Elenco schede attività
Aggiornamento: febbraio 2009
Ultima modifica dell'argomento: 2009-01-29
Quando i requisiti per Periodi scheda attività, Classificazioni scheda attività, Tempo amministrativo e Impostazioni e valori predefiniti scheda attività vengono definiti dai cointeressati e configurati in Project Server dall'amministratore, i membri del team possono creare utilizzi personalizzati per schede attività e relazioni.
Gli utenti possono fare clic nella pagina Scheda attività personale per visualizzare il proprio elenco schede attività ed eseguire le azioni seguenti:
Creare schede attività e accedervi per tenere traccia del lavoro amministrativo, nonché di quello correlato e non correlato al progetto.
Aggiungere altre categorie Tempo amministrativo alla scheda attività.
Aggiungere assegnazioni di attività, progetti o righe ad hoc per registrare utilizzi aggiuntivi.
Pianificare il tempo amministrativo per programmare periodi di assenza dal lavoro.
Creare schede attività sostitutive per la segnalazione dell'utilizzo per conto di altri utenti.
Visualizzare lo stato generale delle proprie schede attività.
In questo articolo vengono illustrate queste funzionalità e le opzioni di visualizzazione disponibili per le schede attività.
Filtri di visualizzazione
A seguito della creazione dei periodi per la scheda attività da parte dell'amministratore, gli utenti hanno la possibilità di creare schede attività per tutti i periodi aperti. Gli utenti possono utilizzare la griglia DHTML per visualizzare un elenco di schede attività in base ai seguenti filtri disponibili dal menu a discesa di visualizzazione. Il menu a discesa di visualizzazione si trova sul lato destro della pagina.
Attività correnti + ultimi 3 mesi
Prossimi 6 mesi + ultimi 3 mesi
Ultimi 6 mesi
Ultimi 12 mesi
Tutte le schede attività
Creata e in corso
I filtri predefiniti non possono essere personalizzati in Gestisci visualizzazioni.
Quando le schede attività vengono create, sono in corso o vengono completate, gli utenti possono visualizzare lo stato globale corrispondente nell'elenco schede attività. Nell'elenco schede attività vengono visualizzati il nome della scheda attività, il periodo, le ore totali, il responsabile approvazione successivo e il commento per la transazione.
A seconda dei requisiti e delle procedure dell'organizzazione, gli utenti possono o meno disporre dell'accesso a periodi successivi. Se è stato selezionato un filtro, agli utenti verranno visualizzate solo le schede attività che soddisfano i criteri di filtro. Se nessuna scheda attività soddisfa i criteri, non verrà visualizzata alcuna scheda attività. Se nel sistema non sono stati definiti periodi per la scheda attività, l'utente riceverà un errore in cui viene spiegato che l'amministratore non ha ancora creato un periodo per la scheda attività.
Creazione di schede attività
Esistono quattro tipi di schede attività che consentono di tenere traccia dell'utilizzo. Ogni tipo di scheda attività offre il livello di versatilità adeguato per soddisfare i requisiti specifici di un'organizzazione.
Quando gli utenti fanno clic sul collegamento Fare clic per creare nella colonna Nome scheda attività, viene creata automaticamente una scheda attività con le impostazioni predefinite. A seconda dell'impostazione dell'opzione Modalità predefinita creazione schede attività in Impostazioni e valori predefiniti in scheda attività, nella scheda attività viene visualizzata l'opzione Assegnazione di attività correnti, Progetti correnti o Nessuna informazione. Il tempo amministrativo viene sempre visualizzato agli utenti, poiché lo scopo principale di una scheda attività è tenere traccia del tempo amministrativo.
Gli utenti possono inoltre posizionare il puntatore del mouse sul collegamento Fare clic per creare relativo al periodo di tempo e scegliere le opzioni disponibili nel menu a discesa per creare una scheda attività, selezionando uno dei quattro tipi di schede attività disponibili:
Crea con impostazioni predefinite. Nella scheda attività vengono immesse automaticamente le informazioni configurate dall'amministratore come predefinite.
Crea con le attività. Vengono elencate le assegnazioni correnti per il periodo della scheda attività e il tempo amministrativo.
Crea con i progetti. Per una scheda attività in cui l'utilizzo viene segnalato per progetto, i membri del team comunicano le ore totali dedicate a tutte le attività correnti per i progetti a loro assegnati.
Nessuna immissione automatica. Gli utenti possono selezionare questa opzione per creare una scheda attività con le categorie di tempo amministrativo contrassegnate come Visualizza sempre.
Quando viene creata, la scheda attività viene popolata automaticamente con le categorie di Tempo amministrativo seguenti contrassegnate come Visualizza sempre. Queste opzioni aggiuntive per la scheda attività consentono di aggiungere altre righe alla scheda attività.
Pianifica tempo amministrativo
È possibile che alcune categorie di tempo amministrativo non siano contrassegnate come Visualizza sempre. La funzionalità Pianifica tempo amministrativo consente agli utenti di aggiungere queste altre categorie alle schede attività. Dopo aver fatto clic su Pianifica tempo amministrativo, verrà visualizzata la finestra di dialogo Tempo amministrativo e l'utente sarà in grado di aggiungere la categoria alla scheda attività per il periodo selezionato. Nella finestra di dialogo Tempo amministrativo sono disponibili i parametri seguenti:
Categoria. Le categorie definite nell'elenco a discesa corrispondono alle categorie di tempo amministrativo configurate dall'amministratore.
Approvazione necessaria. La singola categoria di tempo amministrativo è contrassegnata per l'approvazione definita come necessaria nelle impostazioni del tempo amministrativo. Questo requisito indica che la scheda attività deve essere indirizzata al manager delle schede attività per l'approvazione.
Tipo lavoro. Questa designazione è assegnata alla categoria di tempo amministrativo. Permessi, Funzioni pubbliche e Congedo familiare sono esempi di tipi non lavorativi. Un esempio di tipo lavorativo è Formazione. La persona è fuori sede, ma contribuisce comunque all'utilizzo di tempo globale.
Descrizione. Gli utenti possono aggiungere commenti sul motivo dell'aggiunta della categoria alla scheda attività.
Periodo. Periodo della scheda attività a cui viene applicata la categoria di tempo amministrativo. Il pulsante Salva non sarà disponibile se l'utente tenta di aggiungere questa categoria a una scheda attività approvata.
Approvata. Ore applicate alla categoria di tempo amministrativo. Possono corrispondere alle ore di permesso o formazione dell'utente.
Pianificato. Ore in cui l'individuo non sarà disponibile in futuro. Alcuni esempi sono Formazione, Obblighi familiari, Congedo familiare e Ferie.
Una riga per la categoria risulta visualizzabile nella scheda attività quando la riga viene salvata.
Scheda attività sostitutiva
Eventi imprevisti possono talvolta forzare un utente a rimanere fuori sede senza aver potuto pianificare il tempo necessario per il passaggio di informazioni o responsabilità. In tali circostanze, un messaggio di posta elettronica o vocale rappresenta il metodo di comunicazione più adatto. Se un membro del team non è in grado di creare e inviare la propria scheda attività, un responsabile o un manager con l'autorizzazione di categoria Crea scheda attività sostitutiva potrà creare, completare o inviare una scheda attività per conto del membro del team. Questa modalità è detta scheda attività sostitutiva. Le ore possono essere registrate se i dettagli del lavoro relativi a un'assegnazione sono noti. Al rientro in sede dell'utente, la scheda attività dovrà tuttavia essere importata nella pagina Attività personali in modo da aggiornare con precisione il manager del progetto sullo stato di avanzamento della stessa assegnazione per l'inclusione nel piano di progetto.
Creazione di un scheda attività sostitutiva
È necessario che le autorizzazioni seguenti vengano attivate per la persona incaricata di immettere l'utilizzo di tempo per conto dell'utente:
Categorie di protezione: Crea scheda attività sostitutiva
Autorizzazione globale: Visualizza schede attività sostitutive
Queste autorizzazioni non vengono assegnate per impostazione predefinita agli utenti diversi dall'amministratore. Una scheda attività sostitutiva può essere creata quando tali autorizzazioni vengono assegnate.
Nella pagina Crea scheda attività sostitutiva è necessario immettere le informazioni seguenti:
Proprietario scheda attività. Fare clic su Sfoglia per selezionare il nome del membro del team.
Tipo di scheda attività. Selezionare il tipo per determinare la modalità di popolamento preliminare delle informazioni nella scheda attività.
Periodo scheda attività. Selezionare il periodo della scheda attività applicabile alle ore segnalate.
Il pulsante Crea scheda attività è disponibile quando tutte le informazioni sono selezionate. Per consentire al sostituto di eseguire l'aggiornamento, verrà quindi visualizzata la scheda attività sostitutiva.
Se il sostituto seleziona i criteri e fa clic su Crea scheda attività e una scheda attività è già stata generata dal creatore, verrà visualizzato un messaggio che indica che un'altra scheda attività è in corso.
Il proprietario della scheda attività sostitutiva fa clic su Sì per creare la scheda attività sostitutiva e continuare a segnalare per conto dell'utente creatore. Se il sostituto salva la scheda attività, nell'elenco delle schede attività dell'utente creatore verrà visualizzato lo stato Sostitutiva anziché In corso. Se il sostituto esegue un'azione Salva e invia, lo stato verrà modificato in Inviata.
Al ritorno al lavoro, l'utente creatore noterà che lo stato dell'indicatore relativo al periodo della scheda attività corrisponde a Sostitutiva e farà clic sulla scheda attività per visualizzarla. Verrà visualizzato un messaggio che indica che è stata creata una scheda attività sostitutiva. L'utente creatore farà quindi clic su Sì per eliminare il messaggio oppure su No per annullare.
L'avviso non verrà visualizzato se il sostituto ha inviato la scheda attività per l'approvazione. Con lo stato impostato su Inviata, l'utente creatore potrà utilizzare Importa scheda attività per aggiornare lo stato di avanzamento delle assegnazioni di attività immesso nella pagina Attività personali.
Proprietario assegnazione
È possibile utilizzare la funzionalità Proprietario assegnazione per riassegnare attività delle risorse quando si prevede che un utente rimarrà fuori sede per un periodo di tempo prolungato. Il proprietario dell'assegnazione è specificato nelle proprietà di gestione delle informazioni utente in Impostazioni server. Affinché le modifiche abbiano effetto, vengono pubblicati i piani ai quali la risorsa è assegnata. Le assegnazioni sono visibili nella pagina Proprietari assegnazione attività personali nel punto in cui l'attività è stata lavorata o riassegnata ad altre risorse. Il proprietario dell'assegnazione non ha tuttavia alcun effetto sulla funzionalità della scheda attività.
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili, vedere lapagina di informazioni sui manuali scaricabili per Office Project Server 2007 (informazioni in lingua inglese).