Risolvere i problemi di archiviazione ed eliminazione della posta elettronica quando si usano i criteri di conservazione

• Si applica a:

  Exchange Online, Microsoft Purview

Questo articolo illustra alcuni problemi comuni che impediscono alla gestione dei record di messaggistica di eliminare o archiviare correttamente i messaggi di posta elettronica in Exchange Online. Vengono inoltre forniti i passaggi per identificare la causa radice e risolvere i problemi.

Nota

• Questi passaggi di risoluzione dei problemi si applicano anche alle distribuzioni ibride di Exchange in cui la cassetta postale primaria è ospitata in locale e la cassetta postale di archiviazione è in Exchange Online. In tali distribuzioni eseguire questi passaggi usando Exchange Management Shell locale.
• In Exchange Online, Managed Folder Assistant (MFA) è impostato per elaborare le cassette postali almeno una volta ogni sette giorni. Anche se l'autenticazione a più fattori elabora in genere le cassette postali ogni giorno, il completamento del processo può richiedere fino a sette giorni. Anziché attendere l'esecuzione del processo, è possibile forzarlo eseguendo il Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> cmdlet .
• MRM non elabora le cassette postali di dimensioni inferiori a 10 MB.
• Se l'account è disabilitato e il tipo di cassetta postale è normale, Mrm non elaborerà la cassetta postale. Pertanto, eventuali blocchi successivi applicati non verranno visualizzati nei log di diagnostica delle cassette postali di rilevamento dei blocchi.

Cause comuni

Esistono diversi motivi per cui MRM potrebbe non elaborare una cassetta postale come previsto. Ad esempio:

• La cassetta postale viene inserita nel blocco di conservazione. Ovvero, la proprietà RetentionHoldEnabled della cassetta postale è impostata su True. Ad esempio, la migrazione della cassetta postale viene eseguita tramite il servizio importazione PST.
• La proprietà ElcProcessingDisabled della cassetta postale è impostata su True. Questa impostazione impedisce all'autenticazione a più fattori di elaborare la cassetta postale.
• Alla cassetta postale è applicato un tag di conservazione, ma il tag è attualmente disabilitato. Pertanto, i messaggi nella cassetta postale non verranno mai archiviati o eliminati.
• La cassetta postale da elaborare è di grandi dimensioni e contiene molti elementi. Ciò può causare l'archiviazione o l'eliminazione del contenuto a una velocità più lenta.
• I criteri di conservazione applicati alla cassetta postale includono solo tag personali. Se l'utente non applica manualmente questi tag, MRM potrebbe non elaborare la cassetta postale.

Risoluzione dei problemi

Controllare la proprietà RetentionHoldEnabled della cassetta postale

Utilizzare il cmdlet Get-Mailbox per recuperare la proprietà RetentionHoldEnabled della cassetta postale. Se la proprietà è impostata su True, impostarla su False.

Controllare la proprietà ElcProcessingDisabled della cassetta postale

Usare il cmdlet Get-Mailbox per recuperare la proprietà ElcProcessingDisabled della cassetta postale. Se la proprietà è impostata su True, impostarla su False. Per altre informazioni su questa proprietà, vedere Differenza tra ElcProcessingDisabled e RetentionHoldEnabled.

Esaminare i criteri e i tag di conservazione applicati alla cassetta postale

Usare i cmdlet Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy e Get-Mailbox per controllare i criteri di conservazione e i tag assegnati alla cassetta postale interessata.

Ecco alcuni esempi:

• Per recuperare tutti i criteri di conservazione nel tenant Exchange Online, eseguire il cmdlet seguente:

  Get-RetentionPolicy
  

• Per controllare quali tag di criteri vengono aggiunti ai criteri MRM assegnati alla cassetta postale, eseguire il cmdlet seguente:

  Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks
  

• Per recuperare la proprietà RetentionHoldEnabled della cassetta postale e i criteri di conservazione assegnati, eseguire il cmdlet seguente:

  Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*
  

• Per controllare quali tag di conservazione personale l'utente ha scelto oltre a quelli già inclusi nei criteri di conservazione assegnati, eseguire il cmdlet seguente:

  Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox
  

• Per esaminare i dettagli di un tag di criteri di conservazione specifico, eseguire il cmdlet seguente:

  Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl
  

Prestare attenzione ai tag di conservazione disabilitati o con le azioni impostate per non passare mai all'archivio o non eliminarli mai. La durata assegnata a un tag è un fattore chiave per determinarne la priorità. Verificare pertanto la presenza di tag con la durata più lunga, ad esempio non passare mai all'archivio o non eliminarli mai, perché questi tag hanno la precedenza sugli altri tag applicati.

Nota

Il tag predefinito dei criteri di archiviazione che si applica all'intera cassetta postale si applica anche a Calendario, Attività e Note. Non è possibile applicare a queste cartelle un tag di archivio personale con l'azione mai spostata nell'archivio . Eccezione: è possibile applicare tag alle note usando Outlook sul web. Per altre informazioni, vedere Cartelle predefinite che supportano i tag dei criteri di conservazione.

Verificare l'archiviazione predefinita e la conservazione predefinita nella cassetta postale

Verificare se alla cassetta postale viene applicato un tag di criteri di archiviazione predefinito o di conservazione predefinito. In caso affermativo, assicurarsi che:

• In precedenza non sono stati applicati tag di archiviazione o conservazione personali alle cartelle che non hanno mai eseguito lo spostamento nell'archivio o non hanno mai eliminato l'azione.
• All'intera cassetta postale non sono stati applicati tag di archiviazione o conservazione disabilitati o predefiniti.
• Il tag Archivio predefinito (o qualsiasi altro tag dei criteri applicato) esiste nell'elenco dei tag dei criteri di conservazione contenuti nella proprietà PR_ROAMING_XMLSTREAM. Se manca un tag, eliminare l'IPM. Messaggio Configuration.MRM che contiene la proprietà PR_ROAMING_XMLSTREAM e utilizzare il cmdlet Start-ManagedFolderAssistant insieme all'opzione -FullCrawl per la cassetta postale interessata. In questo modo viene rigenerato l'IPM. Messaggio nascosto Configuration.MRM e aggiorna il PR_ROAMING_XMLSTREAM per avere il nuovo tag dei criteri.

È possibile utilizzare MFCMAPI per controllare la proprietà PR_ROAMING_XMLSTREAM seguendo questa procedura:

1. Configurare la cassetta postale interessata in Outlook.
2. Scaricare MFCMAPI. Se si usa la versione a 64 bit di Outlook, scaricare la build a 64 bit. In caso contrario, scaricare la build a 32 bit.
3. Aprire MFCMAPI, selezionare Opzioni strumenti>, quindi selezionare MAPI_NO_CACHE e MDB_ONLINE.
4. Selezionare Accesso sessione>, selezionare il profilo che contiene la cassetta postale interessata e quindi selezionare OK.
5. Fare doppio clic sulla cassetta postale interessata, espandere Root Container Top of Information Store.Double-click the affected mailbox, expand Root Container>Top of Information Store.
6. In Top of Information Store (o il relativo equivalente se la cassetta postale utente è impostata su una lingua diversa dall'inglese), fare clic con il pulsante destro del mouse su Posta in arrivo e quindi scegliere Apri tabella contenuto associata.
7. Ordinare il riquadro superiore in base alla colonna Classe messaggio e quindi selezionare IPM. Configuration.MRM.
8. Nel riquadro inferiore ordinare in base alla colonna Nome e quindi individuare la proprietà PR_ROAMING_XMLSTREAM .
9. Fare doppio clic su PR_ROAMING_XMLSTREAM, copiare il codice XML nella sezione Testo , incollarlo nel Blocco note e quindi salvare il contenuto come file .xml.
10. Aprire il file .xml in un Web browser per visualizzare i tag dei criteri di conservazione effettivi applicati alla cassetta postale.

Verificare la presenza di tag personali applicati a cartelle o singoli elementi

È anche possibile usare MFCMAPI per verificare se l'archivio personale o i tag di conservazione vengono applicati correttamente alle cartelle. A tale scopo, usare passaggi simili indicati in precedenza, selezionare la cartella interessata e controllarne le proprietà per i tag di archiviazione o i tag di conservazione. È possibile eseguire questa operazione anche per i singoli messaggi di posta elettronica.

Se si ha a che fare con un criterio di archiviazione predefinito che si applica all'intera cassetta postale, non verranno visualizzate proprietà dei criteri di archivio, ad esempio:

• PR_ARCHIVE_TAG
• PR_ARCHIVE_PERIOD
• PR_ARCHIVE_DATE
• PR_POLICY_TAG
• PR_RETENTION_DATE

Queste proprietà sono visibili solo se vengono applicati un tag di archiviazione personale, un tag di conservazione della cartella predefinito o un tag di conservazione personale.

Raccogliere le statistiche della cassetta postale primaria e della cartella della cassetta postale di archiviazione

Per raccogliere informazioni sugli elementi e i criteri meno recenti applicati, eseguire i comandi seguenti:

• Per la cassetta postale primaria:

  Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv
  

• Per la cassetta postale di archiviazione:

  Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv
  

Nell'output del comando cercare l'elemento con la data di ricezione meno recente in una determinata cartella. Usare le indicazioni seguenti:

• Controllare l'oggetto OldestItemReceivedDate di tutte le cartelle che si trovano in Top of Information Store, tra cui Posta in arrivo, Posta inviata, Posta indesiderata Email e una delle sottocartelle create dall'utente. Escludi elementi eliminati, contatti, calendario (solo riunioni ricorrenti) e Attività (solo attività ricorrenti). Confrontare quindi il valore OldestItemReceivedDate con il valore retention age specificato nei criteri non funzionante.

  Nota

  • Per altre informazioni su elementi eliminati, elementi di calendario ricorrenti e attività, vedere Determinazione dell'età dei diversi tipi di elementi.
  • I contatti non vengono elaborati dai criteri di conservazione perché non hanno un indicatore di data di inizio o di scadenza.

• Per gli elementi inclusi nella cartella Elementi ripristinabili , controllare invece OldestItemLastModifiedDate e confrontarlo con la proprietà RetainDeletedItemsFor impostata sulla cassetta postale interessata.

Nell'output controllare anche quali criteri vengono applicati alle cartelle e determinare se eventuali tag personali disabilitati, tag personali attivi o anche criteri di conformità della conservazione sostituiscono i criteri previsti. Esaminare le colonne seguenti:

• DeletePolicy
• ArchivePolicy
• CompliancePolicy
• RetentionFlags

Queste colonne indicano se alle cartelle vengono applicati un tag di conservazione della cartella predefinito, un tag di conservazione personale o un tag di archivio personale. La colonna RetentionFlags può anche mostrare:

• Se viene applicato un tag di conservazione esplicito o un tag di archivio (i tag espliciti indicano che i criteri vengono applicati manualmente e non ereditati)
• Indica se la cartella deve essere nuovamente analizzata dall'autenticazione a più fattori

Nota

I criteri applicati alle cartelle nella cassetta postale di archiviazione vengono in genere ereditati dalle cartelle nella cassetta postale primaria. Tuttavia, gli utenti possono applicare un tag personale diverso a una cartella all'interno della cassetta postale di archiviazione. Per altre informazioni, vedere Applicare un tag di conservazione a una cartella nell'archivio.

Controllare i log di diagnostica mrm

Per raccogliere il log di diagnostica mrm, eseguire il comando di PowerShell seguente:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Esaminare il log per determinare se si sono verificati errori durante l'elaborazione della cassetta postale da parte dell'autenticazione a più fattori. Controllare la data dell'ultimo errore per determinarne la rilevanza per il problema corrente.

Nota

Se il log contiene messaggi di errore "risorsa non integra", significa che l'elaborazione della cassetta postale è limitata. A causa delle dimensioni della cassetta postale e del numero di elementi che contiene, MRM sta elaborando la cassetta postale molto lentamente. Sfortunatamente, la limitazione delle richieste è inevitabile quando si usano cassette postali di grandi dimensioni.

Se non vengono visualizzati log e viene visualizzato un messaggio di errore che indica che non è stato trovato alcun log, questo significa che GESTIONE MESSAGGI ha elaborato la cassetta postale senza errori.

È anche necessario controllare le proprietà aggiuntive seguenti che possono indicare se MFA ha elaborato il contenuto della cassetta postale:

• ElcLastRunUpdatedItemCount: numero di singoli elementi contrassegnati o senza tag da MFA all'ultima esecuzione
• ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: numero di elementi aggiornati da MFA con un tag di archivio all'ultima esecuzione
• ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: numero di elementi aggiornati da MFA con un tag di scadenza (eliminazione) all'ultima esecuzione
• ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: numero di elementi della cartella Posta eliminata scaduta e spostati automaticamente nella cartella Elementi ripristinabili
• ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: numero di elementi eliminati da MFA dalla cartella Elementi ripristinabili nell'ultima esecuzione
• ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: numero di elementi spostati da Posta in arrivo o Dall'archivio informazioni della cassetta postale primaria a Posta in arrivo o All'inizio dell'archivio informazioni della cassetta postale di archiviazione
• ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: numero di elementi spostati dalla cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale primaria alla cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale di archiviazione
• ElcLastSuccessTimestamp: l'ultima volta che MFA ha elaborato la cassetta postale senza errori (nel caso della limitazione mrm, questi errori potrebbero essere temporanei. Ciò significa che gli elementi continueranno a essere spostati o eliminati, ma a una velocità più lenta del solito.)

Per recuperare queste proprietà, eseguire i comandi di PowerShell seguenti. Questi comandi analizzano il codice XML e restituiscono le proprietà correlate al ciclo di vita Email che iniziano con "Elc".

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Se non è ancora possibile risolvere il problema, contattare supporto tecnico Microsoft.

Procedure consigliate

È consigliabile abilitare la cassetta postale di archiviazione per un account immediatamente dopo l'inserimento nel blocco per controversia legale. Questo è particolarmente vero se l'utente ha un sacco di traffico di posta elettronica. In questo modo è possibile evitare che la cartella Elementi ripristinabili diventi completa e consentirà agli utenti di continuare a eliminare ulteriormente gli elementi dalla cassetta postale primaria. Inoltre, è consigliabile abilitare l'archiviazione a espansione automatica, a seconda della licenza di Microsoft 365 dell'utente.

Si noti che la cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale primaria non deve essere alla quota massima perché può anche impedire a MRM di spostare gli elementi nell'archivio. Per altre informazioni sui limiti delle cartelle delle cassette postali e sui limiti di archiviazione delle cassette postali, vedere limiti di Exchange Online.