Pianificare gli elenchi (Windows SharePoint Services)

Un elenco è una raccolta di informazioni condivise con i membri di un sito Web. È ad esempio possibile utilizzare un elenco per creare un foglio di registrazione per un evento, tenere traccia delle informazioni sullo stato di un progetto o condividere i dati relativi ai prossimi periodi di ferie nel calendario di un team.

Contenuto dell'articolo:

• Elenchi inclusi

• Informazioni sull'utilizzo degli elenchi

• Pianificare elenchi personalizzati

• Foglio di lavoro

Elenchi inclusi

Per impostazione predefinita, in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 sono inclusi i tipi di elenchi seguenti:

• Annunci Utilizzare un elenco di annunci per condividere notizie e informazioni sullo stato e per fornire promemoria. Gli annunci supportano la formattazione avanzata con immagini, collegamenti ipertestuali e testo formattato.

• Calendario Utilizzare un calendario per tutti gli eventi del team oppure per situazioni specifiche, ad esempio i giorni di chiusura della società. Un calendario mostra visivamente in modo analogo a un calendario da scrivania o a parete gli eventi del team, ad esempio riunioni, eventi sociali ed eventi giornata intera. Consente inoltre di tenere traccia delle attività cardine del team non correlate a un intervallo di tempo specifico, ad esempio scadenze o date di rilascio di prodotti. Se si utilizza un programma di posta elettronica o di calendario compatibile con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, è possibile utilizzarlo per visualizzare e aggiornare il calendario del team di Microsoft® SharePoint®. È inoltre possibile copiare eventi dal calendario personale nel calendario del team e viceversa. È ad esempio possibile confrontare e aggiornare il calendario del sito di SharePoint con le date del calendario di Microsoft Office Outlook® 2007, visualizzando entrambi i calendari affiancati o sovrapposti in Office Outlook 2007. È disponibile inoltre l'integrazione della posta elettronica per questo tipo di elenco in modo da poter inviare convocazioni di riunioni al calendario del sito del team affinché le riunioni del team vengano aggiunte automaticamente al calendario del team.

• Contatti Utilizzare un elenco di contatti per archiviare informazioni su persone o gruppi con cui si lavora. Se si utilizza un programma di posta elettronica o di gestione dei contatti compatibile con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, è possibile utilizzarlo per visualizzare e aggiornare i contatti dal sito di SharePoint. È ad esempio possibile aggiornare un elenco di tutti i fornitori dell'organizzazione da Office Outlook 2007. Un elenco di contatti non consente in realtà di gestire i membri del sito, ma può essere utilizzato per archiviare e condividere i contatti dell'organizzazione, ad esempio un elenco di fornitori esterni.

• Elenchi personalizzati Benché tutti gli elenchi siano personalizzabili, è comunque possibile partire da un elenco personalizzato e modificarlo aggiungendo solo le colonne desiderate. È inoltre possibile creare un elenco basato su un foglio di calcolo se si dispone di un programma compatibile con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 o Windows SharePoint Services 2.0 e Microsoft Internet Explorer, importando ad esempio un elenco da un elenco creato con Microsoft Office Excel® 2007 per archiviare e gestire i contratti con i fornitori.

• Aree discussioni Utilizzare un'area discussioni per consentire di registrare e archiviare le discussioni del team in una posizione centralizzata. Il formato di un'area discussioni è simile a un newsgroup di Internet. Se l'amministratore ha attivato la ricezione di posta elettronica per gli elenchi del sito, è possibile archiviare documenti inviati dai programmi di posta elettronica più comuni. È ad esempio possibile creare un'area discussioni per il rilascio di un nuovo prodotto dell'organizzazione. Se si utilizza un programma di posta elettronica compatibile con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, è possibile utilizzarlo mentre si visualizza e aggiorna l'area discussioni.

• Gestione problemi Utilizzare un elenco per la gestione dei problemi per archiviare informazioni relative a problemi specifici, ad esempio problemi tecnici, e per tenere traccia dello stato. Questo tipo di elenco consente di assegnare problemi, classificarli e correlarli l'uno con l'altro. È ad esempio possibile creare un elenco di questo tipo per gestire problemi e soluzioni del servizio di assistenza clienti, nonché inserire commenti per i problemi ogni volta che questi vengono modificati, creando così una cronologia di commenti senza modificare i commenti precedenti relativi al problema. Un rappresentante del servizio di assistenza clienti ad esempio può registrare ogni passaggio eseguito per risolvere un problema e i relativi risultati.

• Collegamenti Utilizzare un elenco di collegamenti come posizione centralizzata per i collegamenti al Web, alla rete Intranet aziendale e ad altre risorse. È ad esempio possibile creare un elenco di collegamenti ai siti Web dei clienti.

• Attività di progetto Utilizzare un elenco di attività di progetto per archiviare informazioni simili a un elenco di attività (vedere più avanti) e fornire allo stesso tempo una visualizzazione Gantt o visiva con indicatori di stato. Questo tipo di elenco consente di tenere traccia dello stato e della percentuale di completamento man mano che l'attività si avvicina alla conclusione. Se si utilizza un programma di posta elettronica o di gestione delle attività compatibile con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, è possibile utilizzarlo per visualizzare e aggiornare le attività di progetto dal sito di SharePoint. È ad esempio possibile creare un elenco di attività nel sito di SharePoint per identificare e assegnare il lavoro di creazione di un manuale di formazione e quindi tenere traccia dello stato dell'organizzazione da Office Outlook 2007.

• Sondaggio Utilizzare questo tipo di elenco per raccogliere e compilare commenti, ad esempio un sondaggio o un quiz di soddisfazione dei clienti. Un sondaggio consente di progettare le domande e le risposte in molti modi diversi e di visualizzare una panoramica dei commenti. È possibile aggiungere interruzioni di pagina per definire l'aspetto del sondaggio e specificare la logica di salto condizionato per controllare le domande che devono essere visualizzate in base alle risposte degli utenti. Se si dispone di un foglio di calcolo o di un programma database compatibile con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 o Windows SharePoint Services 2.0, è possibile esportare i risultati per analizzarli ulteriormente.

• Attività Utilizzare un elenco di attività per tenere traccia delle informazioni relative ai progetti e altri eventi futuri per il gruppo. Questo tipo di elenco consente di assegnare attività alle persone, nonché di tenere traccia dello stato e della percentuale di completamento man mano che l'attività si avvicina alla conclusione. Se si utilizza un programma di posta elettronica o di gestione delle attività compatibile con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, è possibile utilizzarlo per visualizzare e aggiornare le attività dal sito di SharePoint. È ad esempio possibile creare un elenco di attività per la creazione di preventivi dell'organizzazione e quindi visualizzarlo e aggiornarlo in Office Outlook 2007 insieme alle altre attività di Outlook.

In Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 gli elenchi usufruiscono dei nuovi tipi di contenuto e delle nuove funzionalità dei modelli di colonna. Gli elenchi si basano inoltre sulla stessa architettura delle raccolte documenti e includono pertanto caratteristiche come il controllo delle versioni, l'archiviazione e l'estrazione, l'approvazione e il flusso di lavoro, nonché il controllo Information Rights Management (IRM) sui file allegati. Prima di completare la pianificazione degli elenchi, esaminare le informazioni sui tipi di contenuto e sulle raccolte documenti. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare i tipi di contenuto (Windows SharePoint Services) e Pianificare le raccolte documenti (Windows SharePoint Services).

Informazioni sull'utilizzo degli elenchi

È possibile personalizzare gli elenchi inclusi sopra descritti e aggiungervi voci, creare ulteriori elenchi dai modelli di elenco già disponibili e preparare elenchi personalizzati utilizzando solo le impostazioni e le colonne desiderate.

Un elenco può essere visualizzato in diversi modi. È possibile ad esempio inserire in una pagina una visualizzazione di tutte le attività e in un'altra pagina una visualizzazione solo delle attività in scadenza oggi, nonché utilizzare le cartelle per organizzare le voci di elenco. È inoltre possibile visualizzare solo gli eventi correnti di un calendario in una home page e creare in un'altra pagina una visualizzazione analoga a un calendario a parete.

Se si desidera archiviare grandi quantità di dati in un elenco, possono rivelarsi utili anche le cartelle e le visualizzazioni. Poiché è difficile in genere visualizzare più di 1.000 voci in una singola visualizzazione, è possibile utilizzare cartelle e visualizzazioni in modo da semplificare la visualizzazione dei dati degli elenchi e velocizzarne il caricamento. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di cartelle e visualizzazioni per la gestione di elenchi di grandi dimensioni, vedere l'argomento relativo alla gestione degli elenchi e delle raccolte con molti elementi nella Guida di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Se si dispone di dati di un foglio di calcolo che si desidera utilizzare in un elenco in un sito di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, è possibile creare un nuovo elenco contenente colonne e dati importando un foglio di calcolo.

Se nel computer sono installati programmi database compatibili con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, ad esempio Microsoft Office Access 2007, e il browser supporta i controlli ActiveX®, è possibile integrare i dati di elenco con strumenti di database quali query, join e report.

Gli elenchi possono inoltre essere visualizzati nelle web part nelle pagine del sito. Le web part sono i componenti di base di un sito Web e possono essere utilizzate per aggiungere elementi a una pagina web part direttamente da un elenco. È inoltre possibile aprire direttamente un elenco e utilizzarlo. L'elenco Annunci predefinito ad esempio viene visualizzato in una web part in una nuova home page, ma è possibile anche fare clic sul titolo dell'elenco per aprirlo e utilizzarlo nella rispettiva pagina. Per ulteriori informazioni sulle web part, vedere la sezione relativa alla personalizzazione delle pagine tramite web part nella Guida di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Pianificare elenchi personalizzati

Prima di creare un elenco personalizzato per l'archiviazione o la condivisione di informazioni, dedicare alcuni minuti alla preparazione della struttura dell'elenco e quindi individuare le informazioni necessarie e la modalità migliore per visualizzarle. Valutare il modo in cui si prevede che gli utenti aggiungeranno e utilizzeranno i dati dell'elenco e provare a ottimizzare la struttura dell'elenco per consentire agli utenti di ottenere le informazioni più rapidamente.

Prendere in considerazione gli elementi seguenti:

• Tipo di campo da scegliere per una visualizzazione ottimale e un utilizzo semplificato delle informazioni da parte degli utenti dell'elenco

  Può accadere che più tipi di colonne possano sembrare appropriati per un particolare set di dati, ma che al momento della visualizzazione delle informazioni rivelino diversi punti a favore o a sfavore. Si supponga ad esempio di voler creare un elenco di registrazione per il personale di uno stand di un evento in cui sia possibile selezionare un orario. Se si desidera consentire di selezionare un solo orario, è possibile utilizzare un campo Scelta con pulsanti di opzione o un elenco a discesa. Se invece si desidera che le persone possano registrarsi per diversi orari e che sia possibile eseguire l'ordinamento in base agli orari per individuare chi si è registrato ed eventualmente inviare un promemoria, si utilizzerà il campo Scelta con le caselle di controllo. In alternativa, è possibile creare più campi, uno per ogni orario disponibile, e utilizzare il tipo di campo Sì/No, in modo da semplificare l'ordinamento e valutare rapidamente se in un orario il personale è sottodimensionato.

  Suggerimento

  È consigliabile provare alcune combinazioni diverse in un elenco di prova prima di creare l'elenco effettivo. In un elenco di prova è possibile cambiare i tipi di colonna dopo averli creati, passando ad esempio dalle caselle di controllo a una casella Sì/No, e verificarne l'aspetto. Se si procede in questo modo in un elenco effettivo, si rischia che i dati vadano perduti, poiché cambiando i tipi di campi è possibile che si passi da un campo che supporta più selezioni a un campo che non offre tale possibilità.

• Eventuale utilizzo reiterato di un tipo particolare di campo nell'elenco

  Alcuni tipi di campo, ad esempio le caselle Sì/No, possono essere utilizzate solo un numero limitato di volte. In Windows SharePoint Services 2.0 esiste un limite per la maggior parte dei tipi di campo, mentre in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 è possibile utilizzare molti tipi di campo senza restrizioni. Per ulteriori informazioni sui limiti per i tipi di campo in un elenco, vedere Plan for software boundaries (Windows SharePoint Services).

• Tipo di campo appropriato per l'immissione di dati

  Poiché come descritto in precedenza alcuni tipi di campo offrono punti a favore e a sfavore per l'immissione di dati, è possibile ottimizzare l'immissione di dati utilizzando visualizzazioni diverse. Una visualizzazione Foglio dati ad esempio consente di immettere i dati molto rapidamente, ma è necessario scegliere i tipi di campo appropriati per l'interazione con questa visualizzazione. Se infatti si utilizza un campo Scelta con caselle di controllo in questo tipo di visualizzazione, sarà necessario più tempo per la selezione rispetto agli altri campi Scelta o a una casella Sì/No.

• Tipi di visualizzazioni di dati richieste dagli utenti

  Così come la visualizzazione Foglio dati consente di velocizzare l'immissione dei dati, altre visualizzazioni consentono di velocizzare il recupero dei dati. Valutare se utilizzando una visualizzazione Calendario si consente agli utenti di accedere alle informazioni più rapidamente, se con una visualizzazione Gantt si consente alla direzione di ottenere una più rapida panoramica dello stato di un progetto, se con una visualizzazione Standard è necessario utilizzare più visualizzazioni per scopi diversi, ad esempio il riepilogo dello stato per un dirigente o una visualizzazione semplificata per gli utenti mobili. Per ulteriori informazioni sui tipi di visualizzazioni, vedere l'argomento relativo alla creazione o alla modifica di una visualizzazione nella Guida di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

• Necessità di condividere le informazioni o le colonne tra gli elenchi

  Se si desidera condividere informazioni di un altro elenco, è necessario conoscere la provenienza delle informazioni e creare un campo di ricerca per l'inserimento dei dati appropriati. Se si desidera condividere colonne, creare tipi di colonna. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare i tipi di contenuto (Windows SharePoint Services).

Foglio di lavoro

Utilizzare il foglio di lavoro Plan custom lists (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=75377&clcid=0x410) per determinare ogni elenco personalizzato che si desidera creare e il sito in cui verrà utilizzato. Per ogni elenco, specificare le colonne e i tipi di campo, ovvero i tipi di colonna, da utilizzare per le informazioni in ogni colonna.