Configurare la pagina Impostazioni e valori predefiniti scheda attività
Aggiornamento: febbraio 2009
Ultima modifica dell'argomento: 2009-01-29
Ogni organizzazione tiene traccia dell'utilizzo in base a criteri e standard diversi. Alcune, ad esempio, sono governate dal diritto del lavoro, che impone un numero specifico di ore lavorative giornaliere. Questo significa che è necessario che l'organizzazione analizzi le opzioni della pagina Impostazioni e valori predefiniti scheda attività e scelga quelle appropriate.
La pagina Impostazioni e visualizzazione attività consente di configurare le opzioni disponibili agli utenti nella pagina Attività personali. La pagina Impostazioni e valori predefiniti scheda attività consente di amministrare le opzioni disponibili agli utenti nella pagina Schede attività personali. L'organizzazione può personalizzare queste impostazioni prima che i membri dei team inizino a creare schede attività.
Eseguire la procedura seguente per accedere alla pagina Impostazioni e valori predefiniti scheda attività:
Accedere a Project Web Access come amministratore.
Fare clic su Impostazioni server.
Nella sezione Gestione tempi e attività fare clic su Impostazioni e valori predefiniti scheda attività.
La pagina Impostazioni e valori predefiniti scheda attività contiene le sezioni seguenti:
Visualizzazione in Outlook. Opzioni per la visualizzazione di tipi diversi di lavoro nell'interfaccia Scheda attività di Outlook. Per offrire accesso agli utenti finali, è necessario scaricare il componente aggiuntivo per Outlook utente per utente e installarlo. Ulteriori informazioni su queste opzioni sono disponibili nell'argomento relativo alla pagina Attività personali.
Visualizzazione in Project Web Access. Opzioni per la visualizzazione di tipi diversi di lavoro nella scheda attività di Project Web Access (PWA).
Modalità predefinita creazione schede attività. Opzioni per la visualizzazione di progetti, assegnazioni di attività dai progetti, oppure di nessuna informazione, al momento della creazione di una scheda attività. L'utente finale può aggiungere altre righe di entrambi i tipi.
Unità di tempo colonne della griglia delle schede attività. Opzioni che consentono di controllare se le celle nella griglia rappresentano un giorno o una settimana.
Unità di tempo predefinite per le relazioni. Opzione che consente di scegliere se creare le relazioni sul lavoro effettivo in ore o in giorni. Definisce inoltre il numero di ore che equivalgono a un giorno o a una settimana.
Limiti di ore per le relazioni. Parametro per limitare il numero minimo e massimo di ore che è possibile inserire per scheda attività o per giorno. Il valore massimo 999 rappresenta "illimitato".
Criteri per le schede attività. Due opzioni, una per consentire agli utenti di creare relazioni per periodi futuri e la seconda per consentire di aggiungere righe non associate a un elemento di Project Server già definito. Se è necessario l'adeguamento alle normative DCAA, queste opzioni devono essere disattivate.
Controllo. Consente di creare un file di registro in cui registrare tutte le transazioni delle schede attività a scopi di controllo.
Percorso di approvazione. Quando è attivata, questa opzione impedisce all'utente finale di selezionare un responsabile approvazione schede attività diverso al momento dell'invio della scheda.
Visualizzazione in Outlook
Le versioni precedenti di Project Server contengono una funzionalità di integrazione con Outlook, che consente ai membri dei team di esaminare le assegnazioni di attività di progetto e creare relazioni da Outlook. In Microsoft Office Project Server 2007 è ancora possibile inserire l'avanzamento nelle assegnazioni.
L'aggiunta delle schede attività alla funzionalità Integrazione con Outlook è una nuova funzionalità di Office Project Server 2007. Gli utenti possono eseguire registrazioni e aggiornamenti nelle schede attività di Project Web Access.
Le opzioni seguenti consentono di definire le informazioni visualizzate nelle schede attività in Outlook, in base alle esigenze aziendali:
Ore di lavoro effettivo e programmato
Ore di lavoro effettivo, straordinario e programmato
Ore di lavoro fatturabile, non fatturabile, straordinario e programmato. Questa opzione è abilitata per impostazione predefinita.
La terza opzione consente agli utenti di distinguere le ore effettive fatturabili e non fatturabili per la riga. Le ore fatturabili sono le ore che vengono addebitate per il lavoro eseguito. Quelle non fatturabili sono le ore che non vengono addebitate.
Visualizzazione in Project Web Access
È presente un'opzione che consente di visualizzare e inserire le ore di lavoro non fatturabile e straordinario quando si tiene traccia dell'utilizzo in una scheda attività. I membri del team selezionano Mostra/Nascondi lavoro straordinario oppure Mostra/Nascondi lavoro non fatturabile dal menu Azioni della scheda attività.
Quando l'opzione Visualizzazione in Project Web Access è attivata, la scheda attività utilizza la registrazione delle ore di lavoro straordinario e non fatturabile standard e nel menu Azioni è disponibile l'interruttore Mostra/Nascondi. Nelle Impostazioni server, l'interruttore è attivato per impostazione predefinita.
Quando l'opzione Visualizzazione in Project Web Access è disattivata, gli interruttori che consentono di visualizzare e inserire le ore di lavoro straordinario e non fatturabile non sono disponibili. Se l'organizzazione tiene traccia dello straordinario o dello stato della fatturazione a un livello di granularità maggiore di quello disponibile, è consigliabile sostituire le classificazioni delle ore di lavoro straordinario e non fatturabile predefinite con le classificazioni amministrative.
Modalità predefinita creazione schede attività
L'opzione Modalità predefinita creazione schede attività consente di definire le opzioni contenute per impostazione predefinita nella scheda attività al momento della creazione. Nell'Elenco schede attività i membri del team possono scegliere tra quattro tipi di scheda attività per tenere traccia del proprio utilizzo.
Crea con impostazioni predefinite. Questa scheda attività visualizza le categorie di tempo amministrativo contrassegnate con Visualizza sempre e l'opzione selezionata per Modalità predefinita creazione schede attività.
Crea con le attività. Questa scheda attività visualizza le assegnazioni in cui è stato inserito l'avanzamento, oppure in cui è stato pianificato, ma non ancora eseguito, del lavoro.
Crea con i progetti. Questa scheda attività visualizza i nomi dei progetti attivi correnti in cui l'utente è membro del team di progetto. In questo caso, l'avanzamento si inserisce al livello di progetto più alto.
Nessuna immissione automatica. Questa scheda attività è vuota.
Se l'utente non seleziona una delle opzioni precedenti, la scheda attività viene compilata automaticamente con le categorie di tempo amministrativo contrassegnate con Visualizza sempre e con l'impostazione Modalità predefinita creazione schede attività.
La pagina Impostazioni e valori predefiniti scheda attività consente di definire le modalità di compilazione automatica delle schede attività dell'organizzazione. Gli utenti hanno la possibilità di ignorare le impostazioni predefinite.
Nella pagina Impostazioni e valori predefiniti scheda attività, gli utenti possono scegliere tra le opzioni seguenti:
Assegnazioni di attività correnti. Questa opzione è abilitata per impostazione predefinita. La scheda attività contiene attività amministrative e le assegnazioni di attività correnti della risorsa per tutti i progetti ai quali è assegnata.
Progetti correnti. La scheda attività contiene tempo amministrativo e un elenco dei progetti ai quali la risorsa è assegnata. Non vengono visualizzate singole attività.
Nessuna informazione. Questa scheda attività contiene solo tempo amministrativo.
Unità di tempo colonne della griglia delle schede attività
Unità di tempo colonne della griglia delle schede attività consente di determinare le unità impiegate per tenere traccia dell'utilizzo in tutti i tipi di schede attività, ovvero Giorni o Settimane. L'impostazione predefinita è Giorni.
Se al momento della creazione della scheda attività si seleziona Settimane, ogni colonna della scheda attività rappresenta sette giorni. Se il periodo della scheda attività è superiore a sette giorni, nella scheda attività vengono visualizzati i sette giorni successivi. Ad esempio, se il periodo è 15 giorni, sono presenti tre colonne.
Il modo in cui vengono calcolate le date per le intestazioni del periodo dipende dalla scheda attività attualmente utilizzata dall'utente, dal modo in cui i periodi sono stati definiti in origine e dalla durata standard del periodo impostata. Le ultime due impostazioni vengono configurate dall'amministratore con Periodo scheda attività.
Unità di tempo predefinite per le relazioni
L'utilizzo può essere registrato in ore o giorni. Per impostazione predefinita, le unità di tempo delle schede attività sono le ore.
Se al momento della creazione le unità di tempo per le schede attività vengono impostate sui Giorni, il lavoro pianificato viene visualizzato in giorni. Quando la risorsa inserisce un valore numerico, il valore viene interpretato come giorni. Ad esempio 0,5 equivale al lavoro di mezza giornata.
In Unità di tempo predefinite per le relazioni è possibile impostare anche il numero di ore di un giorno standard e il numero di ore di una settimana lavorativa standard della scheda attività. Ogni azienda utilizza standard diversi. Alcune sono governate dal diritto del lavoro, e queste opzioni devono essere impostate di conseguenza. È possibile ignorare le impostazioni aggiungendo l'identificatore di unità di misura al valore di tempo numerico, ad esempio 8h = 8 ore e 8gg = 8 giorni, a prescindere dalle impostazioni del sistema.
Limiti di ore per le relazioni
La funzionalità Limiti di ore per le relazioni consente agli amministratori di Project Web Access di porre limitazioni ai valori validi che è possibile inserire per la registrazione delle ore. Zero è il valore minimo e 998 il valore massimo possibile. “999” è interpretato dal sistema come valore massimo illimitato. L'amministratore può limitare ulteriormente i valori ai seguenti:
Numero massimo di ore per scheda attività. Per impostazione predefinita, questo valore è impostato su 999.
Numero minimo di ore per scheda attività. Per impostazione predefinita, questo valore è impostato su 0.
Numero massimo di ore per giorno. Per impostazione predefinita, questo valore è impostato su 999.
Se viene immesso un valore non valido, viene visualizzato un messaggio di errore. Non sarà possibile salvare o inviare la scheda attività finché non si immette un valore valido.
Criteri per le schede attività
Due criteri per le schede attività impongono l'adeguamento degli utenti ai vincoli contabili e normativi dell'organizzazione. Entrambi sono attivati per impostazione predefinita nella pagina Impostazioni e valori predefiniti scheda attività. Le organizzazioni che devono supportare le procedure di registrazione delle ore in base alle normative DCAA dovrebbero disattivarle.
Consenti relazioni per periodi futuri. Quando questa opzione è abilitata, i membri del team possono creare schede attività che si estendono oltre il periodo della scheda attività corrente.
Consenti righe non verificate nelle schede attività. Quando questa opzione è abilitata, i membri del team possono aggiungere nuove righe. All'interno della scheda attività, la riga visualizza l'indicazione Non verificato per Nome progetto. Questo significa che la riga non è associata a un piano di progetto o a un'assegnazione. Se l'opzione è disattivata, la voce Digitare un nome per le nuove righe della scheda attività viene rimossa dalla finestra di dialogo Aggiungi righe. I membri del team possono effettuare la selezione solo tra le assegnazioni esistenti
Controllo
In Office Project Server 2007, le schede attività vengono utilizzate per tenere traccia dell'utilizzo e devono essere conformi alle normative della Defense Contract Audit Agency (DCAA), un'agenzia sotto il controllo del Dipartimento della difesa degli Stati Uniti. La DCAA si occupa della revisione dei bilanci e delle questioni finanziarie del governo degli Stati Uniti. Le norme DCAA regolamentano le procedure per la fatturazione e i contratti, compresa la possibilità di revisionare le voci relative al lavoro dei progetti governativi.
Selezionando l'opzione Attiva controllo schede attività, le organizzazioni possono abilitare il controllo delle schede attività per registrare le modifiche salvate nelle schede attività al momento della creazione, dell'approvazione e dell'adeguamento.
Quando l'opzione Attiva controllo schede attività è abilitata, le transazioni della scheda attività vengono archiviate nella tabella MSP_Timesheet_Actual_Audit del database Published di Project Server, in cui vengono recuperati per la verifica. Se nel corso del ciclo di vita del progetto l'opzione viene abilitata, i record si accumulano nella tabella. Il pulsante Elimina registro consente agli amministratori di PWA di rimuovere i record dalla tabella MSP_Timesheet_Actual_Audit. L'operazione non comporta la rimozione dei valori effettivi del progetto presenti nella scheda attività. I valori effettivi del progetto vengono archiviati nella tabella MSP_Timesheet_Actuals.
Percorso di approvazione
Quando i membri del team inseriscono modifiche o informazioni sull'avanzamento nelle proprie assegnazioni mediante la pagina Attività di Microsoft Office Project Server 2003, le modifiche vengono inviate per approvazione all'ultima persona che ha pubblicato le assegnazioni. In Office Project Server 2007, il processo di aggiornamento delle assegnazioni è simile solo se si utilizza il centro Attività. Se, al contrario, l'avanzamento delle assegnazioni viene inserito nelle schede attività (poiché le schede attività vengono utilizzate principalmente per aggiornare il lavoro non correlato al progetto), è necessario importare le informazioni sull'avanzamento nella pagina Attività personali prima che sia possibile inviare l'avanzamento al manager di progetto per l'aggiornamento nel progetto.
L'approvazione delle schede attività in Office Project Server 2007 segue un processo diverso rispetto a quello utilizzato per l'aggiornamento delle attività o delle assegnazioni. Quando un membro del team invia una scheda attività, può essere egli stesso il responsabile approvazione, oppure può selezionarne uno da un menu a discesa. È inoltre possibile assegnare un responsabile approvazione al membro del team tramite la pagina Gestisci utenti. Il responsabile approvazione può specificare un manager della scheda attività di secondo livello per l'approvazione della scheda attività. In base ai requisiti dell'organizzazione, le schede attività possono essere accettate più volte prima di raggiungere il responsabile dell'approvazione definitiva.
È disponibile l'opzione Percorso di approvazione fisso. L'opzione può essere selezionata nella pagina Impostazioni e valori predefiniti scheda attività della sezione Percorso di approvazione.
Quando si seleziona Percorso di approvazione fisso, gli utenti possono inviare le schede attività direttamente al responsabile approvazione designato, senza doverlo selezionare dal menu a discesa, per l'approvazione finale o per l'inoltro a un responsabile alternativo.
Per impostazione predefinita, questa opzione è disattivata. I membri del team possono inviare la scheda attività al proprio manager della scheda attività oppure selezionarne uno da un elenco di destinatari alternativi. L'elenco contiene i responsabili approvazione che dispongono dell'autorizzazione globale Accetta schede attività.
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili, vedere lapagina di informazioni sui manuali scaricabili per Office Project Server 2007 (informazioni in lingua inglese).