Aggiungere partecipanti di messaggistica esterni alle conversazioni Viva Engage

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A volte è necessario comunicare con partner, fornitori o clienti esterni. È possibile includere partecipanti all'esterno della rete a una conversazione in Viva Engage in modo da poter collaborare con le persone necessarie. Ad esempio, è possibile aggiungere un partecipante esterno a una discussione o usare la messaggistica istantanea per ottenere una risposta rapida. I partecipanti esterni possono visualizzare e scaricare i file caricati nella conversazione e caricare i file. È possibile vedere quando una conversazione include un partecipante esterno e rimuoverli quando necessario.

Se il partecipante esterno appartiene a un tenant Office 365, è necessario ottenere una licenza enterprise Viva Engage per l'utente. Se il partecipante esterno non appartiene a un tenant Office 365, è necessario un account di posta elettronica aziendale o dell'istituto di istruzione valido. In questo caso, l'account di posta elettronica deve essere un indirizzo e-mail e un account usati per accedere a Office 365 per le aziende per lavoro o l'istituto di istruzione (non un account pubblico come @hotmail.com, @outlook.com, @gmail.como @yahoo.com).

Nota

Questa funzionalità non è disponibile per le reti Viva Engage Enterprise nell'area geografica dell'UE o nelle app per dispositivi mobili Viva Engage.

Ecco come usare i partecipanti esterni in Viva Engage:

Aggiungere un partecipante esterno

Come utente Viva Engage, è possibile aggiungere un partecipante esterno a una discussione ed è possibile inviare un messaggio privato o un messaggio istantaneo con un partecipante esterno.

Aggiungere un partecipante esterno a una discussione

  1. In Viva Engage digitare il messaggio o rispondere a un messaggio esistente.

  2. Nella riga Cc digitare l'indirizzo di posta elettronica della persona da invitare alla conversazione.

    Quando si aggiunge un partecipante esterno, viene visualizzata una notifica che conferma l'aggiunta di un utente alla conversazione.

  3. Scegliere Pubblica per inviare il messaggio.

    Viene visualizzato il nome e l'indirizzo di posta elettronica del partecipante esterno.

    Per tutti i messaggi futuri nella conversazione, viene aggiunto il simbolo del globo, insieme a una nota che la risposta sarà visibile agli utenti esterni alla rete.

Inviare un messaggio privato a un partecipante esterno

  1. In Viva Engage scegliere Posta in arrivo.

  2. Scegliere Crea messaggio.

  3. Selezionare Invia tramite messaggio privato e nella casella Aggiungi partecipanti aggiungere l'indirizzo di posta elettronica della persona da aggiungere come partecipante esterno.

    Quando si aggiunge un partecipante esterno, viene visualizzata una notifica contenente un'icona a globo, che conferma che si sta aggiungendo qualcuno alla conversazione.

  4. Scegliere Invia messaggio per inviare il messaggio.

Rimuovere un partecipante esterno da una conversazione

È possibile rimuovere un partecipante esterno da una conversazione. Quando li rimuovi, non possono più vedere la conversazione nella posta in arrivo Viva Engage. Tuttavia, i loro commenti rimangono nella conversazione.

Chi può rimuovere i partecipanti esterni?

  • Tutti i membri di una rete possono rimuovere singoli partecipanti esterni aggiunti a una conversazione o a un messaggio privato.

    L'avvio della conversazione può rimuovere tutti i singoli partecipanti esterni aggiunti a una conversazione.

  • Gli amministratori di gruppo possono rimuovere tutti i partecipanti esterni dalle conversazioni nei gruppi che amministrano.

  • Gli amministratori verificati di una rete possono rimuovere tutti i partecipanti esterni da qualsiasi conversazione.

Rimuovere un partecipante esterno da una conversazione

  1. All'interno del commento che annuncia che un partecipante esterno è stato aggiunto alla conversazione, selezionare Rimuovi partecipanti per il membro che si vuole rimuovere.

  2. Quando viene richiesto di confermare la rimozione di persone dalla conversazione, scegliere OK.

Gli amministratori verificati possono trovare tutti i partecipanti esterni in una rete. Vedere Trovare partecipanti esterni in una rete Viva Engage.

Come rispondono i partecipanti esterni?

Un partecipante esterno riceve un messaggio di posta elettronica che li invita a Viva Engage. Possono accettare l'invito e passare alla pagina di registrazione Viva Engage per iscriversi alla rete Viva Engage dell'organizzazione.

Ricevono anche un messaggio di posta elettronica con il corpo della conversazione o del messaggio. Possono rispondere all'e-mail per contribuire alla discussione o selezionare il collegamento Rispondi al Viva Engage. Se scelgono di rispondere in Viva Engage, passeranno alla pagina di registrazione Viva Engage.

Se un partecipante esterno non vuole più partecipare, può annullare la sottoscrizione a una conversazione usando:

  • Email: scegliere il collegamento Annulla sottoscrizione da questa conversazione nel messaggio di posta elettronica.

  • Viva Engage posta in arrivo: scegliere Interrompi seguito nella posta in arrivo per la conversazione nella posta in arrivo Viva Engage.