Creare e configurare criteri di conservazione

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Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.

Usare i criteri di conservazione per gestire i dati dell'organizzazione determinando in modo proattivo se conservare i contenuti, eliminarli o conservarli per poi eliminarli.

I criteri di conservazione consentono di eseguire questa operazione in modo estremamente efficiente assegnando le stesse impostazioni di conservazione a livello di contenitore in modo che siano ereditate automaticamente dai contenuti di tale contenitore. Ad esempio, tutti gli elementi dei siti di SharePoint, i messaggi di posta elettronica nelle cassette postali di Exchange degli utenti, i messaggi nei canali dei team usati con Microsoft Teams. Se non si è certi se usare un criterio di conservazione a livello di contenitore o un'etichetta di conservazione a livello di elemento, vedere Criteri di conservazione ed etichette di conservazione.

Per altre informazioni sui criteri di conservazione e sul funzionamento della conservazione in Microsoft 365, vedere Informazioni sui criteri e le etichette di conservazione.

Nota

Le informazioni fornite in questa pagina sono riservate agli amministratori di conformità. Se non si è amministratori e si vuole comprendere come sono stati configurati i criteri di conservazione per le app in uso, contattare l'help desk, il reparto IT o l'amministratore. Se vengono visualizzati messaggi sui criteri di conservazione nelle chat di Teams e nei messaggi di canale, può essere utile consultare Messaggi di Teams sui criteri di conservazione.

Consiglio

Se non si è un cliente E5, usare la versione di valutazione delle soluzioni Microsoft Purview di 90 giorni per esplorare in che modo funzionalità aggiuntive di Purview possono aiutare l'organizzazione a gestire le esigenze di sicurezza e conformità dei dati. Iniziare ora dall'hub delle versioni di valutazione Portale di conformità di Microsoft Purview. Informazioni dettagliate sull'iscrizione e le condizioni di valutazione.

Prima di iniziare

L'amministratore globale dell'organizzazione dispone delle autorizzazioni complete per creare e modificare le etichette conservazione. Se non si esegue l'accesso come amministratore globale, vedere le informazioni sulle autorizzazioni per la per la gestione del ciclo di vita dei dati.

Decidere prima della creazione del criterio di conservazione se questo sarà adattivo o statico. Per altre informazioni, vedere Ambiti dei criteri adattivi o statici per la conservazione. Se si decide di utilizzare un criterio adattivo, è necessario creare uno o più ambiti adattivi prima di creare i criteri di conservazione e quindi selezionarli durante il processo di creazione dei criteri di conservazione. Per istruzioni, vedere Informazioni di configurazione per gli ambiti adattivi.

Creare e configurare un criterio di conservazione

Anche se i criteri di conservazione possono supportare più servizi identificati come "posizioni" nei criteri di conservazione, non è possibile creare un singolo criterio di conservazione che includa tutte le posizioni supportate:

  • Cassette postali di Exchange
  • Siti di SharePoint o siti di SharePoint classici e di comunicazione
  • Account di OneDrive
  • Cassette postali del gruppo di Microsoft 365 & siti
  • Skype for Business
  • Cartelle pubbliche di Exchange
  • Messaggi del canale di Teams
  • Chat di Teams e interazioni con Copilot
  • Messaggi del canale privato di Teams
  • Viva Engage messaggi della community
  • Viva Engage messaggi utente

Se si selezionano i percorsi di Teams o Viva Engage quando si creano criteri di conservazione, le altre posizioni vengono escluse automaticamente. Ciò significa che le istruzioni da seguire dipendono dal fatto che sia necessario includere le località di Teams o Viva Engage.

Nota

Quando si usano criteri adattivi anziché criteri statici, è possibile configurare un singolo criterio di conservazione per includere sia Teams che Viva Engage posizioni. Questo non vale per i criteri statici in cui Teams e le località Viva Engage richiedono criteri di conservazione personalizzati.

Quando sono presenti più criteri di conservazione e si usano anche etichette di conservazione, vedere Principi di conservazione o cosa ha la precedenza per comprendere il risultato quando più impostazioni di conservazione si applicano allo stesso contenuto.

Selezionare la scheda per istruzioni per creare criteri di conservazione per Teams e Copilot per Microsoft 365, Viva Engage o gli altri servizi supportati (Exchange, SharePoint, OneDrive, Gruppi di Microsoft 365, Skype for Business):

Nota

Usare la posizione per le chat di Teams e le interazioni copilot quando si vogliono conservare o eliminare automaticamente i dati della chat con Microsoft Copilot per Microsoft 365. Gli utenti non devono usare Teams per conservare ed eliminare questi dati. Per altre informazioni. vedere Microsoft Purview supporta la gestione della conformità per Copilot e Informazioni sulla conservazione per Copilot per Microsoft 365.

I criteri di conservazione per Teams supportano i canali condivisi. Quando si configurano le impostazioni di conservazione per la posizione dei messaggi del canale Teams, se un team dispone di canali condivisi, eredita le impostazioni di conservazione dal team padre.

I criteri di conservazione supportano anche i record di dati delle chiamate appena creati, ovvero i messaggi generati dal sistema che contengono metadati per riunioni e chiamate. Tutti i record dei dati delle chiamate sono sempre inclusi nella posizione delle chat di Teams e delle interazioni copilot , anche i record dei dati delle chiamate per i messaggi del canale di Teams e i messaggi del canale privato di Teams.

Per questa configurazione, è possibile usare il portale di Microsoft Purview o il Portale di conformità di Microsoft Purview.

  1. A seconda del portale in uso, passare a una delle posizioni seguenti:

    • Accedere al portale> di Microsoft PurviewCriteri della scheda >Gestione del ciclo di vitadei> datiCriteri di conservazione.

      Se la scheda della soluzione Gestione ciclo di vita dei dati non è visualizzata, selezionare Visualizza tutte le soluzioni e quindi Gestione del ciclo di vita dei dati nella sezione Governance dei dati .

    • Accedere ai criteri diconservazionedi Microsoft 365> per lagestione> del ciclo di vita dei dati Portale di conformità di Microsoft Purview >Solutions>.

  2. Selezionare Nuovo criterio di conservazione per avviare la configurazione Crea criteri di conservazione e assegnare un nome al nuovo criterio di conservazione.

  3. Per la pagina Assegna unità amministrative: se l'organizzazione usa unità amministrative in Microsoft Entra ID, i criteri di conservazione possono essere automaticamente limitati a utenti specifici selezionando unità amministrative. Se all'account sono state assegnate unità amministrative, è necessario selezionare una o più unità amministrative.

    Se non si vuole limitare i criteri usando le unità amministrative o se l'organizzazione non ha configurato le unità amministrative, mantenere il valore predefinito Directory completa.

  4. Per la pagina Scegliere il tipo di criterio di conservazione da creare, selezionare Adattivo o Statico, a seconda della scelta effettuata nelle istruzioni Prima di iniziare. Se non sono già stati creati ambiti adattivi è possibile selezionare Adattivo, ma poiché non saranno disponibili ambiti adattivi da selezionare non sarà possibile completare la configurazione con questa opzione.

  5. A seconda dell'ambito selezionato:

    • Se si è scelto Adattivo: nella pagina Scegliere ambiti e posizioni dei criteri adattivi, selezionare Aggiungi ambiti e selezionare uno o più ambiti adattivi che sono stati creati. Selezionare quindi una o più posizioni. Le posizioni che è possibile selezionare dipendono dai tipi di ambito aggiunti. Ad esempio, se è stato aggiunto solo un tipo di ambito Utente, sarà possibile selezionare chat di Teams ma non messaggi del canale di Teams.

    • Se si è scelto Statico: nella pagina Scegliere le posizioni per applicare il criterio, selezionare una o più posizioni per Teams:

      • Messaggi del canale di Teams: messaggi provenienti da chat di canale standard e riunioni del canale standard, ma non da canali privati che hanno la propria posizione dei criteri.
      • Chat di Teams e interazioni copilot: per Teams, i messaggi provenienti da chat private 1:1, chat di gruppo, chat di riunione e chat con te stesso. Per Copilot per Microsoft 365, tutti gli utenti richiedono copilot e tutte le risposte copilot.
      • Messaggi del canale privato di Teams: messaggi provenienti da chat del canale privato e riunioni del canale privato. Se si seleziona questa opzione, non è possibile selezionare le altre posizioni di Teams nello stesso criterio di conservazione.

      Per impostazione predefinita, tutti i team e gli utenti sono selezionati, ma si può raffinare la ricerca selezionando le opzioni Scegli ed Escludi.

  6. Nella pagina Decidere se si vuole conservare il contenuto, eliminarlo o entrambe cose, specificare le opzioni di configurazione per la conservazione e l'eliminazione del contenuto.

    È possibile creare un criterio che si limita a conservare il contenuto senza eliminarlo, lo conserva e quindi lo elimina dopo un periodo di tempo specificato oppure semplicemente elimina il contenuto dopo un periodo di tempo specificato. Per altre informazioni, vedere Impostazioni per la conservazione e l'eliminazione del contenuto.

  7. Completare la configurazione e salvare le impostazioni.

Per indicazioni su quando usare i criteri di conservazione per Teams e sull'esperienza dell'utente finale, vedere Gestire i criteri di conservazione per Microsoft Teams nella documentazione di Teams.

Per informazioni tecniche sul funzionamento della conservazione per i dati di Teams e Copilot, inclusi gli elementi dei messaggi supportati per le informazioni di conservazione e temporizzazione con procedure dettagliate di esempio, vedere Informazioni sulla conservazione per Microsoft Teams e Informazioni sulla conservazione per Copilot per Microsoft 365.

Problemi di configurazione noti per i criteri di conservazione di Teams

  • Anche se è possibile selezionare l'opzione per iniziare il periodo di conservazione alla data dell'ultima modifica degli elementi, il valore Quando gli elementi sono stati creati viene sempre utilizzato. Per i messaggi modificati, una copia del messaggio originale viene salvata con il timestamp originale per identificare quando è stato creato il messaggio pre-modifica. Il messaggio modificato ha un timestamp più recente.

  • Quando si seleziona il percorsoModifica per le chat di Teams, potrebbero essere visualizzati utenti non della cassetta postale e utenti guest. I criteri di conservazione non sono progettati per questi utenti, perciò non devono essere selezionati.

  • Per includere i record dei dati delle chiamate appena creati per i messaggi del canale teams e i messaggi del canale privato di Teams, è necessario selezionare il percorso delle chat di Teams , anziché i messaggi del canale teams e i percorsi dei messaggi del canale privato di Teams .

Un altro criterio di conservazione necessario per supportare Teams

Teams non offre solo chat e messaggi del canale. Se sono presenti team creati da un gruppo di Microsoft 365 (in precedenza Office 365 gruppo), è necessario configurare anche un criterio di conservazione che includa tale gruppo di Microsoft 365 usando le cassette postali del gruppo di Microsoft 365 & posizione dei siti. Questo criterio di conservazione si applica al contenuto della cassetta postale, dei siti e dei file del gruppo. I file includono registrazioni e trascrizioni delle riunioni di Teams dalle riunioni del canale.

Per conservare o eliminare le registrazioni delle riunioni di Teams con le relative trascrizioni dalle chat utente, è necessario un criterio di conservazione che includa l'account OneDrive dell'organizzatore come posizione.

Se si dispone di siti del team che non sono connessi a un gruppo di Microsoft 365, che include siti per i canali condivisi di Teams e i canali privati di Teams, è necessario un criterio di conservazione che includa i siti classici e di comunicazione di SharePoint o i percorsi degli account di OneDrive per conservare ed eliminare i file in Teams:

  • i file condivisi in chat vengono archiviati nell'account di OneDrive dell'utente che ha condiviso il file.

  • I file caricati nei canali vengono archiviati nel sito di SharePoint del team.

Consiglio

È possibile applicare un criterio di conservazione ai file di un solo team che non è connesso a un gruppo di Microsoft 365 selezionando il sito di SharePoint per il team e gli account di OneDrive per gli utenti del team.

È possibile che i criteri di conservazione applicati ai gruppi di Microsoft 365, ai siti di SharePoint o agli account OneDrive eliminino un file a cui viene fatto riferimento nel messaggio di una chat o di un canale di Teams prima che tali messaggi vengano eliminati. In questo scenario, il file viene comunque visualizzato nel messaggio di Teams, ma se gli utenti selezionano il file visualizzeranno l'errore "File non trovato". Questo comportamento non è specifico dei criteri di conservazione e può verificarsi anche se un utente elimina manualmente un file da SharePoint o da OneDrive.

Tempo necessario per l'applicazione dei criteri di conservazione

Quando si crea e si invia un criterio di conservazione, l'applicazione può richiedere fino a sette giorni:

Diagramma dell'applicazione dei criteri di conservazione.

Prima di tutto, i criteri di conservazione devono essere distribuiti alle posizioni selezionate e quindi applicati al contenuto. È sempre possibile controllare lo stato di distribuzione dei criteri di conservazione selezionandolo nella pagina criteri di conservazione nel portale di conformità di Microsoft Purview. Dal riquadro a comparsa, se viene visualizzato (Errore) incluso nello stato, e nei dettagli per le posizioni si vede un messaggio che sta impiegando più tempo del previsto per distribuire la policy o per provare a distribuire nuovamente la policy, prova a eseguire il comando Set-AppRetentionCompliancePolicy o Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell per riprovare la distribuzione della policy:

  1. Connettersi a PowerShell per Sicurezza e conformità.

  2. Eseguire uno dei comandi riportati di seguito:

    • Per i percorsi dei criteri, i messaggi del canale privato di TeamsViva Engage messaggi utente e Viva Engage messaggi della community:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution

    • Per tutti gli altri percorsi dei criteri, ad esempio cassette postali di Exchange, siti di comunicazione e classici di SharePoint e messaggi di canale di Teams:

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution

Aggiornamento dei criteri di conservazione

Quando le impostazioni dei criteri di conservazione sono già applicate al contenuto, una modifica della configurazione al criterio verrà applicata automaticamente a questo contenuto oltre al contenuto appena identificato.

Alcune impostazioni non possono essere modificate dopo la creazione e il salvataggio del criterio. Queste includono: il nome del criterio di conservazione, il tipo di ambito (adattivo o statico) e le impostazioni di conservazione ad eccezione del periodo di conservazione.

Se non sono più necessarie le impostazioni di conservazione configurate, vedere Rilascio di un criterio per la conservazione.

Risoluzione dei problemi relativi ai criteri di conservazione

Se i criteri di conservazione non funzionano come previsto o vengono visualizzati errori correlati ai criteri di conservazione, usare le risorse di risoluzione dei problemi seguenti:

Passaggi successivi

Se alcuni elementi di Exchange, SharePoint, OneDrive o gruppi di Microsoft 365 necessitano di impostazioni di conservazione diverse dalle impostazioni dei criteri di conservazione configurate, creare delle etichette di conservazione per queste eccezioni.

Tuttavia, se si è interessati alla gestione di elementi di alto valore per esigenze aziendali, legali o normative in ambito di conservazione dei record, usare il piano di archiviazione per creare e gestire le etichette di conservazione.