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Informazioni sulla conservazione per Copilot per Microsoft 365

  • Articolo

Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.

Nota

Microsoft Copilot per Microsoft 365 messaggi vengono inclusi automaticamente nel percorso dei criteri di conservazione denominato Chat di Teams e Interazioni copilot perché vengono conservati ed eliminati usando gli stessi meccanismi. Gli utenti non devono usare Teams per applicare i criteri di conservazione ai Copilot per Microsoft 365.

Le informazioni contenute in questo articolo integrano Informazioni sulla conservazione perché contengono informazioni specifiche per i messaggi e le interazioni di Microsoft Teams con Microsoft Copilot per Microsoft 365.

Per altri carichi di lavoro, vedere:

Per altre informazioni sull'integrazione di Microsoft Purview con Copilot, vedere Protezione della sicurezza dei dati e della conformità di Microsoft Purview per le app generative di intelligenza artificiale.

Consiglio

Se non si è un cliente E5, usare la versione di valutazione delle soluzioni Microsoft Purview di 90 giorni per esplorare in che modo funzionalità aggiuntive di Purview possono aiutare l'organizzazione a gestire le esigenze di sicurezza e conformità dei dati. Iniziare ora dall'hub delle versioni di valutazione Portale di conformità di Microsoft Purview. Informazioni dettagliate sull'iscrizione e le condizioni di valutazione.

Cosa è incluso per la conservazione e l'eliminazione

I criteri di conservazione per le chat di Teams e le interazioni copilot per la posizione includono le richieste degli utenti di Microsoft Copilot per Microsoft 365 e le risposte copilot agli utenti. Questi messaggi possono essere conservati ed eliminati per motivi di conformità.

Le richieste utente includono testo digitato dall'utente e la selezione di Microsoft Copilot per Microsoft 365 richieste acquisite come messaggio prepopolato. Le risposte copilot includono testo, collegamenti e riferimenti. Poiché i messaggi per indicare che una risposta è in corso non hanno valore aziendale, questi messaggi non vengono acquisiti.

Funzionamento della conservazione con Microsoft Copilot per Microsoft 365

Usare questa sezione per comprendere in che modo i requisiti di conformità vengono soddisfatti dall'archiviazione back-end e dai processi e devono essere verificati dagli strumenti di eDiscovery anziché dai messaggi attualmente visibili in Copilot.

È possibile usare un criterio di conservazione per conservare i dati dei messaggi in Microsoft Copilot per Microsoft 365 ed eliminarli. Nel frattempo, le cassette postali di Exchange vengono usate per archiviare e i dati copiati di questi messaggi. I dati dei messaggi Copilot vengono archiviati in una cartella nascosta nella cassetta postale dell'utente che esegue Copilot. Questa cartella nascosta non è progettata per essere accessibile direttamente agli utenti o agli amministratori, ma archivia invece i dati che gli amministratori della conformità possono cercare con gli strumenti di eDiscovery.

La cassetta postale di Exchange per la conservazione dei messaggi Microsoft Copilot per Microsoft 365 ha l'attributo RecipientTypeDetails di UserMailbox, che archivia anche i dati dei messaggi per i canali privati di Teams e gli utenti di Teams basati sul cloud.

Dopo aver configurato un criterio di conservazione per le interazioni Microsoft Copilot per Microsoft 365, un processo timer del servizio Exchange valuta periodicamente gli elementi nella cartella della cassetta postale nascosta in cui vengono archiviati questi messaggi. L'esecuzione del processo timer richiede in genere da 1 a 7 giorni. Quando questi elementi sono scaduti nel periodo di conservazione, vengono spostati nella cartella SubstrateHolds, un'altra cartella nascosta presente in ogni cassetta postale utente per archiviare gli elementi "eliminati temporaneamente" prima che vengano eliminati definitivamente.

I messaggi rimangono nella cartella SubstrateHolds per almeno 1 giorno e quindi, se sono idonei per l'eliminazione, il processo timer li elimina definitivamente alla successiva esecuzione.

Importante

A causa del primo principio di conservazione e poiché i messaggi Copilot vengono archiviati nelle cassette postali Exchange Online, l'eliminazione permanente dalla cartella SubstrateHolds viene sempre sospesa se la cassetta postale è interessata da un altro criterio di conservazione copilot o teams per la stessa posizione, blocco per controversia legale, blocco posticipato o se alla cassetta postale viene applicato un blocco di eDiscovery per motivi legali o investigativi.

Dopo aver configurato un criterio di conservazione per Microsoft Copilot per Microsoft 365, i percorsi tracciati del contenuto dipendono dal fatto che i criteri di conservazione vengano conservati e quindi eliminati, solo conservati o eliminati.

Se il criterio di conservazione conserva e poi elimina:

Diagramma del flusso di conservazione per Microsoft Copilot per Microsoft 365 messaggi.

Nella maggior parte degli scenari, i messaggi Copilot non vengono rimossi. Ad esempio, rimangono ma sono nascosti quando gli utenti chiudono una finestra di chat o chiudono l'app. Tuttavia, i messaggi Copilot vengono rimossi negli scenari seguenti:

Per i due percorsi nel diagramma:

  1. Se i messaggi vengono rimossi da Copilot, il messaggio viene spostato nella cartella SubstrateHolds dove rimane per almeno 1 giorno. Alla scadenza del periodo di conservazione, il messaggio viene eliminato definitivamente alla successiva esecuzione del processo timer, in genere da 1 a 7 giorni.

  2. Se i messaggi rimangono in Copilot dopo la scadenza del periodo di conservazione, il messaggio viene copiato nella cartella SubstrateHolds. Questa azione richiede in genere da 1 a 7 giorni dalla data di scadenza. Quando il messaggio si trova nella cartella SubstrateHolds, viene archiviato in questa cartella per almeno 1 giorno e quindi viene eliminato definitivamente alla successiva esecuzione del processo timer, in genere da 1 a 7 giorni.

Nota

Gli strumenti di eDiscovery consentono di eseguire ricerche nei messaggi archiviati nelle cassette postali, incluse le cartelle nascoste. Finché i messaggi non vengono eliminati definitivamente dalla cartella SubstrateHolds, rimangono disponibili per la ricerca tramite gli strumenti di eDiscovery.

Quando il periodo di conservazione scade e copia un messaggio nella cartella SubstrateHolds, viene comunicata un'operazione di eliminazione al servizio back-end per Copilot, che inoltra quindi la stessa operazione all'app utente con Copilot. I ritardi nella comunicazione o nella memorizzazione nella cache possono spiegare perché, per un breve periodo di tempo, gli utenti continuano a visualizzare questi messaggi in Copilot.

Importante

I messaggi visibili in Copilot non riflettono accuratamente se vengono conservati o eliminati definitivamente per i requisiti di conformità.

Quando il criterio di conservazione è Conserva solo, o Elimina solo, i percorsi del contenuto sono varianti di Conserva ed Elimina.

Percorsi di contenuto per il criterio di conservazione Conserva solo

  1. Se i messaggi vengono rimossi da Copilot , il messaggio viene spostato nella cartella SubstrateHolds dopo la scadenza del periodo di conservazione. Questa azione richiede in genere da 1 a 7 giorni dalla data di scadenza. Se i criteri di conservazione sono configurati per conservarsi in modo permanente, l'elemento rimane in questa cartella. Se il criterio di conservazione ha una data di fine per il periodo di conservazione e scade, il messaggio viene eliminato definitivamente la prossima volta che viene eseguito il processo timer (in genere da 1 a 7 giorni).

  2. Se i messaggi rimangono in Copilot dopo la scadenza del periodo di conservazione, non accade nulla prima e dopo il periodo di conservazione; il messaggio rimane nella posizione originale.

Percorsi di contenuto per il criterio di conservazione Elimina solo

  1. Se i messaggi vengono rimossi da Copilot durante il periodo di conservazione, il messaggio viene spostato nella cartella SubstrateHolds. Il messaggio viene archiviato nella cartella SubstrateHolds per almeno 1 giorno e viene eliminato definitivamente alla successiva esecuzione del processo timer (in genere da 1 a 7 giorni).

  2. Se i messaggi rimangono in Copilot dopo la scadenza del periodo di conservazione, il messaggio viene copiato nella cartella SubstrateHolds. Questa azione richiede in genere da 1 a 7 giorni dalla data di scadenza. Il messaggio viene conservato in tale posizione per almeno 1 giorno ed eliminato definitivamente la volta successiva in cui viene eseguito il processo timer (in genere da 1 a 7 giorni).

Esempi di flussi e tempi per i criteri di conservazione

Usare gli esempi seguenti per vedere in che modo i processi e i tempi spiegati nelle sezioni precedenti si applicano ai criteri di conservazione con le seguenti configurazioni:

Per tutti gli esempi che fanno riferimento all'eliminazione permanente, a causa dei principi di conservazione, questa azione viene sospesa se il messaggio è soggetto a un altro criterio di conservazione per conservare l'elemento o è soggetto a un blocco di eDiscovery.

Esempio 1: Conservare per 30 giorni e quindi eliminare

Il giorno 1, un utente invia una richiesta a Microsoft Copilot per Microsoft 365 e la richiesta viene rimossa dopo 10 giorni.

Risultato della conservazione:

  • Dopo il giorno 10, il messaggio viene spostato nella cartella SubstrateHolds, dove può ancora essere cercato con gli strumenti di eDiscovery.
  • Alla fine del periodo di conservazione (30 giorni dal primo giorno), il messaggio viene eliminato definitivamente in genere entro 1-7 giorni dopo un minimo di 1 giorno e quindi non viene restituito con le ricerche di eDiscovery.
Esempio 2: Solo eliminazione dopo 1 giorno

Nota

A causa della breve durata di questa configurazione, un giorno, e dei processi di conservazione che operano in un periodo di tempo compreso tra 1 e 7 giorni, questa sezione mostra intervalli di tempo di esempio che rientrano negli intervalli di tempo tipici.

Il giorno 1, un utente invia una richiesta a Microsoft Copilot per Microsoft 365 e questa richiesta non viene rimossa da Copilot.

Risultato di conservazione di esempio se la richiesta dell'utente non viene rimossa:

  • Quinto giorno (in genere 1-7 giorni dopo l'inizio del periodo di conservazione il secondo giorno):

    • Il messaggio viene copiato nella cartella SubstrateHolds e rimane lì per almeno 1 giorno.

  • Nono giorno (in genere 1-7 giorni dopo un minimo di 1 giorno nella cartella SubstrateHolds):

    • Il messaggio viene eliminato definitivamente e quindi non viene restituito con le ricerche di eDiscovery.

Come illustrato in questo esempio, anche se è possibile configurare criteri di conservazione per eliminare i messaggi dopo un solo giorno, il servizio viene sottoposto a più processi per garantire un'eliminazione conforme. Di conseguenza, un'azione di eliminazione dopo 1 giorno potrebbe richiedere 16 giorni prima che il messaggio venga eliminato definitivamente in modo che non venga più restituito nelle ricerche di eDiscovery.

Quando un utente abbandona l’organizzazione

Se un utente lascia l'organizzazione e l'account Microsoft 365 viene eliminato, i messaggi Copilot soggetti a conservazione vengono archiviati in una cassetta postale inattiva. I messaggi Copilot rimangono soggetti a qualsiasi criterio di conservazione applicato all'utente prima che la cassetta postale fosse resa inattiva e il contenuto è disponibile per una ricerca eDiscovery. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulle cassette postali inattive.

Linee guida per la configurazione

Se si configura per la prima volta la conservazione dei dati in Microsoft 365, vedere l'introduzione alla gestione del ciclo di vita dei dati .

Se si è pronti per configurare criteri di conservazione per le interazioni Microsoft Copilot per Microsoft 365, vedere Create e configurare i criteri di conservazione.