Gestione delle approvazioni sequenziali con Power Automate

Alcuni flussi di lavoro richiedono l'approvazione preliminare prima che l'approvatore finale debba dare l'approvazione finale. Ad esempio, una società potrebbe avere un criterio di approvazione sequenziale che richiede l'approvazione preliminare per le fatture oltre $1000,00 prima che il reparto Finanziario possa approvarli.

Scopri come impostare in modo semplice e rapido approvazioni sequenziali in Impostare approvazioni sequenziali.

In questa esercitazione, crei manualmente un flusso di lavoro di approvazione sequenziale che gestisce le richieste di ferie dei dipendenti. Per informazioni dettagliate sull'utilizzo di SharePoint con Power Automate, vedi la documentazione di SharePoint.

Per altre informazioni sull'utilizzo di SharePoint con Power Automate, vedi la documentazione di SharePoint.

Nota

SharePoint è usato qui solo come esempio. Non è necessario creare flussi di approvazione. Per orientare i flussi puoi usare uno degli oltre 200 servizi integrabili con Power Automate. Se stai utilizzando SharePoint 2010, vedi Ritiro del flusso di lavoro SharePoint 2010.

Passaggi dettagliati nel flusso

Il flusso:

1. Inizia quando un dipendente crea una richiesta di ferie in un elenco di SharePoint Online.
2. Aggiunge la richiesta di ferie al Centro approvazioni e invia tramite email la richiesta al pre-approvatore.
3. Invia tramite posta elettronica la decisione di approvazione preliminare al dipendente.
4. Aggiorna l'elenco di SharePoint Online con la decisione e i commenti del pre-approvatore. Nota: se la richiesta viene preapprovata, il flusso procede con questi passaggi:
5. Invia la richiesta al responsabile dell'approvazione finale.
6. Invia tramite posta elettronica la decisione finale al dipendente.
7. Aggiorna l'elenco di SharePoint con la decisione finale.

Questa immagine riepiloga i passaggi precedenti:

Prerequisiti

• Power Automate.
• Un elenco di SharePoint Online.
• Account di Outlook di Office 365 e account Utenti di Office 365.

Nota

Durante l'utilizzo di SharePoint Online e Office 365 Outlook in questa esercitaizone, puoi utilizzare altri servizi come Zendesk, Salesforce o Gmail. Se stai utilizzando SharePoint 2010, vedi Ritiro del flusso di lavoro SharePoint 2010

Prima di creare il flusso, crea un file elenco di SharePoint Online. Successivamente, questo elenco verrà utilizzato per richiedere l'approvazione delle ferie.

Ai fini di questa procedura dettagliata, l'elenco di SharePoint Online creato dall'utente deve includere le colonne seguenti:

L'elenco di SharePoint Online che crei deve includere le colonne seguenti:

Titolo	Singola riga di testo
Data di inizio ferie	Data e ora
Data di fine ferie	Data e ora
Commenti	Singola riga di testo
Approvato	Sì/No
Commenti del responsabile	Più righe di testo
Modificato	Data e ora
Creato	Data e ora
Pre-approvato	Sì/No
Creato da	Persona o gruppo
Modificato da	Persona o gruppo

Annota il nome e l'URL dell'elenco di SharePoint Online. Questi elementi verranno utilizzati in un secondo momento per configurare il trigger SharePoint - Quando viene creato un nuovo elemento.

Crea il tuo flusso

1. Accedi a Power Automate.

2. Nel riquadro di spostamento a sinistra seleziona Flussi personali.

3. Nella barra dei comandi in alto a sinistra, seleziona Nuovo flusso>Flusso cloud automatizzato.

4. Assegna un nome al flusso.

5. In Scegli il trigger del flusso, seleziona Quando viene creato un elemento - SharePoint, quindi seleziona Crea.

6. Nella scheda Quando viene creato un elemento, seleziona Indirizzo sito e Nome elenco per l'elenco di SharePoint che hai creato in precedenza.

Ottenere il responsabile associato alla persona che ha creato la richiesta di ferie

1. Seleziona +Nuovo passaggio, quindi digita Recupera il responsabile nella casella di ricerca Scegli un'azione.

2. Trova e seleziona l'azione Ottieni manager (V2) - Utenti di Office 365.

3. Immetti il valore dinamico Email creato da nella casella Utente (UPN) della scheda Get manager.

   Questa azione ottiene il responsabile per la persona che ha creato la richiesta di ferie in SharePoint.

Nota

È una buona idea salvare periodicamente le modifiche al flusso mentre procedi.

Aggiungere un'azione di approvazione per le approvazioni preliminari

1. Seleziona Nuovo passaggio.

2. Digita approvazione nella casella di ricerca Scegli un'azione.

3. Seleziona l'azione Avvio e attesa per l'approvazione.

   

4. Configura la scheda Avvio e attesa per l'approvazione in base alle tue esigenze.

   Nota

   I campi Tipo di approvazione, Titolo e Assegnato a sono obbligatori. Puoi utilizzare Markdown per formattare il campo Dettagli.

   

Questa azione invia la richiesta di pre-approvazione all'indirizzo e-mail indicato nella casella Assegnato a.

Aggiungi una condizione

1. Seleziona Nuovo passaggio, quindi seleziona Condizione nell'elenco delle azioni.

2. Nella scheda Condizione, seleziona Scegli un valore a sinistra.

   Viene visualizzato un elenco di valori dinamici.

3. Seleziona Risposta del responsabile approvazione dall'elenco dei valori dinamici.

   

4. Seleziona la casella Scegli un valore sulla destra e immetti Approva nella casella.

   Nota

   Le risposte valide all'azione Approvazioni: avvia un'approvazione sono "Approva" e "Rifiuta". Queste risposte fanno distinzione tra maiuscole e minuscole.

5. La scheda Condizione dovrebbe ora mostrare:

   

Nota

Questa condizione controlla la risposta dell'azione Avvia e attendi approvazione.

Aggiungere un'azione di posta elettronica per le approvazioni preliminari

1. Per aggiungere l'azione Condizione, seleziona Nuovo passaggio.

2. Nel campo di ricerca, digita condizione.

3. Nell'elenco Azione sotto il campo di ricerca, seleziona l'azione Condizione.

4. Nel campo Condizione, seleziona il primo campo Scegli un valore.

5. Nell'elenco Contenuto dinamico, seleziona il valore Risposta approvazione delle risposte.

6. Nel campo successivo, seleziona è uguale a dal menu a discesa.

7. Nell'altro campo scegli un valore, digita Approva.

8. Seleziona Aggiungi un'azione nel ramo Se sì della condizione.

   

9. Nella scheda Scegli un'operazione, immetti inviare un messaggio di posta elettronica nel campo di ricerca.

10. Seleziona l'azione Invia un messaggio e-mail (V2).

    

11. Nel campo A, seleziona Aggiungi contenuto dinamico.

12. Seleziona il valore dinamico Creato da Posta elettronica nell'azione Approvazioni - Avvia e attendi un'approvazione che hai creato in Aggiungi un'azione di approvazione.

13. Nel campo Oggetto, digita un oggetto per l'e-mail. In questo esempio l'oggetto è La tua richiesta di ferie è stata approvata.

14. Nel campo Corpo, digita un messaggio per l'e-mail:

    1. Digita il testo standard che vuoi visualizzare nell'e-mail, ad esempio La tua richiesta di ferie è stata approvata da.
    2. Per inserire il nome della persona che ha approvato la richiesta di ferie, posiziona il cursore nel campo Corpo nella posizione in cui desideri visualizzare il nome, quindi seleziona Aggiungi contenuto dinamico.
    3. Seleziona un valore dinamico dal menu a discesa. Nell'esempio seguente viene utilizzato il valore dinamico nome approvatore risposte.
    4. Per inserire i commenti del responsabile dell'approvazione, digita Commenti del responsabile dell'approvazione.
    5. Posiziona il cursore nel campo Corpo nella posizione in cui desideri visualizzare i commenti, quindi seleziona Aggiungi contenuto dinamico.
    6. Seleziona un valore dinamico dal menu a discesa. Nell'esempio seguente viene usato il valore dinamico Commenti risposte.

Aggiungere un'azione di aggiornamento per le richieste preapprovate

1. Seleziona Aggiungi un'azione nel ramo Se sì.

2. Immetti SharePoint nella casella di ricerca della scheda Scegli un'azione, seleziona il filtro SharePoint, quindi seleziona l'azione Aggiorna elemento.

   

3. Configura la scheda Aggiorna elemento in base alle tue esigenze.

Ottenere il manager del pre-approvatore

1. Segui la procedura Recupera il responsabile per la persona che ha creato la richiesta di ferie eseguita in precedenza per aggiungere e quindi configurare un'altra azione Recupera il responsabile. Stavolta, otterremo il superiore del pre-approvatore.

2. Al termine, la scheda Get manager 2 dovrebbe assomigliare a questa immagine. Assicurarsi di usare il token di posta elettronica dalla categoria Get manager (Ottieni gestore ) nella scheda Aggiungi contenuto dinamico dalle app e dai servizi usati in questa scheda di flusso.

   

Aggiungere l'azione di approvazione finale

1. Segui la procedura per aggiungere un'azione di approvazione per le approvazioni preliminari eseguita in precedenza per aggiungere e quindi configurare un'altra azione Avvia e attendi approvazione. Questa azione invia una richiesta e-mail per l'approvazione finale.

2. Al termine, la scheda dovrebbe avere il seguente aspetto:

   

Aggiungere la condizione di approvazione finale

Ripeti i passaggi da aggiungere una condizione per aggiungere e quindi configura una Condizione che controlla la decisione del responsabile approvazione finale.

Inviare posta elettronica con l'approvazione finale

1. Segui la procedura in Aggiungere un'azione di posta elettronica per le approvazioni preliminari per aggiungere e quindi configurare un'azione che invii un messaggio di posta elettronica quando vengono approvate le richieste di ferie.

2. Al termine, la scheda sarà simile all'immagine seguente:

   

Aggiornare SharePoint con l'approvazione

1. Segui la procedura in Aggiungere un'azione di aggiornamento per le richieste preapprovate per aggiungere e quindi configurare un'azione che aggiorni SharePoint quando la richiesta di ferie viene approvata.

2. Al termine, la scheda sarà simile all'immagine seguente:

   

Inviare un messaggio e-mail con il rifiuto dell'approvazione preliminare

1. Seleziona Aggiungi un'azione nel ramo Se No.

2. Immetti Invia nella casella di ricerca della scheda Scegli un'azione, seleziona Outlook Office 365 per filtrare le azioni, quindi seleziona l'azione Invia un messaggio e-mail (V2) - Outlook Office 365.

   

3. Configura la scheda e-mail per soddisfare le tue esigenze.

   Questa scheda rappresenta il modello per il messaggio e-mail che viene inviato quando lo stato delle richieste di ferie cambia.

4. Aggiungi questa azione al flusso di lavoro sotto la scheda condizione usando uno dei passaggi seguenti, a seconda del tuo designer:

   • Nuova finestra di progettazione: aggiungere l'azione al ramo False .
   • Classic designer: Aggiungere l'azione al ramo Se no.

Aggiornare SharePoint con rifiuto dell'approvazione preliminare

1. Seleziona Aggiungi un'azione.

2. Immetti Aggiorna nella casella di ricerca della scheda Scegli un'azione, quindi seleziona l'azione Aggiorna elemento - SharePoint.

   

3. Configura la scheda in base alle tue esigenze.

Inviare un messaggio e-mail con il rifiuto finale

1. Usa i passaggi da Inviare un messaggio di posta elettronica con rifiuto di pre-approvazione per aggiungere e poi configura un'azione per inviare un'email quando l'approvatore finale rifiuta la richiesta di vacanza.

2. Aggiungere questa azione al flusso di lavoro sotto la scheda Condizione 2, a seconda del progettista utilizzato.

   • Nuova finestra di progettazione: aggiungere l'azione al ramo False .
   • Finestra di progettazione classica: aggiungere l'azione al ramo If no .

3. Al termine, la scheda sarà simile all'immagine seguente:

   

Aggiorna SharePoint con il rifiuto definitivo

1. Segui la procedura in Aggiornare SharePoint con rifiuto dell'approvazione preliminare per aggiungere e quindi configurare un'azione che aggiorni SharePoint se il responsabile approvazione finale rifiuta la richiesta di ferie.

2. Al termine, la scheda sarà simile all'immagine seguente:

   

3. Selezionare Flusso di aggiornamento per salvare il lavoro.

Se hai seguito i passaggi, il tuo flusso dovrebbe assomigliare a questa immagine:

Dopo aver creato il flusso, vediamolo in azione.

Richiedere un'approvazione

Crea una richiesta di ferie nell'elenco SharePoint Online creato in precedenza.

Dopo aver salvato la richiesta, il flusso si attiva e:

1. Crea una richiesta nel centro approvazioni.
2. Invia un messaggio e-mail con la richiesta di approvazione ai responsabili dell'approvazione.

La richiesta deve essere simile all'immagine seguente:

Visualizzare le richieste di approvazione in sospeso

Visualizzare le richieste di approvazione in sospeso seguendo questa procedura.

1. Accedi a Power Automate.

2. Nel riquadro di spostamento a sinistra, selezionare Elementi azione>Approvazioni.

   Le tue richieste di approvazione in sospeso vengono visualizzate nella scheda Ricevuta.

Nota

Se l'opzione Approvazioni non viene visualizzata, selezionare Altro nel riquadro di spostamento a sinistra e quindi selezionare l'icona a forma di puntina. Questa operazione lo posiziona permanentemente sul riquadro di navigazione (fino a quando non lo rimuovi).

Preapprovare una richiesta

Se si è un approvatore in un flusso di approvazione, si riceve una email quando un utente crea una richiesta. La richiesta di approvazione viene inviata anche al centro approvazioni. Puoi quindi approvare o rifiutare le richieste ricevute tramite e-mail, il centro approvazioni o l'app Power Automate.

Le schermate in Android e iOS potrebbero differire leggermente. La funzionalità è la stessa in tutti i dispositivi.

Approva dal messaggio di posta elettronica

1. Nel messaggio di posta elettronica ricevuto quando viene aggiunto un elemento all'elenco di SharePoint Online selezionare Approva.

   Nota

   Se si usa un dispositivo mobile con l'app Power Automate installata, viene avviata l'app Power Automate; in caso contrario, il centro approvazioni viene aperto nel browser.

2. Immettere un commento e quindi selezionare Conferma.

Approvare dal centro approvazioni

1. Accedi a Power Automate.
2. Nel riquadro di spostamento a sinistra selezionare Approvazioni.
3. Nella richiesta da approvare selezionare Approva.
4. Nella parte inferiore della schermata aggiungere commenti (facoltativo) e quindi selezionare Conferma.

Approvare con Power Automate

1. Nel telefono cellulare con Power Automate installato selezionare Approva nel messaggio di posta elettronica di approvazione della richiesta.

2. Nell'angolo superiore destro della schermata selezionare Conferma.

   Viene visualizzata la pagina di operazione riuscita, che indica che l'approvazione è stata registrata.

Approvare la richiesta

La procedura per approvare una richiesta è identica a quella necessaria per preapprovare una richiesta

Il responsabile dell'approvazione finale riceve la richiesta di ferie solo dopo che la richiesta è pre-approvata.

Rifiutare una richiesta

È possibile rifiutare una richiesta tramite posta elettronica, il centro approvazioni o Power Automate. Per rifiutare una richiesta, segui i passaggi per l'approvazione di una richiesta, ma seleziona Rifiuta anziché Approva.

Dopo aver confermato il rifiuto della richiesta, il flusso esegue i passaggi seguenti:

1. Invia un messaggio e-mail alla persona che ha fatto richiesta delle ferie.
2. Aggiorna l'elenco di SharePoint Online con il rifiuto e i commenti dell'approvatore.

Informazioni correlate

Guida dettagliata alle approvazioni moderne per un singolo approvatore