum sem hver aðsetursbók verður að hafa.

• Samningar opinberra geira (PubSC) – aðilaskrár fyrir alla aðila sem taka þátt í opinberum samningum sem Fabrikam hefur.
• Private Sector Contracts (PriSC) – Aðilarskrár fyrir alla aðila sem taka þátt í einkageiranum samningum sem Fabrikam hefur.
• Rafræn verkfæri (ET) – Aðilarskrár fyrir alla aðila sem taka þátt í kaupum eða sölu á raftækjum, eða sem hafa á annan hátt samskipti við rafræn verkfæri sem eru útveguð af eða keypt fyrir Fabrikam í Fabrikam- Japans fyrirtæki.
• Pneumatic Tools (PTJPN) – Veisluskrár fyrir alla aðila sem taka þátt í kaupum eða sölu á loftverkfærum, eða sem hafa á annan hátt samskipti við loftverkfærin sem eru útveguð af eða keypt fyrir Fabrikam í Fabrikam- Japanskt fyrirtæki.
• Pneumatic Tools (PTUSA) – Veisluskrár fyrir alla aðila sem taka þátt í kaupum eða sölu á lofttólum, eða sem hafa á annan hátt samskipti við loftverkfærin sem eru útveguð af eða keypt fyrir Fabrikam í Fabrikam- bandarískt fyrirtæki.

Ákvörðun:

• Hversu margar viðbótar aðsetursbækur muntu stofna?