Informazioni sui tag di conservazione e sui criteri di conservazione
Si applica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-28
Gestione record di messaggistica (MRM) è la tecnologia per la gestione dei record di Microsoft Exchange Server 2010 che consente alle organizzazioni di ridurre i rischi legali associati alla posta elettronica e ad altre comunicazioni. Con Gestione record di messaggistica diventa più facile conservare i messaggi necessari per soddisfare criteri aziendali, normative o esigenze legali così come rimuovere i contenuti che non hanno alcun valore legale o aziendale.
Le organizzazioni formulano i criteri MRM che specificano il periodo di conservazione per le diverse classi dei messaggi di posta elettronica. In passato, tuttavia, l'applicazione di tali criteri ha rappresentato spesso un impegno gravoso. I tentativi di automatizzare il processo MRM hanno avuto scarso successo. La funzionalità MRM di Exchange 2010 intende affrontare queste sfide.
Per informazioni sulle attività di gestione relative a MRM? Vedere Distribuzione di Gestione record di messaggistica.
Sommario
Strategia di Gestione record di messaggistica
Requisiti
Tag di conservazione
Criteri di conservazione
Assistente cartelle gestite
Attesa di Conservazione
Strategia di Gestione record di messaggistica
Per gestire i record di messaggistica in Exchange 2010 si utilizzano i tag di conservazione e i criteri di conservazione. Prima di illustrare in dettaglio queste funzionalità di conservazione, è importante comprendere in che modo vengono utilizzate nella strategia globale di gestione dei record di messaggistica in Exchange 2010. Questa strategia si basa su:
Assegnazione dei tag del criterio di conservazione (RPT) alle cartelle predefinite, come Posta in arrivo.
Applicazione dei tag dei criteri predefiniti (DTP) alle cassette postali per gestire la conservazione di tutti gli elementi senza tag.
Assegnazione dei tag personali da parte dell'utente alle cartelle personalizzate e ai singoli elementi.
Separazione della funzionalità MRM dalla gestione della Posta in arrivo degli utenti e dalle abitudini di archiviazione. Non è necessario che gli utenti archivino i messaggi nelle cartelle gestite in base ai requisiti di conservazione. I singoli messaggi possono disporre di un tag di conservazione diverso da quello applicato alla cartella in cui si trovano.
Nella figura seguente vengono illustrate le attività coinvolte nell'implementazione di questa strategia.
Strategia di gestione dei record di messaggistica
Strategia di Gestione record di messaggistica
Requisiti
Nella tabella seguente vengono illustrati i requisiti per il server Cassette postali e l'applicazione client.
Requisiti dei tag e dei criteri di conservazione
| Posizione | Requisito |
|---|---|
Server Cassette postali |
È necessario Exchange 2010. |
Applicazione client (per visualizzare i tag di conservazione e applicare i tag personali) |
Solo gli utenti di Microsoft Outlook 2010 e Microsoft Office Outlook Web App applicano i tag personali e visualizzano i tag di conservazione applicati alle cartelle o agli elementi delle cassette postali. Nota Siccome vengono elaborati sui server Cassette postali, i criteri di conservazione non dipendono dalla versione di Outlook utilizzata dagli utenti dell'organizzazione. È comunque possibile applicare i criteri di conservazione alle cassette postali degli utenti che eseguono Microsoft Office Outlook 2007 e versioni precedenti. In questi casi, i tag dei criteri di conservazione vengono applicati alle cartelle predefinite della cassetta postale, mentre il tag del criterio predefinito viene applicato agli elementi della cassetta postale senza tag. |
Strategia di Gestione record di messaggistica
Tag di conservazione
Come illustrato nella figura precedente, i tag di conservazione vengono utilizzati per applicare le impostazioni di conservazione alle cartelle e ai singoli elementi, come i messaggi vocali e di posta elettronica. Queste impostazioni specificano per quanto tempo un messaggio rimane in una cassetta postale e le operazioni da eseguire quando il messaggio raggiunge il periodo specificato di validità della conservazione. Se raggiunge il periodo di validità della conservazione, il messaggio viene eliminato o spostato nell'archivio personale.
A differenza delle cartelle gestite (la funzionalità MRM introdotta in Exchange Server 2007), i tag di conservazione consentono agli utenti di contrassegnare le cartelle e i singoli elementi delle cassette postali per la conservazione. Gli utenti non devono più archiviare gli elementi nelle cartelle gestite fornite da un amministratore in base ai requisiti di conservazione dei messaggi.
Nota
Le cartelle gestite sono comunque disponibili in Exchange 2010. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulle cartelle gestite.
Tipi di tag di conservazione
Sono disponibili tre tipi di tag di conservazione:
Tag del criterio predefinito Questi tag vengono applicati agli elementi senza tag dell'intera cassetta postale. Gli elementi senza tag indicano gli elementi delle cassette postali a cui non è stato ancora applicato un tag di conservazione, né per eredità dalla cartella in cui si trovano, né dall'utente.
Tag del criterio di conservazione Questi tag applicano le impostazioni di conservazione alle cartelle predefinite quali Posta in arrivo, Posta eliminata e Posta inviata. Gli elementi delle cassette postali di una cartella predefinita a cui è applicato un tag del criterio di conservazione ereditano il tag della cartella. Gli utenti non possono applicare o modificare un tag RPT applicato a una cartella predefinita, ma possono applicare un tag diverso agli elementi di una cartella predefinita.
È possibile creare i tag RPT per le cartelle indicate nella tabella seguente.
Cartelle in cui è possibile creare i tag RPT
Nome della cartella Dettagli Calendario
Questa cartella predefinita viene utilizzata per archiviare appuntamenti e riunioni.
Importante
I tag del criterio di conservazione per le cartelle predefinite Calendario e Attività sono supportati in Microsoft Exchange Server 2010 SP2 RU4. Per ulteriori dettagli, vedere l'articolo sul blog del team di Exchange Server Supporto per i tag del criterio di conservazione per le cartelle predefinite Calendario e Attività in Exchange 2010 SP2 RU4.
Cronologia conversazione
Questa cartella è stata creata da Microsoft Lync (in precedenza Microsoft Office Communicator). Anche se non viene trattata come cartella predefinita da Outlook, viene trattata come cartella speciale da Exchange e può disporre dei tag RPT applicati.
Elementi eliminati
Questa cartella predefinita viene utilizzata per archiviare gli elementi eliminati da altre cartelle della cassetta postale. Gli utenti di Outlook e Outlook Web App possono svuotare manualmente la cartella. Gli utenti possono anche configurare Outlook in modo da svuotare la cartella al momento della chiusura di Outlook.
Bozze
Questa cartella predefinita viene utilizzata per archiviare le bozze dei messaggi non inviati dall'utente. Outlook Web App utilizza questa cartella anche per salvare i messaggi inviati dall'utente, ma non inoltrati al server Trasporto Hub.
Posta in arrivo
Questa cartella predefinita viene utilizzata per archiviare i messaggi recapitati a una cassetta postale.
Journal
Questa cartella predefinita contiene le azioni selezionate dall'utente. Queste azioni vengono registrate automaticamente da Outlook e collocate in una visualizzazione della cronologia.
Posta indesiderata
Questa cartella predefinita viene utilizzata per salvare i messaggi contrassegnati come posta indesiderata dal filtro contenuto su un server Exchange o dal filtro posta indesiderata in Outlook.
Note
Questa cartella contiene le note create dagli utenti in Outlook. Queste note sono visibili anche in Outlook Web App. I tag RPT per la cartella Note sono supportati solo in Exchange 2010 SP1.
Posta in uscita
Questa cartella predefinita viene utilizzata per archiviare i messaggi inviati dall'utente fino a quando non vengono inoltrati a un server Trasporto Hub. Una copia dei messaggi inviati viene salvata nella cartella predefinita Posta inviata. Dal momento che generalmente i messaggi rimangono in questa cartella per un breve periodo di tempo, non è necessario creare un tag RPT per questa cartella.
Feed RSS
Questa cartella predefinita contiene i feed RSS.
Elementi recuperabili
Questa è una cartella nascosta nel sottoalbero non IPM. Contiene le sottocartelle Eliminazioni, Versioni, Ripuliture e Controlli. I tag di conservazione per questa cartella spostano gli elementi dalla cartella Elementi ripristinabili nella cassetta principale dell'utente alla cartella Elementi ripristinabili nella sua cassetta postale di archiviazione. Ai tag in questa cartella è possibile assegnare solo le azioni di conservazione Sposta nell'archivio. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni su elementi ripristinabili.
Elementi inviati
Questa cartella predefinita viene utilizzata per archiviare i messaggi inviati a un server Trasporto Hub.
Problemi di sincronizzazione
Questa cartella contiene i registri di sincronizzazione. Per ulteriori informazioni, vedere l'articolo relativo alle cartelle relative agli errori di sincronizzazione.
Attività
Questa cartella predefinita contiene le attività. Anche i messaggi contrassegnati da un utente compaiono nella vista Elenco attività. Tuttavia, questi messaggi non sono elementi delle attività e non si trovano nella cartella Attività.
Per creare un tag RPT per la cartella Attività, è necessario utilizzare Exchange Management Shell. Per ulteriori informazioni, vedere New-RetentionPolicyTag.
> [!IMPORTANT] > I tag del criterio di conservazione per le cartelle predefinite Calendario e Attività sono supportati in Exchange Server 2010 SP2 RU4. Per ulteriori dettagli, vedere l'articolo sul blog del team di Exchange Server relativo al <A href="https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=263478">supporto per i tag del criterio di conservazione per le cartelle predefinite Calendario e Attività in Exchange 2010 SP2 RU4</A>.> [!IMPORTANT] > Non è possibile comprendere più di un tag del criterio di conservazione per lo stesso tipo di cartella predefinita in un unico criterio di conservazione. Ad esempio, se un criterio di conservazione dispone di un tag Posta in arrivo, non è possibile aggiungere un altro tag del tipo Posta in arrivo a quel criterio.<BR>Non è possibile applicare i tag RPT alla cartella Contatti.Tag personali Si tratta di tag disponibili per gli utenti di Outlook 2010 e Outlook Web App come parte del criterio di conservazione. Gli utenti possono applicare i tag personali alle cartelle create o ai singoli elementi, anche se a questi elementi è già stato applicato un tag diverso. In Outlook 2010 e Outlook Web App, i tag personali con l'azione Sposta nell'archivio vengono visualizzati come Criteri archiviazione e quelli con l'azione Elimina e consenti ripristino o Elimina definitivamente vengono visualizzati come Criteri di conservazione, come mostrato nella figura.
Tag personali in Outlook 2010 e Outlook Web App
I messaggi a cui è applicato un tag personale vengono sempre elaborati in base alle impostazioni di quel tag. Ciascun utente può applicare a un messaggio un tag personale in modo che questo venga spostato o eliminato prima o dopo rispetto all'impostazione specificata nei tag DPT o RPT applicati alla cassetta postale dell'utente. È anche possibile creare dei tag personali in cui è disabilitata la conservazione. Gli utenti potranno così utilizzare quei tag per gli elementi che non devono essere mai spostati in un archivio o eliminati.
Nota
I criteri di archiviazione possono essere applicati a cartelle predefinite, cartelle o sottocartelle create dagli utenti e singoli elementi. I criteri di conservazione possono essere applicati a cartelle o sottocartelle create dagli utenti e a singoli elementi (inclusi elementi e sottocartelle in una cartella predefinita), ma non alle cartelle predefinite.
In Exchange 2010 SP1, gli utenti possono utilizzare il Pannello di controllo di Exchange per selezionare altri tag personali non associati ad alcun criterio di conservazione. I tag selezionati diventano così disponibili in Outlook 2010 e Outlook Web App. Per consentire agli utenti di selezionare ulteriori tag dal Pannello di controllo, è necessario aggiungere Ruolo MyRetentionPolicies ai criteri di assegnazione dei ruoli. Per ulteriori informazioni sui criteri di assegnazione dei ruoli per gli utenti, vedere Informazioni sui criteri di assegnazione del ruolo di gestione. Se si consente agli utenti di selezionare ulteriori tag personali, tutti i tag personali presenti nell'organizzazione Exchange risulteranno disponibili.
Nota
I tag personali sono una funzionalità avanzata. Le cassette postali con criteri che contengono questi tag (o quelle risultanti dall'aggiunta di questi tag da parte degli utenti) richiedono una licenza CAL Exchange Enterprise.
Periodo di validità della conservazione e azioni di conservazione
Quando si abilita un tag di conservazione, è necessario specificare un periodo di validità della conservazione per il tag. Questo periodo di validità indica il numero di giorni in cui un messaggio viene conservato una volta arrivato nella cassetta postale dell'utente.
Il periodo di validità della conservazione per gli elementi non ricorrenti (ad esempio, i messaggi di posta elettronica) viene calcolato in modo diverso rispetto agli elementi che dispongono di una data di fine o agli elementi ricorrenti (ad esempio, le riunioni e le attività). Per informazioni sul calcolo del periodo di validità della conservazione per i diversi tipi di elementi, vedere Calcolo del periodo di conservazione.
È possibile creare anche tag di conservazione con la conservazione disabilitata o disabilitare i tag dopo la creazione. Siccome i messaggi a cui è applicato un tag disabilitato non vengono elaborati dall'Assistente cartelle gestite, non viene eseguita alcuna azione di conservazione. Di conseguenza, gli utenti possono utilizzare un tag personale disabilitato come un tag Non spostare mai o Non eliminare mai per ignorare un tag DPT o RPT che altrimenti verrebbe applicato al messaggio.
Durante la creazione o la configurazione di un tag RPT, è possibile selezionare una delle azioni seguenti per specificare l'azione di conservazione da eseguire quando un elemento della cassetta postale raggiunge il periodo di validità della conservazione:
Sposta nell'archivio Questa azione consente di spostare un messaggio nella cassetta postale di archivio dell'utente. I tag a cui è applicata questa azione sono noti come tag di archiviazione. I messaggi vengono spostati nella cartella della cassetta postale di archiviazione che ha lo stesso nome della cartella di origine nella cassetta postale principale dell'utente. Questa operazione consente agli utenti di individuare facilmente i messaggi nella cassetta postale di archiviazione. L'azione Sposta nell'archivio è disponibile solo per i tag DPT e personali. Non è possibile creare un tag RPT con l'azione Sposta nell'archivio. Se l'utente non dispone di una cassetta postale di archiviazione, non viene eseguita alcuna azione. Per ulteriori informazioni sulle cassette postali di archiviazione, vedere Informazioni sugli archivi personali.
Elimina e consenti ripristino Questa azione emula il comportamento della cartella Posta eliminata quando viene svuotata. I tag a cui è applicata questa azione sono noti come tag di eliminazione. Quando si verifica questa azione e la conservazione degli elementi eliminati viene configurata per il database delle cassette postali o per l'utente, i messaggi vengono spostati nella cartella degli elementi ripristinabili. La cartella degli elementi ripristinabili (nota in precedenza come dumpster) fornisce all'utente un'altra possibilità di recuperare i messaggi eliminati. Per eseguire questa operazione, l'utente deve accedere alla finestra di dialogo Recupera elementi eliminati in Outlook 2010 o Outlook Web App. Per ulteriori informazioni sugli elementi ripristinabili, vedere Informazioni su elementi ripristinabili.
Elimina definitivamente Questa azione consente di eliminare un messaggio in modo permanente. Come i tag con l'azione Elimina e consenti ripristino, i tag a cui è applicata questa azione sono noti come tag di eliminazione. Quando quest'azione viene applicata a un messaggio, questo viene eliminato dalla cassetta postale. Quest'azione è simile all'eliminazione di un messaggio dalla cartella Elementi ripristinabili. Se ciò avviene, l'utente non è più in grado di recuperare il messaggio.
Segna come Oltre limite di mantenimento Questa azione non è disponibile in Exchange Management Console (EMC); è necessario utilizzare Shell. Questa azione contrassegna come scaduto un messaggio dopo che questo ha raggiunto il termine del suo periodo di conservazione. In Outlook 2010 e Outlook Web App, gli elementi scaduti vengono visualizzati con la notifica 'Elemento scaduto' o 'L'elemento scadrà tra 0 giorni'. In Outlook 2007, gli elementi contrassegnati come scaduti vengono visualizzati utilizzando un testo barrato.
Importante
Se la conservazione in caso di dispute è abilitata per un utente della cassetta postale, gli elementi eliminati in modo permanente vengono conservati nella cartella degli elementi ripristinabili fino alla rimozione della conservazione in caso di dispute. La ricerca in più cassette postali restituirà comunque i messaggi eliminati in modo permanente nei risultati di ricerca. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulla conservazione in caso di dispute e Informazioni sulla ricerca su più cassette postali.
Se il ripristino di un singolo elemento è abilitato per la cassetta postale, gli elementi eliminati in modo permanente vengono conservati nella cartella degli elementi ripristinabili fino a quando non si raggiunge il periodo di validità della conservazione degli elementi eliminati per il database delle cassette postali (o il periodo di validità della conservazione degli elementi eliminati per la cassetta postale, se specificata). Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni su elementi ripristinabili.
In Exchange 2010 SP1, le azioni Sposta nella cartella Posta eliminata e Sposta in una cartella personalizzata gestita sono state rimosse dai tag di conservazione.
Per i dettagli sulla creazione dei tag di conservazione, vedere Creazione di un tag di conservazione.
Strategia di Gestione record di messaggistica
Criteri di conservazione
È possibile utilizzare i criteri di conservazione per raggruppare uno o più tag di conservazione e applicarli alle cassette postali. Una cassetta postale non può avere più criteri di conservazione. I tag di conservazione possono essere collegati o scollegati da un criterio di conservazione in qualsiasi momento e le modifiche diventano automaticamente effettive per tutte le cassette postali a cui è applicato il criterio.
Un criterio di conservazione può avere i seguenti tag di conservazione:
Uno o più tag RPT per le cartelle predefinite supportate
Nota
Non è possibile collegare più di un tag del criterio di conservazione per una determinata cartella predefinita (come Elementi eliminati) allo stesso criterio di conservazione.
Un tag DPT con l'azione Sposta nell'archivio
Un tag DPT con l'azione Elimina e consenti ripristino o Elimina definitivamente
Un tag DPT per messaggi vocali in Exchange 2010 SP1
Qualsiasi numero di tag personali
Anche se è possibile aggiungere qualsiasi numero di tag personali, disporre di molti tag personali con diverse impostazioni di conservazione può confondere gli utenti. Si consiglia di collegare non più di 10 tag personali a un criterio di conservazione.
Nota
Anche se un criterio di conservazione non deve avere alcun tag di conservazione collegato, si consiglia di non utilizzare questo scenario. Se alle cassette postali con criteri di conservazione non è collegato alcun tag di conservazione, gli elementi delle cassette postali potrebbero non scadere mai.
Un criterio di conservazione può contenere tag di archiviazione (tag che spostano gli elementi nella cassetta postale di archiviazione personale) e tag di eliminazione (tag che eliminano gli elementi). A un elemento della cassetta postale possono anche essere applicati entrambi i tipi di tag. Le cassette postali di archiviazione non dispongono di un altro criterio di conservazione. Lo stesso criterio di conservazione viene applicato alla cassetta postale principale e di archiviazione.
Quando si pianifica la creazione dei criteri di conservazione, è necessario considerare se comprenderanno sia i tag di archiviazione che di eliminazione. Come accennato in precedenza, un criterio di conservazione può disporre di un tag DPT che utilizza l'azione Sposta nell'archivio e di un tag DPT che utilizza l'azione Elimina e consenti ripristino o Elimina definitivamente. Il tag DPT con l'azione Sposta nell'archivio deve disporre di un periodo di validità della conservazione inferiore rispetto al tag DPT con un'azione di eliminazione. Ad esempio, è possibile utilizzare un tag DPT con l'azione Sposta nell'archivio per spostare gli elementi nella cassetta postale di archiviazione entro due anni e un tag DPT con un'azione di eliminazione per rimuovere gli elementi dalla cassetta postale entro sette anni.
Per i dettagli sulla creazione di un criterio di conservazione, vedere Creazione di un criterio di conservazione.
Per i dettagli sull'aggiunta dei tag a un criterio di conservazione, vedere Aggiunta di tag di conservazione ai criteri di conservazione.
Per i dettagli sull'applicazione di un criterio di conservazione alle cassette postali, vedere Applicazione dei criteri di conservazione alle cassette postali.
Criterio di conservazione e di archiviazione predefinito
In Exchange 2010 SP1, il programma di installazione di Exchange crea un criterio di conservazione denominato Criterio di conservazione e di archiviazione predefinito. Quando si abilita un archivio personale per una cassetta postale, il criterio di conservazione e di archiviazione predefinito viene applicato automaticamente alla cassetta postale che ancora non dispone di un criterio di conservazione. Se successivamente si applica un criterio di conservazione, i tag provenienti dal criterio di conservazione e di archiviazione predefinito non sono più disponibili per la cassetta postale. Gli elementi esistenti a cui sono applicati i tag provenienti dal criterio di conservazione e di archiviazione predefinito vengono comunque elaborati e spostati nell'archivio o eliminati in base al tag.
Nella tabella seguente vengono elencati i tag di conservazione predefiniti collegati al criterio di conservazione e di archiviazione predefinito.
Tag di conservazione collegati al criterio di conservazione e di archiviazione predefinito in Exchange 2010 SP1
Nome Tipo Periodo di validità della conservazione (giorni) Azione di conservazione Spostamento nell'archivio predefinito dopo 2 anni
DPT
730
Sposta in archivio
Spostamento nell'archivio personale dopo 1 anno
Tag personale
365
Sposta in archivio
Spostamento nell'archivio personale dopo 5 anni
Tag personale
1,825
Sposta in archivio
Nessuno spostamento nell'archivio personale
Tag personale
Non applicabile
Sposta in archivio
Spostamento degli elementi ripristinabili nell'archivio dopo 14 giorni
Cartella degli elementi ripristinabili
14
Sposta in archivio
Elimina dopo 1 settimana
Tag personale
7
Elimina e consenti ripristino
Elimina dopo 1 mese
Tag personale
30
Elimina e consenti ripristino
Elimina dopo 6 mesi
Tag personale
180
Elimina e consenti ripristino
Elimina dopo 1 anno
Tag personale
365
Elimina e consenti ripristino
Elimina dopo 5 anni
Tag personale
1,825
Elimina e consenti ripristino
Non eliminare mai
Tag personale
Non applicabile
Elimina e consenti ripristino
Nella versione di produzione (RTM) di Exchange 2010, il programma di installazione di Exchange crea il criterio di conservazione denominato Criterio di archiviazione predefinito. Questo criterio non contiene tag personali con l'azione Elimina e consenti ripristino.
Strategia di Gestione record di messaggistica
Assistente cartelle gestite
L'Assistente cartelle gestite, un'assistente delle cassette postali eseguito sui server Cassette postali, elabora le cassette postali a cui è applicato un criterio di conservazione.
L'assistente cartelle gestite applica il criterio di conservazione esaminando gli elementi della cassetta postale e determinando se sono soggetti alla conservazione. Quindi, timbra gli elementi soggetti alla conservazione con i tag appropriati ed esegue l'azione di conservazione specificata sugli elementi che hanno superato il periodo di validità.
In Exchange 2010 SP1, l'Assistente cartelle gestite indica un assistente basato sulla limitazione. Gli assistenti basati sulla limitazione sono sempre in esecuzione e non è necessario programmarli. Le risorse del sistema che consumano sono limitate. È possibile configurare l'Assistente cartelle gestite per elaborare tutte le cassette postali su un server Cassette postali entro un certo periodo di tempo (noto come ciclo di lavoro). Inoltre, a un intervallo specificato (noto come checkpoint del ciclo di lavoro), l'assistente aggiorna l'elenco delle cassette postali da elaborare. Durante l'aggiornamento, l'assistente aggiunge le cassette postali recentemente create o spostate nella coda. Inoltre, assegna di nuovo la priorità alle cassette postali esistenti non elaborate in modo corretto a causa di errori e le sposta nella parte superiore della coda in modo che possano essere elaborate durante lo stesso ciclo di lavoro.
Per attivare manualmente l'assistente ed elaborare una cassetta postale specificata, è possibile utilizzare anche il cmdlet Start-ManagedFolderAssistant. Per ulteriori dettagli, vedere Pianificazione dell'Assistente cartelle gestite.
In Exchange 2010 RTM, l'Assistente cartelle gestite viene eseguito su una pianificazione specificata. Per impostazione predefinita, è programmato per essere eseguito quotidianamente dall'01:00 alle 09:00. È possibile pianificare l'esecuzione dell'assistente in un momento in cui il server Cassette postali è relativamente inattivo o non sovraccarico. Quando si determina la pianificazione dell'assistente, tenere presenti anche altri processi che riguardano le risorse del server Cassette postali, come la deframmentazione offline del database delle cassette postali e le scansioni antivirus.
Nota
L'Assistente cartelle gestite non esegue alcuna azione sui messaggi non soggetti alla conservazione, specificati disabilitando il tag di conservazione. È possibile disabilitare un tag di conservazione anche per sospendere temporaneamente l'elaborazione degli elementi con quel tag.
Spostamento degli elementi tra cartelle
Un elemento della cassetta postale spostato da una cartella a un'altra eredita tutti i tag applicati alla cartella in cui viene spostato. Se un elemento viene spostato in una cartella a cui non è assegnato alcun tag, viene applicato il tag predefinito del criterio. Se all'elemento viene assegnato un tag in modo esplicito, questo tag ha sempre la precedenza su qualsiasi tag a livello di cartella o sul tag predefinito.
Rimozione o eliminazione di un tag da un criterio di conservazione
Quando un tag viene rimosso dal criterio di conservazione applicato a una cassetta postale, il tag non è più disponibile per l'utente e non può essere applicato agli elementi della cassetta postale.
Gli elementi esistenti contrassegnati con quel tag continuano a essere elaborati dall'Assistente cartelle gestite in base a quelle impostazioni e a quei messaggi viene applicata qualsiasi azione di conservazione specificata nel tag.
Tuttavia, se si elimina il tag, viene rimossa anche la definizione del tag archiviata in Active Directory. In questo modo, l'Assistente cartelle gestite elabora tutti gli elementi di una cassetta postale e contrassegna di nuovo quelli a cui è applicato il tag rimosso. A seconda del numero di cassette postali e di messaggi, questo processo può utilizzare una notevole quantità di risorse su tutti i server Cassette postali contenenti le cassette postali con i criteri di conservazione che comprendono il tag rimosso.
Importante
Se un tag viene rimosso da un criterio di conservazione, la scadenza di tutti gli elementi esistenti della cassetta postale a cui è applicato il tag continuerà a dipendere dalle impostazioni del tag. Per evitare l'applicazione delle impostazioni del tag a tutti gli elementi, è necessario eliminare il tag. L'eliminazione di un tag lo rimuove da tutti i criteri di conservazione in cui è incluso.
Disabilitazione di un tag di conservazione
Se si disabilita un tag di conservazione, l'Assistente cartelle gestite ignora gli elementi a cui è applicato il tag. Gli elementi che dispongono di un tag di conservazione per il quale la conservazione è disabilitata non vengono mai spostati o eliminati, in base all'azione di conservazione specificata. Siccome questi elementi non sono ancora considerati contrassegnati, il DPT non viene applicato. Ad esempio, se si desidera risolvere i problemi relativi alle impostazioni del tag di conservazione, è possibile disabilitare temporaneamente il tag per arrestare l'elaborazione dei messaggi con quel tag da parte dell'Assistente cartelle gestite.
Nota
Il periodo di validità della conservazione per un tag di conservazione disabilitato viene visualizzato all'utente come Mai. Se un utente contrassegna un elemento credendo di non eliminarlo mai, un'abilitazione successiva del tag può comportare un'eliminazione involontaria degli elementi che l'utente non voleva eliminare. Lo stesso vale per i tag con l'azione Sposta nell'archivio.
Strategia di Gestione record di messaggistica
Attesa di Conservazione
Quando gli utenti sono temporaneamente assenti dal lavoro e non hanno accesso alla posta elettronica, è possibile applicare le impostazioni di conservazione ai nuovi messaggi prima che gli utenti tornino al lavoro o accedano alla posta elettronica. In base al criterio di conservazione, i messaggi possono essere eliminati o spostati nell'archivio personale dell'utente. È possibile sospendere l'elaborazione di una cassetta postale da parte dei criteri di conservazione per un determinato periodo di tempo posizionando la cassetta postale in attesa di conservazione. Quando si posiziona una cassetta postale in attesa di conservazione, è possibile anche specificare un commento che informa l'utente della cassetta postale (o un altro utente autorizzato ad accedere alla cassetta postale) sull'attesa di conservazione, anche quando l'attesa viene pianificata dall'inizio alla fine. I commenti di conservazione vengono visualizzati nei client Outlook supportati. Inoltre, è possibile localizzare il commento dell'attesa di conservazione nella lingua preferita dell'utente.
Nota
Il posizionamento di una cassetta postale in attesa di conservazione non interessa l'elaborazione delle quote di archiviazione della cassetta postale. In base all'utilizzo e alle quote della cassetta postale applicabili, tenere presente l'aumento temporaneo della quota di archiviazione per gli utenti quando sono in vacanza o non hanno accesso alla posta elettronica per un periodo prolungato. Per ulteriori informazioni sulle quote di archiviazione della cassetta postale, vedere Configurazione delle quote di archiviazione per una cassetta postale.
Durante lunghe assenze dal lavoro, gli utenti possono accumulare una grande quantità di posta elettronica. In base al volume della posta elettronica e alla durata dell'assenza, potrebbero essere necessarie diverse settimane per leggere tutti i messaggi. In questi casi, tenere presente l'ulteriore tempo necessario per recuperare la posta prima di rimuovere i messaggi dall'attesa di conservazione.
Se l'organizzazione non ha mai implementato MRM e gli utenti non hanno familiarità con le funzionalità, è possibile utilizzare la conservazione anche durante la fase iniziale di avvio e formazionedella distribuzione di MRM. È possibile creare e distribuire i criteri di conservazione e istruire gli utenti sul loro utilizzo senza correre il rischio di spostare o eliminare gli elementi prima che gli utenti possano contrassegnarli. Qualche giorno prima, è necessario ricordare agli utenti la scadenza del periodo di avvio e di formazione. Dopo la scadenza, è possibile rimuovere la conservazione dalle cassette postali degli utenti, consentendo all'Assistente cartelle gestite di elaborare gli elementi delle cassette postali e di eseguire l'azione di conservazione specificata.
Per i dettagli sul posizionamento di una cassetta postale in attesa di conservazione, vedere Impostazione dello stato di conservazione per una cassetta postale.
Strategia di Gestione record di messaggistica
©2010 Microsoft Corporation. Tutti i diritti riservati.