Creare un'esperienza di riunione inclusiva di Teams per tutti i partecipanti

• Si applica a:

  Microsoft Teams

Le riunioni di Microsoft Teams sono un luogo in cui le persone si riuniscono per scambiare idee e lavorare su problemi difficili. In un momento in cui gli ambienti di lavoro stanno subendo cambiamenti significativi, può essere difficile riunire le persone e consentire riunioni efficaci. Questa soluzione illustra come riunire Microsoft Teams, dispositivi Teams Rooms, progettazione di sale, principi delle riunioni e procedure aziendali, per creare un ambiente di riunione inclusivo. Un ambiente inclusivo consente la comunicazione e la collaborazione tra tutti i destinatari, indipendentemente dal fatto che siano nella stanza, in remoto o con disabilità.

Microsoft Teams è il centro del lavoro ibrido in Microsoft. Per informazioni su come incorporare la mentalità del lavoro ibrido all'interno dell'organizzazione con Teams, Microsoft 365, Azure e altri prodotti Microsoft, visitare il Centro di lavoro ibrido Microsoft.

Questo breve video condivide la visione di Microsoft per le riunioni ibride con Teams Rooms. Molte delle funzionalità, come la prima riga, sono disponibili oggi e sono discusse in questa soluzione.

Per informazioni su come preparare l'infrastruttura per supportare un ambiente di lavoro ibrido, vedere Configurare l'infrastruttura per il lavoro ibrido con Microsoft 365.

Prima di iniziare a progettare e configurare l'esperienza di riunione di Teams, vedere Principi delle riunioni ibride di Teams. Usare questi principi per creare un ambiente di riunione inclusivo in cui tutti i partecipanti, indipendentemente dalla presenza o dal luogo, possono partecipare allo stesso modo.

Pubblico

Ci sono tre diversi gruppi di persone che devono eseguire i passaggi in questa soluzione. Per vedere quale gruppo deve eseguire i passaggi, cercare gli identificatori seguenti negli articoli seguenti:

Identificatore	Responsabilità del gruppo
	Gruppo audio visivo: Ottiene, configura e configura fotocamere, altoparlanti, microfoni e schermi nell'area riunioni. Risponde alle richieste di supporto dei partecipanti alla riunione dopo la distribuzione.
	Il gruppo strutture: Seleziona e, se necessario, crea o modifica l'area riunioni alle specifiche determinate in consultazione con il gruppo audio visuale. Ottiene e configura mobili come tavoli, sedie, lavagne e schermi di proiezione. Esegue il collegamento tra i vari componenti Teams Rooms e installa le porte di rete e audio visive. Installa punti di alimentazione per tutti i componenti Teams Rooms.
	Gruppo professionisti IT: Determina, in consultazione con i responsabili aziendali o di reparto, il tipo di spazio riunioni da creare insieme ai requisiti funzionali. In consultazione con il gruppo audio visuale, seleziona e ottiene i componenti Teams Rooms che verranno utilizzati nell'area riunioni. Evangelizza Teams e Teams Rooms funzionalità, principi e procedure consigliate. Configura Teams e Teams Rooms funzionalità e criteri. Gestisce e monitora Teams e Teams Rooms l'integrità dopo la distribuzione.

Le sezioni seguenti descrivono i passaggi principali in questo scenario.

Passaggio 1 - Acquisire familiarità con le funzionalità delle riunioni di Teams

Questo passaggio consente di capire quali funzionalità sono disponibili in Teams per rendere le riunioni più inclusive ed efficaci.

Passaggio 2 - Evangelizzare le procedure consigliate per le riunioni

Le riunioni del passato in genere si svolgevano in sale riunioni con partecipanti remoti che chiamavano periodicamente tramite telefono da conferenza. Le conversazioni erano principalmente tra persone nella stanza con partecipanti remoti che ascoltavano. Se le riunioni erano online, il contenuto può essere condiviso con i partecipanti remoti, ma le discussioni erano ancora fortemente dominate da coloro che si trovavano nella sala. C'è stato uno squilibrio significativo tra i partecipanti remoti e in sala.

Uguaglianza e inclusività nelle riunioni significa garantire che tutti i partecipanti, indipendentemente dal luogo o dalle capacità, siano in grado di contribuire alle riunioni. A tale scopo, tutti i partecipanti, che si tratti di organizzatori, relatori, remoto o nella sala, devono essere consapevoli di come "accedono alla riunione" e interagiscono con gli altri. Questo passaggio fornisce procedure consigliate per ognuno di questi gruppi per aiutarli a diventare partecipanti migliori.

Passaggio 3 - Progettare o migliorare un'area riunioni

Potrebbe essere necessario creare una nuova area riunioni o semplicemente migliorarne una esistente. Questo passaggio consente di progettare un'area riunioni che supporti le riunioni con circa 6-10 partecipanti in sala e un numero qualsiasi di partecipanti remoti. Elementi come i mobili migliori e dove devono essere posizionati per supportare i partecipanti e i dispositivi che vuoi usare.

Passaggio 4 - Selezionare i dispositivi per lo spazio

La scelta dei dispositivi giusti per il tuo spazio può essere un po' travolgente a causa delle opzioni disponibili. Questo passaggio illustra il processo di selezione dei dispositivi giusti per soddisfare le esigenze dello spazio e dei partecipanti.

Passaggio 5 - Creare l'area riunioni

Dopo aver progettato lo spazio e selezionato i dispositivi, è il momento di riunire tutti gli elementi. Questo passaggio consente di decidere dove collocare i dispositivi e i mobili per offrire a te e ai tuoi partecipanti un'esperienza di riunione ottimale.

Passaggio 6 - Configurare i dispositivi

Dopo aver creato lo spazio, è necessario configurare i dispositivi. Questo passaggio consente di configurare i dispositivi e preparare lo spazio per la prima riunione.

Passaggio 7 - Gestire e monitorare lo spazio e i relativi dispositivi

Dopo aver configurato tutto, è necessario configurare i criteri per l'uso dell'area riunioni e dei relativi dispositivi e configurare il monitoraggio in modo da avere sempre sotto controllo l'integrità dei dispositivi e le esperienze di riunione. Questo passaggio consente di configurare i criteri per le riunioni e i dispositivi e illustra come usare gli strumenti di monitoraggio di Teams per monitorare la qualità delle chiamate.

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