Fase due: onboarding
In questa fase del framework di adozione collaborerai con le principali parti interessate allo sviluppo e al lancio del piano di adozione. Preparerai l'ambiente e testerai l'approccio all'adozione con gli early adopter, quindi ti baserai sui feedback per apportare modifiche prima di passare all'implementazione in tutta l'azienda.
I passaggi fondamentali nella fase di onboarding sono i seguenti:
- Sviluppare il piano di adozione
- Effettuare il lancio per gli early adopter
- Modificare il piano
Sviluppare il piano di adozione
Inizia facendo conoscere la soluzione tramite l'engagement degli utenti finali. I responsabili del successo garantiscono il raggiungimento degli obiettivi aziendali aiutando le persone a usare al meglio la nuova soluzione Dynamics 365. Per far conoscere la soluzione, prova questi metodi:
Comunicazioni
- Identificare e distribuire diverse tattiche.
- Concentrare l'attenzione sui vantaggi offerti.
- Adattare il piano all'azienda e alla cultura specifiche.
- Inviare comunicazioni.
Eventi di engagement
- Coinvolgere gli sponsor esecutivi per il lancio.
- Organizzare eventi con personale IT e promotori.
- Distribuire striscioni e volantini.
- Collocare stand dimostrativi nella caffetteria o nell'atrio.
- Ospitare eventi online per gli uffici remoti.
Comunicare il valore all'azienda attraverso scenari
Incorporare casi di successo
I casi di successo sono spesso importanti quanto le metriche quantitative per dimostrare il successo di Dynamics 365. Durante l'implementazione, i membri del team di progetto e i promotori devono identificare esempi di collaborazione tra ruoli diversi e lavoro in team e condividerli usando strumenti come Yammer o Teams. Sfrutta questi esempi nelle comunicazioni per generare entusiasmo e dimostrare l'impatto di Dynamics 365.
Quali sono le caratteristiche di un buon caso di successo?
- Tempo. La storia deve iniziare con un'indicazione temporale, in modo che il pubblico sappia quando è successa.
- Protagonisti. La storia deve presentare i protagonisti per nome, in modo che il pubblico sappia chi è coinvolto.
- Eventi. La storia deve raccontare gli eventi che hanno avuto luogo.
- Elementi visivi. Il pubblico deve poter immaginare cosa è successo.
Creare eventi di lancio
Di seguito sono riportate alcune risorse, idee e tattiche per la creazione di un evento di lancio della soluzione Dynamics 365 efficace:
- Il team addetto alla pianificazione e i promotori indossano magliette con il nome della soluzione Dynamics 365.
- Negli uffici vengono esposti striscioni, poster e volantini della soluzione Dynamics 365.
- Stand dimostrativi nella caffetteria o nell'atrio presentano i diversi strumenti e le caratteristiche della soluzione Dynamics 365 e consentono di fare un'esperienza pratica.
Come scegliere gli eventi di lancio:
- Considera i tuoi obiettivi per l'uso di Dynamics 365. In che modo l'evento di lancio può supportare gli obiettivi di business?
- Considera la cultura aziendale. Quali tipi di attività saranno più apprezzati dai leader e dai dipendenti?
- Considera il tempo e le risorse. Puoi combinare attività diverse per pianificare eventi che rispondono alle tue esigenze e si adattano al tuo programma?
- Considera gli eventi aziendali esistenti. C'è un evento aziendale imminente nel periodo del lancio di Dynamics 365 in cui incorporare il lancio?
Sviluppare la strategia di comunicazione
Sviluppa una strategia di comunicazione che generi consapevolezza ed entusiasmo prima del lancio e condividi il successo nell'utilizzo dopo il lancio. Considera le procedure consigliate seguenti per sviluppare un approccio personalizzato:
- Assicurati di prendere in considerazione il personale quando prepari le comunicazioni per illustrare i vantaggi.
- Scegli una combinazione di attività tra cui posta elettronica, poster ed eventi fisici e organizza queste attività lungo la sequenza temporale del progetto.
- Pianifica eventi in cui le persone possono provare i prodotti e porre domande.
- Crea attività personalizzate per sensibilizzare l'azienda e la cultura.
- Un leader che invia una comunicazione che annuncia Dynamics 365, organizza un evento di lancio o condivide i vantaggi durante una riunione può essere molto convincente in merito all'importanza che tutti adottino la nuova tecnologia.
Completa la valutazione delle comunicazioni e usa il modello di pianificazione nella cartella di lavoro per la pianificazione dell'adozione.
Creare la strategia di formazione
Concentra l'attenzione sul perché. Assicurati che i dipendenti sappiano perché sta avvenendo il cambiamento, quali vantaggi potranno ottenere e perché viene chiesto loro di cambiare.
Usare scenari di lavoro reali. Usa attività o processi aziendali familiari al tuo pubblico per aiutare le persone ad apprendere l'uso della tecnologia.
Usare più formati. La formazione degli utenti finali deve assumere forme diverse per adattarsi a diversi stili di apprendimento, barriere geografiche e vincoli di risorse.
Rafforzare. Assicurati che la formazione preveda opzioni per rafforzare i concetti appresi, come formazione on demand, sessioni di formazione informali e opzioni di formazione per i nuovi dipendenti.
Valutare le procedure consigliate per la formazione
Quando organizzi un programma di formazione, prendi in considerazione questi aspetti:
- Gli attuali strumenti di produttività in uso. Se stai eseguendo un sistema di produttività, potresti dover dedicare un impegno maggiore nella fase di formazione, poiché sarà necessario un cambiamento nei comportamenti.
- Le competenze tecnologiche del personale. Quando pianifichi il programma di formazione, devi capire quanto è esperto di tecnologia il tuo personale. Potrai così determinare con quanta facilità verranno apprese le nuove modalità di lavoro.
- I cambiamenti in corso. È importante capire quali altri programmi sono attualmente in corso in azienda, per non sopraffare o confondere il personale.
- Le preferenze di formazione del personale. È importante comprendere il modo migliore per fornire programmi di formazione all'interno dell'organizzazione, tramite corsi tenuti di persona, esercitazioni online assistite o non assistite o altri metodi.
Allineare la strategia di formazione al piano di lancio
Progetta la strategia di formazione in modo che si adatti al lancio. Inizia con i gruppi che diventeranno promotori di Dynamics 365, quindi prepara l'IT, prima del lancio nell'intera organizzazione.
Usa la cartella di lavoro per la pianificazione dell'adozione per valutare le esigenze di formazione della tua organizzazione e definire il tuo approccio alla formazione.
Accedere alle risorse di apprendimento e formazione
Accedi a risorse di formazione online gratuite utili per il lancio della soluzione Dynamics 365. Microsoft Learn offre corsi di formazione guidati suddivisi per ruoli e prodotti, con video, esercitazioni e risorse di apprendimento pratico. Interagisci con la community Microsoft Dynamics di esperti e colleghi. Ottieni risposte pubblicando domande nei forum, leggendo blog e articoli pratici e guardando video.
Formazione di Microsoft Learn: la principale destinazione per l'apprendimento di Dynamics 365 con video, esercitazioni e risorse di apprendimento pratico.
Webinar su Dynamics 365: formazione basata sui prodotti per aiutare le persone a usare i servizi e le app in modo efficace.
Esercitazioni su Dynamics 365: ottieni informazioni di base per iniziare subito a usare la soluzione in modo produttivo.
Canale YouTube su Dynamics 365: scopri come Dynamics 365 può aiutarti a espandere il business.
Creare una community di promotori sostenibile
I responsabili del successo garantiscono il raggiungimento degli obiettivi aziendali aiutando le persone a usare al meglio la nuova soluzione Dynamics 365.
Promotori:
- Devono ricevere una formazione per approfondire e ampliare le conoscenze.
- Devono essere incoraggiati e guidare i colleghi, insegnare e fornire opportunità di formazione, avendo a disposizione gli strumenti appropriati.
- Necessitano di incoraggiamenti continui come riconoscimento del loro impegno.
- Necessitano di un chiaro piano da seguire.
Coinvolgere la community di promotori nel piano di lancio
Sviluppare e lanciare la strategia del programma Early Adopter
Un programma Early Adopter fornisce alla tua organizzazione informazioni dettagliate preliminari che ti aiuteranno a distribuire Dynamics 365 a tutti gli utenti. È come una prova generale con un gruppo rappresentativo per prepararti al lancio su vasta scala. Lavorando con gli early adopter potrai testare le tue idee e raccogliere feedback che aiuterà il team di progetto a organizzare al meglio il lancio in tutta l'organizzazione.
Motivi dell'importanza di questo programma:
- Identificare i problemi. Raccogli il feedback iniziale e identifica i potenziali ostacoli per definire al meglio il piano di lancio finale.
- Raccogliere il feedback. Ricevi il feedback dagli utenti sugli obiettivi e sugli scenari identificati per l'implementazione di Dynamics 365.
- Risolvere i problemi. Risolvi i potenziali problemi con un gruppo più ristretto di utenti prima del lancio in tutta l'organizzazione.
- Reclutare i promotori. Raduna un pool di potenziali appassionati da cui reclutare i futuri promotori. Queste persone aiuteranno i colleghi ad adottare Dynamics 365 una volta che l'implementazione sarà completa.
Usare il feedback del programma Early Adopter per ottimizzare l'approccio all'adozione
Usa il feedback degli early adopter per ottimizzare i piani di comunicazione, formazione e feedback. Regola l'approccio globale in base all'input ricevuto. Prendi in considerazione l'idea di inserire gli early adopter nel gruppo di promotori di Dynamics 365 in modo che possano continuare a supportare i colleghi durante la transizione.
Passaggio successivo
Fase tre: generazione del valore