Esercizio - Creazione di un flusso del processo aziendale
Questa unità mostra come creare un flusso del processo aziendale con Microsoft Power Automate.
Per altre informazioni su come creare un flusso di attività per dispositivi mobili, consultare Creare un flusso di attività per dispositivi mobili.
Quando un utente avvia un flusso del processo aziendale, la barra del processo nella parte superiore della pagina visualizza le fasi e i passaggi del processo.
Prerequisiti
Per creare flussi di processi aziendali, è necessaria una licenza Power Apps o Power Automate per utente.
Accesso a Power Automate.
Un ambiente con un database Microsoft Dataverse. Applicabile solo per gli account aziendali o degli istituti di istruzione.
Una tabella a cui viene associato il flusso del processo aziendale. Se il flusso del processo aziendale non è correlato a una tabella esistente, creare una nuova tabella prima di creare il flusso.
Suggerimento
Quando si crea la definizione di un flusso del processo aziendale, è possibile definire gli utenti con privilegi per creare, leggere, aggiornare o eliminare le istanze del flusso del processo aziendale. Per i processi correlati ai servizi, ad esempio, è possibile concedere ai rappresentanti del servizio clienti l'accesso completo per modificare l'istanza del flusso del processo aziendale e concedere invece ai rappresentanti di vendita l'accesso in sola lettura all'istanza, in modo da consentire a questi utenti di monitorare le attività post-vendita per i propri clienti. Per impostare la sicurezza per la definizione di un flusso del processo aziendale creata, selezionare Abilita ruoli di sicurezza nella barra delle azioni.
Creazione di un flusso del processo aziendale
Importante
A partire da agosto 2022, non è più possibile creare o gestire flussi del processo aziendale da Power Automate al di fuori di Esplora soluzioni. I flussi e le istanze del processo aziendale continuano a essere supportati tramite le viste delle tabelle Esplora soluzioni, Power Apps e Dataverse.
Avviare Power Automate e accedere usando l'account della propria organizzazione.
Nel riquadro a sinistra selezionare Soluzioni.
È anche possibile selezionare una soluzione esistente o crearne una nuova.
Nella soluzione selezionare + Nuovo, Automazione, Processo, quindi Flusso del processo aziendale.
Nel riquadro Crea un flusso del processo aziendale compilare i campi obbligatori:
Nome visualizzato: il nome visualizzato del processo non deve essere univoco, ma deve essere significativo per coloro che scelgono un processo. È possibile modificare il nome in un secondo momento.
Nome: nome univoco basato sul nome visualizzato. Il nome può essere modificato solo durante la creazione del processo, non successivamente. Power Automate può generarlo automaticamente.
Tabella: selezionare una tabella Microsoft Dataverse su cui basare il processo.
La tabella selezionata influisce sui campi disponibili per i passaggi che possono essere aggiunti alla prima fase del flusso del processo. Se non si riesce a trovare la tabella desiderata, verificare che l'opzione Flussi dei processi aziendali (verranno creati campi) sia impostata per tale tabella nella relativa definizione. Dopo aver salvato il processo, non si può più modificare la tabella.
Selezionare Crea.
Viene visualizzata la finestra di progettazione flusso del processo aziendale. La pagina della finestra di progettazione contiene tre sezioni:
A sinistra è stata creata automaticamente una singola fase denominata Nuova fase account.
La mini mappa sotto questa fase consente di visualizzare l'intero processo o di accedere velocemente a una parte del processo.
A destra sono disponibili i componenti che possono essere trascinati nella finestra di progettazione. È anche possibile impostare le proprietà per creare un flusso del processo aziendale.
Aggiungere fasi per consentire agli utenti di passare da una fase all'altra del processo aziendale:
Trascinare il componente Fase dalla scheda Componenti al segno più (+) nella finestra di progettazione.
Selezionare la fase e impostare le proprietà nella scheda Proprietà a destra:
Immettere un nome visualizzato.
Facoltativo: selezionare una categoria per la fase, ad esempio Qualifica o Sviluppo. Questa categoria viene visualizzata come una freccia di espansione sulla barra del processo.
Dopo aver impostato le proprietà, selezionare Applica.
Aggiungere i passaggi a ogni fase:
Suggerimento
Per visualizzare i passaggi di una fase, selezionare Dettagli nell'angolo in basso a destra della fase.
Trascinare il componente Passaggio di dati dalla scheda Componenti alla fase.
Selezionare il passaggio, quindi impostare le proprietà nella scheda Proprietà:
Immettere un nome per la fase.
Se gli utenti devono poter inserire i dati per completare un passaggio, selezionare il campo appropriato nell'elenco a discesa.
Se gli utenti devono compilare il campo selezionato per completare il passaggio prima di poter passare alla fase successiva del processo, selezionare Obbligatorio.
Al termine, selezionare Applica.
Aggiungere una condizione al processo:
Trascinare il componente Condizione dalla scheda Componenti al segno più (+) tra due fasi.
Selezionare la condizione, quindi impostare le proprietà nella scheda Proprietà. Al termine, selezionare Applica.
Aggiungere un flusso di lavoro al processo:
Trascinare il componente Flusso di lavoro dalla scheda Componenti a una fase specifica o alla voce Flusso di lavoro globale:
Trascinare il componente Flusso di lavoro su una fase specifica se il flusso di lavoro deve essere attivato quando il processo avvia o termina una fase. Il componente Flusso di lavoro deve basarsi sulla stessa tabella primaria della fase.
Trascinare il componente Flusso di lavoro sulla voce Flusso di lavoro globale se il flusso di lavoro deve essere attivato quando il processo è attivato o archiviato, vale a dire quando lo stato cambia in Completato oppure Abbandonato. Il componente Flusso di lavoro deve basarsi sulla stessa tabella primaria del processo.
Selezionare il flusso di lavoro, quindi impostare le proprietà nella scheda Proprietà:
Immettere un nome visualizzato.
Selezionare quando attivare il flusso di lavoro.
Cercare un flusso di lavoro esistente attivo su richiesta che corrisponde alla tabella della fase oppure crearne uno selezionando Nuovo.
Al termine, selezionare Applica.
Per convalidare il flusso del processo aziendale, selezionare Convalida sulla barra delle azioni.
Per salvare il processo come bozza mentre si continua a lavorarci, selezionare Salva sulla barra delle azioni.
Importante
Nessuno può usare un processo quando è in stato di bozza.
Per attivare il processo e renderlo disponibile al team, selezionare Attiva sulla barra delle azioni.
Per definire gli utenti con privilegi per creare, leggere, aggiornare o eliminare l'istanza del flusso del processo aziendale, selezionare Modifica ruoli di sicurezza sulla barra delle azioni. Per i processi correlati ai servizi, ad esempio, è possibile concedere ai rappresentanti del servizio clienti l'accesso completo per modificare l'istanza del flusso del processo aziendale e concedere invece ai rappresentanti di vendita l'accesso in sola lettura all'istanza, in modo da consentire a questi utenti di monitorare le attività post-vendita per i propri clienti.
Nel riquadro Ruoli di sicurezza selezionare il nome di un ruolo per aprire la relativa pagina dei dettagli.
Nella scheda Flussi dei processi aziendali selezionare le opzioni per assegnare i privilegi appropriati per il ruolo per il flusso del processo aziendale.
Nota
Per impostazione predefinita, i ruoli di sicurezza Amministratore di sistema e Addetto alla personalizzazione del sistema possono accedere ai nuovi flussi dei processi aziendali.
Selezionare Salva.
Suggerimento
Quando si lavora al flusso del processo aziendale nella finestra di progettazione, tenere presenti questi suggerimenti:
Per creare uno snapshot di tutti gli elementi nella progettazione flusso del processo aziendale, selezionare Snapshot sulla barra delle azioni. Questa opzione è utile se si vuole condividere il processo con un membro del team e ricevere commenti.
Usare la mini mappa per passare rapidamente alle diverse parti del processo. Questa opzione è utile quando il processo è complesso e non viene interamente visualizzato sulla schermata.
Per aggiungere una descrizione del processo aziendale, selezionare la freccia accanto al nome del processo nell'angolo in alto a sinistra della pagina. È possibile immettere fino a 2.000 caratteri nel campo della descrizione.
Modifica di un flusso del processo aziendale
È possibile modificare il flusso del processo aziendale dopo che è stato creato.
Nella pagina principale di Power Automate selezionare Soluzioni nel riquadro a sinistra. Selezionare la soluzione.
Nella soluzione selezionare Processi, selezionare il processo desiderato, quindi selezionare Modifica.
Quando si modificano le fasi di un flusso del processo aziendale, tenere presente quanto segue:
I flussi del processo aziendale possono essere costituiti da un numero di fasi fino a 30.
È possibile aggiungere o modificare le proprietà seguenti di una fase:
Nome: è possibile modificare il nome della fase dopo averla creata.
Tabella: è possibile modificare la tabella di tutte le fasi ad eccezione della prima.
Categoria fase: una categoria consente di raggruppare le fasi in base al tipo di azione. È utile per i report in quanto consente di raggruppare i record in base alla fase in cui si trovano. Le opzioni per la categoria della fase provengono dal set di scelte globale Categoria fase. È possibile aggiungere più scelte a questo set di scelte globale e modificare le etichette delle scelte esistenti. È anche possibile eliminare le scelte, ma è consigliabile mantenere quelle esistenti. Se si elimina una scelta, non sarà più possibile aggiungerla in un secondo momento. Per impedire che una scelta venga usata, modificare l'etichetta in Non usare.
Relazione: immettere una relazione quando la fase precedente del processo si basa su una tabella diversa rispetto a quella della fase corrente. Selezionare Seleziona relazioni per la fase corrente, quindi specificare la relazione da usare quando il flusso si sposta tra le due fasi. È consigliabile specificare le relazioni perché offrono i vantaggi seguenti:
Spesso per le relazioni vengono definiti i mapping degli attributi. Questi mapping trasferiscono automaticamente i dati tra i record. Consentono quindi di ridurre al minimo il volume di dati da immettere.
Quando si seleziona Fase successiva sulla barra del processo per un record, i record che usano la relazione vengono elencati nel flusso del processo. Viene quindi promosso il riutilizzo dei record nel processo. È anche possibile usare i flussi di lavoro per automatizzare la creazione di record. Gli utenti devono semplicemente selezionare il flusso di lavoro invece di creare un record. Il processo risulta quindi semplificato.
Imposta flusso di elaborazione ordine: se sono disponibili più flussi dei processi aziendali per una tabella, è necessario specificare il processo da assegnare automaticamente ai nuovi record. Sulla barra delle azioni selezionare Flusso di elaborazione ordine. Per i nuovi record o i record a cui non è ancora associato un flusso del processo, verrà usato il primo flusso del processo aziendale a cui l'utente può accedere.
Abilita ruoli di sicurezza: l'accesso di un utente a un flusso del processo aziendale varia a seconda dei privilegi definiti per il flusso nel ruolo di sicurezza assegnato all'utente. Per impostazione predefinita, solo i ruoli di sicurezza Amministratore di sistema e Addetto alla personalizzazione del sistema possono visualizzare un nuovo flusso del processo aziendale.