Yfirlit fjárhagsáætlunarstýringar

Í þessari grein er kynntur eiginleiki fjárhagsáætlunarstýringar og veittar upplýsingar sem hjálpa til við að stilla fjárhagsáætlunarstýringu til að ná sem mest út úr stjórnun á fjárhagslegum tilföngum fyrirtækisins.

Fjárhagsáætlunarstýring styður stjórnun fjárhagslegra tilfanga fyrirtækis með bókhaldslykli, verkflæði, notendaflokkum, upprunaskjölum og færslubókum, stillanlegum útreikningi á tiltækum sjóðum, fjárhagsáætlunarferlum og mörkum. Þegar stýringar eru á sínum stað, getur fyrirtæki áætlað, mæla, stjórna og spá fyrir um hennar fjárhagslegar tilföng gegnum fjárhagsársins.

Eftir að áætlun hefur verið samþykkt í kerfinu geturðu notað fjárhagsáætlanir til að mynda færslur í fjárhagsáætlunarskrá til að skrá útgjöld fjárhagsáætlunar fyrir fyrirtæki. Einnig er hægt að stofna eða flytja inn færslur í fjárhagsáætlunarskrá úr hugbúnaði þriðja aðila án þess að nota virkni fjárhagsáætlunargerðar.

Hægt er að skrá útgjöld með aðallykla og fjárhagsvíddir. Þú getur skilgreint stýringu á heildarútgjöldum til að mæta reglum og kröfum fyrirtækis, með flokkun samsetningar fjárhagsvídda og aðallykla.

Eftirfarandi línurit sýnir stað fjárhagsáætlunarstýringar á stigum dæmigert fjárhagsáætlunarferlis

Hægt er að skilgreina fjárhagsáætlunarstýringar samkvæmt mörgum þáttum:

• Fjárhagsvíddir – Hvaða fjárhagsvíddir þarf að nota til að tilkynna fjárhagsáætlun og raungildi og hvaða fjárhagsvíddir eru nauðsynlegar til að stjórna fjárhagsáætlunum? Eru tilteknar vöruvíddasamsetningar eða aðallyklar sem krefjast tiltekinnar athygli? Til dæmis er krafist að rekja fjárhagsáætlun í raunupphæðir með kostnaðarstað og forriti? Þarf ferðakostnaður sérstaka athygli?
• Tími – Hvaða tímarammi (reikningstímabil, reikningstímabil til þessa, og svo framvegis) verður notaður til að meta tiltæka fjármuni?
• Heimildarskjöl – Hvaða heimildarskjöl þarf að meta fyrir eftirlit með fjárlögum? Á að meta skjölin á hverja línu eða fyrir hvert skjal?
• Útreikningur á lausum fjármunum – Ætti að taka tillit til gagna eins og innkaupabeiðna (forkvaða) og innkaupapantana (kvaða) við útreikning á tiltækum fjármunum? Ættu skjöl með stöðuna drög að vera höfð með í útreikningi?
• Hnekkja heimild – Hver hefur leyfi til að fara yfir tiltæka fjárhagsáætlun?

Fjárhagsáætlunarstýring er að fullu samþætt við forritið. Þess vegna er hægt að meta tiltæka fjárhagsáætlun fyrir bæði áætluð innkaup og raunverulega innkaup. Fyrirspurnir og skýrslur um fjárhag eru tiltækar. Því geta notendur metið Fjárhagsáætlun samhliða ferli fjárhagsáætlunar og gert leiðréttingar sem þarf, í mynd endurskoðunar fjárhagsáætlunar eða flutninga. Fjárhagsáætlunarstjóri getur einnig flutt fjárhagsáætlun og raunupphæðir í Microsoft Excel til að greina og spá betur eftir þörfum.

Skilgreinir fjárhagsáætlunarstýringar

Tímabil fjárhagsáætlunar

Eftir að grunn fjárhagsáætlunargerð hefur verið stillt geturðu skilgreint tímann, eða upphafs- og lokatímabil, fyrir fjárhagsáætlunargerð og fjárhagsáætlunarstýringu á síðunni Tímabil fjárhagsáætlunartímabils . Fjárhagsáætlunarferli samsvara oft fjárhagsdagatöl en getur náð yfir á fjárhagsár.

Næstu skrefum í uppsetningunni er lokið á flipum sem eru opnaðir af Stillingar fjárhagsáætlunarstjórnar síðunnar.

Skilgreina færibreytur

Byggt á fjárhagsvíddir virkjuð fyrir fjárhagsáætlun, hægt er að nota allar eða hlutmengi fjárhagsvíddirnar fyrir fjárhagsáætlunarstýringu.

Einnig er hægt að tilgreina sjálfgefið tímabil (til dæmis, Reikningarár, Reikningsár til dagsins í dag, Fjárhagstímabil, eða Ársfjórðungslega) að fjárlagaeftirlit verði rekið á tímabili viðkomandi fjárhagsáætlunar. Einnig er hægt að tilgreina sjálfgefinn stjórnanda fjárhagsáætlunar og þröskuld sem er notaður til að tilkynna notendum þegar þröskuld hefur verið náð. Gildin í þessi svæði eru notuð sem sjálfgefin gildi í hvaða nýja reglu fjárhagsáætlunarstýringar sem er eða fjárhagsáætlunarflokk sem er stofnaður. Hins vegar er hægt að breyta sjálfgefin gildi fyrir einstaka flokka eða reglur.

Aðferðir sem notaðar eru við að stofna og skrá fjárhagsáætlun í fjárhagsáætlunarskrá spila hlutverk við að ákvarða tímabil sem er valið þegar tiltækt fjármagn fjárhagsáætlunar er metið. Ef árleg upphæð fyrir samsetningu víddargildis er þróuð og nota, þá gæti nálgun sem byggist á fjárhagsárinu eða fjárhagsárs til dagsins í dag verið gáfuleg. Hins vegar ef fyrirtækis stofnar fjárhagsáætlunar eftir fjárhagstímabili eða úthlutar á fjárhagstímabil og vill ítarlegri stýringu, vilja þau kannski íhuga fjárhagsártil dagsins í dag eða ársfjórðungsleg tímabil.

Þar að auki spilar menning fyrirtækis þíns og hvernig hún tengist fjárhagsáætlun og fjárhagsáætlunarstýringu hlutverk í að skilgreina skilgreininguna.

Heimildir yfir fjárhagsáætlun

Næst, á flipanum Yfir kostnaðarhámarksheimildir , geturðu tilgreint notendahópa. Einnig er hægt að tilgreina hvort notendur sem eru meðlimir flokks hafa heimild til að fara fram úr fjárhagsáætlun. Þú getur komið í veg fyrir að notendur fari yfir kostnaðarhámarkið fram yfir kostnaðarhámarkið sem var stillt á færibreytur fjárhagsáætlunar , eða þú getur komið í veg fyrir að þeir fari yfir kostnaðarhámarkið með hvaða upphæð sem er, óháð þröskuldinn. Byggt á hversu forvirkt fyrirtæki stjórnar sínum útgjöldum, getur þessar heimildir hjálpað til við að stjórna fjárhagslegum tilföng.

Tiltækt fjármagn úr fjárhagsáætlun

Næst, á flipanum Fjárhagsáætlun tiltæk , er hægt að skilgreina formúluna sem er notuð til að reikna út tiltækt fé. Byggt á því hve íhaldssamur stofnun stjórnar sínu fjármagn , eða í umfjöllun um reglugerðir eða iðnaður kröfur, geta útreikningur innihaldið drög eða óbókað skjal.

Nóta

Ef þessum útreikningi er breytt við ferli fjárhagsáætlunar, munu breytingarnar ekki hafa áhrif á nein skjöl sem áður hafa staðist athuganir fjárhagsáætlunarstýringar og sem hafa verið bókaðar eða lokið. Eiginleiki sem heitir Aðeins rekja upphæðir í tiltækum útreikningi á fjárhagsáætlunarfé gerir þér kleift að breyta því hvaða gögn eru rakin í BudgetSourceTracking töflunum. Þegar kveikt er á þessum eiginleika eru upphæðir aðeins geymdar ef þær eru valdar til að nota við útreikning á tiltæku fjármagn fjárhagsáætlunar. Fyrir frekari upplýsingar, sjá Fjárhagsmunir í boði.

Skjöl og færslubækur

Á flipanum Skjöl og færslubækur geturðu valið hvaða heimildarskjöl og færslubækur verða háð eftirliti með fjárhagsáætlun og hvort athuganir eigi sér stað á stigi línufærslunnar eða allt skjalið. Að auki býður nýi Síuaukning fjárhagsstjórnunarskjala sem er fáanleg frá og með Microsoft Dynamics 365 Finance útgáfu 10.0.27 síuvalkostur sem byggir á fyrirspurnum fyrir hverja skjal sem fylgir fjárlagaeftirliti. Því er hægt að tilgreina hvaða skjöl fjárhagsáætlunarstýringar eru athuguð fyrir fjárhagsáætlun. Á þennan hátt gerir aðgerðin aðeins kleift athugun á fjárhagsáætlun fyrir undirflokk skjalagerðar. Til dæmis er aðeins hægt að athuga innkaupapantanir þar sem reiturinn Pool er stilltur á 01. Nýr dálkur sem er bætt við Skjöl og færslubækur flipan gefur til kynna hvort fyrirspurn sé skilgreind fyrir valda skjalagerð. Auk þess er tveimur nýjum hnöppum bætt við tækjastikuna fyrir ofan skjalanetið til að bæta við, breyta eða eyða síun.

Stemma ætti af upprunaskjölin sem eru valin með gátreitunum fyrir stöður se innifaldar eru í útreikning tiltæks fjármagns fjárhagsáætlunar. Til dæmis, ef þú valdir Frápantanir fjárhagsáætlunar fyrir kvaðir, ættir þú að velja Innkaupapantanir valkostinn. Þegar fjárhagsáætlunarathugun er framkvæmd fyrir upphæðir og reikninga á innkaupalínu, er flokkur fjárhagsáætlunarstýringar sem er úthlutað á frátekningu Völd. Þegar fjárhagsáætlunarathugun er framkvæmd fyrir upphæðir og reikninga á innkaupabeiðni, er flokkur fjárhagsáætlunarstýringar sem er úthlutað á frátekið Forkvaðning.

Ef Fjárgreiðslur fjárhagsáætlana um kvað og/eða Fjárgreiðslur fjárhagsáætlunar vegna kvaðsetningar eru teknar með í útreikningi á tiltækum fjárveitingum fjármuni og verður að endurspeglast í gegnum færslur í fjárhagur, þá ættir þú að merkja við þau val í Skuldabókhald hópnum á fjárhagur breytunum síðu.

Úthluta fjárhagsáætlunarlíkönum

Næst á flipanum Úthluta fjárhagsáætlunarlíkönum úthlutar þú fjárhagsáætlunarlíkönum á tímabili fjárhagsáætlunarlotu sem ætti að vera með í fjárhagsáætlunarstýringu.

Skilgreina reglur fjárhagsáætlunarstýringar

Næst, á flipanum Skilgreina reglur um fjárhagsáætlunarstýringu , verður þú að búa til sérstakar reglur, byggðar á fjárhagsvíddum sem eru virkjaðar fyrir fjárhagsáætlunarstýringu. Til dæmis, ef áhersla er á útgjöld eða svið útgjalda fyrir deild, þá geturðu notað skilgreiningar á þessum flipa til að skilgreina og meta þessi útgjöld. Hægt er að skilgreina mismunandi þröskulda fyrir hverja reglu fjárhagsáætlunarstýringar.

Mikilvægt

Fjárhagsstýring verður virkjuð fyrir alla aðalreikninga Gróða og taps, kostnaðar, Tekjur, efnahagsreikningur, skuldir, eigið fé eða eign gerð. Ef Define budget control rules flipi inniheldur reglu sem hefur tóm viðmið, verður fjárhagsáætlunarstýring virkjuð fyrir allt fjárhagsvídd samsetningar sem innihalda aðalreikninga af þessum gerðum. Þess vegna er mikilvægt að búa til reglur fjárhagsáætlunarstýringar og skilgreina svið samsetningar fjárhagsvídda þar sem mikilvægt er að kveikt er á fjárhagsáætlunarstýringu.

Velja aðallykla

Ef Aðalreikningur er ekki valinn sem vídd fjárhagsáætlunarstýringar á síðunni Skilgreindu færibreytur en tiltekin útgjöld eru verið stjórnað geturðu valið þau útgjöld á flipanum Veldu aðalreikninga . Valkosturinn Valið aðalreikninga tryggir að athuganir á fjárhagsáætlun séu aðeins framkvæmdar fyrir valda aðalreikninga (eða ekki framkvæmdar á óvöldum aðalreikningum) jafnvel þegar Aðalreikningur er ekki hluti af Skilgreindum breytum í fjárlagaeftirliti.

Dæmi: Á síðunni Define færibreytur er Værðir fjárhagsáætlunarstýringar valdar, kostnaðarhámarkinu er aðeins stjórnað á Viðskipti Eining og Deildarstig .

Í þessu dæmi er fjárhagsáætlunarstýring krafist á öllum reikningum, nema 600120, sem ætti ekki að hafa fjárhagsáætlunarstýringu virkt. Þessari atburðarás gæti verið náð með því að merkja við alla aðalreikninga, nema 600120, í Veldu aðalreikninga flipanum.

Ef innkaupapöntun er búin til fyrir kostnað sem tengist aðalreikningi 600120, þá er fjárhagsáætlunarskoðun ekki framkvæmd fyrir þessar línur, annan hvern aðalreikning sem er valinn í Veldu aðalreikninga flipi er stjórnað. Í þessu dæmi er FRAGT innkaupaflokkur tengdur aðalreikningnum 600120.

Þegar Aðalreikningur er valinn sem vídd fjárhagsáætlunarstýringar, þarf engar stillingar á flipanum Veldu aðalreikninga .

Virkja fjárhagsáætlunarstýringu

Eftir að fjárhagsáætlunarstýring hefur verið stillt er hægt að kveikja á henni og virkja hana á Virkja fjárhagsáætlunarstýringu flipanum. Drögin munu þá taka gildi.

Mikilvægt

Eftir að fjárhagsáætlunarstýringu hefur verið kveikt á og virkjað, og eftir að færslur hafa verið bókaðar, það ætti ekki að slökkva á miðju ári. Þegar slökkt er á fjárhagsáætlunarstýringu, eru færslur fjárhagsáætlunar ekki skráðar vegna rakningar, og athuganir á fjárhagsáætlun eru ekki lengur framkvæmdar. Þess vegna er skjöl sem þegar hafa verið bókaðar hugsanlega ekki rétt að endurspegla allar upphæðir losunar eða stöður í fyrirspurnum og skýrslum sem tengjast fjárhagsáætlunarstýringu. Þar á meðal talnagögn fjárhagsáætlunarstýringar fyrir hvers kyns forstreymi eða leiðrétta skjöl og færslubækur.

Athugið einnig að færslur, þar á meðal færslur fjárhagsáætlunarskrár sem hafa verið bókaðar áður en kveikt er á fjárhagsáætlunarstýringu eru ekki taldar með fyrir fjárhagsáætlunarstýringu. Þess vegna er mælt með því að kveikja á fjárhagsáætlunarstýringu aðeins í upphafi nýtt fjárhagsáætlunarferlis. Gangið úr skugga um að færslur fjárhagsáætlunarskrár sem inniheldur upphafsstöður fjárhagsáætlunar fyrir fjárhagsáætlunarstýringu fái staða fjárhagsáætlunar uppfærða eingöngu eftir að kveikt er á fjárhagsáætlunarstýringu. Allar opin skjalið (t.d. Innkaupapöntun) verða athuguð fyrir tiltækt fjármagn fjárhagsáætlunar og fá frátekt fjárhagsáætlunar fyrir fjárhagsáætlunarstýringu, þegar notandi ræsir handvirkt fjárhagsáætlunarstýringu í skjalinu.

Notkun fjárhagsáætlunarstýring

Eftir að kveikt hefur verið á fjárhagsáætlunarstýringu færðu viðvörunar- og villuboð fjárhagsáætlunarstýringar í skjölum og færslubókum sem eru skilgreindar fyrir fjárhagsáætlunarstýringu. Mundu að hægt að skilgreina fjárhagsáætlunarstýringu þannig að notendur eru varaðir við þegar þeir fara yfir fjármagn fjárhagsáætlunar en geta samt haldið áfram að staðfesta eða bóka færslur. Þú getur skoðað upplýsingar um misheppnaðar athuganir á fjárhagsáætlun á síðunni Villar og viðvaranir í fjárhagsáætlunarstjórnun .

Frá þessari síðu geta notendur borið sig inn í Tölfræði fjárhagsáætlunarstýringar eftir tímabilum síðunni til að skoða upplýsingar um tiltæka fjárhagsáætlun og frátekningar fyrir valda víddarsamsetningu fjárhagsáætlunarstýringar. Notendur geta líka borið sig inn á tölfræði fjárhagsáætlunarstýringar síðuna til að skoða tiltæka fjárhagsáætlun fyrir allar fjárhagsvídd samsetningar sem eru notaðar í fjárhagsáætlunarstýringu.

Ef kveikt er á fjárhagsáætlunarstýringu fyrir innkaupapantanir getur fjárhagsáætlunarstjóri notað Framkvæmdaáætlanir og spár vinnusvæðið til að fara yfir biðröð allra óstaðfestra innkaupapantana sem hafa viðvaranir um fjárhagsáætlunarskoðun og villur. Ef stjórnandi fjárhagsáætlunar er með heimildir vegna skilgreindra fjárhagsáætlana er hægt að staðfesta innkaupapantanir á vinnusvæðinu.