Invitare, registrare e ospitare i partecipanti all'evento

Al termine della preparazione dell'evento in Dynamics 365 Customer Insights - Journeys, puoi iniziare a promuoverlo. Nel sistema sono disponibili numerosi strumenti per questo scopo.

Invitare contatti ai tuoi eventi

Dopo che l'evento è stato pianificato e preparato, è il momento di avviarne la promozione. In Customer Insights - Journeys sono disponibili numerosi strumenti per questo scopo.

• Crea un messaggio e-mail di marketing che includa un elemento evento nella progettazione. L'elemento evento crea un pulsante di invito all'azione nel messaggio che indirizza i destinatari del messaggio direttamente al tuo sito Web degli eventi. Altre informazioni: Panoramica del marketing e-mail
• Configura un percorso del cliente che invia il messaggio e-mail di marketing a tutti i contatti rilevanti, registra le interazioni dei messaggi e reagisce alle registrazioni all'evento. Altre informazioni: Usare i percorsi del cliente per creare campagne automatizzate.
• Creare banner e post di social media per promuovere l'evento. Includi un collegamento al tuo sito Web degli eventi in ogni post e usa la funzionalità di URL di reindirizzamento di Customer Insights - Journeys per creare URL brevi che registrino i clic con Customer Insights - Journeys e inoltrino immediatamente i contatti al sito Web degli eventi. Puoi creare un URL di reindirizzamento diverso per ogni sito, banner o messaggio di social media per raccogliere risultati sui clic distinti per ogni URL, in modo da valutare il successo di ogni canale o iniziativa. Altre informazioni: Configurare gli URL di reindirizzamento.

Registrare i partecipanti per eventi, sessioni e pass

Nella fase di registrazione all'evento i partecipanti si iscrivono e prenotano i posti per sessioni o programmi specifici. Tale fase consente anche di misurare l'interesse nell'evento e di indicare la domanda ai pianificatori dell'evento per scopi diversi, ad esempio la pianificazione della capacità. I responsabili dell'evento possono usare i record di registrazione per valutare in anticipo il numero di risorse che devono essere disponibili, quali sessioni richiedono sale più grandi o anche se una sessione deve essere annullata. La registrazione avanzata garantisce inoltre ai partecipanti la prenotazione del proprio posto per tutte le sessioni a cui desiderano partecipare.

Gli utenti di Customer Insights - Journeys possono registrare manualmente i partecipanti creando registrazioni a eventi, registrazioni a sessioni e assegnazioni di pass direttamente nell'app. Ciò consente di fornire la registrazione via telefono, ad esempio. Le registrazioni manuali consentono inoltre agli utenti di ignorare la lista d'attesa, se necessario.

Ogni registrazione si traduce in un record di registrazione all'evento, che contiene il profilo dell'iscritto, il pass, le sessioni a cui parteciperà e quelle a cui non parteciperà. Ogni record di registrazione ha un ID univoco, che il sistema codifica in un codice a matrice che è possibile incorporare in un messaggio e-mail di conferma della registrazione inviato a ciascun registrante. Il codice a matrice sarà incorporato in tutti i record di registrazione per cui è possibile usarlo in altri contesti, ad esempio per stampare badge da distribuire per l'evento. Ulteriori informazioni: Utilizzare i codici a matrice per la registrazione agli eventi, i collegamenti ai contenuti o gli URL

Durante l'evento, gli organizzatori possono eseguire la scansione del codice a matrice presentato da ciascun partecipante per acquisire l'ID di registrazione, che potrà quindi essere utilizzato per verificare la registrazione e/o per registrare la partecipazione a ogni evento o sessione. Il codice a matrice fornisce solo un ID di registrazione, per cui gli organizzatori dell'evento devono eseguire alcune attività di sviluppo personalizzate per implementate la verifica, il check-in e le funzionalità di registrazione necessarie. A tale scopo è possibile creare un'app per smartphone personalizzata.

Per visualizzare tutte le registrazioni e le assegnazioni di pass correnti e per crearle manualmente nel sistema, usa una delle seguenti entità nell'area di lavoro Eventi:

• Eventi>Evento>Registrazioni evento: puoi visualizzare e creare registrazioni per tutti gli eventi.
• Eventi>Evento>Evento: apri un record dell'evento in questo punto e vai alla scheda Registrazione e partecipazione per visualizzare e creare le registrazioni per l'evento selezionato. Per visualizzare o creare singole registrazioni della sessione, passare alla scheda Agenda del record dell'evento e aprire una sessione tra quelle elencate.

Configurare segmenti per la comunicazione con i partecipanti all'evento

Durante la fase di preparazione per (o di completamento dopo) un evento, sarà probabilmente necessario comunicare ogni tanto con gli utenti che si sono registrati. Un buon modo per stabilire tale comunicazione consiste nel configurare un segmento in modo da individuare i partecipanti giusti e creare un percorso del cliente che invia loro messaggi e-mail, configura impegni di completamento e altro ancora.

Per creare segmenti che individuino i contatti associati alle entità evento, il sistema deve sincronizzare le entità correlate all'evento con il servizio di Marketing Insights. Se la tua istanza di Customer Insights - Journeys non è ancora configurata per sincronizzare le entità evento necessarie, contatta l'amministratore per eseguire la configurazione. Se sei l'amministratore, vedi la sezione Scegliere le entità da sincronizzare con il servizio Marketing Insights per istruzioni. L'entità evento primaria (Evento) viene in genere impostata per impostazione predefinita per la sincronizzazione, al contrario dell'entità di registrazione all'evento (Registrazione evento) che può essere utile per la comunicazione con i contatti registrati.

Prenotare stanze di hotel per il personale, i relatori e gli ospiti

Se l'organizzazione ha previsto le allocazioni di hotel e stanze per l'evento in Customer Insights - Journeys, per visualizzare e creare prenotazioni di stanze vai a Eventi>Logistica>Prenotazioni sale hotel. Ogni prenotazione di stanza collega un record di registrazione all'evento (e il contatto correlato) a un'allocazione di stanze in hotel configurata in Customer Insights - Journeys. Ogni allocazione di stanze rappresenta un blocco di stanze di un tipo specifico (singola, doppia o suite) presso un hotel specifico durante un determinato evento. Dopo che tutte le stanze di un'allocazione sono state prenotate, l'allocazione è considerata esaurita, a meno che non si richieda altra disponibilità all'hotel. Le prenotazioni delle stanze non specificano il numero di stanza, ma solo il tipo (in base all'allocazione) e un numero di prenotazione univoco.

Altre informazioni: Gestire logistica e sistemazione dei partecipanti