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Transizione dei termini e gestione delle classi scadute

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Panoramica

School Data Sync (SDS) (versione classica) sincronizza i dati del sistema informativo degli studenti (SIS) con Microsoft Entra ID e Office 365. Per ogni classe sincronizzata, SDS (versione classica) creerà un gruppo di Microsoft 365 e un team di classe. Le classi hanno in genere una durata limitata, ad esempio un singolo termine, semestre o anno scolastico. Alla fine del periodo scolastico, è consigliabile che le organizzazioni seguano questi processi per assicurarsi che le classi siano scadute correttamente e pulite quando non sono più attive e non devono più essere sincronizzate. Successivamente, può iniziare una nuova sincronizzazione dei termini.

Questo documento illustra il processo di fine termine per le organizzazioni che sincronizzano i file CSV.

Importante

Se si usa una connessione API per il profilo di sincronizzazione, è NECESSARIO eliminare il profilo e ricrearlo al termine dell'anno scolastico. Microsoft suggerisce di completare il processo di pulizia del gruppo prima di creare il nuovo profilo di sincronizzazione basato su API.

La gestione del ciclo di termini è connessa ai processi di scadenza e archiviazione di Gruppi di Microsoft 365 e Class Teams e alla ridistribuzione dei dati con SDS (versione classica). Il ciclo del termine è descritto di seguito:

  • Il profilo scade : la data di scadenza per un profilo di sincronizzazione viene impostata al momento della creazione del profilo. Quando viene raggiunta la data di scadenza, il profilo entra in uno stato sospeso, quindi non elabora più nuovi dati o nuove modifiche. A questo punto, è possibile iniziare il processo di pulizia.
  • Eseguire azioni di pulizia : quando il profilo è scaduto, è possibile eseguire la pulizia del gruppo all'interno del dashboard SDS (classico).
  • Eliminare il profilo di sincronizzazione scaduto

Il profilo scade

Quando un profilo raggiunge la data di scadenza, il profilo viene bloccato o sospeso e non sincronizza più i dati.

Eseguire azioni di pulizia

Quando il profilo è scaduto, è possibile eseguire la pulizia del gruppo all'interno del dashboard SDS (classico). Durante il processo sono disponibili queste opzioni:

  • Contrassegna le classi scadute : questa opzione contrassegna le sezioni come EXP nel nome visualizzato e nello stato e aggiorna anche l'identificatore SIS del gruppo. Questa opzione semplifica l'identificazione delle classi scadute e non più attive per il personale e gli studenti.
  • Archiviare le classi di Teams : questa opzione mette i team in modalità di sola lettura. Questo passaggio garantisce che i dati della classe di Teams rimangano ma vengano spostati fuori dalla visualizzazione attiva all'interno di Teams per il personale e gli studenti. È comunque possibile accedere al contenuto in modalità di sola lettura. I proprietari delle classi possono ripristinare i team se necessario o quando le classi di Teams vengono archiviate accidentalmente. Per istruzioni specifiche sull'archiviazione e il ripristino di Teams, leggere il documento di supporto, Archiviare o ripristinare un team.

È anche possibile eseguire questi script di PowerShell nel processo di pulizia:

  • Rimozione di sezioni inutilizzate : i gruppi SDS che non sono stati usati nel termine precedente non hanno contenuto o dati archiviati nei gruppi e possono essere rimossi. Questo processo è destinato a tutte le sezioni SDS considerate vuote nel report sull'utilizzo delle sezioni. Per altre informazioni sull'uso di questo script, watch il video Esecuzione di attività di pulizia SDS.
  • Rimozione delle appartenenze a sezioni scadute : questo processo rimuove i membri dei gruppi creati con SDS. Per altre informazioni sull'uso di questo script, watch il video Esecuzione di attività di pulizia SDS.

Importante

Microsoft consiglia di eseguire le azioni di pulizia nell'ordine specificato. Tuttavia, queste azioni possono essere eseguite in qualsiasi momento.

Eliminare il profilo di sincronizzazione scaduto

Dopo aver eseguito le azioni di pulizia, è possibile copiare le impostazioni del profilo ed eliminare il profilo scaduto. Il profilo è costituito solo dalla configurazione della modalità di sincronizzazione dei dati, pertanto l'eliminazione del profilo non comporta l'eliminazione di dati. Se si vogliono eliminare i dati, è possibile eliminarli temporaneamente da Teams, dall'interfaccia di amministrazione o dalla pulizia dei termini oppure rimuovendoli dalla sincronizzazione. Questi dati eliminati temporaneamente rimangono in un Cestino e sono disponibili 30 giorni per il ripristino prima che vengano rimossi definitivamente. Sono inoltre disponibili script di PowerShell che consentono di eliminare e ripristinare i dati.

Per copiare le impostazioni ed eliminare il profilo:

  1. Per accedere a SDS (versione classica), avviare un Web browser privato, passare a sds.microsoft.com, selezionare Accedi e immettere le credenziali dell'account Office 365 Global Amministrazione quando richiesto.
  2. Selezionare il profilo scaduto, modificare il profilo e copiare/screenshot le impostazioni prima dell'eliminazione.
  3. Selezionare Elimina profilo.