Pianificare la gestione del ciclo di vita in Teams
Teams fornisce un set completo di strumenti per implementare processi di gestione del ciclo di vita della collaborazione per l'organizzazione. Questo articolo guida i professionisti IT nelle domande da porsi per determinare i requisiti per la gestione del ciclo di vita e gli strumenti da usare per soddisfarli.
La pianificazione della gestione del ciclo di vita è importante, perché equivale a creare un piano per lavorare in modo efficiente. I progetti sono in genere costituiti da un inizio, una parte centrale e una fine. Anche Teams lo fa, ma può essere costruito e usato in una varietà di modi che non è sempre chiaro in quale fase del ciclo di vita si trovano. Un piano per la gestione del ciclo di vita consente di tenere traccia dei progetti dell'organizzazione man mano che vengono completati questi passaggi.
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Per altre informazioni sul ciclo di vita in Microsoft Teams, guardare la sessione su governance, gestione e ciclo di vita in Microsoft Teams
Concetti relativi al ciclo di vita
Tutti i concetti e le definizioni seguenti hanno effetto sulle decisioni da assumere per la gestione del ciclo di vita.
Team
Un team è un insieme di persone, contenuti e strumenti che facilitano la collaborazione. Per ogni team si definiscono i membri e le autorizzazioni e i criteri ad essi applicabili. I team sono basati sui gruppi di Microsoft 365 e le modifiche apportate all'appartenenza al gruppo di Microsoft 365 vengono sincronizzate con il team. Come per gli altri gruppi di Microsoft 365, il provisioning del team viene eseguito automaticamente con una cassetta postale di Exchange, un sito di SharePoint, un blocco appunti di OneNote e altre risorse all'interno di Office 365 o Microsoft 365. Altre informazioni sui Gruppi di Microsoft 365.
Canali
I canali sono gli spazi di collaborazione all'interno di un team in cui viene concretamente svolto il lavoro. Ogni canale rappresenta una sequenza di lavoro o un argomento diverso all'interno del team complessivo. Per ogni canale viene creata automaticamente una cartella nel sito di SharePoint in cui archiviare tutti i file condivisi in quel canale. Questo semplifica l'individuazione e l'uso dei documenti importanti per il team. È anche possibile estendere i canali con app attinenti alla sequenza di lavoro corrispondente, ad esempio si può aggiungere una dashboard di Power BI a un canale per tenere traccia della riuscita di un aspetto del progetto.
Tipi di accesso dei team
Determinano chi può partecipare al team:
- I team privati sono riservati ai membri del team autorizzati dai proprietari del team. Si tratta di un'impostazione tipica per i team di progetto e i team virtuali in un'organizzazione di grandi dimensioni.
- I team pubblici sono aperti alla partecipazione diretta di tutti gli utenti dell'organizzazione. Questo è utile per la collaborazione su argomenti di interesse generale di persone di reparti diversi che lavorano su progetti diversi. Si tratta di un'impostazione predefinita ideale per le organizzazioni di piccole dimensioni.
Tipi di utenti e ruoli di amministratore dei team
Il tipo degli utenti del team ne determina il livello di controllo:
- Il creatore del team ha le autorizzazioni necessarie per creare un gruppo o un team nella directory. L'amministratore può vincolare questo tipo di utente a un subset di amministratori o utenti. Per altre informazioni, vedere Gestire chi può creare gruppi di Microsoft 365. I creatori di team diventano automaticamente proprietari del team.
- Il proprietario del team gestisce l'appartenenza e le impostazioni del team. Ogni team può avere fino a 100 proprietari.
- Il membro del team è un membro dell'organizzazione che partecipa a un team.
- Un guest è un utente esterno all'organizzazione. Chiunque abbia un indirizzo di posta elettronica può essere invitato come guest, se l'organizzazione ha abilitato l'accesso guest.
Nota
Per altre informazioni sulle capacità di proprietari del team e membri del team, vedere l'articolo Assegnare ruoli e autorizzazioni in Microsoft Teams.
I ruoli di amministratore di Teams determinano le capacità dei titolari dei vari ruoli di amministratore. Queste informazioni sono descritte nell'articolo seguente: Usare ruoli di amministratore di Microsoft Teams per gestire Teams.
Decisioni IT da prendere prima di iniziare
Prima di distribuire Teams nell'organizzazione, implementare i criteri di governance stabiliti dall'organizzazione. Questi possono includere ad esempio convenzioni di denominazione, criteri di scadenza, criteri di conservazione e così via. In generale, è molto più facile implementare questi requisiti prima di espandere la distribuzione all'intera organizzazione.
Per altre informazioni, vedere Pianificare la governance in Teams.
Fasi del ciclo di vita dei team
In generale, un team ha uno scopo allineato a un progetto o al raggiungimento di un obiettivo. Anche se un team è stato creato sulla base di un interesse condiviso, l'appartenenza al team probabilmente cambierà nel corso del tempo e la discussione potrebbe diventare obsoleta, ma riemergere in modo leggermente diverso in un altro team.
Ogni team ha un inizio, quando viene creato e vengono configurati i canali, una parte centrale, quando viene effettivamente usato per collaborare e svolgere parte di un flusso di lavoro e, a volte, una fine, quando il team ha completato il suo scopo e ha raggiunto la fine della vita utile.
Per altre informazioni, vedere Gestire i team nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams.
Fase 1: inizio
Creare il team
Il primo passaggio consiste nel definire l'obiettivo del team, che può spaziare dai processi aziendali alla struttura dell'organizzazione, ai progetti oppure semplicemente alla creazione di un hub di collaborazione aperto non strutturato. La definizione dell'obiettivo del team va di pari passo con l'identificazione delle persone giuste. Per quanto possibile, è consigliabile favorire la collaborazione aperta puntando a un'ampia base di appartenenza.
I proprietari del team invitano i membri del team, impostano l'immagine e la descrizione del team e configurano le autorizzazioni per i singoli membri.
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È consigliabile identificare almeno due proprietari del team, in modo da tenere conto di assenze o riassegnazioni.
Origini dei team
I team possono avere origine in vari modi, tra cui:
- Creare il team da zero. Aggiungere membri usando singoli nomi utente o alias di posta elettronica oppure espandere una lista di distribuzione.
- Creare il team da un team esistente e usarne la configurazione dei canali e qualsiasi configurazione delle app come modello. Se si vuole, è anche possibile usarne l'elenco dei membri.
- Aggiungere un team a un gruppo di Microsoft 365 esistente; in questo modo si consente al team l'accesso alla cassetta postale e al sito di SharePoint del gruppo.
- Usare le API per Teams di Microsoft Graph o i cmdlet di PowerShell per creare team. Le API possono creare team a livello di programmazione in base agli attributi della Rubrica globale, ad esempio area geografica o reparto, o ai processi aziendali, ad esempio mandati dei clienti o registri di classe.
Seguire questi collegamenti per ottenere altre informazioni sull'organizzazione dei team:
- Procedure consigliate per l'organizzazione dei team in Teams
- Distribuire chat, team, canali e app
- Distribuire riunioni e conferenze
- Distribuire Cloud Voice
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Configurare i canali
Qualunque proprietario o membro del team con autorizzazioni appropriate può creare canali in un team. È importante considerare l'obiettivo di ogni canale. Alcune possibilità sono la collaborazione su progetti, la discussione di argomenti o aree di interesse comune. Per impostazione predefinita, ogni team include un canale generale. Per la maggior parte dei team non sarà sufficiente e i membri creeranno altri canali. È probabile che il set di canali cresca in modo organico man mano che emergono nuovi argomenti o progetti e le discussioni potrebbero scavalcare il canale in cui sono iniziate.
Per suscitare interesse, il proprietario del canale può pubblicare un messaggio di benvenuto, caricare documenti pertinenti nella scheda File o aggiungere schede o connettori al canale. Il proprietario imposta anche la descrizione del canale e può aggiungere automaticamente ai preferiti i canali importanti, in modo che siano elencati per impostazione predefinita per tutti i membri del team.
Considerare i nomi dei canali prima di crearli in quanto la ridenominazione di un canale del team non comporta la ridenominazione della cartella corrispondente nella raccolta documenti di SharePoint. Ciò può comportare confusione per gli utenti finali.
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Fase 2: parte centrale
Quando ha inizio il lavoro in team, l'appartenenza al team inizia probabilmente a evolversi, insieme alla gerarchia dei canali. A meno che non sia necessario controllare rigorosamente e bloccare il team, è consigliabile incoraggiare l'esplorazione anche se conduce a vicoli ciechi. Man mano che gli utenti diventano più confortevoli, possono sperimentare @team menzioni, contrassegnare i canali come preferiti e usare il canale Generale per acquisire familiarità con la pubblicazione. Ogni team è diverso; lasciare che l'evoluzione del design sia guidata dall'utilizzo. Monitorare l'utilizzo e l'integrità del team tramite le funzionalità di reporting di Teams.
La fiducia, la tolleranza e lo spirito di collaborazione si sviluppano in modo naturale man mano che le comunicazioni di gruppo strategiche vengono iniziate e gestite in Teams. I membri del team vedono l'utilità delle conversazioni di gruppo rispetto alle chat tra due persone. I singoli team tendono a sviluppare la propria personalità, con l'aiuto di funzionalità divertenti come Giphy e adesivi. Allo stesso tempo, è importante scoraggiare ogni tipo di comportamento scortese o non autorizzato.
Poiché i team sono organismi viventi, a volte devono essere controllati e accuditi. Ecco alcune procedure consigliate:
- Servirsi di promotori per incentivare l'utilizzo se inizia a calare e anche per individuare e diffondere nuovi comportamenti creativi.
- Gestire i guest in modo oculato, assicurandosi che il loro accesso termini quando terminano le esigenze aziendali.
- Consigliare ai membri di usare le conversazioni in thread con le righe dell'oggetto per aumentare la visibilità e l'attenzione durante lo scorrimento di un canale.
- Lasciare che i canali si evolvano parallelamente alle esigenze aziendali, aggiungendone di nuovi se necessario e permettendo ai più datati di giungere a esaurimento (o considerare la possibilità di archiviarli o eliminarli se contengono dati sensibili o effimeri, in base ai requisiti di conservazione).
- Creare nuovi team man mano che emergono gruppi più ampi o aree basate su interessi.
- Provare diversi tipi di collaborazione sui canali, ad esempio riunioni di canale o conversazioni su schede in merito ai documenti.
- Usare l'app per dispositivi mobili di Microsoft Teams per aumentare l’impegno.
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Fase 3: fine
Quando il lavoro di un team è concluso, è importante riconoscerlo formalmente. Questo dà ai membri del team un senso di completamento ed evita che qualcuno acceda a informazioni obsolete. È possibile usare il team stesso per eseguire le attività rituali di chiusura, come la stesura di relazioni finali e riepiloghi esecutivi.
È possibile eliminare i team di cui si è certi di non avere più bisogno, ad esempio un team creato esclusivamente a scopo di test o un team che contiene dati sensibili. I team vengono effettivamente eliminati con un'"eliminazione temporanea" che l'IT può invertire per un massimo di 30 giorni. L'eliminazione dei team non influisce sulle chat o sui contenuti conservati in ottemperanza ai criteri di conformità. Anche per i canali esiste l'eliminazione temporanea e possono essere ripristinati entro un massimo di 30 giorni. Se si elimina un canale, la cartella o il relativo contenuto non verrà eliminato dalla raccolta documenti di SharePoint.
È anche possibile usare i criteri di scadenza e conservazione oltre alle funzionalità di archiviazione per ridurre l'esposizione associata ai team non più attivi o i cui proprietari hanno lasciato l'organizzazione.
I criteri di conservazione applicati ai team o ai servizi associati, come SharePoint, potrebbero impedire l'eliminazione dei team. Inoltre, è preferibile che il contenuto di un team sia spesso più di un semplice file nella raccolta documenti di SharePoint. Si tratta di conversazioni, schede Planner, wiki, risultati del modello, riunioni registrate, blocchi appunti di OneNote e altro.
Per informazioni su come configurare i criteri di scadenza e conservazione, vedere Panoramica della sicurezza e della conformità in Microsoft Teams.
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