Gestire i bot esterni e il loro accesso alle riunioni ospitate nell'organizzazione

Si applica a: Microsoft Teams

SI APPLICA A:Immagine di un segno di spunta per riunioni sìImmagine di una x per nessun evento

Le riunioni esterne assistente strumenti (come trascrizioni o bot per la creazione di note) sono sempre più usati nelle riunioni. Sebbene questi strumenti possano migliorare la produttività individuale, possono anche comportare rischi per la sicurezza e la conformità quando accedono alle riunioni senza la consapevolezza o il consenso dell'organizzatore.

Questi bot possono:

  • Registrare o trascrivere riunioni senza consapevolezza dei partecipanti.

  • Archiviare i dati delle riunioni in sistemi di terze parti al di fuori dei limiti di conformità dell'organizzazione.

  • Introdurre rischi di conformità, privacy e perdita di dati.

Microsoft Teams fornisce agli amministratori controlli per rilevare e gestire bot esterni quando tentano di partecipare a riunioni ospitate nell'organizzazione. L'uso di questi controlli consente agli amministratori di gestire o impedire l'accesso non autorizzato di bot esterni alle riunioni ospitate nell'organizzazione.

Funzionamento del rilevamento dei bot

Teams usa meccanismi di rilevamento incorporati per identificare bot di intelligenza artificiale esterni in base ai segnali raccolti durante il processo di partecipazione alla riunione. Utilizziamo una combinazione di segnali infrastrutturali e comportamentali che portano a livelli di accuratezza elevati e copertura di rilevamento. In base al risultato del rilevamento, contrassegniamo i partecipanti come bot e applichiamo il comportamento in base all'impostazione dei criteri di amministrazione.

Consapevolezza e controllo durante le riunioni

Quando il rilevamento dei bot è abilitato, gli organizzatori delle riunioni vedono controlli e visibilità avanzati. I partecipanti rilevati come bot vengono inseriti nella sala di attesa della riunione indipendentemente dalla configurazione della sala di attesa per la riunione. Gli organizzatori (anche i relatori, a seconda dell'impostazione della riunione), devono ammettere esplicitamente questi bot alla riunione. Viene ricordato il rischio di ammettere bot alla riunione per assicurarsi che i bot non vengano erroneamente ammessi dalla sala di attesa.

Suggerimento

Configurare le riunioni ospitate nell'organizzazione in modo da consentire solo agli organizzatori e ai co-organizzatori di ammettere i partecipanti dalla sala di attesa della riunione. Questa impostazione assicura che nessun altro partecipante alla riunione con il ruolo di relatore possa ammettere i partecipanti bypassando i necessari controlli e rischiando la sicurezza.

criteri di Amministrazione: gestire i bot esterni e il relativo accesso

È possibile gestire il modo in cui vengono gestiti i bot esterni usando i criteri delle riunioni di Teams in Teams Amministrazione Center. Configurare questo criterio riunione a livello di tenant con il criterio riunione predefinito a livello di organizzazione oppure configurare per un gruppo di utenti o un utente specifico creando o modificando il criterio appropriato per la riunione mirata.

ManageBotsAccess_AdminPolicy

Dettagli dei criteri

Ambito: Criteri delle riunioni a livello di utente/gruppo

Questa impostazione è presente nella sezione Partecipazione a riunione e sala di attesa dei criteri riunione. Cerca "Gestisci bot esterni e il loro accesso alle riunioni" e seleziona l'opzione appropriata. È possibile utilizzare il cmdlet Di PowerShell Set-CsTeamsMeetingPolicy per gestire questa opzione dei criteri. È necessario impostare l'attributo "ExternalBotAccessMode".

Opzioni

Centro Amministrazione PowerShell Comportamento
Non rilevare bot AllowBots I bot non vengono rilevati o contrassegnati nella sala di attesa o nella riunione. Vengono visualizzati come qualsiasi altro partecipante esterno alle riunioni.
Se rilevato, richiedere l'approvazione prima di aggiungersi RequireApprovalWhenDetected (impostazione predefinita) I bot vengono rilevati e contrassegnati nella sala di attesa. Vengono applicati per essere nella sala di attesa fino a quando non vengono esplicitamente ammessi alla riunione.

Usare PowerShell per gestire i criteri di sala di attesa

È possibile usare il cmdlet Set-CsTeamsMeetingPolicy PowerShell per gestire questa opzione dei criteri.

Per abilitare il rilevamento di bot e applicare la sala di attesa della riunione:

Set-CsTeamsEventsPolicy -Identity <policy name> -ExternalBotAccessMode RequireApprovalWhenDetected

Per disabilitare il rilevamento dei bot e l'esperienza di attesa sicura:

Set-CsTeamsEventsPolicy -Identity <policy name> -ExternalBotAccessMode AllowBots

Procedure consigliate

  • Usare l'impostazione predefinita Richiedi approvazione quando viene rilevata per questo criterio per una sicurezza bilanciata.

  • Informare gli organizzatori sui rischi di bot e esercitando cautela durante le decisioni di ammissione in sala di attesa.

  • Monitorare i log di controllo per l'attività insolita dei partecipanti.

  • Evitare di disabilitare il rilevamento dei bot se non richiesto per scenari aziendali specifici.

Limitazioni note

  • Alcuni bot esterni potrebbero non essere rilevati. Stiamo migliorando costantemente il meccanismo di rilevamento e riempiiamo le eventuali lacune osservate. Aiuta a migliorare il sistema segnalando eventuali bot riunione esterni non rilevati tramite l'opzione Feeback in Teams.

  • Il rilevamento può occasionalmente classificare erroneamente i partecipanti umani come bot. Quando si osserva questa classificazione errata nelle riunioni, è possibile risolvere la situazione ammettendo i partecipanti dalla sala di attesa e contrassegnandoli con l'opzione "Questo non è un bot". Questa azione modifica la rappresentazione come partecipante umano standard in quella specifica riunione. Microsoft verifica regolarmente queste informazioni segnalate per ottimizzare il meccanismo di rilevamento.

Passaggi successivi

  • Assegnare o aggiornare criteri riunione per gestire bot esterni.

  • Comunicare l'esperienza della sala di attesa per i miglioramenti della sicurezza agli organizzatori delle riunioni dell'organizzazione.

  • Last updated on