Microsoft Project Server: Guida alla gestione di Project Server

La reintroduzione delle guide ai ruoli di Microsoft Project Server offre lo strumento ideale per le attività di specifici gruppi di destinatari.

Efren Edwards e Joshua Hoffman

La capacità di gestire e distribuire nuove applicazioni o nuovo hardware rappresenta una sfida costante per i professionisti IT. Anche gli utenti particolarmente esperti delle tecnologie correnti sono costretti a mantenersi aggiornati man mano che vengono rilasciate nuove versioni e vengono aggiornate le procedure consigliate.

Questa condizione è valida soprattutto per una piattaforma strutturalmente diversificata come Microsoft Project Server. In quanto soluzione di gestione dei progetti, è ovviamente destinata a vari tipi di utenti. Fortunatamente sono disponibili diverse risorse di supporto per distribuire, integrare e gestire la versione più recente di Project Server.

La "Guida per gli amministratori di Microsoft Project Server 2010", di recente pubblicazione, rappresenta la prima fase di reintegrazione delle guide ai ruoli di Project Server, popolari tra i clienti di Project Server 2003. La serie originale di queste guide ai ruoli per Project Server 2003 offrono documenti inerenti a tutte le procedure e alle tecniche comuni agli utenti in determinati ruoli. Al rilascio di Project Server 2003 erano disponibili guide ai ruoli per amministratori, responsabili di progetti, dirigenti, responsabili di risorse, responsabili di portafogli, responsabili e membri di team.  

Microsoft ha ricevuto un'enorme quantità di commenti e suggerimenti dai clienti, che chiedevano la reintroduzione delle guide ai ruoli per Project Server 2010. Ovviamente si tratta di risorse essenziali per tutti i membri dei team che utilizzano Project Server. "La soluzione EPM [Enterprise Project Management] presenta molte funzionalità", dichiara Keshav Puttaswamy, responsabile del gruppo Microsoft Project Product Team. "Anche nel caso di un'unica distribuzione abbiamo vari destinatari: professionisti IT, responsabili di progetti, utenti finali. Ogni gruppo di destinatari è interessato ad aspetti diversi e si trova ad affrontare specifiche problematiche. Le guide ai ruoli hanno rappresentato la soluzione ideale per fornire specifici strumenti e risorse ai singoli destinatari".

La maggior parte dei commenti e suggerimenti sulla serie iniziale delle guide ai ruoli era incentrata su tre aspetti specifici:

• Download: le guide ai ruoli devono essere semplici da scaricare e stampare. La necessità di stampare una serie di singoli articoli online (come nel caso di Project Server 2007) si è rilevata poco efficace per molti utenti.
• Aspetto grafico: per agevolare l'esplorazione delle varie procedure è necessario disporre di catture di schermata dell'interfaccia utente di Project Web App. I costi di localizzazione destinati alla riproduzione di catture di schermata dell'interfaccia utente rendono quasi impossibile il loro utilizzo nei contenuti online.
• Personalizzazione: per agevolare la personalizzazione, le guide ai ruoli devono essere disponibili non solo in formato Adobe PDF, ma anche in formato Microsoft Word. In questo modo sarà possibile personalizzare senza difficoltà i contenuti in base a specifiche esigenze (formazione interna o creazione di fogli di riferimento rapido).

La "Guida per gli amministratori di Microsoft Project Server 2010" è disponibile per il download in formato PDF, DOCX e XPS. È possibile scaricare direttamente la guida e stamparla oppure ordinarla in formato cartaceo su Amazon.com (disponibile a breve).

Il team di professionisti IT di Project Server IT del gruppo di assistenza agli utenti di Microsoft Office è in fase di realizzazione della nuova guida ai ruoli: "Guida per i responsabili di progetto di Microsoft Project Server 2010", disponibile tra qualche mese. Il gruppo pubblicherà anche una guida per i responsabili dei portafogli entro l'anno.

Il layout della guida per gli amministratori è simile a quello visualizzato da un amministratore di Project Server nella pagina delle impostazioni del server di Project Web App. In ogni capito viene trattata una sezione della pagina Impostazioni server (Protezione, Dati organizzazione, Amministrazione database e così via), insieme alle attività e alle procedure corrispondenti che è possibile eseguire in ogni sezione. Le appendici includono materiali di riferimento, quali le definizioni delle autorizzazioni globali e per categorie di Project Server 2010, delle autorizzazioni assegnate ai gruppi di protezione e alle categorie predefiniti e delle autorizzazioni delle categorie predefinite.

Per avere un'idea del tipo di informazioni e background offerti dalla guida, osserviamo un thread di attività di esempio basato su un argomento fondamentale per qualsiasi utente o amministratore di Project Server: la gestione dei calendari dell'organizzazione

Calendari dell'organizzazione

I calendari dell'organizzazione acquisiscono le ore lavorative, le festività e altri dettagli pianificati predefiniti di una società. Questi calendari consentono di standardizzare le ore lavorative per tutti i progetti organizzativi. In Project Web App è possibile visualizzare un elenco dei calendari esistenti, selezionare un calendario da modificare oppure iniziare a creare un nuovo calendario. Per creare o modificare completamente un calendario, è tuttavia necessario che anche Project Professional 2010 sia installato sul computer utilizzato per accedere a Project Web App.

Creazione di un nuovo calendario

Project Server utilizza per la pianificazione un calendario standard dell'organizzazione. Alcune organizzazioni possono utilizzare più calendari. Se ad esempio alcuni dipendenti di un'organizzazione lavorano in un altro paese, è probabile che celebreranno festività diverse. Sarà pertanto necessario un calendario dell'organizzazione diverso per la pianificazione dei progetti. È possibile creare un nuovo calendario vuoto mediante Project Web App e Project Professional 2010.

Per creare un nuovo calendario vuoto, attenersi alla procedura seguente:

1. In Impostazioni fare clic su Impostazioni server della sezione Avvio veloce.

2. Nella pagina Impostazioni server fare clic su Calendari organizzazione in Dati organizzazione.

3. Nella pagina Calendari organizzazione fare clic su Nuovo calendario (vedere la Figura 1).

   

   Figura 1 La funzione per la creazione di un nuovo calendario è indicata chiaramente nella barra delle applicazioni.

4. Nella finestra di dialogo Protezione di Windows digitare il nome utente e la password per effettuare la connessione a Project Server tramite Project Professional 2010, quindi fare clic su OK. Se si utilizza l'autenticazione integrata di Windows e le impostazioni di Internet Explorer sono configurate per l'accesso automatico oppure se Project è già connesso al server con il profilo corretto, non verrà richiesto di immettere le credenziali.

5. Digitare un nome per il nuovo calendario nell'apposita casella.

6. Utilizzare il calendario con le schede Eccezioni e Settimane lavorative per modificare gli orari lavorativi e non lavorativi per l'organizzazione.

7. Fare clic su OK nella finestra di dialogo Modifica orario di lavoro per salvare il nuovo calendario in Project Server.

Copia di un calendario esistente

Se un calendario esistente condivide molte festività e altri elementi con il nuovo calendario che si desidera creare, è possibile generare il nuovo calendario in base a uno esistente, copiando quest'ultimo in Project Web App e quindi modificando la copia in Project Professional 2010. Se ad esempio il calendario standard di un'organizzazione acquisisce festività ed eventi univoci, ma si necessita di un altro calendario per riflettere una pianificazione di lavoro 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è possibile copiare il calendario standard e modificarlo con la suddetta pianificazione.

Per creare un nuovo calendario come copia di uno esistente, attenersi alla procedura seguente:

1. In Impostazioni fare clic su Impostazioni server della sezione Avvio veloce.
2. Nella pagina Impostazioni server fare clic su Calendari organizzazione in Dati organizzazione.
3. Fare clic sulla riga contenente il calendario che si desidera copiare e quindi su Copia calendario (vedere la Figura 2).
4. Nella finestra di dialogo Copia calendario digitare un nome per il nuovo calendario nella casella Nome, quindi fare clic su OK. Il calendario verrà aggiunto all'elenco nella pagina Calendari organizzazione.
5. Fare clic sulla riga contenente il nuovo calendario copiato e quindi su Modifica calendario. Se verrà visualizzata la finestra di dialogo Protezione di Windows, eseguire l'accesso a Project Server.

Figura 2 La copia di un calendario corrisponde a un comando diretto della barra delle applicazioni.

Modifica di un calendario esistente

In fase di configurazione iniziale di Project Server è possibile modificare il calendario standard predefinito dell'organizzazione per considerare le ore lavorative e non lavorative osservate dall'organizzazione. È possibile modificarle qualsiasi calendario dell'organizzazione in qualsiasi momento selezionando in Project Web App e apportando le dovute modifiche in Project Professional 2010.

Per modificare un calendario esistente dell'organizzazione, attenersi alla procedura seguente:

1. In Impostazioni fare clic su Impostazioni server della sezione Avvio veloce.
2. Nella pagina Impostazioni server fare clic su Calendari organizzazione in Dati organizzazione.
3. Fare clic sulla riga contenente il calendario che si desidera modificare e quindi su Modifica calendario (vedere la Figura 3). Se verrà visualizzata la finestra di dialogo Protezione di Windows, eseguire l'accesso a Project Server.

Figura 3 La funzione di modifica di un calendario segue un formato coerente.

Eliminazione di un calendario

Se l'organizzazione non utilizza un calendario dell'organizzazione specifico, è possibile eliminarlo senza problemi in Project Web App. Per eliminare un calendario dell'organizzazione:

1. In Impostazioni fare clic su Impostazioni server della sezione Avvio veloce.
2. Nella pagina Impostazioni server fare clic su Calendari organizzazione in Dati organizzazione.
3. Fare clic sulla riga contenente il calendario che si desidera eliminare e quindi su Elimina calendario (vedere la Figura 4).
4. Quando richiesto, fare clic su OK per eliminare il calendario selezionato.

Figura 4 L'eliminazione di un calendario corrisponde a un comando simile a quello per la creazione, la modifica o la copia.

Abbiamo visto una breve panoramica della "Guida per gli amministratori di Microsoft Project Server 2010". Le guide ai ruoli di prossima pubblicazione forniranno supporto per la distribuzione e la gestione delle installazioni Project Server.

Efren Edwards*, PMP, è autore senior per il team di professionisti IT di Project Server nel gruppo di assistenza agli utenti di Microsoft Office. Collabora con Microsoft da oltre sei anni e ha scritto contenuti Microsoft TechNet per Project Server 2003, Project Server 2007 e Project Server 2010. Vive a Kirkland, Washington.*

Joshua Hoffman* è l'ex caporedattore di* TechNet Magazine*. Oggi è un autore e consulente indipendente che offre i suoi servizi ai clienti in merito a tecnologie e marketing rivolto a destinatari specifici. Hoffman è inoltre caporedattore di ResearchAccess.com, un sito dedicato alla crescita e all'arricchimento della community coinvolta nella ricerca di mercato. Vive a New York City.*

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