Sjálfvirkni reiknings fyrir skönnuð skjöl

Í þessari grein er fjallað um gagnaeiningar sem eru tiltækar fyrir lok við lok sjálfvirkni reikninga lánardrottins, þar með talið reikninga með viðhengi.

Fyrirtæki sem vilja hagræða ferlum Viðskiptaskulda (AP) auðkenna oft reikningsvinnslur sem ein af aðalferlunum sem þurfa að vera skilvirkari. Í mörgum tilvikum láta þessi fyrirtæki ótengdan þjónustuaðila með ljósskynjun stafa (OCR) um vinnslu reikninga á pappír. Þeir fá síðan tölvulesanleganleg lýsigögn reiknings ásamt skannaðri mynd af hverjum reikningi. Til að aðstoða við sjálfvirkni er "síðasta kílómetra" lausn síðan myndað til að auðvelda notkun á þessum hlutum í reikningsfærslukerfinu. Núna er þessi „síðustu metrunum“ sjálfvirkni virkjuð beint úr kassanum með því að nota lausn sjálfvirkra reikninga.

Lausnasamhengi

Reikningur sjálfvirkni lausn virkjar staðlað viðmót sem getur samþykkt reiknings lýsigögn á reikningshausinn og reikningslínur og viðhengjum sem á við um reikninginn. Öll utanaðkomandi kerfi, sem getur myndað gervinga sem samræmast þessu viðmóti munu geta sent færslurnar inn til sjálfvirkrar vinnslu á reikningum og viðhengjum.

Eftirfarandi skýringarmynd sýnir sýnishorn af samþættingaraðstæðum þar sem Contoso hefur gerst meðeigandi með OCR-þjónustuveitanda fyrir vinnslu á reikningi lánardrottins. Lánardrottnar Contoso senda reikninga til þjónustuveitu með tölvupósti. Í gegnum OCR-vinnslu myndar þjónustuveitan lýsigögn reikningsins (haus og/eða línur) og skannaða mynd af reikningnum. Samþættingarlag umbreytir þessum gervingum síðan svo að hægt sé að geta nota þær.

Nokkur tilbrigði með fyrrgreint dæmi eru mögulegur ef samþætting reiknings er nauðsynleg. Gagnaflutningur er dæmi um aðra notkun þar sem hægt er að nota þetta viðmót til að stofna reikninga og viðhengi.

Lausnaíhlutir

Lausnafótsporið samanstendur af eftirfarandi þáttum:

• Gagnaeiningar fyrir reikningshausinn, línur á reikningi og reikningsviðhengi
• Undantekningavinnsla fyrir reikninga
• Hlið-við-hlið viðhengjabirtir í reikningum

Afgangurinn af þessari grein gefur ítarlegar lýsingar á þessum lausnaþáttum.

Gagnaeiningar

Gagnapakki er sú vinnueining sem þarf að senda svo að hægt sé að stofna reikningshausa, reikningslínur og reikningsviðhengi. Eftirfarandi gagnaeiningar eru notaðar fyrir gervinga sem mynda gögn pakka:

• Reikningshaus lánardrottins
• Reikningslína lánardrottins
• Viðhengi reikningsskjals lánardrottins

Skjalaviðhengi lánardrottnareikningsins er ný gagnaeining sem er kynnt sem hluti af þessari aðgerð. Hauseining lánardrottnareiknings hefur verið breytt þannig að hann styður viðhengi. Línueining lánardrottnareiknings hefur ekki verið breytt fyrir þetta sérkenni.

Fyrir nákvæmar upplýsingar um gagnapakka, sjá Yfirlit gagnastjórnunar. Fyrir upplýsingar um hvernig á að búa til gagnapakka með því að nota gagnastjórnunarvinnusvæðið, sjá Meðvinna og neyta gagnapakka í Dynamics 365 Finance and Operations Apps lausn.

Fylgið eftirfarandi skrefum til að mynda prófun gagna sem inniheldur reikninga og viðhengja.

1. Skráðu þig inn á tilvikið.

2. Farðu í Viðskiptaskuldir>Reikningar>Biðandi reikningar lánardrottins.

3. Stofna reikninga sem hafa línur og viðhengi.

   Nóta

   Viðhengin verða að vera viðhengi við haus. Sem stendur styður skjalaviðhengjaeining lánardrottnareiknings ekki viðhengi við línur.

4. Opnaðu vinnusvæðið Gagnastjórnun.

5. Stofna útflutningsvinnslu sem inniheldur reikningshaus lánardrottins, reikningslínu lánardrottins og skjalaviðhengiseiningu lánardrottnareiknings.

6. Flyttu út gögnin.

7. Sæktu útflutt gögnin sem pakka. Nú má nota pakkanum til að flytja gögn inn í marktilvik til prófunar.

Ákvörðun lögaðila fyrir reikning

Reikningar sem eru innfluttir með gagnapakka er hægt að tengja lögaðila sem þeir tilheyra á tvo vegu:

• Innflutningsvinnan sem vinnur reikninginn flytur hann inn í sama fyrirtæki og verkið var tímasett í Gagnastjórnun vinnusvæðið. Með öðrum orðum ákvarðar fyrirtæki vinnslunnar fyrirtækið sem reikningurinn tilheyrir.
• Þegar gagnapakki sem inniheldur reikninga er sendur til Finance, getur hringjandi (þ.e.a.s. samþættingarforritið sem keyrir utan Finance) nefnt kenni fyrirtækisins skýrt í HTTP-beiðninni. Í þessu tilfelli er fyrirtækjasamhenginu sem keyrir vinnsluna í Finance hnekkt og reikningarnir eru fluttir inn í fyrirtækið sem var beint í gegnum svar HTTP.

Nóta

Þessi hegðun er stöðluð gagnastjórnunarhegðun. Það er útskýrt hér, í samhengi við reikninga, fyrir sakir heildarinnar.

Undantekningavinnsla

Í aðstæðum þar sem lánardrottinsreikningar koma inn í fjármál- og rekstur með samþættingu þarf að vera til staðar auðveld leið fyrir meðlimi viðskiptaskulda til að vinna úr undantekningum eða reikninga sem ekki eru samþykktir og stofna reikninga í bið út frá reikningum sem mistókst. Þessi frábrigðavinnsla fyrir reikninga lánardrottins er nú hluti af fjármálum- og rekstri.

Listasíða reikninga lánardrottna sem ekki tókst að flytja inn

Nýja listasíðan fyrir undantekningar reikninga er aðgengileg á Viðskiptaskuldir>Reikningar>Innflutningsbilanir>Reikningar lánardrottins sem ekki tókst að flytja inn. Þessi síða sýnir allar hausfærslur lánardrottnareiknings úr sviðsetningartöflunni í gagnaeiningu hauss lánardrottnareiknings. Athugaðu að þú getur skoðað sömu færslur á gagnastjórnun vinnusvæðinu. Þú getur líka framkvæmt sömu aðgerðir og veittar eru í undantekningarmeðhöndlunareiginleikanum frá gagnastjórnun vinnusvæðinu. Eiginleiki meðhöndlunar undantekninga hefur verið fínstillt fyrir virkan notanda sem auðveldar notkun hans.

Þessi listasíða felur í sér eftirtalin svæði sem berast inn í gegnum streymi:

• Fyrirtæki – Fyrirtækið sem reikningurinn tilheyrir

• Villuboð – Villuboðin sem gagnastjórnunarramminn gefur út til að útskýra hvers vegna ekki var hægt að búa til reikninginn

• Númer – Reikningsnúmerið

• Reikningsreikningur

• Nafn – Nafn seljanda

• Lykill lánardrottins

• Innkaupapöntun – Innkaupapöntunarnúmer (PO) fyrir reikninginn

• Birtingardagur

• Dagsetning reiknings

• Reikningslýsing

• Gjaldmiðill

• Log

• Línutilvísun – Auðkennið sem kemur frá ytra kerfinu

  Nóta

  Línutilvísun er ekki reikningskenni.

Þessi listasíða hefur einnig forskoðunarrúðu sem þú getur notað á eftirfarandi hátt:

• Skoðaðu villuskilaboðin í heild sinni, svo að þú þurfir ekki að stækka Villuskilaboð dálkinn í ristinni.

Listasíðan styður eftirfarandi aðgerðir:

• Breyta – Opnaðu undantekningarskrána í breytingaham, svo þú getir lagað vandamálin.
• Valkostir – Fáðu aðgang að stöðluðu valkostunum sem eru tiltækir á listasíðum. Þú getur notað Bæta við vinnusvæði valkostinn til að festa undantekningarlistasíðuna við vinnusvæðið þitt sem lista eða flís.

Upplýsingasíða reikninga lánardrottna sem ekki tókst að flytja inn

Þegar þú byrjar að breyta stillingu opnast Reikningar lánardrottins sem tókst ekki að flytja inn upplýsingar síðan fyrir reikninginn sem hefur vandamál. Ef vandamál koma upp með reikning sem er með viðhengi verður viðhengið ekki birt. Viðhengi verður að vera endurhengt við reikninginn.

Reikningar lánardrottins sem tókst ekki að flytja inn upplýsingar síðan gerir þér kleift að búa til reikning í bið. Eftir að þú hefur lagað vandamálin á reikningi sem hluta af vinnslu undantekningar skaltu velja Búa til biðreikning hnappinn til að búa til biðreikninginn. Biðreikningurinn verður búinn til í bakgrunni.

Samnýtt þjónusta samanb. v. fyrirtækjabyggða undantekningavinnslu

Undantekningalistasíðan styður staðlaðar öryggissmíðar sem gagnastjórnun vinnusvæðið styður við vinnslu sviðsetningarskráa. Hægt er að tryggja innflutningsvinnslu reiknings á eftirfarandi hátt:

• Eftir notandahlutverki
• Eftir notanda
• Eftir lögaðila

Ef öryggi er skilgreint fyrir innflutningsvinnslu reiknings virðir listasíða undantekninga þessar stillingar. Notendur geta aðeins séð undantekningafærslur reikninga sem þessi uppsetning leyfir þeim að sjá.

Til dæmis hefur Contoso ákveðið að keyra reikningsundantekningar eftir lögaðilum. Þar af leiðandi er öryggi skilgreint í innflutningsvinnslu reikninga á þann hátt að notandi í lögaðila A getur aðeins séð undantekningar reikninga í lögaðila A, en notandi í lögaðila B getur aðeins séð undantekningar reikninga í lögaðila B. Þessi uppsetning virkjar aðskilnað á skyldum fyrir stjórnun á undantekningum reikninga.

Contoso gæti einnig ákveðið að tryggja ekki neitt öryggi, þannig að notendur geti keyrt undantekningar reikninga fyrir allar einingar lögaðila. Þessi uppsetning virkjar samnýtta þjónustuaðstæður fyrir stjórnun á undantekningum reikninga.

Hlið-við-hlið viðhengjabirtir

Til að aðstoða við að skoða viðhengi fyrir reikninga lánardrottins, veita eftirfarandi síður sem eru notaðar í reikningsfærslunni núna viðhengjabirti:

• Undantekningameðferð
• Reikningar lánardrottna í bið síða (einnig fáanleg í endurskoðunarferli reikninga)
• Reikningsbók fyrirspurnarsíða (fyrir bókaða reikninga)

Hér eru aðalaðgerðir sem viðhengjabirtirinn veitir:

• Skoðið allar viðhengjagerðir sem skjalastjórnun styður (skrár myndir, Vefföng og athugasemdir).
• Skoða TIFF-skrár með mörgum síðum.
• Framkvæmdu eftirfarandi aðgerðir á myndaskrám:
  • Merkið hluta myndarinnar.
  • Felur hluta myndarinnar.
  • Bæta athugasemdum við myndina.
  • Þysjar inn og út á myndina.
  • Víðmynd myndarinnar.
  • Afturkalla og endurgera aðgerðir.
  • Breyttu myndarinni svo að hún passi.

Nóta

Þessar aðgerðir eru tiltækar fyrir myndskrár (JPEG, TIFF, PNG og svo framvegis). Allar breytingar sem gerðar eru á mynd með því að nota þessar aðgerðir eru vistaðar í myndskrá. Eins og stendur felur viðhengjabirtir ekki í sér útgáfu- eða endurskoðunargetu.

Sjálfgefið viðhengi

Ef reikningur lánardrottins hefur fleiri en eitt viðhengi geturðu stillt eitt af skjölunum sem sjálfgefið viðhengi á síðunni Viðhengi . Valkosturinn Er sjálfgefið viðhengi er nýr valkostur sem var bætt við sem hluti af þessum eiginleika. Þessi valkostur er líka sýndur í gagnaeiningu skjalaviðhengis lánardrottnareiknings. Þess vegna er hægt að stilla sjálfgefið viðhengi í gegnum samþættingar.

Aðeins er hægt að stilla eitt skjal sem sjálfgefið viðhengi. Eftir að skjal er stillt sem sjálfgefið viðhengi er það sjálfkrafa sýnt í viðhengjabirti þegar reikningurinn er opnaður. Ef ekkert skjal er stillt sem sjálfgefið viðhengi sýnir birtirinn ekki sjálfkrafa nein viðhengi þegar reikningurinn er opnaður.

Sýna/fela reikningsviðhengi

Nýr hnappur sem er fáanlegur á Untekningarvinnsla, Biðandi reikningur og Fyrirspurnarsíður reikningabóka gera þér kleift að sýna eða fela viðhengisskoðarann.

Öryggi

Eftirfarandi aðgerðum í viðhengjabirti er stjórnað með öryggi eftir hlutverkum:

• Auðkennt
• Varið
• Athugasemd

Síðan Lánardrottnareikningar í bið

Eftirfarandi réttindi veita aðgang tilbúna-aðeins eða les/skrif aðgang að viðhengjabirti fyrir því að merkingar-, blokkunar- og ahtugasemdaaðgerðir:

• Viðhalda reikningsmynd lánardrottins – Þessi forréttindi veitir les-/skrifaðgang.
• Skoða reikningsmynd lánardrottins – Þessi heimild veitir skrifvarinn aðgang.

Eftirfarandi skyldur veita aðeins lesaðgang eða les/skrif aðgang að viðhengjabirti fyrir þessar aðgerðir:

• Viðhalda reikningum lánardrottins – Viðhalda reikningsmyndaréttindum lánardrottins er úthlutað þessari skyldu.
• Spyrja um stöðu reiknings lánardrottins – Skoða reikningsmynd lánardrottins er úthlutað þessari skyldu.

Eftirfarandi hlutverk veita aðeins lesaðgang eða les/skrif aðgang að viðhengjabirti fyrir þessar aðgerðir:

• Skuldaskrifari og Viðskiptastjóri – Viðhalda reikninga lánardrottins er úthlutað þessum hlutverkum.
• Viðskiptaskrifari, Viðskiptastjóri, Viðskiptafulltrúi miðlægur greiðslur og Greiðsluafgreiðslumaður – Skylda Fyrirspurna um stöðu reiknings lánardrottins er úthlutað þessum hlutverkum.

Viðhengi reiknings lánardrottins

Eftirfarandi réttindi veita aðgang tilbúna-aðeins eða les/skrif aðgang að viðhengjabirti fyrir því að merkingar-, blokkunar- og ahtugasemdaaðgerðir.

Nóta

Hlutverk sem eru nefnd í þessum hluta veita aðeins til lestrar aðgang að myndir reikning í viðhengjabirti utan í reitinn. Ef hlutverk verður einnig að hafa skrifaðgang að myndunum, má veita skrifaðgang að því hlutverki með heimildinni og gjald sem er lýst hér.

• Viðhalda mynd af einingu reikningshaus lánardrottins – Þessi heimild veitir les-/skrifaðgang að reikningsmyndum í viðhengisskjánum.
• Skoða reikningshausamynd lánardrottins – Þessi forréttindi veitir skrifvarinn sýn á reikningsmyndina í viðhengisskjánum.

Eftirfarandi skyldur veita aðeins lesaðgang að viðhengjabirti fyrir þessar aðgerðir:

• Viðhalda reikninga lánardrottins – Viðhalda reikningshaus lánardrottins myndréttinda er úthlutað þessari skyldu.

Eftirfarandi hlutverk veita aðeins lesaðgang að viðhengjabirti fyrir þessar aðgerðir:

• Skuldaskrifari og Viðskiptastjóri – Viðhalda reikninga lánardrottins er úthlutað þessum hlutverkum.

Sjálfgefið ef hlutverki notanda veitir breyta réttindi á öllum síðum notanda mun einnig hafa breyta heimildir í viðhengjabirti fyrir merkingar-, blokkunar- og athugasemdaaðgerðir. Hins vegar í tilvikum þar sem tiltekið hlutverk á að hafa breytingarheimildir á síðunni en ekki í viðhengjabirtinum er hægt að nota viðeigandi réttindi úr fyrrgreindum lista til að uppfylla notkunartilvik.