Deila með

Verkstjórnun

Verkefnastjórnun gerir þér kleift að búa til verkefni sem þarf að ljúka til að ráða (um borð), segja upp (utan borðs) og flytja (umskipti) starfsmenn. Verkefnastjórnun notar hugtakið gátlistar. Gátlisti er listi yfir inngöngu-, brottfarar- eða umbreytingarverkefni. Verkefnastjórnun notar gátlista til að flokka verkefni saman og úthluta þeim til einstaklinga eða hópa. Virkni gátlistans fyrir inngöngu, brottför og umbreytingar er svipuð.

Yfirlit gátlista

Gátlisti er hópur verkefna. Gátlistar veita þér sveigjanlega leið til að flokka verkefni og hægt er að endurnýta þau (til dæmis þegar þú ræður fleiri starfsmenn). Hægt er að stofna eins marga gátlista og þörf er á og hægt er að úthluta sömu verkefnum á marga gátlista.

Dæmi

Eftirfarandi dæmi sýna hvernig hægt er að nota gátlista í inngönguferlinu. Hins vegar, vegna þess að virkni gátlistans fyrir inngöngu, brottnám og flutningar er svipuð, eiga upplýsingarnar einnig við um brottfarar- og umbreytingarferli.

Sem hluti af inngönguferlinu geta mannauðssérfræðingar (HR) búið til verkefni sem fylgjast með framvindu inngöngu komandi og nýlega ráðinna starfsmanna. Vegna þess að inngönguferlið gæti verið mismunandi, allt eftir stöðu starfsmanns eða landfræðilegri staðsetningu, geturðu búið til marga gátlista um borð til að mæta mismunandi ráðningaraðstæðum.

Dæmi 1

Hver starfsmaður sem er ráðinn í United States þarf að sinna verkefnum eins og að fylla út skattafrádráttareyðublöð. Hins vegar gætu verkefni eins og að úthluta fyrirtækjabíl aðeins átt við um starfsfólk á stjórnendastigi. Í þessu tilviki er hægt að búa til tvo gátlista um borð: starfsmenn í Bandaríkjunum og aðeins stjórnendur. Þegar miðstigs stjórnandi er ráðinn í United States er valinn US-bundnir starfsmenn gátlistinn. Hins vegar, þegar stjórnandi er ráðinn í United States, eru báðir gátlistarnir valdir til að tryggja að öll nauðsynleg innleiðingarverkefni séu lokið.

Dæmi 2

Fyrirtæki hefur bæði árstíðabundna starfsmenn og fasta starfsmenn í fullu starfi. Þó að sum verk (t.d. að staðfesta komutíma nýja starfsmannsins) eigi við um starfsmenn af báðum gerðum, eiga sum viðbótarverk aðeins við um venjulega starfsmenn í fullu starfi. Í þessu tilfelli er hægt að búa til tvo gátlista. Báðir gátlistarnir innihalda þau verkefni sem eiga við um bæði árstíðabundna og venjulega starfsmenn í fullu starfi, en aðeins einn gátlisti inniheldur þau verkefni sem eru sértæk fyrir venjulega starfsmenn í fullu starfi.

Vinnusvæði verkefnastjórnunar

Verkstjórnun vinnusvæðið sýnir öll verkefni sem hefur verið úthlutað til einstaklinga í inngöngu-, brottfarar- og umbreytingarferlum. Til að skoða verk fyrir ferli skaltu velja viðeigandi flipa efst í vinstra horninu: Innleiðing, Brottnám eða Umskipti. Sjálfgefið er að aðeins HR sérfræðingar hafa aðgang að verkstjórnun vinnusvæðinu.

Nýliðaflipinn inniheldur Byrjar fljótlega lista sem sýnir komandi starfsmenn og Nýlegar ráðningar lista sem sýnir nýlega ráðna starfsmenn. Í báðum listum er aðeins hægt að velja einn starfsmann. Þegar þú velur starfsmann eru öll verkefni sem tengjast inngöngu þess starfsmanns sýnd hægra megin á síðunni. Nýliðaflipinn inniheldur einnig lista yfir öll verkefni sem sýnir öll verkefni fyrir alla komandi eða nýlega ráðna starfsmenn. Að lokum inniheldur það lista yfir gjaldfallin verk og lista yfir verk sem er úthlutað til núverandi notanda.

Flipinn Offboarding inniheldur lista yfir starfsmenn sem eru að hætta úr fyrirtækinu og lista yfir starfsmenn sem hafa þegar hætt í fyrirtækinu. Í báðum listum er aðeins hægt að velja einn starfsmann. Þegar þú velur starfsmann eru öll verkefni sem tengjast brottför þess starfsmanns sýnd. Flipinn Offboarding inniheldur einnig lista yfir öll verkefni sem sýnir öll verkefni fyrir alla starfsmenn sem hætta eða hætta störfum. Að lokum inniheldur það lista yfir gjaldfallin verk og lista yfir verk sem er úthlutað til núverandi notanda.

Flipinn Breytingar inniheldur lista yfir alla verkhluta sem sýnir öll verkefni fyrir alla starfsmenn sem skipta um stöðu eða hafa nýlega skipt um stöðu. Einnig er til listi yfir gjaldfallin verk og listi yfir verk sem er úthlutað til núverandi notanda.

Á öllum þremur flipunum geta aðstoðarmenn og stjórnendur mannauðsstjóra lokið eftirfarandi aðgerðum:

  • Nota gátlista fyrir starfsmann
  • Uppfæra stöðu verks
  • Endurúthluta verki
  • Uppfæra skiladag verks

Athugið

Sjálfgefið er að flipinn Onboarding sýnir starfsmenn sem voru ráðnir á síðustu sjö dögum. Til að breyta þessari stillingu skal slá inn tímaramma á síðunni Færibreytur mannauðs, á flipanum Almennt , í reitnum Nýlegar ráðningar. Upplýsingarnar í listanum Nýlegar ráðningar er hægt að sýna fyrir tiltekinn fjölda daga, mánaða eða ára. Til dæmis, til að skoða lista yfir starfsmenn sem voru ráðnir á síðustu 14 dögum, stilltu reitinn Tímabil á 14 og reitinn Eining á Daga. Á síðunni Færibreytur mannauðs er einnig hægt að uppfæra dagsetningabil fyrir lista yfir starfsmenn sem hætta og hætta sem eru sýndir á flipanum Brottför frá borði . Þessar stillingar eiga einnig við um vinnusvæðið Starfsmannastjórnun .

Uppsetning verka

Þú getur búið til verkefni hvert fyrir sig og síðan endurnýtt þau í mörgum gátlistum. Til að búa til verk, á síðunni Uppsetning inngöngu, á flipanum Verkefni , veldu Nýtt.

Hægt er að úthluta stofnuðu verki á marga gátlista með því að velja verkið og velja síðan Nota á gátlista í valmyndinni.

Einnig er hægt að bæta verkefnum beint við gátlista. Til að bæta verkefni við gátlista, á síðunni Uppsetning inngöngu, á flipanum Gátlisti , annaðhvort búa til nýjan gátlista til að bæta verkinu við eða bæta verkinu við fyrirliggjandi gátlista.

Til að breyta verki í safninu skal velja Breyta í valmynd verkefnasafns. Ef verkið er tengt einhverjum gátlistum verða þeir gátlistar sýndir á síðunni Breyta verki . Ef þú vilt að verkefnin í einhverjum gátlistum séu uppfærð með breytingunum skaltu velja þá gátlista í hlutanum Nota á gátlista.

Til að eyða verkefnum úr safninu skal velja valkostinn Eyða . Ef verk er tengt við einhvern gátlista mun þessi aðgerð ekki eyða verkinu úr þeim gátlista. Fjarlægja þarf verkið af gátlistanum í aðskildri aðgerð.

Athugið

Ef þú bætir verki beint við gátlista geturðu ekki endurnýtt það í öðrum gátlistum.

Eftirfarandi tafla lýsir svæðum sem eru tiltæk þegar verk er stofnað með annarri hvorri aðferðinni.

Svæði Lýsing
Verk Færið inn heiti verksins.
Lýsing Færið inn lýsingu á verkinu.
Valfrjálst Tilgreinið hvort verkið sé valfrjálst og aðeins til upplýsinga.
Verkefnatengill Færið inn vefslóð ytri vefsíðu eða tiltekinnar síðu í forritinu þar sem notandinn á að ljúka verkinu. Nánari upplýsingar eru í hlutanum Verktenglar .
Úthlutunargerð Hægt er að úthluta verkefnum til tiltekins starfsmanns, stöðu eða flokks stöðva, stjórnanda viðkomandi starfsmanns (þ.e. starfsmannsins sem er hluti af inngöngu-, brottfarar- eða umbreytingarferlinu) eða viðkomandi starfsmanns. Veljið gerð verkefnis. Nánari upplýsingar er að finna í hlutanum Úthlutunargerðir .
Úthlutað til Veljið tiltekinn starfsmann, stöðu eða flokk staða til að úthluta verkinu á.
Tengiliður Tilgreinið þann sem á að hafa samband við ef spurningar vakna um verkið.
Jöfnun gjalddaga Tilgreinið fjölda daga fyrir eða eftir dagsetningu inngöngu, uppsagnar eða breytinga sem verkið á að skila sér. Nánari upplýsingar er að finna í hlutanum Gjalddagar verka og Jöfnun skiladags .
Fyrirmæli Færið inn leiðbeiningar til að ljúka verkinu. Frekari upplýsingar er að finna í hlutanum Leiðbeiningar .

Verkefnatengill veitir tengil á ytri vefsíðu eða síðu í Dynamics 365 forritinu. Þú getur tilgreint verkefnatengil ef sá sem er úthlutað verkefni á að fara á ákveðna vefsíðu eða ákveðna síðu í Dynamics 365 appinu til að ljúka því verkefni. Þegar verktengill er stofnaður er hægt að velja einn af eftirfarandi valkostum:

  • Valmyndarhluti – Ef þú velur þennan valkost birtist listi yfir allar síður í Dynamics 365 appinu. Veljið síðu á listanum.

  • Vefslóð – Ef þú velur þennan valkost skaltu slá inn vefslóð vefsíðunnar sem þú vilt að einstaklingurinn sem er úthlutað verkinu fari á. Tilgreind síða getur verið síða sem er ekki hluti af Dynamics 365 appinu.

  • Upplýsingar um starfsmann– Ef þú velur þennan valkost skaltu velja einn af eftirfarandi valkostum:

    • Sjálfsafgreiðsluaðgerðir starfsmanna– Þessi valkostur sýnir lista yfir síður sem eru tiltækar í sjálfsafgreiðslu starfsmanna. Notaðu það ef verkið sem var úthlutað til starfsmanns um borð verður að ljúka í sjálfsafgreiðslu starfsmanns. Til dæmis, ef þú vilt að starfsmaðurinn slái inn persónulegar tengiliðaupplýsingar sínar, veldu Sjálfsafgreiðsluaðgerðir starfsmanna og veldu síðan Persónulegar upplýsingar Persónulegar upplýsingar.>
    • Stjórnunaraðgerðir starfsmanns– Þessi valkostur sýnir lista yfir síður sem tengjast færslu starfsmanns en eru ekki aðgengilegar starfsmanni. Til dæmis, ef þú vilt að eigandi verks slái inn upplýsingar sem eru sértækar fyrir starfsmann um borð, eins og upplýsingar um laun, skaltu velja Stjórnunaraðgerðir starfsmanns og velja síðan Laun>Föst laun.

Tegundir úthlutunar

Þegar starfsmaður er ráðinn, sagt upp eða fluttur er hægt að velja einn eða fleiri gátlista. Eftir að gátlisti er valinn og ráðningar-, uppsagnar- eða flutningsferli er lokið eru verkefni búin til og úthlutað til notenda til að fylgjast með framvindu.

Þegar verk er stofnað er því úthlutað til tiltekins notanda. Notandinn sem verki er úthlutað fer eftir úthlutunargerðinni sem er valin fyrir verkið. Eftirfarandi gildi eru tiltæk í reitnum Gerð úthlutunar:

  • Starfsmaður – Úthluta verkinu á tiltekinn starfsmann. Þegar búið er að velja þetta gildi skal velja starfsmann í svæðinu Úthlutað til .

  • Staða – Úthluta verkinu á tiltekna stöðu. Þegar búið er að velja þetta gildi skal velja stöðuna í svæðinu Úthlutað til .

    Til dæmis mun upplýsingatæknifræðingur alltaf bera ábyrgð á að útbúa fartölvu fyrir nýjan starfsmann. Í þessu tilfelli, þegar þú býrð til grunnstillingarverk fartölvu, veldu Staða sem úthlutunargerð og veldu síðan Upplýsingatækniverkfræðingur sem stöðu. Síðan, þegar starfsmaður er ráðinn og gátlistanum er úthlutað, er skilgreiningarverki fartölvunnar úthlutað á þann starfsmann sem er í stöðu upplýsingatækniverkfræðings á þeim tíma sem ráðningaraðgerðin er slegin inn.

  • Hópur – Úthluta verkinu á hóp staða (úthlutunarflokkur). Þegar búið er að velja þetta gildi skal velja flokkinn í svæðinu Úthlutað til . Nánari upplýsingar er að finna í hlutanum Uppsetning úthlutunarflokka (valfrjálst).

  • Stjórnandi – Úthluta verkinu til yfirmanns starfsmannsins sem verið er að ráða, segja upp eða flytja.

    Mikilvægt

    Þegar gátlisti er notaður, ef engin staða er úthlutað til ráðinna, uppsagnarlausra eða fluttra starfsmanna, er ekki hægt að ákvarða stjórnandann. Í þessu tilviki er verkinu úthlutað til eiganda gátlistans. Nánari upplýsingar er að finna í hlutanum Uppsetning gátlista.

  • Starfsmaður – Úthluta starfsmanni sem verið er að ráða, segja upp eða flytja.

Skiladagar verks og reiturinn Jöfnun gjalddaga

Skiladagar verka eru byggðir á upphafsdagsetningu ráðningar, starfslokadagsetningu eða breytingadagsetningu. Sumum verkefnum verður að ljúka fyrir upphafsdag starfsmanns en öðrum verkefnum er hægt að ljúka eftir. Þegar verk er skilgreint er reiturinn Jöfnun gjalddaga stilltur til að tilgreina gjalddaga sem er miðað við upphafsdagsetningu, lokadagsetningu eða breytingadagsetningu. Til dæmis þarf upplýsingatækniverkfræðingur að undirbúa fartölvu fyrir nýjan starfsmann tveimur dögum fyrir upphafsdag þess starfsmanns. Í þessu tilfelli, þegar þú býrð til grunnstillingarverk fartölvu, stilltu reitinn Gjalddagajöfnun á-2 . Síðan, ef upphafsdagur starfsmanns er 5. maí, mun verkið skila 3. maí.

Athugið

Hægt er að leiðrétta skiladaga eftir að verkið er stofnað.

Skiladagar eru reiknaðir út frá dagatalinu sem tengist gátlistanum. Nánari upplýsingar er að finna í hlutanum Uppsetning gátlista.

Fyrirmæli

Flókin verk gætu krafist margra skrefa eða sá sem framkvæmir verkið gæti þurft að veita viðbótarupplýsingar. Í reitnum Leiðbeiningar er hægt að færa inn leiðbeiningar eða viðbótarupplýsingar til að aðstoða einstaklinginn sem er úthlutað verkinu við að ljúka því.

Uppsetning gátlista

Gátlisti er hópur verkefna. Hægt er að stofna eins marga gátlista og þörf er á og hægt er að úthluta sömu verkefnum á marga gátlista.

Til að búa til nýtt verk í gátlista skaltu velja Nýtt á valmyndarstikunni Verkefni . Þegar nýtt verk er stofnað er hægt að velja að bæta því við verkefnasafnið, þannig að hægt sé að samnýta það á milli margra gátlista. Aðeins er hægt að bæta verkinu við safnið ef valkosturinn Nota verk á bókasafn er stilltur á Já. Ef þú bætir verkinu við verkefnasafnið geturðu einnig bætt því við aðra gátlista á sama tíma með því að velja þá gátlista í Nota á gátlista hlutanum. Ef þú bætir ekki verkinu við safnið verður það aðeins til í gátlistanum sem þú býrð það til í.

Til að breyta verki á gátlistanum skaltu velja Breyta. Ef verkið er tengt einhverjum gátlistum verða þeir gátlistar sýndir á síðunni Breyta verki . Ef þú vilt að verkefnin í öðrum gátlistum séu uppfærð með breytingum skaltu velja þá gátlista í hlutanum Nota á gátlista.

Til að fjarlægja verk af gátlistanum skaltu velja Fjarlægja. Þessi aðgerð fjarlægir bara verkefni af gátlistanum. Það eyðir þeim ekki úr verkefnasafninu. Til að eyða verki úr safninu skal fara á síðu verkefnasafns og velja Eyða.

Þegar gátlisti er stofnaður er eigandi og dagatal tilgreint.

Ef reiturinn Úthlutunargerð fyrir verk er stilltur á Staða, Yfirmaður eða Flokkur, en ekki er hægt að leiða neinn tiltekinn einstakling úr úthlutunargerðinni, verður verkinu úthlutað til eiganda gátlistans. Hér eru nokkur dæmi um aðstæður þar sem verkefnum verður úthlutað til eiganda gátlistans:

  • Engri stöðu er úthlutað starfsmanni sem verið er að ráða eða segja upp. Þar sem starfsmaðurinn er ekki með stöðuverkefni er ekki hægt að ákvarða yfirmann hans.
  • Reiturinn Úthlutunargerð er stilltur á Staða, en engum starfsmanni er úthlutað á stöðuna þegar verkið er stofnað. Til dæmis er verkinu Uppsetning fartölvu úthlutað á stöðu númer 000876 (sérfræðingur í tækniaðstoð). Á þeim tíma sem starfsmaður er ráðinn er engum starfsmanni úthlutað í stöðu 000876. Þess vegna verður verk stofnað fyrir eiganda gátlistans.
  • Reiturinn Úthlutunargerð er stilltur á Flokkur, en engum starfsmanni er úthlutað á stöður í flokknum á þeim tíma sem verkið er stofnað.

Dagatalið sem er tilgreint fyrir gátlista er notað til að reikna út skiladag verkefna sem eru hluti af gátlistanum. Vinnudagar og frídagar eru skilgreindir í dagatalsuppsetningunni. Virkir dagar eru teknir með þegar skiladagur verka er reiknaður og frídagar eru undanskildir. Frídagar fela í sér helgar og frídaga.

Eftir að dagatal hefur verið sett upp er það tengt við gátlistasniðmát. Þannig er gjalddagi hvers verkefnis í gátlistanum reiknaður á sama hátt. Hægt er að setja upp mörg dagatöl en aðeins er hægt að tengja eitt dagatal við hvern gátlista.

Uppsetning verkefnaflokka (valfrjálst)

Stundum er hópur einstaklinga ábyrgur fyrir verkefni. Til dæmis gæti hópur upplýsingatæknistarfsmanna verið ábyrgur fyrir því að undirbúa fartölvur fyrir nýráðningar.

Til að setja upp verkefnahóp, fylgdu þessum skrefum:

  1. Á síðunni Hópúthlutun skal velja Nýtt.
  2. Færið inn heiti (til dæmis IT Laptop) og lýsingu fyrir hópinn.
  3. Veldu Vista .
  4. Á flýtiflipanum Meðlimir skal velja Bæta við.
  5. Í svæðinu Stöður eru valdar allar stöður sem eru ábyrgar fyrir verkinu.

Eftir að verkefnaflokkur er stofnaður er hann tiltækur til vals þegar verk er stofnað. Til að velja tiltekinn flokk fyrir verk verður að velja Flokkur í gerðinni Úthlutun. Flokkurinn sem þú stofnaðir verður þá tiltækur til vals í reitnum Úthlutað til .

Mikilvægt

Ef verkefni er úthlutað til hóps er verkið merkt sem Lokið þegar einn einstaklingur í hópnum lýkur því. Verkefni eru stofnuð við ráðningu, uppsögn eða umskipti. Þær eru stofnaðar fyrir notendur sem eru úthlutað stöðunum sem eru innifaldar í flokknum.

Uppsetning verkflokka (valfrjálst)

Innleiðingar-, brottfarar- eða umbreytingarferli getur falið í sér mörg verkefni. Til að auðvelda að úthluta öllum nauðsynlegum verkefnum á gátlista er hægt að stofna valfrjálsa verkflokka til að flokka tengd verk. Til dæmis verða mannauðs-, upplýsingatækni- og launadeildir hver um sig að ljúka tilteknum verkefnum til að ráða nýjan starfsmann. Þess vegna eru eftirfarandi verkefnaflokkar stofnaðir: HR, IT og Laun. Síðan, þegar þú býrð til verk, geturðu tengt einn af þessum verkflokkum við það.

Þegar óskað er að bæta verki við gátlista er hægt að sía lista yfir verk eftir verkflokknum sem viðkomandi verki er úthlutað til. Til dæmis, þegar þú býrð til gátlistasniðmát geturðu síað listann þannig að aðeins upplýsingatækniverk sem er úthlutað á upplýsingatækniverkflokkinn séu sýnd. Þess vegna er hægt að tryggja að aðeins viðeigandi upplýsingatækniverk séu valin.

Notkun gátlista

Þegar starfsmaður er ráðinn, sagt upp eða fluttur er hægt að velja einn eða fleiri gátlista. Gjalddagar verka og úthlutanir starfsmanna eru stofnaðar eftir að ráðningar-, uppsögn- eða umbreytingarferli er lokið. Til dæmis, þegar þú velur hnappinn Ráða eða Ráða og bæta við upplýsingum eru verk stofnuð fyrir einstaklinga, byggt á úthlutunargerðinni.

Skiladegi er úthlutað á hvert verk með því að bæta við eða draga gjalddagajöfnun frá upphafsdegi starfsmanns. Nánari upplýsingar er að finna í hlutanum Gjalddagar verka og Jöfnun skiladags .

Ef verið er að nota aðgerðir starfsfólks eru verkin stofnuð þegar hnappurinn Ljúka er valinn eða aðgerðin er samþykkt.

Á vinnusvæðinu Verkefnastjórnun er hægt að nota gátlista fyrir starfsmann með því að velja starfsmanninn á einfaldri listasíðu eða upplýsingasíðu og velja síðan Nota gátlista. Gildi reitsins Markmiðsdagsetning verður notað til að reikna út skiladag verkanna. Venjulega ætti markmiðsdagsetningin að passa við ráðningu, uppsögn eða breytingadagsetningu starfsmanns.

Einnig er hægt að nota gátlista fyrir starfsmann með því að opna síðu starfsmanns og velja Gátlistar í valmyndinni.

Að ljúka verkefnum

Á síðunni Sjálfsafgreiðsla starfsmanna getur starfsmaður skoðað öll verkefni sem honum er úthlutað. Fyrir hvert úthlutað verk eru gildin Verk , Lýsing, Leiðbeiningar og Tengiliður sýnd. Auk þess getur starfsmaðurinn fyrir hvert verkefni opnað tengda ytri vefsíðu eða tengda síðu í Dynamics 365 appinu.

Einnig er hægt að birta verkefni á sjálfgefna mælaborðinu. Til að birta verk á sjálfgefnu mælaborði:

  1. Farðu í Notendavalkostir – Óskir – Verkefnastjórnun
  2. Veljið Birta verk á sjálfgefnu mælaborði í Kveikt.

Athugið

Kveikt verður á eiginleikanum Verkefnastjórnun í Eiginleikastjórnun til að valkosturinn birtist í Valkostir notanda.

Hægt er að merkja verk sem Í vinnslu, Hætt við eða Lokið. Ef verkefni var úthlutað til hóps verður það merkt sem Lokið þegar einn einstaklingur í hópnum lýkur því.

Einnig er hægt að endurúthluta verkefnum.

  • Last updated on