Uso di opzioni di personalizzazione
Dynamics 365 Sales offre funzionalità complete pronte all'uso. L'applicazione offre tutto ciò che è necessario per creare e tener traccia delle relazioni con i clienti e per gestire il processo di vendita dal lead all'ordine. Ogni azienda ha i suoi specifici requisiti in termini di dati di cui tiene traccia e di processi seguiti. Il primo passaggio per personalizzare la funzionalità in base alle proprie esigenze è la configurazione di Dynamics 365 Sales. Questa unità spiega come iniziare a personalizzare l'app mediante le seguenti operazioni:
- Monitoraggio di una maggiore quantità di dati
- Modifica o aggiunta di processi aziendali
- Personalizzazione di moduli e viste per soddisfare esigenze specifiche.
Prima di avviare la personalizzazione, è necessario disporre di un'adeguata comprensione delle funzionalità predefinite in modo da creare di nuovo qualcosa che è già presente nell'app.
App Hub delle vendite o app personalizzata
Dynamics 365 Sales viene fornita con l'app Hub delle vendite, che è configurata per consentire alle persone di usare tutte le principali funzionalità di vendita. Il sistema di spostamento e i contenuti dell'app sono personalizzabili. Man mano che Microsoft aggiorna Dynamics 365 Sales, l'app riflette automaticamente tali modifiche, salvo il caso in cui vengano apportate modifiche che impediscono l'esecuzione dell'aggiornamento. Ad esempio, se Microsoft aggiungesse una nuova tabella al sistema di spostamento dell'app, gli utenti la vedrebbero automaticamente dopo l'aggiornamento. Lo stesso vale per i moduli e le visualizzazioni di tabella. Per impostazione predefinita, se non si modificano i moduli e le visualizzazioni, tutte le modifiche effettuate da Microsoft in un aggiornamento saranno visibili. Tuttavia, se si creano visualizzazioni o moduli personalizzati e successivamente si modifica l'app Hub delle vendite in modo che faccia riferimento a tali visualizzazioni o moduli, questi non verranno aggiornati automaticamente.
Un'altra decisione frequente da prendere riguardo alle app è se usare l'app Hub delle vendite o creare un'app personalizzata che includa un sottoinsieme degli stessi cespiti. È opportuno ricordare che l'app permette di comporre i contenuti che gli utenti visualizzeranno e con cui interagiranno, nonché il modo in cui si definisce l'esperienza dell'utente. Un'app personalizzata offre il controllo completo dei contenuti ma non ha il vantaggio di aggiornarsi automaticamente quando Microsoft invia un aggiornamento. Se l'app personalizzata fa riferimento alle stesse visualizzazioni e agli stessi moduli dell'Hub delle vendite, rifletterà comunque automaticamente le modifiche inviate da Microsoft negli aggiornamenti.
Non esiste un'unica scelta corretta. Nella decisione sull'approccio da adottare, è importante valutare la propria esigenza di controllo e personalizzazione.
Ruoli di sicurezza
I ruoli di sicurezza inclusi forniscono un insieme di ruoli di esempio per le vendite, quali venditore e responsabile delle vendite. È possibile usare questi ruoli e modificarli. Spesso i team copiano questi ruoli e li personalizzano in base alle proprie esigenze. Ad esempio, si potrebbero condividere i dati con tutto il personale di vendita in un ufficio o in una divisione oppure si potrebbe richiedere a tutto il personale di vendita di visualizzare solo i propri dati. Esaminare in che modo i propri requisiti specifici corrispondono ai ruoli inclusi e poi decidere quale è la personalizzazione necessaria.
La personalizzazione dei ruoli di sicurezza rappresenta un altro modo di personalizzare i contenuti a cui gli utenti hanno accesso in un'app.
Tabelle, moduli e viste
I moduli rappresentano il modo principale in cui le persone usano l'applicazione per creare, leggere, modificare e interagire con i dati. L'applicazione viene fornita con diversi moduli per ogni tabella. È possibile modificare questi moduli di sistema e anche creare moduli personalizzati. Se si modificano i moduli e le visualizzazioni esistenti, quando Microsoft modifica l'applicazione, la maggior parte di tali modifiche viene applicata automaticamente quando viene eseguito l'aggiornamento di Dynamics 365 Sales. Se si crea un proprio modulo o una propria visualizzazione o si esegue una copia di tali moduli e visualizzazioni, si ha la responsabilità di apportare le modifiche dopo ogni versione.
La personalizzazione più comune per i moduli e le visualizzazioni è la rimozione delle colonne non necessarie. I moduli predefiniti vengono forniti con tutte le colonne per offrire all'utente una buona app di vendita generale; tuttavia, la maggior parte delle persone in genere non usa tutte le colonne. Ad esempio, in Account, se non si effettuano spedizioni ai clienti, è consigliabile rimuovere la sezione Spedizione che include il metodo di spedizione e le condizioni di spedizione. La rimozione delle colonne non usate rende più ordinata la vista, consentendo agli utenti di concentrarsi sui dati che devono fornire.
L'aggiornamento delle visualizzazioni per le colonne essenziali è utile, così come la creazione di viste che è possibile filtrare in base a esigenze comuni. Le visualizzazioni efficaci possono aiutare gli utenti a trovare rapidamente i dati che cercano.
Nota
Rimuovere le colonne da moduli e visualizzazioni non significa rimuoverle dall'app. La rimozione delle colonne di sistema da moduli e visualizzazioni comporta poche conseguenze.
Flussi dei processi aziendali
Un flusso del processo aziendale è uno strumento utile per guidare gli utenti in un processo aziendale su righe. Consente di fornire all'utente l'accesso necessario per completare determinati passaggi prima che il processo sia completato. Dynamics 365 Sales include alcuni flussi dei processi aziendali; in alternativa, è possibile creare flussi dei processi aziendali personalizzati. La configurazione delle fasi e dei passaggi del processo in modo che funzionino con i flussi dei processi aziendali della società è essenziale affinché siano usabili, a meno che la società non adotti i processi inclusi.
Il processo di vendita lead - opportunità è uno dei flussi di processo aziendali inclusi. Questo flusso del processo aziendale spiega i passaggi dall'acquisizione di un lead fino alla fase di chiusura dell'opportunità. Questo flusso del processo aziendale può essere usato nelle fasi di vendita da quasi ogni società di medie dimensioni.
Il processo di vendita opportunità è un altro flusso del processo aziendale che è stato incluso in Dynamics 365 Sales. Questo flusso del processo aziendale include le fasi e i passaggi per eseguire un processo opportunità.
Oltre a personalizzare le fasi e i passaggi, è anche possibile aggiungere rami condizionali per gestire le variazioni dei processi. È inoltre possibile aggiungere l'automazione con i flussi di lavoro o i flussi Microsoft attivati da fasi o passaggi del processo.
Personalizzando Dynamics 365 Sales, si passa da un'applicazione standard disponibile a tutti a un'applicazione personalizzata in base ai propri requisiti specifici.