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Esercizio - Creazione di un flusso del processo aziendale con condizioni

Completato

I flussi dei processi aziendali guidano l'utente nelle varie fasi delle vendite, del marketing o dei processi di assistenza, fino al completamento. Per un processo semplice, un flusso del processo aziendale lineare è una scelta ottimale. Per gli scenari più complessi, invece, è possibile usare un flusso del processo aziendale avanzato che si dirama in direzioni diverse, in funzione delle condizioni presenti all'interno del flusso.

I rami vengono selezionati automaticamente in tempo reale, in base alle regole definite nella definizione del processo.

• Se sono disponibili le autorizzazioni Crea per i flussi dei processi aziendali, è possibile usare la logica If-Else per creare flussi dei processi aziendali con più rami.

• La condizione di diramazione può essere formata da più espressioni logiche che usano una combinazione degli operatori AND o OR.

Per il processo di vendita di automobili, ad esempio, è possibile configurare un unico flusso del processo aziendale che inizia con una fase di qualificazione comune ma che in seguito si divide in rami separati, in base a una regola:

• Un ramo gestisce il caso di un cliente che preferisce un'automobile nuova o di seconda mano.

• Un altro ramo gestisce il caso di un cliente con un budget superiore o inferiore a 20.000 dollari.

• Un terzo ramo può essere dedicato all'acquisto o al rifiuto di un piano di manutenzione o di assistenza.

Il diagramma seguente mostra un flusso del processo aziendale con rami.

Linee guida per i flussi dei processi aziendali con rami

Quando si progetta un flusso del processo aziendale con rami, tenere presente quanto riportato di seguito:

• Un processo può comprendere fino a cinque entità univoche.

• È possibile usare un massimo di 30 fasi per processo e un massimo di 30 passaggi per fase.

• Ogni ramo può avere fino a cinque livelli di profondità.

• Le regole di diramazione devono essere basate sui passaggi della fase immediatamente precedente.

• È possibile combinare più condizioni in una regola usando l'operatore AND o l'operatore OR, ma non entrambi.

• Quando si definisce un flusso del processo, è possibile scegliere facoltativamente una relazione di tabella. Questa relazione di tabella deve essere una relazione uno-a-molti (1:N).

• Sul medesimo record dei dati è possibile eseguire simultaneamente più processi attivi.

• In fase di unione dei rami, tutti i rami peer devono essere uniti in una singola fase oppure ogni ramo peer deve terminare il processo. Un ramo peer non può contemporaneamente essere unito ad altri rami e terminare il processo.

Nota

• È possibile accedere più volte a una tabella che viene usata nel processo. In altre parole, possono esistere più cicli tabella chiusi.
• Un processo può tornare alla fase precedente, indipendentemente dal tipo di tabella. Se la fase attiva è Presenta offerta su un record dell'offerta, ad esempio, gli utenti del processo possono riportare la fase attiva alla fase Proposta su un record dell'opportunità.

Prerequisiti

• Accesso a Power Automate.

• Un ambiente con un database Microsoft Dataverse e app Dynamics 365 abilitati (applicabile solo per gli account aziendali o degli istituti di istruzione).

• Esperienza nella creazione di un flusso del processo aziendale.

Esempio di coinvolgimento dei clienti di Dynamics 365: flusso del processo di vendita di automobili con due rami

Di seguito viene presentato un esempio di flusso del processo aziendale con due rami. In questo esempio il flusso del processo aziendale viene usato per la vendita di automobili nuove e di seconda mano.

In primo luogo verrà creato un processo denominato Processo di vendita automobili.

1. Avviare Power Automate e accedere usando l'account della propria organizzazione.

2. Nel riquadro a sinistra selezionare Soluzioni.

3. Scegliere una soluzione in cui creare il flusso del processo aziendale.

4. Nella barra in alto, selezionare + Nuovo e passare il mouse sopra Automazione, quindi passare il mouse sopra Processo e selezionare Processo aziendale.

   

5. Nel riquadro Crea un flusso del processo aziendale compilare i campi obbligatori:

   • Nome flusso: inserire Processo di vendita automobili.

   • Nome: nome univoco basato sul nome visualizzato inserito. Il nome può essere modificato solo durante la creazione del processo, non successivamente.

   • Scegli una tabella: selezionare la tabella Lead.

     La tabella selezionata influisce sui campi disponibili per i passaggi che possono essere aggiunti alla prima fase del flusso del processo. Se non si riesce a trovare la tabella Lead, verificare che l'opzione Flussi dei processi aziendali (verranno creati campi) sia impostata per tale tabella nella relativa definizione. La tabella non può più essere modificata una volta salvato il processo.

6. Selezionare Crea.

7. Dopo aver attivato la nuova pagina in PowerApps, aggiungere la prima fase al processo, assegnare un nome alla fase Qualifica e aggiungere due passaggi dati: Intervallo di acquisto e Preferenza automobili.

8. Dopo la fase Qualifica comune, dividere il processo in due rami separati aggiungendo un componente Condizione:

   1. Configurare la condizione con regole che soddisfano i requisiti aziendali.

   2. Per aggiungere il primo ramo, che viene eseguito se la condizione viene soddisfatta, aggiungere un componente Fase al percorso Sì del componente Condizione.

   3. Per aggiungere il secondo ramo, che viene eseguito se la condizione non viene soddisfatta, aggiungere un componente Fase al percorso No del componente Condizione.

   Suggerimento

   Per creare una diramazione più complessa, è possibile aggiungere un altro componente Condizione al percorso No di un componente Condizione esistente.

   Se Preferenza automobili = Nuova, il processo si dirama verso la fase Vendite nuove automobili, come mostrato qui.

   

   In caso contrario, il processo passa alla fase Vendite automobili seconda mano nel secondo ramo, come illustrato di seguito.

   

   Dopo l'esecuzione di tutti i passaggi nella fase Vendite nuove automobili o nella fase Vendite automobili seconda mano, il processo torna al flusso principale, in corrispondenza della fase Presenta offerta.

   

Esempio di prevenzione della divulgazione di informazioni

Per evitare che gli utenti visualizzino informazioni specifiche del flusso di un processo, è necessario tenere conto di alcuni aspetti.

Questa sezione usa come esempio un flusso del processo aziendale con più rami per l'elaborazione di una richiesta di prestito a una banca. Nel diagramma seguente le entità personalizzate usate nelle fasi sono racchiuse tra parentesi.

In questo scenario, la funzionaria responsabile dei prestiti della banca ha bisogno di accedere al record Richiesta, ma non deve avere alcuna visibilità sull'indagine che viene svolta per la richiesta. A prima vista, sembra che sia possibile soddisfare facilmente questo requisito tramite l'assegnazione alla funzionaria di un ruolo di sicurezza che non conceda l'accesso alla tabella Indagine. È tuttavia necessario esaminare l'esempio in modo più dettagliato per verificare che le cose siano davvero così semplici.

Supponiamo che un cliente invii alla banca la richiesta di un prestito superiore a 60.000 dollari. Ecco una visualizzazione generale delle fasi e dei rami:

• Nella prima fase la funzionaria esamina la richiesta.

• Una regola di diramazione controlla se l'importo dovuto alla banca supera i 50.000 dollari. Se questa regola di diramazione è soddisfatta, la fase successiva del processo riguarda l'indagine volta ad accertare che la richiesta non sia fraudolenta.

• Se l'indagine stabilisce che la richiesta è fraudolenta, il processo avvia un'azione legale nei confronti del richiedente.

• La funzionaria responsabile dei prestiti non dovrebbe avere visibilità sulle due fasi dell'indagine, poiché non ha accesso alla tabella Indagine.

• Eppure, se apre il record Richiesta, può vedere l'intero processo end-to-end. Non è solo in grado di visualizzare la fase Indagine frodi, ma può anche identificare il risultato dell'indagine, perché può vedere la fase Azione legale nel processo.

• Selezionando la fase, la funzionaria può visualizzare in anteprima i passaggi delle fasi investigative. Anche se non può visualizzare i dati o lo stato di completamento dei passaggi, può identificare le eventuali azioni intraprese nei confronti del richiedente durante le fasi Indagine frodi e Azione legale.

All'interno del flusso di questo processo, la funzionaria può visualizzare le fasi Indagine frodi e Azione legale e ciò rappresenta un'impropria divulgazione di informazioni.

Prestare particolare attenzione alla divulgazione di informazioni dovuta all'esistenza di diramazioni. In questo esempio, per evitare la divulgazione di informazioni, dividere il processo in due processi distinti: uno per l'elaborazione della richiesta e uno per l'indagine sulle frodi. Il processo per il funzionario responsabile dei prestiti si presenta nel seguente modo.

Il processo relativo all'indagine è autonomo e include le fasi seguenti.

È necessario predisporre un flusso di lavoro per sincronizzare la decisione di approvazione o rifiuto dal record Indagine al record Richiesta.

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