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Tagliare le versioni esistenti da sito, raccolta o OneDrive

Attenzione

Le versioni eliminate con processi di taglio vengono eliminate definitivamente. Questo flusso di lavoro di eliminazione ignora la conservazione normale del Cestino e le versioni eliminate non possono essere ripristinate. Per evitare perdite di dati indesiderate, è consigliabile eseguire un'analisi dell'impatto prima di tagliare l'attività.

Gli amministratori di SharePoint in Microsoft 365 possono accodare un processo per tagliare le versioni esistenti in un sito, una raccolta o un account utente di OneDrive per ridurre il footprint di archiviazione delle versioni del sito. È anche possibile allineare l'archiviazione delle versioni esistente con i limiti della cronologia delle versioni aggiornati pianificando un processo per tagliare le versioni esistenti o allineare l'archiviazione delle versioni esistente con i limiti aggiornati della cronologia delle versioni.
Prima di decidere di tagliare la cronologia delle versioni esistente in un sito o una raccolta, è necessario prendere in considerazione diversi aspetti. La disponibilità della versione è fondamentale per scenari di ripristino come l'annullamento delle modifiche indesiderate. Le versioni eliminate con processi di taglio vengono eliminate definitivamente e non possono essere ripristinate dal Cestino.

Fase Azioni consigliate
Preparazione Valutare gli obiettivi di ripristino e l'uso dell'archiviazione delle versioni di destinazione: Determinare la modalità di taglio e l'ambito di taglio corretti necessari per soddisfare gli obiettivi di ripristino dell'organizzazione.

Esaminare l'impatto: Prima di eseguire il commit per tagliare le versioni esistenti, è possibile esaminare l'impatto dell'azione di eliminazione eseguendo un'operazione di analisi "simulazione" della modalità di taglio selezionata nell'ambito specificato.
Processo di coda Dopo aver eseguito il commit in un processo di trim, è possibile accodare un processo di limitazione della versione per eliminare in modo asincrono le versioni corrispondenti ai criteri specificati nella modalità trim all'interno di un sito, una raccolta o un account utente di OneDrive.
Tenere traccia dello stato di avanzamento È possibile tenere traccia dello stato di avanzamento di tutti i processi in coda per esaminare lo stato di avanzamento delle versioni di taglio.

Diagramma dei flussi di lavoro di taglio.

Nota

I processi di trim sono processi in background influenzati da fattori quali il volume di versioni di file da valutare, l'integrità del servizio e altri processi elaborati nella farm. Sono inoltre soggetti alla logica di elaborazione oraria non di punta. È sempre possibile tenere traccia dello stato di avanzamento di un processo di trim.

Esaminare l'impatto eseguendo l'analisi "simulazione"

Prima di eseguire il commit per tagliare le versioni esistenti, è possibile esaminare l'impatto dell'azione di eliminazione eseguendo un'operazione di analisi "simulazione". L'esecuzione di un'operazione "What-if" seguirà questa procedura:

  • Generare un report sull'utilizzo di Archiviazione versioni per un sito o una raccolta: questo report può supportare più usi, tra cui l'archiviazione delle versioni, l'uso dell'analisi o per ottenere informazioni dettagliate chiave sull'impatto dell'applicazione di impostazioni di taglio diverse.

  • Eseguire l'analisi "Simulazione" impostando diverse modalità di taglio per visualizzare in anteprima le modifiche e analizzare l'impatto sui risparmi dell'utente e dell'archiviazione dell'applicazione di una delle modalità di taglio al file CSV del report di archiviazione della versione.

Importante

A seconda delle dimensioni del sito o della raccolta, il completamento del processo può richiedere alcuni giorni. Controllare lo stato del processo finché lo stato non viene restituito come "completato".

Modalità di riduzione della versione

I flussi di lavoro di taglio della versione consentono di selezionare e applicare una delle modalità di taglio per l'accodamento di un processo di taglio in un sito, una raccolta documenti o un account OneDrive.

Modalità di riduzione della scadenza manuale: Valuta l'età delle versioni ed elimina le versioni corrispondenti ai criteri di scadenza.

Esempio: Nell'esempio seguente, un processo di riduzione viene accodato per tagliare le versioni precedenti a 60 giorni. Il 31 agosto il processo viene prelevato e inizia a eliminare definitivamente le versioni precedenti a 60 giorni a partire dal 31 agosto.

Diagramma della scadenza manuale.

Importante

Limitazioni note della modalità di scadenza manuale

  1. La modalità di riduzione della scadenza non elimina le versioni create negli ultimi 30 giorni. Ciò significa che l'input non può essere inferiore a 30 giorni.
  2. La modalità di riduzione della scadenza elimina sempre tutte le versioni create prima del 1° gennaio 2023. Se si vuole tagliare le versioni, non è possibile mantenere più vecchio di quello. Ciò significa che il valore usato per il parametro deve restituire una DeleteBeforeDays data successiva al 1° gennaio 2023.

Modalità di riduzione del limite di conteggio manuale: Elimina le versioni meno recenti che superano il limite di conteggio specificato.

Esempio: Nell'esempio seguente viene accodato un processo di riduzione per eliminare le versioni che superano i 50 conteggi delle versioni principali. Il 31 agosto il processo inizia a eliminare definitivamente le versioni precedenti che superano il limite di 50 versioni principali al 31 agosto.

Diagramma del limite di conteggio manuale.

Modalità di taglio automatico: Applica l'algoritmo Automatico per eliminare le versioni esistenti. A seconda dell'età della versione, il processo eliminerà definitivamente le versioni o imposterà l'ora di scadenza in base all'algoritmo di archiviazione della versione automatica.

Suggerimento

È possibile eseguire l'analisi dell'impatto dell'applicazione della modalità Conteggio manuale, Scadenza o Riduzione automatica per comprendere l'impatto sull'eliminazione della versione in ogni modalità.

Processo di riduzione della coda e monitoraggio dello stato di avanzamento

Il flusso di lavoro di taglio della versione usa un processo per eliminare in modo asincrono le versioni corrispondenti ai criteri specificati nella modalità trim.

Per accodare il processo di riduzione, è necessario determinare l'ambito per l'eliminazione della versione e la modalità di taglio per impostare i criteri per l'eliminazione della versione esistente. È possibile eliminare le versioni precedenti dei file in base all'età della versione, ai limiti di conteggio o all'algoritmo automatico per tutte le raccolte documenti in un sito o per una raccolta documenti specifica.  

Dopo aver eseguito il commit nel trim, è possibile accodare il processo per eliminare in modo asincrono le versioni corrispondenti ai criteri della modalità trim. Sarà possibile monitorare lo stato di avanzamento dei processi di trim di cui è stato eseguito il commit per tenere traccia dello stato di avanzamento dell'eliminazione.

Tagliare le versioni esistenti usando PowerShell

Seguire questa procedura per tagliare le versioni esistenti usando PowerShell.

  1. Scaricare l'ultima versione di SharePoint Online Management Shell.

    Nota

    Se è stata installata una versione precedente di SharePoint Online Management Shell, passare ad Aggiungere o rimuovere programmi e disinstallare SharePoint Online Management Shell.

  2. Connettersi a SharePoint come amministratore o amministratore di SharePoint in Microsoft 365. Per informazioni in merito, vedere Guida introduttiva a SharePoint Online Management Shell.

  3. Eseguire uno dei comandi seguenti per tagliare le versioni esistenti:

    Azione Comando di PowerShell
    Accodare un processo di riduzione per scadere le versioni Scadenza delle versioni in un sito:

    New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -DeleteBeforeDays <days>

    Scadenza delle versioni in una libreria:

    New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -DeleteBeforeDays <days>
    Accodare un processo di riduzione per eliminare le versioni che superano il limite di conteggio specificato Eliminare le versioni che superano i limiti di conteggio da un sito:

    New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>

    Eliminare le versioni che superano i limiti di conteggio da una libreria:

    New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
    Processo di riduzione della coda per eliminare le versioni usando l'algoritmo di taglio automatico stimato Applicare la logica automatica per tagliare le versioni esistenti da un sito:

    New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -Automatic

    Applicare la logica automatica per tagliare le versioni esistenti da una libreria:

    New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -Automatic
    Arrestare l'ulteriore elaborazione di un processo di trim in corso

    Nota: Dopo aver eseguito correttamente il cmdlet, tutte le nuove eliminazioni di versione asincrone vengono arrestate. L'arresto di un processo di riduzione non influisce sulle versioni eliminate definitivamente quando il processo era in corso.
    Per interrompere l'elaborazione di un processo di trim a livello di sito in corso:

    Remove-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl

    Per interrompere l'elaborazione di un processo di trim a livello di libreria in corso:

    Remove-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName
    Ottenere lo stato per un processo di limitazione della versione del file Per ottenere lo stato di un processo di taglio a livello di sito:

    Get-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJobProgress -Identity $siteUrl

    Per ottenere lo stato di un processo di taglio a livello di libreria:

    Get-SPOListFileVersionBatchDeleteJobProgress -Site $siteUrl -List $libName

Ulteriori informazioni

Per altre informazioni, vedere le risorse seguenti: