Impostazione dei flussi di lavoro per l'impostazione del budget
Applicabile a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Alcune organizzazioni richiedono che i documenti di impostazione del budget, quali le voci di registro budget e le prenotazioni di budget generale, vengano approvate da un utente diverso dalla persona che le ha immesse. Per impostare un processo di approvazione, è possibile creare un flusso di lavoro impostazione budget. È anche possibile impostare altri processi per aggiornare i saldi del budget senza l'intervento dell'utente o per fare sì che un utente revisioni le informazioni in un documento di impostazione del budget.
Un flusso di lavoro rappresenta un processo aziendale. Definisce il modo in cui un documento attraversa il sistema e stabilisce chi deve completare un'attività o approvare un documento. Di seguito sono descritti i vantaggi derivanti dall'utilizzo di un sistema basato su flusso di lavoro all'interno dell'organizzazione:
Processi coerenti: è possibile definire il processo di approvazione per documenti specifici, ad esempio richieste di acquisto e note spese. L'utilizzo del sistema flusso di lavoro consente di garantire che i documenti vengano elaborati e approvati in modo efficiente e coerente.
Visibilità dei processi: è possibile tenere traccia delle metriche relative a stato, storico e prestazioni di una specifica istanza di flusso di lavoro. In questo modo è possibile stabilire se il flusso di lavoro necessita di modifiche allo scopo di migliorarne l'efficienza.
Elenco di lavoro centralizzato: gli utenti possono visualizzare un elenco di lavoro centralizzato contenente le attività del flusso di lavoro e le approvazioni loro assegnati. Questo elenco di lavoro è disponibile nelle pagine Centro gestione ruolo del client Microsoft Dynamics AX ed Enterprise Portal.
Flussi di lavoro impostazione budget
Utilizzare queste informazioni per impostare e abilitare le configurazioni dei documenti di impostazione del budget. A seconda del tipo di documento, è possibile richiedere l'approvazione manuale, l'approvazione del flusso di lavoro o nessuna approvazione.
Se si imposta un flusso di lavoro per le voci contabili del budget, il flusso di lavoro deve essere contenuto in un altro flusso di lavoro per le voci del registro di budget. Se tutte le voci contabili di budget in una voce del registro di budget possono essere approvate come gruppo, è possibile utilizzare un Flusso di lavoro per voci del registro di budget. Se le righe della voce contabile del budget richiedono approvazioni di flussi di lavoro diversi, è necessario utilizzare un Flusso di lavoro voce contabile budget per creare configurazioni del flusso di lavoro differenti. Si potrebbe, ad esempio, utilizzare una configurazione Flusso di lavoro voce contabile budget per rivedere e approvare un importo elevato e un'altra configurazione Flusso di lavoro voce contabile budget per rivedere e approvare un importo basso.
È possibile associare flussi di lavoro delle voci di registro del budget a uno qualsiasi dei codici budget impostati per identificare i tipi di budget. Dopo aver assegnato un flusso di lavoro a un codice budget, tutte le voci del registro di budget che usano quel codice necessitano dell'approvazione del flusso di lavoro prima che si possano aggiornare i saldi del budget. Per ulteriori informazioni, vedere Definire codici budget.
Dopo aver creato una configurazione del flusso per un documento di impostazione del budget, verranno visualizzati controlli aggiuntivi nella parte superiore del modulo quando il documento viene salvato. Tra questi, una barra informativa gialla e un pulsante Inoltra oppure un menu Azioni. Per ulteriori informazioni, vedere Inviare un documento e Azioni del flusso di lavoro.
Nota
Alcuni pulsanti nel modulo Voce di registro budget non sono disponibili dopo che una voce del registro di budget è stata inviata per l'approvazione del flusso di lavoro. Quando la voce del registro di budget o la voce contabile di budget viene approvata, le opzioni dei menu Aggiorna e Trasferisci sono disponibili. Altri controlli e campi del modulo potrebbero non essere disponibili. Se si modifica una voce del registro di budget che è stata approvata, la voce del registro di budget dovrà essere inviata nuovamente al flusso di lavoro. Non è possibile modificare una voce del registro di budget dopo aver aggiornato i saldi del budget.
Per una panoramica del flusso di lavoro in Microsoft Dynamics AX, vedere Panoramica del sistema del flusso di lavoro e Concetti relativi al sistema del flusso di lavoro.
È possibile utilizzare le approvazioni del flusso di lavoro per i seguenti tipi di documenti di impostazione del budget.
Voce di menu impostazione budget |
Tipo di documento |
|---|---|
Piani di budget Nota Questo controllo è disponibile solo se è installato Microsoft Dynamics AX 2012 R2 o AX 2012 R3. |
Piano di budget |
Voce di registro budget |
Voce di registro budget |
Voci contabili budget |
Voce contabile del budget |
Commitments |
Impegno |
General budget reservations |
Prenotazione di budget generale |
Nuovo o modificato per Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 R3 e l'aggiornamento rapido descritto nell'articolo della Knowledge Base KB3047235 sulla prenotazione di budget generale
È necessario impostare i flussi di lavoro di impostazione del budget per i piani di budget prima di impostare un processo di pianificazione del budget. La configurazione del flusso di lavoro del budget impostata viene utilizzata per inviare piani di budget con i relativi fogli di lavoro e motivazioni, per la revisione e l'approvazione in ogni fase di un processo di pianificazione del budget. Il processo di pianificazione del budget definisce l'ordine delle fasi di pianificazione del budget e associa il processo a una gerarchia organizzativa del budget. Quando si configura il flusso di lavoro, è possibile assegnare utenti a un'attività del flusso di lavoro in base all'organizzazione del budget, al ruolo di sicurezza o al gruppo di utenti.
Quando si configura un processo di pianificazione del budget, si associa un ID flusso di lavoro impostazione budget a ciascun flusso di lavoro per la pianificazione del budget. Dopo che il piano del budget viene inviato al flusso di lavoro e un utente termina un'assegnazione, il piano del budget si sposta nella fase di pianificazione del budget successiva utilizzando l'elemento di transizione della fase nella configurazione del flusso di lavoro di impostazione budget.
Tipi di flussi di lavoro che è possibile creare
Nella tabella riportata di seguito sono elencati i tipi di flussi di lavoro che è possibile creare in Impostazione budget.
Digitare |
Utilizzare questo tipo per effettuare questa operazione |
|---|---|
Flussi di lavoro piano di budget Nota Questo controllo è disponibile solo se è installato Microsoft Dynamics AX 2012 R2 o AX 2012 R3. |
Creare flussi di lavoro di revisione e di approvazione per piani di budget. I flussi di lavoro dei piani di budget devono contenere un elemento di transizione della fase per ciascuna transizione che sposta un piano di budget alla fase di pianificazione del budget successiva. Ad esempio, un flusso di lavoro per un processo di pianificazione del budget con tre fasi richiede elementi di transizione a due fasi per collegare i tre elementi di approvazione associati alle tre fasi di pianificazione del budget. Per ulteriori informazioni, vedere "Flussi di lavoro" in Sulla configurazione e l'impostazione di pianificazione del budget.
|
Flusso di lavoro voce contabile budget |
Creare flussi di lavoro di revisione e approvazione per le voci contabili del budget. Utilizzare l'elemento Flusso di lavoro voce contabile budget per includere i flussi di lavoro delle voci contabili di budget in un flusso di lavoro delle voci del registro di budget. Questo tipo di flusso di lavoro contiene elementi del flusso di lavoro standard ed elementi che è possibile utilizzare per le voci contabili del budget:
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Flusso di lavoro per voci del registro di budget |
Creare flussi di lavoro di revisione e approvazione per le voci del registro di budget. Questo tipo di flusso di lavoro contiene elementi del flusso di lavoro standard ed elementi che è possibile utilizzare per i flussi di lavoro delle voci del registro di budget:
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Commitments approval |
Creare flussi di lavoro di approvazione per gli impegni. Dopo aver impostato e attivato un flusso di lavoro per gli impegni, tutti gli impegni devono usarlo. Questo tipo di flusso di lavoro contiene elementi del flusso di lavoro standard ed elementi che è possibile utilizzare per i flussi di lavoro di approvazione degli impegni:
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General budget reservations |
Creazione di flussi di lavoro per prenotazioni di budget generali. Dopo aver impostato il flusso di lavoro, è necessario assegnarlo a un tipo di prenotazione per utilizzarlo. Tutte le prenotazioni di budget generali dello stesso tipo utilizzano lo stesso flusso di lavoro. Questo tipo di flusso di lavoro contiene elementi del flusso di lavoro standard ed elementi che è possibile utilizzare per i flussi di lavoro di approvazione della prenotazione di budget generale:
|
Creare un flusso di lavoro
Per creare un flusso di lavoro, attenersi alla procedura seguente.
Fare clic su Impostazione budget > Impostazioni > Flussi di lavoro impostazione budget.
Nel riquadro azioni fare clic su Nuovo.
Selezionare il tipo di flusso di lavoro da creare.
Scegliere Crea flusso di lavoro. Verrà visualizzato l'editor flusso di lavoro. Progettare il flusso di lavoro trascinandone gli elementi nella canvas.
Configurare ciascun elemento del flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Configurare elementi del flusso di lavoro.
Ripetere i passaggi da 2 a 5 per creare flussi di lavoro aggiuntivi per Impostazione budget.
Campi calcolati ed espressioni
Con le approvazioni del flusso di lavoro di Impostazione budget vengono utilizzati i seguenti campi calcolati ed espressioni. Per ciascun flusso di lavoro, è possibile impostare condizioni che includono i campi calcolati e le espressioni.
Campo calcolato |
Descrizione |
|---|---|
Risultati verifica budget |
I risultati del controllo del budget. I possibili risultati sono Verifica budget superata, Verifica budget superata con avvisi, Verifica budget non riuscita e Verifica budget non eseguita. Il campo è disponibile per le configurazioni Flusso di lavoro voce contabile budget e Flusso di lavoro per voci del registro di budget. |
Regola di trasferimento violata |
Valutare una violazione della regola di trasferimento budget. Sono possibili i seguenti valori: Sì oppure No. Se una regola di trasferimento budget viene violata e il valore è impostato su Sì, il flusso di lavoro può essere assegnato a un utente che può approvare trasferimenti budget quando viene violata una regola di trasferimento budget. Il campo è disponibile per le configurazioni Flusso di lavoro voce contabile budget e Flusso di lavoro per voci del registro di budget. |
Importo valuta transazione |
Importo della transazione nella valuta di contabilizzazione. Il campo è disponibile per le configurazioni Flusso di lavoro voce contabile budget e Flusso di lavoro per voci del registro di budget. Nota Se per i trasferimenti si usa Importo valuta transazione, è necessario includere una seconda condizione per ignorare qualsiasi importo negativo. Esempio
|
Tipi di partecipanti
È possibile assegnare un elemento del flusso di lavoro ai gruppi di partecipanti indicati di seguito.
Gruppo utenti |
Descrizione |
|---|---|
Partecipanti di gestione budget |
Assegnare l'elemento del flusso di lavoro a un utente definito come responsabile budget nella configurazione di controllo del budget. Il responsabile budget può approvare le voci del registro di budget. È possibile definire responsabili budget aggiuntivi per i valori di dimensione finanziaria utilizzando le regole di controllo del budget. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione controllo del budget (modulo). |
Partecipanti organizzazione budget Nota Questo controllo è disponibile solo se è installato Microsoft Dynamics AX 2012 R2 o AX 2012 R3. |
Assegnare l'elemento del flusso di lavoro a un partecipante di organizzazione del budget. I partecipanti di organizzazione del budget sono disponibili solo per i flussi di lavoro di pianificazione dell'impostazione budget. |
Partecipanti ruolo di sicurezza |
Consente di assegnare l'elemento del flusso di lavoro a un ruolo di sicurezza di Microsoft Dynamics AX. |
Partecipanti gruppo utenti |
Consente di assegnare l'elemento del flusso di lavoro a un gruppo utenti di Microsoft Dynamics AX. |
Vedere anche
Introduzione al sistema del flusso di lavoro
Configurare il sistema del flusso di lavoro
Progettare e configurare i flussi di lavoro