Qual è il modo migliore per utilizzare Outlook e le app di interazione con i clienti insieme?
Esistono tre modi di utilizzare le app basate su modello nelle app di interazione con i clienti (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation) e Outlook insieme:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Registrazione della cartella Microsoft Exchange
Utilizza Dynamics 365 App for Outlook associato con la sincronizzazione lato server per visualizzare i dati delle app di interazione con i clienti in Outlook e registrare i record di Outlook nelle app di interazione con i clienti. Puoi utilizzare Dynamics 365 App for Outlook insieme a Microsoft Outlook sul Web, all'applicazione desktop Outlook o a Outlook per dispositivi mobili. Con Dynamics 365 App for Outlook, le informazioni delle app di interazione con i clienti sono visualizzate accanto ai messaggi e-mail o agli appuntamenti Outlook dell'utente. Ad esempio, è possibile visualizzare in anteprima le informazioni su contatti e lead archiviati nelle app di interazione con i clienti e aggiungere i contatti direttamente da un messaggio e-mail. Possono anche collegare record di messaggi e-mail, appuntamenti e contatti a record nuovi o esistenti, ad esempio record opportunità, account o caso. Per utilizzare Dynamics 365 App for Outlook, deve sincronizzare la posta elettronica con la sincronizzazione lato server. Ulteriori informazioni: Integrare il sistema di e-mail
Qual è la frequenza di sincronizzazione dei record con sincronizzazione lato server?
Se sincronizzi i record con la sincronizzazione lato server, il processo è dinamico e univoco per la cassetta postale di ciascun utente. L'algoritmo di sincronizzazione garantisce che le cassette postali vengano sincronizzate in base a parametri dinamici, ad esempio il numero di messaggi di posta elettronica e l'impegno nella cassetta postale. In genere, la sincronizzazione della posta elettronica viene eseguita ogni 5 minuti. Quando una cassetta postale contiene molti messaggi di posta elettronica, l'intervallo può essere ridotto dinamicamente a 2 minuti. Se la cassetta postale è meno attiva, l'intervallo può essere aumentato a 12 minuti. In generale, si presume che una cassetta postale venga sincronizzata almeno una volta ogni 12 minuti.
Tuttavia, quando si utilizza l'app di Dynamics 365 App for Outlook per registrare o impostare il record relativo all'impegno per un messaggio di posta elettronica o un appuntamento, la sincronizzazione si verifica immediatamente nella maggior parte degli scenari per i messaggi ricevuti e gli appuntamenti inviati. Se la sincronizzazione immediata in Dynamics 365 App for Outlook ha esito negativo, viene sfruttata la sincronizzazione lato server per creare o aggiornare il record relativo all'impegno.
Dove si possono trovare le informazioni per risoluzione dei problemi della sincronizzazione lato server?
Le informazioni per la risoluzione dei problemi e i problemi noti sono disponibili qui: Risoluzione e cose da sapere sulla sincronizzazione lato server.
Le autorizzazioni di sicurezza influiscono sulla sincronizzazione?
Sì. Se un amministratore di sistema ha implementato impostazioni di sicurezza per determinati campi o record, la circostanza può influire sui dati che vengono sincronizzati.
Informativa sulla privacy
Con Dynamics 365, quando utilizzi la sincronizzazione lato server, i contatti e gli impegni di Dynamics 365 (inclusi i messaggi e-mail, gli appuntamenti, i contatti e le attività) vengono sincronizzati con il sistema e-mail specificato (ad esempio Exchange).
L'amministratore può configurare la funzionalità di sincronizzazione lato server per specificare quali utenti hanno la possibilità di inviare i messaggi e-mail o gli appuntamenti da Dynamics 365 o sincronizzare gli impegni e i contatti tra Dynamics 365 e la cassetta postale dell'utente. L'amministratore e gli utenti finali possono ulteriormente personalizzare i criteri di filtro e gli amministratori possono anche definire i campi di entità da sincronizzare.
Con Dynamics 365 (online), quando utilizzi la funzionalità Sincronizzazione con Outlook, i dati di Dynamics 365 che stai cercando di sincronizzare verranno "esportati" in Outlook. Viene mantenuto un collegamento tra le informazioni in Outlook e le informazioni in Dynamics 365 (online) per garantire che queste restino sempre attuali. La sincronizzazione Outlook scarica solo gli ID record Dynamics 365 pertinenti che devono essere utilizzati quando un utente tenta di registrare e impostare un elemento di Outlook. I dati aziendali non sono memorizzati nel dispositivo.
Un amministratore stabilisce se gli utenti dell'organizzazione sono autorizzati a sincronizzare i dati Dynamics 365 in Outlook tramite i ruoli di sicurezza.
Per utilizzare Microsoft Dynamics 365 for Outlook, devi effettuare l'accesso utilizzando le tue credenziali (un indirizzo e-mail e una password). È possibile decidere di salvare queste informazioni a livello locale per non doverle reinserire a ogni apertura di Outlook. Se scegli di salvare queste informazioni localmente, Dynamics 365 for Outlook si connetterà automaticamente a Microsoft Dynamics 365 (online) a ogni apertura di Outlook.
Dopo il primo accesso e utilizzo di Dynamics 365 for Outlook, la connessione tra il computer dell'utente e Dynamics 365 (online) rimarrà sempre attiva ogni volta che accedi a Internet. Puoi scegliere di disattivare la connessione tra il tuo computer e Dynamics 365 solo mediante un'impostazione di configurazione, ma se disabiliti la connessione, le prestazioni di Dynamics 365 for Outlook potrebbero peggiorare.
Se utilizzi Dynamics 365 for Outlook per tener traccia dei messaggi e-mail, il thread e-mail sarà visibile agli utenti dell'organizzazione autorizzati a visualizzarlo.
Per ogni messaggio e-mail ricevuto, Dynamics 365 for Outlook invierà a Dynamics 365 (online) l'indirizzo e-mail del mittente e del destinatario e l'oggetto del messaggio verranno. In questo modo in Dynamics 365 (online) è possibile verificare o meno se un particolare messaggio deve essere archiviato dal servizio Dynamics 365 (online). Dopo aver impostato la registrazione, una copia dell'elemento viene conservata nel servizio Dynamics 365 e sarà visibile agli altri utenti dell'organizzazione che dispongono delle autorizzazioni appropriate. Quando viene disattivata la registrazione di un elemento, la copia dell'elemento viene automaticamente eliminata dal servizio Dynamics 365 (online) solo se l'elemento è di proprietà dell'utente.