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Creare una cassetta postale condivisa

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Nota

Se l'organizzazione usa un ambiente Exchange ibrido, è consigliabile usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange per creare e gestire le cassette postali condivise. Vedere Creare cassette postali condivise nell'interfaccia di amministrazione di Exchange

Se non si è sicuri di dover creare una cassetta postale condivisa o un gruppo di Microsoft 365 per Outlook, vedere Confrontare i gruppi per indicazioni. Non è possibile eseguire la migrazione di una cassetta postale condivisa a un gruppo di Microsoft 365.

Creare cassette postali condivise in modo che un gruppo di persone possa monitorare e inviare messaggi di posta elettronica da indirizzi di posta elettronica comuni, ad esempio info@contoso.com. Quando una persona del gruppo risponde a un messaggio inviato alla cassetta postale condivisa, il messaggio risulta proveniente dalla cassetta postale condivisa e non dal singolo utente.

Le cassette postali condivise includono un calendario condiviso. Il team può usare il calendario condiviso come luogo in cui tutti gli utenti possono inserire gli appuntamenti. Ad esempio, se sono presenti 3 persone che visitano i clienti, tutti possono usare il calendario condiviso per immettere le informazioni sulla visita del cliente.

Prima di creare una cassetta postale condivisa, leggere Informazioni sulle cassette postali condivise per altre informazioni.

Consiglio

Per assistenza con i passaggi descritti in questo argomento, è consigliabile collaborare con uno specialista di piccole imprese Microsoft. Con Business Assist, tu e i tuoi dipendenti ottenete l'accesso 24 ore su 24 agli specialisti delle piccole imprese man a seconda della crescita dell'azienda, dall'onboarding all'uso quotidiano.

Creare una cassetta postale condivisa e aggiungervi membri

  1. Accedere con un utente con il ruolo di amministratore di Exchange. Se viene visualizzato il messaggio "Non si dispone dell'autorizzazione necessaria per accedere a questa pagina o eseguire questa azione", non si è amministratori.
  1. Nell'interfaccia di amministrazione passare alla pagina Teams & Gruppi>Cassette postali condivise. Selezionare Mostra tutto nel riquadro di spostamento sinistro se teams & Gruppi non viene visualizzato.
  1. Nell'interfaccia di amministrazione passare alla pagina Teams & Gruppi>Cassette postali condivise.

  1. Nella pagina Cassette postali condivise, selezionare + Aggiungi cassetta postale condivisa. Immettere un nome per la cassetta postale condivisa. Scegliere l'indirizzo di posta elettronica, ma è possibile cambiarlo se necessario.

  2. Selezionare Salva modifiche. Potrebbero trascorrere alcuni minuti prima che si possa iniziare ad aggiungere membri.

  3. In Passaggi successivi scegliere Aggiungere membri a questa cassetta postale. I membri sono le persone che potranno visualizzare la posta in entrata in questa cassetta postale condivisa e le risposte in uscita.

  4. Selezionare il pulsante Aggiungi membri . Selezionare le persone che si desidera usare questa cassetta postale condivisa e quindi selezionare Aggiungi. e quindi chiudere.

Si dispone di una cassetta postale condivisa che include un calendario condiviso. Procedere con il passaggio successivo: Bloccare l'accesso per l'account della cassetta postale condivisa.

Quali autorizzazioni usare?

Con una cassetta postale condivisa è possibile usare le autorizzazioni seguenti:

  • Accesso completo: l'autorizzazione Accesso completo consente all'utente di accedere alla cassetta postale condivisa e agire come proprietario di tale cassetta postale. Dopo aver eseguito l'accesso alla cassetta postale condivisa, l'utente può creare voci di calendario, leggere, visualizzare, eliminare e modificare messaggi di posta elettronica e creare attività e contatti. Un utente con autorizzazione Accesso completo non può tuttavia inviare messaggi di posta elettronica dalla cassetta postale condivisa, a meno che non disponga anche dell'autorizzazione Invia come o Invia per conto di.

  • Invia come: l'autorizzazione Invia come consente a un utente di rappresentare la cassetta postale per l'invio della posta elettronica. Se ad esempio Caterina accede alla cassetta postale condivisa del reparto marketing e invia un messaggio di posta elettronica, questo risulterà inviato dal reparto marketing.

  • Invia per conto di: l'autorizzazione Invia per conto di consente a un utente di inviare posta elettronica per conto della cassetta postale condivisa. Ad esempio, se Mattia accede alla cassetta postale condivisa Reception 32 e invia un messaggio, questo risulterà inviato da "Mattia per conto di Reception 32". Per concedere l'autorizzazione Invia per conto di, occorre usare il cmdlet Set-Mailbox con il parametro GrantSendonBehalf.

Nota

Le autorizzazioni Invia come e Invia per conto non funzionano nel client desktop Outlook con il parametro HiddenFromAddressListsEnabled nella cassetta postale impostata su True, poiché richiedono che la cassetta postale sia visibile in Outlook tramite l'elenco indirizzi globale.

Usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange per modificare la delega dell'accesso alle cassette postali

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange passare aCassette postalidestinatari>. Selezionare la cassetta postale condivisa e quindi selezionare l'icona Modifica modifica.

  2. In Autorizzazioni cassetta postale, selezionare Gestisci delega delle cassette postali.

  3. Per concedere o rimuovere le autorizzazioni Accesso completo e Invia come, selezionare Aggiungiicona Aggiungi oRimuoviicona e quindi selezionare gli utenti a cui si vogliono concedere le autorizzazioni.

    Nota

    L'autorizzazione Accesso completo consente a un utente di aprire la cassetta postale, modificare gli elementi in essa contenuti e crearne di nuovi. L'autorizzazione Invia come consente a utenti diversi dal proprietario della cassetta postale di inviare messaggi di posta elettronica dalla cassetta postale condivisa. Entrambe le autorizzazioni sono necessarie per il funzionamento corretto della cassetta postale condivisa.

  4. Selezionare Salva per salvare le modifiche.

Bloccare l'accesso per l'account della cassetta postale condivisa

Ogni cassetta postale condivisa ha un account utente corrispondente. Anche se non è stata richiesta una password al momento della creazione della cassetta postale condivisa, l'account dispone di una password, ma è generata dal sistema (sconosciuta). Non è necessario usare l'account per accedere alla cassetta postale condivisa.

Ma cosa succede se un amministratore reimposta semplicemente la password dell'account utente della cassetta postale condivisa, o se un utente malintenzionato accede alle credenziali dell'account della cassetta postale condivisa? In questo modo l'account utente potrebbe accedere alla cassetta postale condivisa e inviare messaggi di posta elettronica. Per evitare questo problema, è necessario bloccare l'accesso per l'account associato alla cassetta postale condivisa.

  1. Nell'interfaccia di amministrazione passare alla pagina Utenti>Utenti attivi.
  1. Nell'interfaccia di amministrazione passare alla pagina Utenti>Utenti attivi.

  1. Nell'elenco di account utente individuare l'account della cassetta postale condivisa (ad esempio, impostare il filtro su Utenti senza licenza).

  2. Selezionare l'utente per aprire il riquadro delle proprietà e quindi selezionare Blocca accesso.

    Nota

    Se l'account è già bloccato, verrà visualizzato Accesso bloccato nella parte superiore e sull'icona sarà scritto Sbloccare l’utente.

  3. Nella pagina Blocca accesso selezionare Blocca l'accesso dell'utente e quindi selezionare Salva modifiche.

Per istruzioni su come bloccare l'accesso per gli account che usano Microsoft Graph PowerShell (inclusi molti account contemporaneamente), vedere Bloccare gli account utente di Microsoft 365 con PowerShell.

Aggiungere la cassetta postale condivisa in Outlook

Se nell'azienda è abilitata l'impostazione AutoMapping (per impostazione predefinita, è abilitata nella maggior parte dei casi), la cassetta postale condivisa verrà visualizzata nell'app Outlook degli utenti automaticamente dopo la chiusura e il riavvio di Outlook.

L'opzione AutoMapping viene impostata sulla cassetta postale dell'utente, non su quella condivisa. Questo significa che se si cerca di usare un gruppo di sicurezza per gestire le autorizzazioni di accesso alla cassetta postale condivisa, AutoMapping non funziona. Se quindi si vuole usare questa impostazione, occorre assegnare le autorizzazioni in modo esplicito. L’opzione AutoMapping è attivata per impostazione predefinita. Per informazioni su come disattivarla, vedere Rimuovere AutoMapping per una cassetta postale condivisa.

Per ulteriori informazioni sulle cassette postali condivise in Outlook, vedere:

Usare una cassetta postale condivisa in un dispositivo mobile (telefono o tablet)

È possibile accedere a una cassetta postale condivisa in un dispositivo mobile in due modi:

Nota

La cassetta postale condivisa può essere aggiunta solo all'Outlook per iOS o all'app mobile Outlook per Android

Usare il calendario condiviso

Dopo aver creato la cassetta postale condivisa, viene creato automaticamente un calendario condiviso. Il calendario della cassetta postale condivisa viene in genere preferito a un calendario di SharePoint per tenere traccia degli appuntamenti e della posizione delle persone. Un calendario condiviso è integrato in Outlook ed è molto più facile da usare rispetto a un calendario di SharePoint.

  1. Nell'app Outlook passare alla visualizzazione Calendario e selezionare la cassetta postale condivisa.

  2. Quando si immettono riunioni o appuntamenti, tutti gli utenti che sono membri della cassetta postale condivisa potranno visualizzarli.

  3. Qualsiasi membro della cassetta postale condivisa può creare, visualizzare e gestire gli appuntamenti nel calendario, come gli appuntamenti personali. Tutti i membri della cassetta postale condivisa possono vedere le modifiche apportate al calendario condiviso.

Rimuovere una licenza da una cassetta postale condivisa

Le cassette postali condivise in genere non richiedono una licenza. Seguire queste istruzioni per rimuovere una licenza da una cassetta postale condivisa in modo che sia possibile assegnarla a un utente o restituire la licenza in modo da non pagare per una licenza non necessaria.

Nota

Negli scenari seguenti è necessaria una licenza Exchange Online Piano 2:

  • La cassetta postale condivisa ha più di 50 GB di spazio di archiviazione in uso.
  • La cassetta postale condivisa usa l'archiviazione sul posto.
  • La cassetta postale condivisa viene inserita nel blocco per controversia legale.

Per istruzioni dettagliate su come assegnare licenze, vedere Assegnare licenze agli utenti.

Rimuovere la licenza

  1. Nell'interfaccia di amministrazione passare alla pagina Utenti>Utenti attivi.

    Nota

    È necessario rimuovere la licenza dalla pagina Utenti attivi. Non è possibile rimuovere la licenza dalla pagina Cassetta postale condivisa perché le licenze sono impostazioni utente.

  1. Nell'interfaccia di amministrazione passare alla pagina Utenti>Utenti attivi.

    Nota

    È necessario rimuovere la licenza dalla pagina Utenti attivi. Non è possibile rimuovere la licenza dalla pagina Cassetta postale condivisa perché le licenze sono impostazioni utente.

  1. Selezionare la cassetta postale condivisa.

  2. Nella scheda Licenze e app espandere Licenze e deselezionare la casella relativa alla licenza da rimuovere.

  3. Selezionare Salva modifiche.

  4. Quando si torna alla pagina Utenti attivi , lo stato della cassetta postale condivisa sarà Senza licenza.

  5. Stai ancora pagando per la licenza. Per interrompere il pagamento, rimuovere la licenza dalla sottoscrizione.

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