Conservazione, eliminazione e distruzione dei dati in Microsoft 365

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Microsoft ha un criterio Standard di gestione dei dati per Microsoft 365 che specifica per quanto tempo i dati dei clienti vengono conservati dopo l'eliminazione. In genere, i dati dei clienti vengono eliminati in due scenari:

  • Eliminazione attiva: il tenant ha una sottoscrizione attiva e un utente o un amministratore elimina i dati oppure gli amministratori eliminano un utente.
  • Eliminazione passiva: la sottoscrizione tenant termina.

Conservazione dei dati

Per ognuno di questi scenari di eliminazione, la tabella seguente mostra il periodo massimo di conservazione dei dati, per categoria di dati e classificazione:

Categoria di dati Classificazione dei dati Descrizione Esempi Periodo di conservazione
Dati cliente Contenuto del cliente Contenuto fornito/creato direttamente da amministratori e utenti

Include tutti i file di testo, audio, video, immagini e software creati e archiviati nei data center Microsoft quando si usano i servizi in Microsoft 365		 Esempi delle applicazioni microsoft 365 più usate che consentono agli utenti di creare dati includono Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote

Il contenuto del cliente include anche segreti di proprietà del cliente/forniti (password, certificati, chiavi di crittografia, chiavi di archiviazione)		 Scenario di eliminazione attiva: al massimo 30 giorni

Scenario di eliminazione passiva: al massimo 180 giorni
Dati cliente Informazioni personali dell'utente finale (EUII) Dati che identificano o possono essere usati per identificare l'utente di un servizio Microsoft. EUII non contiene contenuto del cliente Nome utente o nome visualizzato (DOMAIN\UserName)

Nome dell'entità utente (name@domain)

Indirizzi IP specifici dell'utente		 Scenario di eliminazione attiva: al massimo 180 giorni (solo un'azione di amministratore tenant)

Scenario di eliminazione passiva: al massimo 180 giorni
Dati personali
(dati non inclusi nei dati del cliente)		 Identificatori pseudonimi dell'utente finale (EUPI) Identificatore creato da Microsoft associato all'utente di un servizio Microsoft. In combinazione con altre informazioni, ad esempio una tabella di mapping, EUPI identifica l'utente finale

EUPI non contiene informazioni caricate o create dal cliente		 GUID utente, PUID o SID

ID sessione		 Scenario di eliminazione attiva: al massimo 30 giorni

Scenario di eliminazione passiva: al massimo 180 giorni

Conservazione delle sottoscrizioni

Nel termine di una sottoscrizione attiva, un sottoscrittore può accedere, estrarre o eliminare i dati dei clienti archiviati in Microsoft 365. Se una sottoscrizione a pagamento termina o viene terminata, Microsoft conserva i dati dei clienti archiviati in Microsoft 365 in un account con funzione limitata per 90 giorni per consentire al Sottoscrittore di estrarre i dati. Al termine del periodo di conservazione di 90 giorni, Microsoft disabilita l'account ed elimina i dati del cliente. Non più di 180 giorni dopo la scadenza o la chiusura di un abbonamento a Microsoft 365, Microsoft disabilita l'account ed elimina tutti i dati dei clienti dall'account. Una volta trascorso il periodo di conservazione massimo per tutti i dati, il rendering dei dati viene reso commercialmente irreversibile.

Per una versione di valutazione gratuita, l'account passa allo stato di tolleranza per 30 giorni nella maggior parte dei paesi e delle aree geografiche. Durante questo periodo di tolleranza è possibile acquistare Microsoft 365. Se si decide di non acquistare Microsoft 365, è possibile annullare la versione di valutazione o lasciar scadere il periodo di tolleranza e le informazioni sull'account di valutazione e i relativi dati verranno eliminati.