Linee guida aggiornate per la distribuzione di Microsoft 365 EDU durante COVID-19

Panoramica

Il team Office 365 Education è entusiasta di fornire Office 365 e Teams per l'apprendimento remoto agli istituti di istruzione e agli studenti e docenti che servono. La serie senza precedenti di eventi guidati da COVID-19 ha generato un'esplosione senza precedenti della domanda e dell'utilizzo di Office 365 e Teams. Microsoft si impegna ad aiutare i clienti EDU e a servire molti studenti e docenti, il più rapidamente possibile, in tutto il mondo. Per soddisfare le esigenze dei clienti a livello globale e assicurarsi di continuare a offrire l'esperienza di Apprendimento remoto di Teams per l'intera community di studenti di Teams, questa "roadmap" di distribuzione funge da processo supportato da cui le scuole distribuiscono e adottano Teams per l'apprendimento remoto. Questo approccio si basa su tre principi operativi principali:

• Scelta degli insegnanti: gli insegnanti e i docenti devono essere autorizzati a guidare l'insegnamento e l'apprendimento in base alle loro esigenze specifiche e uniche.

• Scalabilità prevedibile E affidabilità: le organizzazioni EDU globali devono avere la possibilità di avere successo con indicazioni esplicite e procedure consigliate che insieme garantiscono l'implementazione corretta di Teams per l'apprendimento remoto.

• Teams è una risorsa condivisa: condividono collettivamente la responsabilità di distribuire e usare Teams, garantendo e preservando la capacità di tutti gli altri utenti di Teams di eseguire la stessa operazione. Come per altre risorse condivise in questa situazione senza precedenti, è nostra responsabilità agire singolarmente in modo da andare a vantaggio dell'intera comunità.

Questo documento è destinato principalmente all'IT dell'istituto di istruzione, agli integratori di sistemi e ad altri utenti che hanno il controllo operativo della distribuzione di Office 365 e Teams. Un importante documento "complementare" diretto a docenti e amministratori che cercano di comprendere le procedure di insegnamento/apprendimento migliori è un contesto importante per questo documento. Per altre informazioni, vedere: Introduzione a Microsoft Teams per l'apprendimento remoto.

Strategia di distribuzione di Teams for Remote Learning

L'applicazione dei principi operativi alla distribuzione di Office 365 e Teams comporta un approccio in quattro fasi descritto nelle sezioni seguenti. Sappiamo che il punto di partenza sarà diverso per ogni cliente e in realtà molte sono distribuzioni "nuove" di zecca. Queste fasi vengono scritte per servire nuove distribuzioni e si prevede che i clienti che si trovano parzialmente in alcune o tutte le fasi si adatteranno al punto di partenza e procederanno in ordine.

Le organizzazioni di grandi dimensioni con più di 200.000 studenti e docenti devono interagire con Microsoft tramite FastTrack o l'account manager Microsoft locale, per garantire un processo di onboarding efficiente e una velocità effettiva ottimizzata per la distribuzione.

Di seguito è riportato un riepilogo di ogni fase di distribuzione. La documentazione e i riferimenti guida più espliciti vengono forniti come collegamenti, se necessario.

Fase 1: Ottenere prima l'abilitazione dei docenti per Teams

Questa fase consentirà ai docenti di accedere a Office 365 e iniziare a usare Teams. Questo passaggio consente ai docenti di acquisire familiarità con il prodotto che useranno per interagire con gli studenti. La familiarizzazione e la formazione dei docenti, usando la varietà di risorse collegate a di seguito, è un passaggio essenziale per garantire una distribuzione senza problemi. In genere, alcuni giorni per il completamento di questo passaggio da parte dell'istituto di istruzione sono sufficienti per ricevere formazione e acquisire familiarità con Teams. I passaggi della fase 1 includono:

1. Creare tutti gli account dell'istituto di istruzione in Microsoft Entra ID e assegnare licenze tramite Sincronizzazione dati dell'istituto di istruzione, PowerShell, Microsoft Entra Connect o Licenze basate su gruppo.

Importante

Non abilitare o modificare licenze o piani di servizio per più di 50.000 utenti al giorno:

• Se gli utenti con licenza in SDS o PowerShell non caricano file CSV con più di 50.000 nuovi utenti al giorno.
• Se si assegnano licenze agli utenti in Licenze basate su gruppo, non selezionare gruppi superiori a 50.000 utenti.

2. Abilitare Teams e configurare i criteri di Teams, indicazioni qui.

3. Formare docenti per l'uso di Teams, linee guida qui e qui.

4. Formare i dirigenti scolastici all'uso di Teams, linee guida qui e qui.

5. (Facoltativo) Abilitare il sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) per l'integrazione delle riunioni di Teams, linee guida qui.

Fase 2: Abilitazione degli studenti per Teams

Questa fase consentirà agli studenti di accedere a Office 365 e iniziare a usare Teams. I passaggi sono 1) L'IT crea account Microsoft Entra e distribuisce le credenziali a ogni studente e 2) Gli studenti usano un flusso Web per concedere in licenza Office 365 e quindi iniziare a usare Teams. I passaggi della fase 2 includono:

1. Creare tutti gli account Student in Microsoft Entra. L'obiettivo di questo passaggio consiste nell'abilitare gli studenti con un'identità e le credenziali che possono usare per accedere a O365 e Teams, una volta concessi in licenza. È consigliabile creare e concedere in licenza solo gli account degli studenti che si intende usare Office 365. Questo passaggio può essere eseguito usando diversi strumenti: Microsoft Entra Connect, SDS, PowerShell e così via.

2. Abilitazione della licenza: chiedere agli studenti di richiedere le licenze A1 Office 365 gratuite o di applicare le licenze direttamente agli account degli studenti. Se ci sono studenti che non richiedono una licenza (ad esempio, la scuola primaria anticipata), non effettuare il provisioning delle licenze per loro. Di seguito sono riportate le indicazioni per le decisioni:

   a. Se l'organizzazione ha meno di 200.000 utenti, applicare licenze agli studenti, seguendo il limite di licenza di 50.000 al giorno.

   b. Se l'organizzazione ha più di 200.000 utenti, collaborare con il team di onboarding EDU per ottimizzare la velocità effettiva.

3. Distribuire nomi utente e password agli studenti in modo che possano accedere e iniziare a usare Office 365 e Teams. Se si usa la licenza per attestazioni automatiche, è anche necessario includere istruzioni per richiedere una licenza tramite https://aka.ms/StudentTeamSetup. I mezzi tipici per ottenere agli studenti le credenziali di accesso includono:

   a. Email nome utente e password a genitori e tutori

   b. Creare nomi utente e password con valori e attributi identificabili dall'utente

   c. Stampare combinazioni di nome utente e password e inviare messaggi agli studenti

4. Dopo aver eseguito l'accesso a Office 365, gli studenti possono scaricare l'app Teams per il dispositivo: PC, Mac, Android o iOS. Gli URL per i download di Teams sono disponibili qui.

5. Formare gli studenti su come usare Teams, indicazioni qui e qui.

Fase 3: I docenti iniziano a creare e usare Team di classe

Questa fase consentirà a docenti e studenti di iniziare a usare Class Teams per l'apprendimento remoto. A partire dall'app Teams, i docenti possono creare Teams per ogni classe e aggiungere gli studenti in ogni classe. Questo è il modo più veloce e flessibile per i docenti di usare Teams. I passaggi della fase 3 includono:

1. I docenti devono seguire le indicazioni qui.

Fase 4 (facoltativo): usare SDS per "pre-provisioning" delle classi in Microsoft Entra ID in modo che i docenti possano configurare i team più velocemente

Questa fase è facoltativa. SDS "pre-provisioning" le classi in Microsoft Entra ID per ogni docente in modo che possano creare il Team più facilmente se lo scelgono. SDS archivia le informazioni sulla classe e sul roster sotto forma di gruppo di Office 365 e le rende disponibili all'app Teams da cui ogni docente può creare i propri team. La creazione delle classi in Microsoft Entra ID richiede un amministratore IT globale all'interno del tenant e Microsoft fornirà assistenza gratuita all'IT durante questa fase dal team di onboarding dell'EDU. Dopo la distribuzione delle classi da parte dell'IT, i docenti useranno l'app Teams per creare i team selezionando le classi a cui sono associati. I passaggi della fase 4 includono:

1. Preparare e convalidare i dati per le sezioni e i roster SDS, linee guida qui. Richiede la popola section.csv, teacherroster.csv e studentenrollment.csv.
2. Gli amministratori creano gruppi di classi in Microsoft Entra ID usando SDS, linee guida qui.
3. I docenti creano i team di classe e durante l'installazione: aggiungere Studenti selezionando il gruppo di classi creato da SDS, linee guida qui.
4. Acquisire le lezioni apprese e condividere le procedure consigliate per la fase 5.

Linee guida per le organizzazioni di grandi dimensioni

Se l'organizzazione è di grandi dimensioni, che contiene più di 200.000 studenti e docenti, è consigliabile interagire con Microsoft tramite FastTrack o microsoft account manager locale prima di eseguire la distribuzione in Office 365. Questa sezione illustra diversi limiti, raccomandazioni e procedure consigliate per la distribuzione di organizzazioni di grandi dimensioni:

1. Limiti degli oggetti:

   a. Ogni tenant EDU ha un "limite di oggetti Microsoft Entra".

   b. Gli oggetti conteggiati in base a questo limite sono utenti, gruppi, contatti e dispositivi.

   c. Il tentativo di creare oggetti oltre il limite impostato avrà esito negativo.

   d. I limiti degli oggetti predefiniti per Office 365 tenant EDU sono 50 K al momento della prima creazione.

   e. I limiti degli oggetti predefiniti aumentano automaticamente a 300.000 dopo l'aggiunta di un dominio personalizzato e la verifica dell'EDU.

   f. Se è necessario un aumento del limite di oggetti, aprire un ticket di Office 365 e interagire con il team di onboarding EDU.

2. Licenze A1 gratuite:

   a. Ogni tenant EDU appena creato riceve licenze di valutazione A1 gratuite.

   b. Dopo aver verificato l'EDU di un tenant, il tenant può aggiungere gratuitamente 500.000 licenze A1 Faculty e 1M A1 Student. Non assegnare licenze con una frequenza superiore a 50.000 al giorno.

3. Progettazione di tenant e utenti:

   a. I tenant non devono includere più di 1 milione di utenti. Questo non è un limite difficile, ma la distribuzione iniziale di tenant di grandi dimensioni richiede più tempo, richiede una pianificazione e approvazioni approfondite e è più difficile gestire le attività amministrative quotidiane a causa della scalabilità.

   b. I docenti e gli studenti devono trovarsi nello stesso tenant per semplificare la comunicazione/confronto all'interno di Teams.

   c. Se si suddividono i tenant perché l'organizzazione supera 1 milione:

   i. Suddividere gli utenti in base all'area geografica per ridurre il numero di tenant alle migrazioni del tenant necessarie per il lavoro straordinario.

   ii. L'aggiunta di guest a un tenant viene conteggiata rispetto al limite dell'oggetto tenant.

   Iii. L'aggiunta di altri tenant comporta più tempo per la gestione centralizzata: ogni modifica amministrativa x numero di tenant.

   Iv. Pianificare le migrazioni da tenant a tenant, man mano che docenti e studenti si spostano.

   Presso. Engage con il team di onboarding EDU dopo aver creato i tenant, ma prima delle licenze in blocco degli utenti (o il prima possibile dopo aver iniziato ad assegnare le licenze) per ottimizzare le prestazioni e il ridimensionamento all'interno dell'ecosistema O365. Prima di concedere in licenza gli utenti, chiedere a Microsoft di distribuire i tenant tra più istanze del servizio (partizioni) all'interno della stessa area geografica per ottimizzare il processo di onboarding.

4. Considerazioni sulla tempistica:

   a. Pianificare il tempo per concedere in licenza gli utenti. Se si assegnano licenze a un numero elevato di utenti contemporaneamente, l'elaborazione di tutti gli utenti potrebbe richiedere tempo. È consigliabile limitare le assegnazioni a 50.000 al giorno per tenant.

   b. Pianificare il tempo necessario per formare docenti e studenti.

   c. Pianificare il tempo per distribuire gli account utente.

   d. MS Graph limita la creazione di utenti, gruppi e modifiche all'appartenenza a 72.000 per tenant, all'ora.

   e. Le prestazioni di MS Graph possono essere influenzate dalle azioni guidate dall'utente all'interno del tenant.

   f. Le prestazioni di MS Graph possono essere influenzate da altre attività di amministratore IT concorrenti all'interno del tenant.

   g. PowerShell, SDS, AAD Connect e la soluzione di provisioning personalizzato aggiungono oggetti e appartenenze tramite MS Graph a tariffe diverse.