Panoramica della gestione delle risorse digitali in SharePoint Server 2013

SI APPLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

Questo articolo descrive gli asset digitali (noti anche come supporti avanzati) e definisce i termini chiave usati in relazione alla gestione degli asset digitali in SharePoint Server 2013. Vengono inoltre illustrati gli aspetti della gestione degli asset digitali tramite la raccolta di asset in SharePoint Server 2013, vengono descritti gli utenti principali di una raccolta di asset e vengono descritti gli scenari comuni per l'uso della raccolta di asset in SharePoint Server 2013.

Per altre informazioni su come pianificare una soluzione per la gestione degli asset digitali, vedere Pianificare le raccolte di asset digitali in SharePoint Server 2013.

Un numero sempre maggiore di utenti che lavorano in ufficio si trova a creare o riutilizzare immagini e altre risorse multimediali elaborate come parte delle proprie attività quotidiane. In molti casi tuttavia non è disponibile un archivio centralizzato a livello di reparto o di azienda ottimizzato per l'archiviazione di queste risorse. Un archivio centralizzato consente agli utenti di individuare e riutilizzare in modo semplice risorse multimediali elaborate già create da altri utenti. La raccolta di asset in SharePoint Server 2013 può risparmiare tempo e altre risorse dell'organizzazione fornendo un repository specializzato per l'archiviazione e la gestione degli asset digitali. Gli utenti non devono più cercare le risorse in più percorsi nella rete o ricrearle da zero. Grazie all'utilizzo di un archivio centralizzato per la gestione delle risorse digitali, le organizzazioni possono inoltre esercitare maggiore controllo sul contenuto personalizzato distintivo dell'azienda e garantire che vengano rese disponibili per gli utenti appropriati solo le risorse approvate per i prodotti.

Informazioni sulla gestione delle risorse digitali

Una risorsa digitale è un file di immagine, audio o video o un altro frammento di contenuto elaborato riutilizzabile che un'organizzazione utilizza in più applicazioni all'interno dell'azienda. La raccolta di asset in SharePoint Server 2013 consente agli utenti di creare, individuare e riutilizzare facilmente gli asset digitali esistenti all'interno dell'organizzazione.

In SharePoint Server 2013 si usa una raccolta di asset per archiviare e condividere asset digitali con gli utenti. La raccolta di asset è un modello di libreria di SharePoint Server 2013 personalizzato per l'uso di tipi di contenuto progettati specificamente per l'archiviazione e la catalogazione di asset multimediali avanzati.

Una soluzione per la gestione delle risorse digitali efficace specifica quanto segue:

• I metadati da fornire per ogni tipo di risorsa.

• La quantità di spazio di archiviazione necessario per le risorse e i problemi relativi alle prestazioni da considerare per rendere disponibili le risorse per gli utenti.

• La posizione in cui archiviare le risorse in ogni fase del relativo ciclo di vita.

• Le modalità di controllo dell'accesso a una risorsa in ogni fase del relativo ciclo di vita.

• Le modalità di spostamento delle risorse all'interno dell'organizzazione man mano che i membri del team collaborano alle fasi di creazione, revisione, approvazione, pubblicazione ed eliminazione delle risorse stesse.

• I criteri da applicare alle risorse in modo che sia possibile controllare le azioni a esse correlate, mantenere o eliminare correttamente le risorse e proteggere le risorse importanti per l'organizzazione.

• Le modalità di gestione delle risorse come record dell'organizzazione da mantenere in conformità ai requisiti e alle linee guida aziendali.

Per informazioni su come pianificare una soluzione di asset digitali tramite SharePoint Server 2013, vedere Pianificare le raccolte di asset digitali in SharePoint Server 2013.

Utenti di una raccolta di risorse

Gli utenti di una raccolta di asset in SharePoint Server 2013 rientrano in genere in una delle tre categorie seguenti:

• Autori delle risorse. Questo gruppo include gli utenti che creano singole risorse, ad esempio grafici, produttori video o creativi e che inviano le risorse alla raccolta di risorse. Un grafico può ad esempio creare il logo di un prodotto con diverse risoluzioni e dimensioni, sia a colori che in bianco e nero, e quindi caricare tutte le versioni del logo nella raccolta di risorse per consentirne l'utilizzo da parte di altri membri di un team di marketing del prodotto.

• Responsabili delle risorse. Questo gruppo include gli utenti che gestiscono le risorse nella raccolta. Queste persone sono responsabili del flusso di lavoro end-to-end dal momento in cui una risorsa viene inviata, fino alla pubblicazione e alla scadenza della risorsa. Sono inoltre responsabili della gestione e dell'organizzazione delle risorse nella raccolta. Un responsabile delle risorse potrebbe ad esempio classificare in modo appropriato più versioni del logo di un prodotto nella raccolta e aggiungere metadati importanti, come parole chiave, nonché impostare una data dopo la quale non è più possibile utilizzare una risorsa.

• Utenti delle risorse. Questo gruppo include gli utenti che devono trovare le risorse nella raccolta e utilizzarle per creare altri prodotti di lavoro. I progettisti Web possono ad esempio utilizzare il logo di un prodotto incluso nella raccolta di risorse per creare pagine di marketing per i siti Web dedicati al prodotto.

In base allo scenario, potrebbero verificarsi sovrapposizioni tra questi gruppi di utenti. Gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per caricare le risorse nella raccolta, ad esempio, potrebbero disporre anche dell'autorizzazione per classificare e gestire le risorse inviate all'archivio. Gli autori delle risorse possono essere anche utenti delle risorse, se cercano e utilizzano risorse aggiunte ad altri prodotti di lavoro, caricate come risorse distinte. Un produttore video potrebbe ad esempio utilizzare il logo di un prodotto durante la creazione di un video di marketing per tale prodotto e quindi caricare il video nella raccolta come risorsa distinta.

Gestione degli asset digitali in SharePoint Server 2013

SharePoint Server 2013 offre un modello di raccolta denominato Asset Library personalizzato per l'uso di nuovi tipi di contenuto di immagini, audio e video progettati specificamente per l'archiviazione e la catalogazione di asset multimediali avanzati. Questi nuovi tipi di contenuto prevedono l'utilizzo di nuovi tipi di colonne, come Anteprima, Dimensioni immagine, Data creazione immagine e Durata (secondi), che apportano metadati per una risorsa specifica. La raccolta di risorse dispone inoltre di una modalità di anteprima che consente di visualizzare una miniatura e parte dei metadati al passaggio del puntatore su una risorsa. È possibile assegnare parole chiave dell'organizzazione alle risorse per semplificarne l'individuazione tramite la ricerca. Le parole chiave possono essere assegnate dagli autori delle risorse al momento del caricamento di una nuova risorsa oppure possono essere aggiunte in un secondo momento da un responsabile delle risorse. Gli utenti possono classificare le risorse, fornendo ulteriori metadati. I metadati possono essere quindi utilizzati quando le risorse vengono visualizzate in una web part. Se ad esempio si dispone di una raccolta di video di formazione visualizzati e classificati dagli utenti, è possibile utilizzare una web part per visualizzare in una pagina Web i video che hanno ricevuto le classificazioni migliori.

Gli autori e i responsabili delle risorse lavorano direttamente nella raccolta di risorse per caricare, classificare e gestire le risorse. Gli utenti delle risorse possono sfogliare la raccolta per trovare le risorse da inserire nei progetti in altre applicazioni. I consumer di asset possono esplorare una raccolta di asset dalle applicazioni di Office e inserire un asset nell'applicazione aperta, ad esempio Word o PowerPoint.

È possibile visualizzare gli asset digitali agli utenti in SharePoint Server 2013 nei modi seguenti:

• Consentire agli utenti di sfogliare la raccolta di risorse.

• Inserire una web part in una pagina Web in un sito del team.

• Utilizzare il controllo campo video in una pagina di pubblicazione in un sito di pubblicazione.

• Utilizzare la web part Query contenuto.

I metodi specifici utilizzati per visualizzare le risorse per gli utenti della raccolta di risorse variano a seconda della tipologia di utenti, delle modalità di utilizzo delle risorse della raccolta e dei metodi di visualizzazione delle risorse più appropriati in base allo scenario di utilizzo.

Oltre alle funzionalità che fanno parte della raccolta di asset, è possibile sfruttare le funzionalità di SharePoint Server 2013, ad esempio flussi di lavoro, routing, regole e criteri. Queste funzionalità semplificano la gestione delle risorse inserite nella raccolta di risorse, la verifica dello stato delle risorse, l'automazione della pubblicazione delle risorse in seguito all'approvazione e l'impostazione della scadenza per le risorse.

Scenari per l'utilizzo della raccolta di risorse

Gli utenti con autorizzazioni di modifica possono aggiungere una raccolta asset a qualsiasi raccolta siti o sito di SharePoint Server 2013. Nella tabella riportata di seguito vengono descritti i possibili scenari in cui è possibile utilizzare una raccolta di risorse digitali.

Scenario	Descrizione
Raccolta di risorse distintive dell'azienda	La raccolta di risorse viene utilizzata per archiviare risorse aziendali personalizzate, come logo, immagini e altre risorse digitali e vengono utilizzati criteri e flussi di lavoro per la gestione del contenuto. I team creativi possono inviare risorse digitali alla raccolta di risorse, dove vengono riviste e pubblicate. Gli amministratori del contenuto gestiscono e modificano le risorse digitali per garantire che vengano contrassegnate e organizzate nel modo appropriato. Gli Information Worker e i partner di reti Extranet che desiderano i logo aziendali o le risorse distintive dell'azienda possono utilizzare la raccolta per trovare il contenuto desiderato.
Portale di reparto	La raccolta di risorse viene utilizzata come archivio di immagini e file multimediali elaborati per un singolo sito portale. In questo scenario qualsiasi collaboratore o progettista può caricare nella raccolta logo o immagini che altri utenti possono visualizzare e utilizzare. Il contenuto viene in genere gestito dai collaboratori e vengono utilizzati un flusso di lavoro o criteri minimi per l'aggiunta e la gestione di contenuto. La raccolta portale di reparto potrebbe ad esempio disporre di più collaboratori ma solo di pochi responsabili approvazione. Gli autori e i progettisti Web del sito possono utilizzare il contenuto della raccolta visualizzandolo, scaricandolo e inserendolo nei propri prodotti di lavoro, ad esempio documenti o presentazioni.
Sito del team	Simile a un portale di reparto, ma di dimensioni inferiori. La raccolta di risorse viene utilizzata come archivio di immagini e contenuto multimediale elaborato per un singolo sito del team. In questo scenario tutti i membri del team possono caricare risorse nella raccolta, che possono essere visualizzate e utilizzate da altri membri del team. Il contenuto viene gestito in base alle necessità dai collaboratori e vengono utilizzati un flusso di lavoro o criteri estremamente ridotti. I membri del team possono utilizzare il contenuto della raccolta visualizzandolo, scaricandolo e inserendolo nei propri prodotti di lavoro, come documenti o presentazioni.
Archivio aziendale	La raccolta di risorse viene utilizzata come archivio per immagini, video, documenti e altre risorse con valore cronologico per un'organizzazione. Gli utenti possono inviare elementi correnti e passati, che vengono raccolti, digitalizzati, organizzati e contrassegnati da curatori che gestiscono la raccolta in modo che altri utenti possano sfogliare, eseguire ricerche e visualizzare il contenuto archiviato.
Sito di condivisione dei contenuti multimediali di reparto	La raccolta di risorse viene utilizzata per archiviare file audio e video. In questo scenario chiunque può collaborare alla raccolta e gli elementi della raccolta richiedono una gestione minima o nulla. È possibile specificare classificazioni per la raccolta, che vengono combinate con attività di social tagging per delineare la struttura e la presentazione delle risorse nella raccolta.