Archiviare i documenti
È possibile archiviare ordini di vendita e di acquisto, offerte, ordini di reso e ordini programmati. Se utilizzi le funzionalità di Gestione progetti, puoi anche archiviare i tuoi progetti. Puoi archiviare documenti e progetti più volte e ogni volta viene salvata una versione archiviata diversa.
Per i documenti di vendita, se l'originale esiste ancora e non è stato pubblicato, è possibile utilizzare l'azione Ripristina per sovrascriverlo con una versione archiviata.
Nota
Puoi ripristinare solo documenti e progetti di vendita. L'azione non è disponibile per i documenti di acquisto archiviati.
Per i documenti archiviati in cui l'originale è stato eliminato, è possibile riutilizzare il contenuto copiando i dati, ad esempio utilizzando l'azione Copia dal documento .
Per impostare l'archiviazione automatica dei documenti
Puoi automatizzare l'archiviazione per creare una nuova versione del documento archiviato quando qualcuno esegue le seguenti operazioni:
- Modifica o elimina un documento o un progetto.
- Stampa, scarica o invia un documento tramite e-mail.
- Converte un'offerta in un ordine o fattura.
- Registra un ordine.
Nei passaggi seguenti viene descritto come impostare l'archiviazione automatica dei documenti di vendita dalla pagina Impostazione vendite e crediti . I passaggi sono simili per i progetti e i documenti di acquisto. Per i documenti di acquisto, utilizzare la pagina Acquisti e debiti . Per i progetti, utilizzare la pagina Impostazione progetto .
- Selezionare l'icona
, immettere Impostazione vendite e crediti, quindi selezionare il relativo collegare. - Sulla scheda dettaglio Archiviazione specifica se attivare l'archiviazione automatica per le varie tipologie di documenti di vendita. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.
Nella seguente tabella vengono illustrate le opzioni per il campo Archivia offerte.
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Mai | Non archiviare mai offerte di vendita quando vengono eliminate. |
| Domanda | Chiedi all'utente di scegliere se archiviare le offerte di vendita quando vengono eliminate. |
| Sempre | Archivia automaticamente le offerte di vendita quando vengono eliminate. |
Per archiviare manualmente un ordine di vendita
Di seguito viene descritto come archiviare manualmente un ordine di vendita. I passaggi sono simili per tutti i documenti e i progetti che puoi archiviare.
- Selezionare l'icona , immettere Ordini di vendita, quindi selezionare il relativo collegare.
- Aprire un ordine di vendita da archiviare.
- Scegliere l'azione Archivia documento.
L'ordine di vendita è archiviato. È possibile visualizzarlo nella pagina Ordine vendite archiviato.
Per ripristinare un progetto o un documento di vendita non registrato dall'archivio
Di seguito viene descritto come ripristinare un ordine di vendita archiviato nell'ordine di vendita originale. Il ripristino di un documento è possibile soltanto quando il documento originale non è registrato. I passaggi sono simili per tutti gli ordini, gli ordini programmati, gli ordini di reso e le offerte, nonché i progetti.
- Selezionare l'icona , immettere Archivi ordini di vendita, quindi selezionare il file collegare correlato.
- Selezionare l'ordine di vendita archiviato, o una versione dello stesso, che si intende ripristinare, quindi scegliere Ripristina.
Il contenuto dell'ordine di vendita originale o del progetto viene sostituito con la versione archiviata.
Per eliminare le versioni archiviate
Utilizza criteri di conservazione per pulire le versioni archiviate di cui non hai più bisogno. I criteri di conservazione consentono agli amministratori di definire per quanto tempo desiderano archiviare i dati. Ad esempio, possono impostare un criterio che elimina i dati dopo una data di scadenza. Per saperne di più, vai a Definire i criteri di conservazione.
Ci sono alcune cose da prendere in considerazione in relazione alla creazione di criteri di conservazione per progetti e documenti archiviati:
- Se il documento originale non viene eliminato, Business Central non eliminerà le versioni archiviate. Le versioni archiviate non scadranno finché esiste l'originale.
- Quando configuri i criteri di conservazione, puoi specificare che vuoi che i criteri eliminino tutte le versioni archiviate tranne la più recente. Ad esempio, potresti avere 10 versioni e voler conservare una copia dell'ultima.
- Business Central calcola la data di scadenza dei documenti in base alla data della versione archiviata più recente.
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