Flusso di lavoro di approvazione: uno scenario (SharePoint Server 2010)

 

Si applica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

L'esempio più comune di flusso di lavoro per le risorse umane nella maggior parte delle organizzazioni è un qualche tipo di approvazione: un gruppo di persone deve approvare o rifiutare un documento, eventualmente aggiungendo commenti per spiegare le proprie decisioni. In questo articolo viene illustrato un possibile flusso di lavoro di approvazione creato in SharePoint Designer 2010 o in Progettazione flussi di lavoro in Visual Studio 2010 e quindi ospitato tramite SharePoint Server 2010. Prima di descrivere questo esempio, è utile definire i ruoli ricoperti dalle varie persone.

• **Autore del flusso di lavoro:**sviluppatore o Information Worker che crea un modello di flusso di lavoro.

• **Amministratore di SharePoint Server 2010:**utente che installa un modello di flusso di lavoro e lo associa a una raccolta documenti o un elenco.

• Ruolo iniziale flusso di lavoro   Persona che avvia un flusso di lavoro, causando la creazione di un'istanza del flusso di lavoro da una particolare associazione di flusso di lavoro.

• Partecipante al flusso di lavoro   Persona che interagisce con un'istanza del flusso di lavoro per completare il processo aziendale che supporta.

Come descritto nella sezione seguente, le persone che ricoprono ognuno di questi ruoli partecipano alla creazione, l'installazione, l'avvio e l'utilizzo di un flusso di lavoro.

Creazione e modifica di un flusso di lavoro

Microsoft offre due opzioni per la creazione di flussi di lavoro in SharePoint Server 2010. Gli sviluppatori utilizzano Visual Studio 2010 e Progettazione flussi di lavoro, mentre gli Information Worker utilizzano l'approccio basato su regole fornito da SharePoint Designer 2010. In entrambi i casi, il risultato è un modello di flusso di lavoro che deve essere distribuito in un server che esegue SharePoint Server 2010. In questo scenario si presuppone che sia già stato creato un modello di flusso di lavoro.

Associazione di un flusso di lavoro

Per poter utilizzare un flusso di lavoro, è necessario installare un modello di flusso di lavoro in un server che esegue SharePoint Server 2010 e quindi associare il flusso di lavoro a una raccolta documenti, un elenco, un tipo di contenuto o un sito (nel caso di un flusso di lavoro del sito). È quindi possibile avviare il flusso di lavoro da qualsiasi documento o elemento in tale raccolta o elenco. Benché i flussi di lavoro non possano essere esplicitamente avviati dai tipi di contenuto, un flusso di lavoro associato a un tipo di contenuto può essere avviato da un documento e un elemento di un elenco a cui è associato tale tipo di contenuto. Poiché i flussi di lavoro operano nello stesso modo per gli elementi e i documenti, un modello di flusso di lavoro può in genere essere associato a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto. È inoltre possibile creare un modello che può essere associato solo a un particolare elenco o una particolare raccolta.

Sia l'installazione che l'associazione vengono eseguite automaticamente per i flussi di lavoro distribuiti tramite SharePoint Designer 2010. Quando si utilizza Visual Studio per distribuire i flussi di lavoro, tuttavia, un amministratore del server deve installare esplicitamente il modello di flusso di lavoro. Un utente deve inoltre associare il modello a una raccolta, un elenco, un tipo di contenuto o un sito. L'utente che crea questa associazione le assegna anche un nome univoco, che consente agli utenti di farvi riferimento. Facoltativamente, l'autore del flusso di lavoro può lasciare che sia la persona che crea l'associazione a impostare le opzioni per il comportamento del flusso di lavoro, ad esempio specificare un elenco predefinito di utenti che potranno sempre partecipare al processo. Lo stesso modello può essere associato a più raccolte, elenchi o tipi di contenuto e ogni associazione può essere personalizzata in base alle esigenze. Dopo avere creato l'associazione e impostato le opzioni disponibili, l'utente con ruolo iniziale del flusso di lavoro può creare un'istanza del flusso di lavoro da tale associazione, come descritto nella sezione seguente.

Associazione di un flusso di lavoro a un sito

I flussi di lavoro di un sito sono associati al sito stesso. Non è necessario che un elemento sia avviato perché il flusso di lavoro venga eseguito.

È possibile utilizzare i flussi di lavoro del sito per i processi che non dispongono di un contesto elemento di elenco. È ad esempio possibile creare un flusso di lavoro per richiedere autorizzazioni per il sito, un flusso di lavoro per richiedere ed eseguire il provisioning di un nuovo sito o un flusso di lavoro che utilizza un contesto archiviato all'esterno del sito di SharePoint, senza che sia necessario creare un elemento di elenco di SharePoint corrispondente da cui avviare il flusso di lavoro.

I flussi di lavoro del sito possono essere associati a un sito mediante le impostazioni del sito e possono essere avviati nel sito stesso. SharePoint Designer 2010 può inoltre distribuire flussi di lavoro del sito direttamente in un sito.

I flussi di lavoro del sito funzionano in modo analogo agli elementi degli elenchi, come descritto precedentemente in questo articolo, con la differenza che i flussi di lavoro del sito non possono essere avviati da un documento o un elemento in una raccolta o in un elenco.

Per ulteriori informazioni, vedere Aggiungere un'associazione di un flusso di lavoro (SharePoint Server 2010)

Avviare un flusso di lavoro

SharePoint Server 2010 offre tre opzioni per creare un'istanza di flusso di lavoro. Il flusso di lavoro viene eseguito ogni volta dall'inizio con tutte e tre le opzioni. Se un'istanza di un flusso di lavoro creata da una determinata associazione è già in esecuzione per un particolare documento o elemento di elenco, non è possibile avviare un'altra istanza del flusso di lavoro per lo stesso documento o elemento. Di seguito sono riportate le opzioni per avviare un flusso di lavoro:

• Un utente di SharePoint Server 2010 può avviare manualmente un flusso di lavoro.

• È possibile configurare un flusso di lavoro per l'esecuzione automatica quando un utente crea un documento o un elemento.

• È possibile configurare un flusso di lavoro per l'esecuzione automatica quando un utente modifica un documento o un elemento.

Un utente di Microsoft Word, ad esempio, può caricare un nuovo documento nella raccolta documenti di un sito, causando l'avvio di un'istanza di un flusso di lavoro associato a tale raccolta.

In questo scenario viene utilizzata la prima di queste tre opzioni, ovvero l'avvio manuale di un flusso di lavoro Approvazione per un documento. Per avviare un'istanza di un flusso di lavoro da un documento in una raccolta documenti, un utente di SharePoint Server 2010 esegue le operazioni seguenti:

1. Seleziona il documento e sceglie Flussi di lavoro dal menu a discesa o sulla barra multifunzione.

2. Seleziona il flusso di lavoro da avviare.

   Per un documento in una raccolta documenti, ad esempio, sono generalmente disponibili due sole scelte: Approvazione e Raccolta commenti e suggerimenti. Tuttavia, se un amministratore ha associato altri modelli di flussi di lavoro alla raccolta documenti, verranno visualizzati anche i nomi di tali modelli.

   Nota

   I flussi di lavoro predefiniti Approvazione e Raccolta commenti e suggerimenti sono disponibili solo in SharePoint Server 2010.

Quando viene avviato un flusso di lavoro, ossia ne viene creata un'istanza, è possibile che venga visualizzata una schermata che consente all'utente di specificare informazioni rilevanti. Nel caso di un flusso di lavoro Approvazione le informazioni includono il nome di ogni utente che dovrà approvare il documento, un'indicazione della scadenza di ogni approvazione e un elenco degli utenti che dovranno ricevere una notifica. Dopo avere inserito queste informazioni, l'utente fa clic su Avvia. L'esecuzione del flusso di lavoro verrà avviata e a ogni partecipante verrà richiesto di rivedere il documento, nell'ordine in cui i nomi sono stati immessi nella schermata.

Quando un flusso di lavoro viene avviato, è possibile inviare facoltativamente un messaggio di posta elettronica all'utente che lo ha avviato. In modo analogo, è possibile impostare il flusso di lavoro in modo da segnalarne il completamento all'autore tramite un messaggio di posta elettronica. È inoltre possibile configurare il flusso di lavoro in modo che invii ai partecipanti, in questo caso gli utenti che approvano il documento, una notifica tramite posta elettronica che segnala che nel flusso di lavoro sono presenti attività loro assegnate.

Interazione con un flusso di lavoro

L'interazione tra un utente e un flusso di lavoro in esecuzione è modellata in base al concetto di attività. Per attività si intende un'unità di lavoro assegnata a un utente. A ogni utente presente nell'elenco di approvazione di questo flusso di lavoro, ad esempio, verrà assegnata un'attività che richiede l'approvazione del documento. SharePoint Server 2010 consente di utilizzare un elenco di attività per ogni sito e un flusso di lavoro in esecuzione può aggiungere attività a questo elenco, specificando l'utente o gli utenti assegnati a ogni attività. Gli utenti del sito possono vedere il lavoro che li attende accedendo al proprio elenco delle attività da un Web browser. Facoltativamente, è possibile avere un elenco delle attività personalizzato contenente unicamente le proprie attività del flusso di lavoro.

Nota

Se si esegue SharePoint Server 2010, gli utenti possono sincronizzare l'elenco dei task del sito con il proprio elenco dei task di Microsoft Outlook.

Per un utente di SharePoint Server 2010 l'elenco di attività in attesa non è che un elenco come gli altri. In questo esempio, l'utente accede al sito di SharePoint del team e seleziona l'opzione per visualizzare l'elenco delle Attività che gli sono state assegnate. Per eseguire l'attività, l'utente in questo esempio fa clic sul nome dell'attività.

Poiché il modo in cui un flusso di lavoro interagisce con i partecipanti può variare, il flusso di lavoro stesso definisce la schermata visualizzata all'utente. In questo esempio, il flusso di lavoro fornisce opzioni per approvare o rifiutare il documento e una casella di testo in cui i partecipanti possono digitare commenti.

Sono inoltre disponibili opzioni che consentono di riassegnare l'attività a un utente diverso oppure richiedere una modifica. In questo caso l'utente potrebbe digitare un commento e quindi fare clic su Approva. Nel flusso di lavoro verrà quindi creata un'attività nell'elenco delle attività dell'utente successivo nel relativo elenco dei responsabili approvazione. Quando tutti i partecipanti hanno fornito una risposta, il flusso di lavoro termina.

I flussi di lavoro di SharePoint Server 2010 prevedono inoltre ulteriori opzioni, tra cui:

• L'utente con ruolo iniziale di un flusso di lavoro può controllarne lo stato.

  Nello scenario descritto in questo documento, ad esempio, l'utente con ruolo iniziale potrebbe controllare lo stato di avanzamento del processo di approvazione.

• Un flusso di lavoro può essere modificato durante l'esecuzione.

  L'autore del flusso di lavoro determina le eventuali modifiche consentite. Un flusso di lavoro Approvazione, ad esempio, potrebbe consentire l'aggiunta di un nuovo responsabile approvazione mentre il flusso di lavoro è in corso. La possibilità di modificare i flussi di lavoro in corso è importante, in quanto riflette il reale modo di lavorare degli utenti. Poiché le modifiche spontanee ai processi aziendali fanno parte di ogni realtà lavorativa, i flussi di lavoro di SharePoint Server 2010 sono stati progettati per consentire di gestire queste situazioni.

Riepilogo del processo

Quando un modello di flusso di lavoro è installato in un sito e associato a una raccolta documenti, un elenco, un sito o un tipo di contenuto, un utente del sito può avviare un'istanza di un flusso di lavoro.

1. Il processo ha inizio quando l'utente con ruolo iniziale del flusso di lavoro seleziona un documento e avvia un'istanza di un flusso di lavoro.

2. L'utente con ruolo iniziale crea un'istanza del flusso di lavoro da questa associazione.

3. L'utente personalizza questa nuova istanza e la avvia.

4. L'istanza del flusso di lavoro in esecuzione aggiunge un'attività all'elenco di attività di un partecipante.

   Il flusso di lavoro Approvazione utilizzato in questo scenario assegna le attività in modo sequenziale. È tuttavia possibile assegnare attività a più partecipanti contemporaneamente, in modo da consentire l'esecuzione parallela di tutte le attività.

5. I partecipanti al flusso di lavoro possono venire a conoscenza delle attività assegnate loro dal flusso di lavoro controllando i relativi elenchi di attività.

6. Ogni partecipante interagisce con l'istanza del flusso di lavoro in esecuzione per completare le attività assegnate.

   Nell'esempio descritto in questo articolo, questa interazione prevedeva l'approvazione di un documento, tuttavia l'oggetto dell'interazione può essere qualsiasi azione scelta dall'autore del flusso di lavoro.

È utile notare che il documento oggetto del flusso di lavoro non viene inviato da un utente all'altro, ma rimane nel sito e a ogni partecipante al flusso di lavoro viene fornito un collegamento al documento. In realtà non è necessario che il flusso di lavoro utilizzi il documento o l'elemento al quale è associato. Un ulteriore aspetto che è importante sottolineare è che quanto visualizzato all'utente con ruolo iniziale del flusso di lavoro e ai partecipanti ai passaggi 1, 2 e 5 è definito direttamente da SharePoint Server 2010. I moduli utilizzati al passaggio 3 e al passaggio 6, invece, sono definiti dall'autore del flusso di lavoro. In questo modo l'autore può controllare in che modo gli utenti personalizzano il flusso di lavoro e interagiscono con esso.

Oltre a una piattaforma per la creazione di applicazioni per la gestione dei flussi di lavoro risorse umane, SharePoint Server 2010 offre anche un flusso di lavoro Gestione problemi predefinito che può essere utilizzato dagli utenti finali senza necessità di modifiche. Questo flusso di lavoro in tre stati consente di assegnare i problemi attivi ai partecipanti e tenerne traccia. Dopo la creazione, un problema può essere spostato dallo stato Attivo allo stato Risolto, per indicare che è stato gestito dal partecipante del flusso di lavoro responsabile, e quindi allo stato Chiuso, per indicare che l'utente con ruolo iniziale del flusso di lavoro ha accettato la risoluzione e ha chiuso il problema.

Nella sezione seguente è descritto uno scenario che utilizza il flusso di lavoro Approvazione predefinito in SharePoint Server 2010.

Scenario flusso di lavoro Approvazione

Il flusso di lavoro descritto in questa sezione è il flusso di lavoro Approvazione predefinito fornito con SharePoint Server 2010. Tutte le interazioni degli utenti con il flusso di lavoro avvengono mediante i moduli flusso di lavoro di InfoPath Forms Services che sono visualizzati nelle applicazioni di Microsoft Office System.

1. Il processo ha inizio con l'associazione del flusso di lavoro a un elenco o a una raccolta documenti. L'utente con il ruolo iniziale del flusso di lavoro crea un'istanza di flusso di lavoro in esecuzione. Questa operazione può essere eseguita da SharePoint Server 2010 oppure direttamente da un documento di Microsoft Word.

2. Quando un utente fa clic sul collegamento Avvia del flusso di lavoro Approvazione, il flusso di lavoro ha inizio e viene aperto un modulo di flusso di lavoro di InfoPath Forms Services. Il flusso di lavoro Approvazione predefinito consente all'utente con ruolo iniziale di personalizzarne il comportamento specificando un elenco di responsabili approvazione, impostando la durata dell'attività di ognuno di essi e altro ancora.

3. A ognuno degli utenti elencati come responsabili approvazione per il flusso di lavoro viene inviato un messaggio di posta elettronica, nello stesso ordine in cui sono stati inseriti i nomi di tali utenti.

4. Il responsabile approvazione può fare clic sul collegamento con il nome del documento nel corpo del messaggio per esaminare il documento.

In questo scenario il contenuto del modulo di completamento delle attività del flusso di lavoro è definito come un modulo flusso di lavoro di InfoPath Forms Services ed è visualizzato direttamente in Microsoft Outlook. Il responsabile approvazione può aggiungere commenti e quindi approvare o rifiutare il documento.