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Mittenti esterni - Risolvere i problemi di posta elettronica inviati a Microsoft 365

Consiglio

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Questo articolo fornisce informazioni sulla risoluzione dei problemi per i mittenti che riscontrano problemi durante il tentativo di inviare messaggi di posta elettronica ai destinatari in Microsoft 365 e procedure consigliate per l'invio in blocco ai clienti.

Si sta gestendo la reputazione di invio dell'indirizzo IP e del dominio?

Exchange Online Protection (EOP) fornisce protezione dalla posta indesiderata per Microsoft 365. Usiamo anche tecnologie di autenticazione della posta elettronica come SPF, DKIM e DMARC per verificare che il dominio che invia il messaggio di posta elettronica sia autorizzato a farlo. Molti fattori influiscono sul filtro EOP. Ad esempio, l'indirizzo IP di invio, il dominio, l'autenticazione tramite posta elettronica, l'accuratezza dell'elenco, le tariffe di reclamo, il contenuto e altro ancora. Uno dei fattori principali per ridurre la reputazione di un mittente e la sua capacità di recapitare messaggi di posta elettronica è la frequenza di reclamo della posta indesiderata.

Si inviano messaggi di posta elettronica da nuovi indirizzi IP?

Gli indirizzi IP che non sono mai stati usati per inviare messaggi di posta elettronica in genere non hanno alcuna reputazione nei nostri sistemi. Di conseguenza, è più probabile che si verifichino problemi di recapito tramite posta elettronica proveniente da nuove origini. Una volta che l'indirizzo IP ha costruito una reputazione per non inviare posta indesiderata, EOP in genere consente una migliore esperienza di recapito della posta elettronica.

I nuovi indirizzi IP per i domini con record SPF esistenti in genere presentano il vantaggio aggiuntivo di ereditare parte della reputazione di invio del dominio. Se il dominio ha una buona reputazione di invio, i nuovi indirizzi IP potrebbero avere un tempo di aumento più rapido. Un nuovo IP può aspettarsi di essere completamente incrementato entro un paio di settimane o meno a seconda del volume, dell'accuratezza dell'elenco e delle tariffe di reclamo della posta indesiderata.

Verificare che il DNS sia configurato correttamente

Per istruzioni su come creare e gestire i record DNS, incluso il record MX necessario per il routing della posta, è necessario contattare il provider di hosting DNS.

Assicurarsi di non pubblicizzarsi come IP non indirizzabile

È possibile che non si accettino messaggi di posta elettronica da mittenti che non riescono a eseguire una ricerca DNS inversa. In alcuni casi, i mittenti legittimi si annunciano erroneamente come IP instradabile non Internet quando tentano di aprire una connessione a EOP. Gli indirizzi IP riservati per la rete privata (non indirizzabile) includono:

  • 192.168.0.0/16 (o 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
  • 10.0.0.0/8 (o 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
  • 172.16.0.0/11 (o 172.16.0.0 - 172.31.255.255)

È stato ricevuto un report di mancato recapito quando si invia un messaggio di posta elettronica a un utente in Office 365

Alcuni problemi di recapito sono il risultato del blocco da parte di Microsoft dell'indirizzo IP del mittente oppure l'account utente viene identificato come mittente escluso a causa di attività di posta indesiderata precedenti. Se si ritiene di aver ricevuto il report di mancato recapito (noto anche come NDR o messaggio di mancato recapito) in errore, seguire tutte le istruzioni nel messaggio NDR per risolvere il problema.

Per altre informazioni sull'errore ricevuto, vedere l'elenco dei codici di errore in Email report di mancato recapito in Exchange Online.

Ad esempio, il rapporto di mancato recapito seguente indica che Microsoft ha bloccato l'indirizzo IP di invio:

550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Per richiedere la rimozione da questo elenco, vedere Usare il portale delist per rimuovere se stessi dall'elenco mittenti bloccati.

Il messaggio di posta elettronica è stato visualizzato nella cartella Posta indesiderata del destinatario Email

Se un messaggio è stato erroneamente identificato come posta indesiderata da EOP, è possibile collaborare con il destinatario per inviare questo messaggio falso positivo a Microsoft per l'analisi. Per altre informazioni, vedere Segnalazione di messaggi e file a Microsoft.

Traffico limitato da EOP dall'indirizzo IP

Si riceve il rapporto di mancato recapito seguente perché è stata rilevata un'attività sospetta dall'indirizzo IP di origine. La posta dall'origine è stata temporaneamente limitata durante la valutazione.

host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later

Dopo aver valutato i messaggi e aver determinato che tutto è ok, la restrizione viene rimossa.

Non è possibile ricevere messaggi di posta elettronica da mittenti in Microsoft 365

Per ricevere messaggi dai mittenti di Microsoft 365, assicurarsi che la rete consenta le connessioni dagli indirizzi IP usati da EOP nei data center. Per altre informazioni, vedere Exchange Online Protection indirizzi IP.

Procedure consigliate per la posta elettronica in blocco agli utenti di Microsoft 365

Se si conducono spesso campagne di posta elettronica in blocco agli utenti di Microsoft 365, seguire i suggerimenti in questa sezione.

Assicurarsi che il nome From rifletta chi invia il messaggio

La riga Oggetto del messaggio deve essere un breve riepilogo dell'oggetto del messaggio. Il corpo del messaggio deve indicare in modo chiaro e conciso l'offerta, il servizio o il prodotto. Ad esempio:

Impostazione corretta:

Da: marketing@shoppershandbag.com
Oggetto: Catalogo aggiornato per la stagione natalizia!

Impostazione non corretta:

Da: someone@outlook.com
Oggetto: Cataloghi

Più facile è per le persone sapere chi sei e cosa stai facendo, meno difficoltà hai con la maggior parte dei filtri antispam.

Includere sempre un'opzione di annullamento della sottoscrizione nei messaggi di posta elettronica della campagna

La posta elettronica di marketing, in particolare le newsletter, deve sempre includere un modo per annullare la sottoscrizione. Ad esempio:

This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.

Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy

Richiedere ai destinatari di inviare un messaggio di posta elettronica con "Annulla sottoscrizione" nella riga Oggetto è meno preferibile rispetto all'opzione con un clic. Se è necessario che i destinatari inviino un messaggio, assicurarsi che il collegamento li invii a un modulo in cui vengono popolati tutti i campi obbligatori.

Usare l'opzione di consenso esplicito doppio per la registrazione di posta elettronica di marketing o newsletter

Questa procedura consigliata per il settore è consigliata se l'azienda richiede o incoraggia gli utenti a registrare le informazioni di contatto per accedere al prodotto o ai servizi. La pratica di iscriversi automaticamente agli utenti per messaggi di posta elettronica di marketing o e-newsletter durante il processo di registrazione è discutibile nell'ambiente Internet di oggi.

Se le opzioni per ricevere la newsletter o le offerte speciali sono selezionate per impostazione predefinita nel processo di registrazione, è molto probabile che gli utenti disinteressati ricevano la tua e-mail.

Microsoft consiglia l'opzione di doppio consenso esplicito, il che significa che la casella di controllo per la posta elettronica di marketing o le newsletter non è selezionata per impostazione predefinita. Inoltre, dopo l'invio del modulo di registrazione, all'utente viene inviato un messaggio di posta elettronica di verifica. Il messaggio di posta elettronica di verifica contiene un URL che consente all'utente di confermare la decisione di ricevere un messaggio di posta elettronica di marketing.

Il metodo del doppio consenso esplicito consente di eliminare eventuali pratiche di marketing di posta elettronica discutibili, perché nessuno può affermare di aver involontariamente effettuato l'iscrizione all'e-mail di marketing.

Assicurarsi che il contenuto del messaggio di posta elettronica sia trasparente e tracciabile

Email contenuto è importante quanto il modo in cui si inviano messaggi di posta elettronica. Usare le procedure consigliate seguenti per assicurarsi che la posta elettronica non sia contrassegnata dai servizi di filtro della posta elettronica:

  • Le richieste ai destinatari di aggiungere il mittente alla rubrica devono indicare chiaramente che questa azione non garantisce il recapito.

  • I reindirizzamenti inclusi nel corpo del messaggio devono essere simili e coerenti e non multipli e diversi. Un reindirizzamento in questo contesto è qualsiasi elemento che punti al messaggio, ad esempio collegamenti e documenti. Se hai molti collegamenti pubblicitari, annulla la sottoscrizione o aggiorna i collegamenti del profilo, tutti dovrebbero puntare allo stesso dominio. Ad esempio:

    Corretto (tutti i domini sono uguali):

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.bulkmailer.com

    options.bulkmailer.com

    Risposta errata (tutti i domini sono diversi):

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.excite.com

    options.yahoo.com

  • Evitare contenuti con immagini e allegati di grandi dimensioni o messaggi composti interamente da un'immagine.

  • La privacy pubblica o le impostazioni P3P devono indicare chiaramente la presenza di pixel di rilevamento (bug Web o beacon).

Rimuovere alias di posta elettronica non corretti dai database

Eventuali indirizzi di posta elettronica non corretti nel database che generano richieste di recapito non sono necessari e mettono a rischio la posta elettronica in uscita per un ulteriore controllo da parte dei servizi di filtro della posta elettronica. Assicurarsi che il database di posta elettronica sia aggiornato.