Gestione delle dimensioni delle caselle di posta elettronica del gruppo di Microsoft 365

Ogni gruppo di Microsoft 365 è dotato di una cassetta postale dedicata che archivia i messaggi di posta elettronica ricevuti nel gruppo. La cassetta postale del gruppo viene usata anche da applicazioni come SharePoint Online, Yammer, Teams e così via. La cassetta postale del gruppo è dotata di una quota di archiviazione iniziale di 50 GB. Se viene raggiunta la quota della cassetta postale di gruppo, gli utenti che inviano messaggi di posta elettronica al gruppo ricevono un report di mancato recapito. È quindi consigliabile rimuovere il contenuto precedente dalle cassette postali del gruppo per assicurarsi che la cassetta postale del gruppo non raggiunga la quota.

I modi seguenti consentono di comprendere il funzionamento del calcolo della quota, le procedure consigliate o l'approccio proattivo adottato per garantire che la cassetta postale del gruppo non raggiunga la quota. E la linea d'azione da eseguire se la cassetta postale del gruppo ha raggiunto o superato la quota.

Approccio proattivo per mantenere sotto controllo le dimensioni delle cassette postali del gruppo

È possibile creare criteri di conservazione per assicurarsi che i messaggi di posta elettronica meno recenti dai gruppi vengano rimossi automaticamente al raggiungimento del limite di tempo specificato. Per altre informazioni, sui passaggi per creare criteri di conservazione per il gruppo di Microsoft 365, vedere Creare e configurare i criteri di conservazione. I criteri di conservazione richiedono un ciclo di lavoro più lungo per pulire i dati, quindi devono essere applicati durante la creazione di una cassetta postale di gruppo. I criteri di conservazione non possono essere usati come strumento per scaricare o rimuovere immediatamente i dati da una cassetta postale del gruppo.

Per monitorare le dimensioni della cassetta postale del gruppo:

Usare il comando seguente per controllare la quota corrente assegnata per la cassetta postale del gruppo:

Get-Mailbox -GroupMailbox <groupname> |ft ProhibitSendReceiveQuota,ProhibitSendQuota,IssueWarningQuota 

Usare il comando seguente per controllare le dimensioni correnti della cassetta postale del gruppo:

Get-MailboxStatistics <groupname> | ft TotalDeletedItemSize,TotalItemSize 

Procedura da seguire quando la cassetta postale del gruppo ha raggiunto il limite:

Come accennato in precedenza, la cassetta postale del gruppo viene usata per varie applicazioni per archiviare i dati. Dopo che la cassetta postale del gruppo ha raggiunto la quota, è importante identificare le cartelle che occupano più dati e intraprendere l'azione appropriata.

1. Iniziare con il comando seguente per verificare che la quota della cassetta postale del gruppo sia stata superata:

   Get-MailboxStatistics <groupname> |ft TotalItemSize,TotalDeletedItemSize 
   

   La cassetta postale del gruppo viene distribuita in vari TargetQuota, ovvero System, Recoverable e User. Le cartelle corrispondenti a TargetQuota "User" sono le uniche considerate nel calcolo della quota di gruppo.

2. Usare il comando seguente per verificare le dimensioni della cartella che occupano i dati utente:

   Get-MailboxFolderStatistics <groupname> | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderPath,FolderType,FolderSize 
   
   Get-MailboxFolderStatistics <groupname> -FolderScope NonIPMRoot | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderType,*size* 
   

3. Controllare la quota o le dimensioni delle cartelle.

4. Se la cartella che utilizza lo spazio è SharePointWebPartsConnectorMessages, come indicato in Usare la web part Connettore, eseguire le operazioni seguenti:

   1. Disabilitare il connettore se non viene usato.

   2. Attendere che i messaggi vengano cancellati per impostazione predefinita tra 90 giorni.

5. Se non esiste una cartella speciale che occupa le dimensioni della cassetta postale del gruppo, applicare i criteri di conservazione delle cassette postali di gruppo e attendere che i criteri di conservazione ripulino i messaggi di posta elettronica dalla cassetta postale del gruppo.