Eitt fylgiskjal með margar færslur viðskiptavinar eða lánardrottins

Grein
03/08/2023

Þessi grein gefur yfirlit yfir hvað gerist þegar eitt fylgiskjal með margar færslur viðskiptavinar eða lánardrottins er bókuð. Þessar aðgerðir verður hætt að nota í síðari útgáfum, því ekki mælt með þessari aðferð við bókun vegna áhrifa bókhalds á vinnslu jöfnunar.

Sum algeng dæmi þar sem eitt fylgiskjal er notað fyrir marga viðskiptavini eða lánardrottna innihalda stöðufærslur á milli viðskiptavina, og stöður greiðslujöfnunar milli viðskiptavina og lánardrottna í sömu stofnun/fyrirtæki.

Fylgiskjal sem inniheldur fleiri en einn viðskiptavin eða lánardrottinn er hægt að færa inn með því að nota eina af eftirfarandi aðferðum:

Notkun færslubókar sem hefur Eitt fylgiskjalsnúmer aðeins valkostinn þannig að hver lína sem bætt er við færslubókina er innifalin í sama fylgiskjali.
Nota fylgiskjal með mörgum línum, þar sem það er engin fjárhagsmótlykill til staðar, með fleiri en einn viðskiptavin eða lánardrottinn.
Færa inn fylgiskjal með lykil og mótlykill sem eru lánardrottins/lánardrottins, viðskiptavinar/viðskiptavinur, lánardrottins/viðskiptavina eða viðskiptavin/lánardrottinn.

Þessi grein sýnir hvernig uppgjör verður unnið þegar eitt fylgiskjal með mörgum viðskiptamanna- eða lánardrottinsfærslum er bókað. Að auki veitir þessi grein hjáleiðir til aðstoðar við að átta sig á hvernig eigi að forðast að nota eitt fylgiskjal með fjölda viðskiptavina eða lánardrottna. Einkum eru dæmi sem lýsa tveimur algengum aðstæðum jöfnunar sem verða fyrir áhrifum af notkun eins fylgiskjals með mörgum viðskiptavini eða lánardrottna:

Bókhald staðgreiðsluafsláttar
Bókhald endurmats

Hvernig hefur jöfnun áhrif á notkun eitt fylgiskjal

Þegar fylgiskjal sem inniheldur margar færslur á viðskiptavin eða lánardrottinn er bókað, er eitt fylgiskjal bókhalds stofnuð sem inniheldur mörg stöður fyrir viðskiptakröfur eða viðskiptaskuldir. Meðan á jöfnunarferlinu stendur, upphaflega bókhaldsfærslur eru notaðar til að stofna bókhaldsfærslur fyrir staðgreiðsluafslátt, óinnleystur hagnaður og tap, innleystur hagnaður og tap og lausn safnlykils fyrir upphaflega skjalið. Til dæmis, ef staðgreiðsluafsláttur er tekið við jöfnun lánadrottinsgreiðsla við reikning, verður bókhald staðgreiðsluafsláttar að vera bókaður í fjárhagslykil viðskiptaskulda úr upprunalega reikningnum. Ef upprunalegi reikningurinn var bókaður í fylgiskjal sem inniheldur margar færslur lánardrottna, er upphaflega bókhaldið tekið saman. Í þessu tilfelli þar sem það er engin leið til að nálgast ítarlegar bókhaldsfærslu fyrir hverja færslu lánardrottins í einni fylgiskjali, er engin leið til að ákvarða hvernig notandinn vildi láta gera grein fyrir staðgreiðsluafsláttur.

Eitt fylgiskjal með mörgum lánardrottnum og áhrif á bókhald staðgreiðsluafsláttar

Í eftirfarandi dæmi eru margir reikningar lánardrottins skráðir í fjárhag á einu fylgiskjali á Almenn dagbók síðu. Þessir reikningar eru dreift þvert yfir marga víddir lykils.

Fylgiskjal	Reikningsgerð	Lykill	lýsing	Debet	Kredit
GNJL001	Lánardrottinn	1001	INV1		100,00
GNJL001	Lánardrottinn	1001	INV2		200,00
GNJL001	Lánardrottinn	1001	INV3		300.00
GNJL001	Fjárhagur	606300-001--	INV1	50,00
GNJL001	Fjárhagur	606300-002--	INV1	50,00
GNJL001	Fjárhagur	606300-003--	INV2	200,00
GNJL001	Fjárhagur	606300-004--	INV3	300.00

Eftir bókun er eitt fylgiskjal stofnuð.

Fylgiskjal	Lykill	Bókunargerð	Upphæð í færslugjaldmiðli
GNJL001	606300-001--	Færslubók fjárhags	50,00
GNJL001	606300-002--	Færslubók fjárhags	50,00
GNJL001	606300-003--	Færslubók fjárhags	200,00
GNJL001	606300-004--	Færslubók fjárhags	300.00
GNJL001	200110-001-	Staða lánardrottins	-100,00
GNJL001	200110-001-	Staða lánardrottins	-200.00
GNJL001	200110-001-	Staða lánardrottins	-300.00

Athugið að fylgiskjalið inniheldur þrjár færslur fyrir bókunargerðina fyrir staða Lánardrottins í eitt fylgiskjal. Það er engin leið til að tilgreina að 50,00 debetfærsla fyrir 606300-001 og 50,00 debetfærsla fyrir 606300-002 er ætlað að mótbóka stöðufærslu lánardrottins fyrir 200110-001. Þetta er vegna þess að notandinn fært inn margar lánardrottinsfærslur í eitt fylgiskjal.

Með þessu dæmi er hægt að greina áhrif af því að nota eitt fylgiskjal hefur á uppgjörsreikning niður á við. Gera ráð fyrir að greiða 197,00 af reikningi uppá 200,00 og taka 3,00 staðgreiðsluafsláttur. Athugaðu lykilgildi staðgreiðsluafsláttar er úthlutað í allar víddir úr kostnaðarlykla fylgiskjals reiknings. Þetta er vegna þess að eitt fylgiskjal var notuð til að bóka reikning hér fyrir ofan án þess að gefa til kynna um hvernig notandi vildi að kostnaðardreifingin væri gagnvart stöðu lánardrottins í einni fylgiskjali.

Fylgiskjal	Lykill	Bókunargerð	Debet	Kredit
APPAYM001	200110-001-	Staða lánardrottins	197.00
APPAYM001	110110-001-	Banki		197.00
14000056	520200-001--	Staðgreiðsluafsláttur lánardrottins		0.25
14000056	520200-002--	Staðgreiðsluafsláttur lánardrottins		0.25
14000056	520200-003--	Staðgreiðsluafsláttur lánardrottins		1,00
14000056	520200-004--	Staðgreiðsluafsláttur lánardrottins		1.50
14000056	200110-001-	Staða lánardrottins	3,00

Ef notandinn er óánægður með staðgreiðsluafslátt sem verið er að úthluta þvert á allar kostnaðardreifingar úr upprunalega reikningnum, í stað þess að nota eitt fylgiskjal ætti að nota mörg fylgiskjöl til að skrá reikninga. Hér er dæmi um hvernig tókst að færa inn mörg fylgiskjöl í fjárhag í stað þess að nota eitt fylgiskjal, eins og sýnt er á þessu dæmi.

Fylgiskjal	Reikningsgerð	Lykill	lýsing	Debet	Kredit	Mótbókunargerð	Mótlykill
GNJL001	Lánardrottinn	1001	INV1		100,00	Fjárhagur	<autt>
GNJL001	Fjárhagur	606300-001--	INV1	50,00		Fjárhagur	<autt>
GNJL001	Fjárhagur	606300-002--	INV1	50,00		Fjárhagur	<autt>
GNJL002	Lánardrottinn	1001	INV2		200,00	Fjárhagur	606300-003--
GNJL003	Lánardrottinn	1001	INV3		300.00	Fjárhagur	606300-004--

Núna, þegar INV2 er greidd verður eftirfarandi færslu gerð. Athugið fjárhagsvíddir staðgreiðsluafsláttar fylgja tengdum fjárhagsvíddum kostnaðar.

Fylgiskjal	Lykill	Bókunargerð	Debet	Kredit
APPAYM001	200110-001-	Staða lánardrottins	197.00
APPAYM001	110110-001-	Banki		197.00
14000056	520200-003--	Staðgreiðsluafsláttur lánardrottins		3,00
14000056	200110-001-	Staða lánardrottins	3,00

Eitt fylgiskjal með mörgum lánardrottnum og áhrif á bókhald innleysts hagnaður/taps

Fylgiskjal	Reikningsgerð	Lykill	lýsing	Debet	Kredit	Reikningsgerð	Lykill
GNJL001	Lánardrottinn	1001	INV1		100,00	Fjárhagur	606300-001--
GNJL001	Lánardrottinn	1001	INV2		200,00	Fjárhagur	606300-002--

Í eftirfarandi dæmi eru margir reikningar lánardrottins skráðir í fjárhag á einu fylgiskjali á Almenn dagbók síðu. Þessir reikningar eru dreift þvert yfir marga víddir lykils. Eftir bókun er eitt fylgiskjal stofnuð.

Fylgiskjal	Lykill	Bókunargerð	Upphæð í færslugjaldmiðli (EUR)	Upphæð í bókhaldsgjaldmiðli (USD)
GNJL001	606300-001--	Færslubók fjárhags	100,00	114.00
GNJL001	606300-002--	Færslubók fjárhags	200,00	228.00
GNJL001	200110-001-	Staða lánardrottins	-100,00	-114.00
GNJL001	200110-001-	Staða lánardrottins	-200.00	-228.00

Athugið að fylgiskjalið inniheldur tvær færslur fyrir bókunargerðina fyrir staða Lánardrottins í eitt fylgiskjal. Það er engin leið til að tilgreina að debetfærsla fyrir 606300-001 er ætlað að mótbóka stöðufærslu lánardrottins uppá 100.00 til 200110-001. Þetta er vegna þess að notandinn fært inn margar lánardrottinsfærslur í eitt fylgiskjal.

Með þessu dæmi er hægt að greina áhrif af því að nota eitt fylgiskjal hefur á uppgjörsreikning niður á við. Gefum okkur að bókhaldsgjaldmiðli fyrirtækisins er USD og færslur fyrir ofan voru bókaðar í færslugjaldmiðli EUR. Gefum okkur að þú greiðir að fullu reikninginn 200,00 EUR en þú uppgötvar innleyst tap vegna munur á genginu á milli þess sem þú bókaðir reikninginn og tíma greiðslunnar. Athugaðu lykilgildi innleyst taps er úthlutað í allar víddir úr kostnaðarlykla fylgiskjals reiknings. Í þessu tilfelli bæði víddin 001 og 002 var úthlutað, jafnvel þótt upplifun notanda getur verið að aðeins 002 tilheyrir kostnaðarlykil úr reikningnum sem er verið er að jafna. Þetta er vegna þess að eitt fylgiskjal var notuð til að bóka reikning hér fyrir ofan og engin leið að vita hvernig notandi vildi að kostnaðardreifingin væri gagnvart stöðu lánardrottins í einni fylgiskjali.

Fylgiskjal	Lykill	Bókunargerð	Upphæð í færslugjaldmiðli (EUR)	Upphæð í bókhaldsgjaldmiðli (USD)
APPAYM001	200110-001-	Staða lánardrottins	200,00	230.00
APPAYM001	110110-001-	Banki	-200.00	-230.00
14000056	801300-001-	Gengistap	0,00	0.67
14000056	801300-002-	Gengistap	0,00	1.33
14000056	200110-001-	Staða lánardrottins		-2.00

Ef notandinn er óánægður með tap vegna gengistaps sem verið er að úthluta þvert á allar kostnaðardreifingar úr upprunalega reikningnum, í stað þess að nota eitt fylgiskjal ætti að nota mörg fylgiskjöl til að skrá reikninga. Hér er dæmi um hvernig tókst að færa inn mörg fylgiskjöl í fjárhag í stað þess að nota eitt fylgiskjal, eins og sýnt er á þessu dæmi.

Fylgiskjal	Reikningsgerð	Lykill	lýsing	Debet	Kredit	Mótbókunargerð	Mótlykill
GNJL002	Lánardrottinn	1001	INV1		100,00	Fjárhagur	606300-001--
GNJL003	Lánardrottinn	1001	INV2		200,00	Fjárhagur	606300-002--

Núna, þegar INV2 er greidd verður eftirfarandi færslu gerð. Athugið fjárhagsvíddir gengistaps fylgja tengdum fjárhagsvíddum kostnaðar.

Fylgiskjal	Lykill	Bókunargerð	Upphæð í færslugjaldmiðli (EUR)	Upphæð í bókhaldsgjaldmiðli (USD)
APPAYM001	200110-001-	Staða lánardrottins	200,00	230.00
APPAYM001	110110-001-	Banki	-200.00	-230.00
14000056	801300-002-	Gengistap	0,00	2.00
14000056	200110-001-	Staða lánardrottins		-2.00

Eitt fylgiskjal fyrir stöðufærslum og aðstæður greiðslujöfnunar

Tvær aðstæður sem eru oft notaðar og nota eitt fylgiskjal sem inniheldur marga viðskiptavini eða lánardrottna innihalda stöðufærslur frá einn viðskiptavinur/lánardrottinn til annars viðskiptavinur/lánardrottinn og greiðslujöfnun viðskiptavinar og lánardrottna sem eru sama fyrirtæki. Eftirfarandi tvö dæmi lýsa æskileg aðferð til að færa þessar aðstæður inn, í stað þess að færa þær inn í eitt fylgiskjal.

Stöðufærsla er eitt fylgiskjal með marga viðskiptavini fært inn til að flytja stöðu frá einum viðskiptavini á annan viðskiptavin (sama lánardrottna). Þessar aðstæður geta orðið þegar ábyrgð á að greiða reikninginn færist yfir á annar aðili, svo sem undirfyrirtæki sem færir ábyrgð í móðurfyrirtæki.

Þetta dæmi gerir ráð fyrir sölu þar sem viðskiptavinurinn er hæfur fyrir staðgreiðsluafslátt ef greiðslan er innt af hendi innan 10 daga. Í þessu dæmi er notast viðskiptavinur við vátryggingafélagið sem ber ábyrgð á greiðslu reikningsins. Vátryggingafélagið er sett upp sem annar viðskiptavinur í kerfinu. Upphafleg staða viðskiptavinar er flutt á vátryggingafélagið sem greiðir reikninginn, og tekur 2% staðgreiðsluafslátt fyrir greiðslu innan afsláttartímabils.

Til að sýna, skal gera ráð fyrir að eftirfarandi sölu er gerður á viðskiptavin ACME. Eftirfarandi bókhaldsfærslur tákna sölu.

Fjárhagslykill	Bókunargerð	Debet	Kredit
401100-002-023-	Tekjur		100
130100-002-	Staða viðskiptavinar	100

Næst skal notanda flytja gjaldfallin staða frá ACME til vátryggingafélagið, í eitt fylgiskjal í greiðslubók viðskiptakrafa. Vátryggingafélagið er sett upp sem viðskiptavinatrygging.

Fylgiskjal	Reikningsgerð	Lykill	lýsing	Debet	Kredit	Mótbókunargerð	Mótlykill
ARPAYM001	Viðskiptavinur	ACME	Flutningur		100,00	Viðskiptavinur	Trygging

Athugið að færslu hér að ofan eru geymdar í eitt fylgiskjal. Þessu fylgiskjali inniheldur tvær færslur viðskiptavinar. Eftirfarandi fylgiskjalið er stofnuð þegar ofantalið fjárhagsfærslu er bókuð.

Fylgiskjal	Lykill	Bókunargerð	Upphæð í færslugjaldmiðli
ARPAYM001	130100-002-	Staða viðskiptavinar	100,00
ARPAYM001	130100-002-	Staða viðskiptavinar	-100,00

Næst, gefum okkur að greiðsla berst frá viðskiptavini tryggingar fyrir 98,00 og valið er að jafna greiðsluna við reikninginn sem var stofnaður af stöðufærslunni. Þetta leiðir til að eftirfarandi fylgiskjalið er bókað. Hugsanlega er ætlast til að jöfnunin noti fjárhagsvíddir úr upprunalegum reikningi, en það er ekki mögulegt þar sem það sem ekki er reikningsskjal fyrir viðskiptavin tryggingar. Athugið að sjálfgefnu koma víddir dreifingar á staðgreiðsluafslátt úr viðskiptavinafærslu sem stofnaðar eru úr flutningnum, ekki úr upprunalega tekjulykli reiknings. Sjálfgefna er afleiðing af því að nota eitt fylgiskjal til að flytja stöðurnar.

Fylgiskjal	Lykill	Bókunargerð	Debet	Kredit
ARPAYM002	110110-002-	Banki	98.00
ARPAYM002	130100-002-	Staða viðskiptavinar		98.00

Á tengt fylgiskjal fyrir staðgreiðsluafslátt, er hið sjálfgefna fyrir fjárhagsvídd komið úr færslu viðskiptavinar sem var stofnaðar úr flutninginn, þar sem flutningurinn er með fleiri en einn viðskiptavinur.

Fylgiskjal	Lykill	Bókunargerð	Debet	Kredit
ARP-00001	403300-002-	Staðgreiðsluafsláttur viðskiptavinar	2.00
ARP-00001	130100-002-	Staða viðskiptavinar		2.00

Ef notandinn er ósáttur með hið sjálfgefna fyrir fjárhagsvíddirnar fyrir staðgreiðsluafslátt, í stað þess að nota eitt fylgiskjal ætti að nota mörg fylgiskjöl til að skrá stöðufærslu. Aðstæður ættu að nást með því að stofna kreditreikning fyrir viðskiptavin sem staðan er flutt ÚR og debet-minnisblað eða reikningur stofnaður fyrir viðskiptavininn sem staðan er flutt til. Eftirfarandi dæmi sýnir hvernig mörg fylgiskjöl er hægt að færa í greiðslubók viðskiptakröfur sem flytja stöðu, í stað þess að nota eitt fylgiskjal, eins og lýst er í þessu dæmi.

Fylgiskjal	Reikningsgerð	Lykill	lýsing	Debet	Kredit	Mótbókunargerð	Mótlykill
ARPAYM001	Viðskiptavinur	ACME			100,00	Fjárhagur	401100-002-023-
ARPAYM002	Viðskiptavinur	Trygging		100,00		Fjárhagur	401100-002-023-

Þetta þýðir að þegar viðskiptavinur Tryggingar 98,00 með fylgiskjali ARPAYM02, rétta fjárhagsvíddir úr fylgiskjali ARPAYM002 fjárhagsfærslu verður notuð.

Fylgiskjal	Lykill	Bókunargerð	Debet	Kredit
ARPAYM003	110110-002-	Banki	98.00
ARPAYM003	130100-002	Staða viðskiptavinar		98.00

Á tengt fylgiskjal fyrir staðgreiðsluafslátt, fjárhagsvíddir verður notuð úr mótfærslu tekjulykils á fylgiskjali ARPAYM002.

Fylgiskjal	Lykill	Bókunargerð	Debet	Kredit
ARP-00001	403300-002-023-	Staðgreiðsluafsláttur viðskiptavinar	2.00
ARP-00001	130100-002-	Staða viðskiptavinar		2.00

Eitt fylgiskjal með skuldajöfnun fyrir margar viðskiptavina og lánardrottna

Skuldjöfnun koma að gagni þegar fyrirtæki sem kaupir og selur til sama fyrirtækis. Frekar en að greiða reikninga lánardrottins og bíða eftir að taka við greiðslu fyrir reikninga viðskiptavina, eru reikninga lánardrottna og viðskiptavina skuldajöfnuð. Færsla skuldajöfnunar er jöfnuð á móti útistandandi stöðu.

Til að sýna, gefum okkur að lánardrottna 1001 og viðskiptavini US-008 eru sömu einingu, svo fyrirtækið vill skuldajafna stöður viðskiptaskuldir og viðskiptakrafa áður en greiddar eru/tekið við greiðslum eftirstöðvar. Gerum ráð fyrir að færslu viðskiptavinar skuldar 75,00 EUR og færslu lánardrottins skuldar 100,00 EUR, sem þýðir að þú myndir frekar kjósa nettó stöður og aðeins greiða lánardrottins 25,00 EUR. Ennfremur er gert ráð fyrir að bókhaldsgjaldmiðill sé USD. Í þessu tilfelli er færsla skuldajöfnunar færð inn í eitt fylgiskjal í greiðslubók viðskiptaskulda.

Fylgiskjal	Reikningsgerð	Lykill	lýsing	Debet	Kredit	Mótbókunargerð	Mótlykill
APPAYM001	Lánardrottinn	1001	Greiðslujöfnun	75,00		Viðskiptavinur	US-008

Til að forðast óæskilegar vandamál við síðari jafnanir fyrir þessa færslu, í stað þess að nota eitt fylgiskjal, ætti að færa inn mörg fylgiskjöl í færslubókina sem til að skrá færslu skuldajöfnunar. Athugið að stöður viðskiptavinar og lánardrottins eru jafnaðar með einni millireikning að forðast að nota eitt fylgiskjal sem inniheldur margar stöður viðskiptavina og lánardrottna.

Fylgiskjal	Reikningsgerð	Lykill	lýsing	Debet	Kredit	Mótbókunargerð	Mótlykill
001	Viðskiptavinur	US-008			75,00	Fjárhagur	999999---
002	Lánardrottinn	1001		75,00		Fjárhagur	999999---

Deila með