Gestione catalogo in Gestione avanzata SharePoint

Gestione catalogo in Gestione avanzata SharePoint offre una visualizzazione centralizzata della distribuzione del contenuto all'interno dell'organizzazione raggruppando automaticamente i siti in base ai metadati di Microsoft 365 esistenti, ad esempio attributi di area, reparto e utente.

Quando si abilita Gestione avanzata SharePoint, si ottiene la gestione del catalogo per impostazione predefinita. Non richiede alcuna configurazione aggiuntiva, in modo che gli amministratori possano esplorare immediatamente il panorama dei contenuti. Invece di applicare direttamente i criteri, la gestione del catalogo consente di comprendere come viene organizzato il contenuto. È possibile indirizzare le azioni di governance, ad esempio il monitoraggio, la gestione del ciclo di vita e i controlli di accesso in modo più efficace tra gruppi di siti correlati.

Usare la gestione del catalogo per guidare le decisioni di governance

La gestione dei cataloghi consente di identificare i modelli per l'organizzazione e la posizione del contenuto. Semplifica l'esecuzione di azioni mirate tra gruppi di siti. Ad esempio, gli amministratori di SharePoint possono esaminare i siti raggruppati in base al reparto per identificare le business unit con grandi volumi di contenuto o potenziali rischi di sovra-condivisione. Possono usare raggruppamenti basati su aree per comprendere come vengono distribuiti i dati tra aree geografiche. È anche possibile concentrarsi sui siti con utenti guest per assegnare priorità alle recensioni di condivisione esterna. Usare i raggruppamenti di cataloghi per identificare i cluster di siti che potrebbero richiedere azioni del ciclo di vita, ad esempio la pulizia o la convalida della proprietà.

In pratica, la gestione del catalogo fornisce il contesto necessario per applicare in modo più efficace altre funzionalità di gestione avanzata di SharePoint. È possibile usare questi raggruppamenti per definire l'ambito dei report di governance dell'accesso ai dati, allineare i criteri del ciclo di vita a segmenti di sito specifici o applicare i controlli di accesso in modo più coerente tra tipi simili di siti. Usando informazioni dettagliate sul catalogo per indicare dove e come vengono applicate le azioni di governance, è possibile ridimensionare l'approccio di governance mantenendo al tempo stesso la coerenza tra il tenant.

Come ottenere la gestione del catalogo

La gestione del catalogo viene abilitata automaticamente quando si aggiungono funzionalità di gestione avanzata di SharePoint al tenant tramite una licenza Microsoft 365 Copilot o Gestione avanzata di SharePoint Plan 1.

Vedere Prerequisiti per La gestione avanzata di SharePoint.

Introduzione alla gestione dei cataloghi

Per iniziare a usare la gestione del catalogo, accedere all'interfaccia di amministrazione di SharePoint:

1. Selezionare Gestionecatalogoreport>.

2. Vedere come vengono distribuiti i contenuti nell'organizzazione. Attualmente, è possibile visualizzare le distribuzioni in base a cinque proprietà predefinite: impostazioni locali, reparto, tipo di utente, posizione dati preferita (PDL) e segmento di barriere informative.

Ecco il significato di queste proprietà:

• Impostazioni locali: area in cui è ospitato il contenuto, ad esempio America del Nord ed Europa.
• Reparto: unità organizzative associate al sito ,ad esempio reparto finanziario.
• Tipo di utente: Guest o non Guest.
• Posizione dati preferita (PDL):configurazione multi-geografica per i siti.
• Segmento delle barriere informative: il segmento definito dai criteri di barriere informative (per le organizzazioni che implementano barriere informative).

Come è possibile modificare i nomi delle proprietà nella gestione del catalogo?

È possibile personalizzare i nomi delle proprietà per allinearsi meglio alla terminologia dell'organizzazione. Ad esempio, è possibile rinominare "Locale" in "Location" per maggiore chiarezza. Modificare il nome visualizzato della proprietà selezionando il nome della proprietà e digitando il nome visualizzato desiderato.

La modifica dei nomi delle proprietà influisce solo sulla modalità di visualizzazione delle proprietà nella gestione del catalogo. Non modifica i metadati sottostanti o influisce sulla logica di raggruppamento del sito.